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应收企业管理制度

应收企业管理制度
应收企业管理制度 1
一、销售收款和其他收款。
(一)销货收款。
1、各经营公司收到销货款 ,现金必须于当日送存银行并进行账务 处理。收取支票、汇票等,必须按《票据法》的有关要求,审查其有效性、 真实性,当即出具发票或往来发票。财务部及时填写银行进账单 ,于当日 或下一工作日送存银行。
2、集团公司和实行内部独立核算各经营公司 ,按收款部门将款项 额度增加部门内部存款账户。
3、各部门销售业务人员收到票据,必须符合《票据法》规定。
(二)其它收款。
1、财务人员收到除货款以外现金、支票、汇票 ,应及时送存银行 , 进行账务处理。
2、若能确认受益部门 ,应及时增加相应部门内部银行存款 ,不能确 定部门款项将此额度记入内部公司账户 ,待确定受益部门后作内部资金 划拨账务处理。
二、预收账款管理。
1、财务人员收到客户汇款、支票、汇票等款项 ,必须及时存储、 进行账务处理 ,于款项到账日发放银行到款通知单。业务人员应及时到 财务部办理到款确认、核销欠款手续或办理销售业务。经确认到款应 及时增加相应部门内部银行存款。
2、预收账款既可单独设置会计科目核算 ,也可与应收账款科目一 并核算。但在填列会计报表 ,进行内部统计管理时要按各明细借方余额 合计与贷方余额合计分别汇总填列 ,借方余额合计为应收账款,贷方余额 合计为预收款。各公司根据当地条件选定科目 ,选定后一般一年内不再 变动。
3、各级对外核算公司因客户要求转出预收货款或者进行账户调整,

必须持原客户财务部门签章、委托转款证明(转回原汇款单位除外,外地 客户用传真件亦可 ),经主管业务经理签字同意后 ,填写集团公司印制委 托转款书, 由财务部以汇款方式转出(个人用户当时交现金凭交款收据可 退现金)。特殊情况,可持有销售合同书、用户单位签字人签字、转款证 明、转款证明上应注明要转到单位、账号、转出金额 ,报财务部经理或 其授权者审查、备案后, 由财务部办理。
三、应收账款管理。
1、办理原则。
(1)分公司、销售业务部门根据批准的经营预算 ,在欠款额度内办理 欠款销售 ,必须签订销售合同 (每月将合同交财务部办理贴花 )并填列、 欠款结算单、欠款结算单、需经销售业务部门经理签字或授权合同管 理机构签字,否则财务部不予办理。
(2)各经营公司对外办理欠款销售,原则上必须签订销售合同,并经经 营主管部门授权同意签字人员签字后 ,方可办理。如不能签订销售合同 必须由客户出具期票作为抵押,方可对外办理欠款销售。
(3)期票有效期为:同城支票自交易日起最长 10 天(含节假日),汇票 自交易日起最长 3 个月(含节假日)。各部门收取期票要认真核实真伪及 有效性,由出纳专人保管,按约定期限送存银行,保证款项按期入账。
(4)未收取期票或未签订销售合同及合同条款不利于公司利益而造 成经济损失由责任人承担全部经济责任。
2、应收账款回款与核销(催款核欠流程)。
各公司收回欠款要按时入账 ,并每天打印到款通知发送销售业务部 门,销售业务部门接到到款通知或信息后持到款确认单增加部门内部银 行存款,持欠款结算单或信息办理欠款核销手续。
(1)办理欠款:资金商务接到欠款订单,必须有销售业务部门审批或政 策方可办理。
(2)催收欠款:资金商务负责统计欠款 ,定期报给销售业务部门 ,并向 客户催收货款。
(3)客户还款:客户还款同时给资金商务发还款传真,资金商务据此到 财务部确认和核销欠款。

3、应收账款管理与催收。
(1)各经营公司应加强对应收账款管理,按月发布超期欠款状况,编制 欠款账龄分析表,上报集团公司财务,业务主管部门监管。各公司总经理 要采取有效措施,责任到人尽快收回欠款,避免形成坏账。
(2)集团公司建立内部应收、应付账款对账制度 ,按月编制往来对账 调节表包括总部与分公司、分公司之间及分公司与下设经营网点之间 往来对账。由供应商每月结账后 10 日内向对方单位提供当月应收明细 记录,应付单位在自收到对账单 5 日内将对账结果及调节表传送供应商。 超过半个月以上往来未达账项要逐项核查落实 ,并在下月内予以解决。 对调节表中连续两个月或更长时间出现相同未达账项提交总部财务部 协助解决。
(3)分公司、销售业务部门均应对长期欠款按月提取坏账准备金 ,以 真实反映各经营公司, 内部核算部门应收账款状况,督促欠款回收,便于内 部考核与评价。
(4)财务对外核算采用应收账款余额百分比法，按国家规定比例提 取坏账准备金,待坏账实际发生时,冲销坏账准备账户。
(5)内部核算考核采用账龄分析法。根据各部各个账龄应收账款净 额减去该期递延毛利差,再与相应计提比例乘积,作为应提取坏账准备金, 抵减考核部门责任利润。坏账准备金按月提取 , 由往来账核算员负责操 作。
(6)凡挂账超过半年 (不含六个月)应收账款均视同长期欠款 ,开始计 提坏账准备金。合同规定有收款期的 ,按照合同规定执行,超过合同期按 方法和比例开始计提。
(7)根据应收账款账龄长短,坏账准备金计提比例。
应收账款账龄 6-8 个月(不含 8 个月),计提比例为 50%。
应收账款账龄 8-10 个月(不含 10 个月),计提比例为 70%。
应收账款账龄 10-12 个月(不含 12 个月),计提比例为 90%。
应收账款账龄一年以上,计提比例为 100%。
4、坏账审批与处理。
各经营公司发生坏账 ,必须提供相应书面证据 ,报主管部门 (销售业

务部门报分公司总经理 ,分公司报分公司管理部门 )提出处理意见 ,经财 务部最终核实后,由财务总监签字审批,方可做销账处理。
四、应收票据管理和会计核算程序。
因销售取得银行承兑汇票,应按欠款销售方式办理,财务部应由专人 负责,设立专门账户予以核算和管理。
五、其他应收款、暂付款管理。
1、集团公司内部员工借款必须是因公借款 (含住院押金)坚持前账 不清后账不立原则。特殊非因公借款须按隶属关系经分公司总经理或 集团公司总裁办总裁书面审批后才借支。未执行此规定者一经发现报 财务部处理。
2、集团公司内外各经营公司除投资、货款以外垫付款项列入其他 应收款进行管理。
3、其他应收款按集团内、外分类 ,并按经办人或单位进行明细核 算。
4、其他应收款要及时清理催收 ,月末编制其他应收款明细表上报 总经理,传送集团财务部,对超过一个月仍未还款项向借款人发出黄牌警 告限期还款。人员调离公司前,应对其借款进行清理,未
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一、应收账款控制的两个重要指标为：信用额度、信用期。其中 信用额度依据客户综合情况滚动制订(参见信用额度滚动制订实行办 法)，信用期统一规定：商业最高为三个月，直销医院最高为四个月。 应收帐款采用权责发生制核算。
二、分项管理制度：
1、客户开户管理：
1-1、对于新增客户，由销售代表填写“开户、授信申请表”并附 上经过年检的营业执照(医院为医疗机构许可证)、药品经营许可证、 税务登记证，经各级业务经理审核后交会计部，会计部就所提供的证 照予以复审，合格后予以开户，相关信息录入档案。
1-2、新增客户原则上不授予信用额度，但业务部门认为该客户资 信条件良好，可以赊销的，应在申请表上填写信用额度，经合格的法

人或自然人担保，销售经理、销售副总裁、财务总监核决后方可授予 信用额度。
2、客户档案管理：
2-1、所有客户均应提供客户档案，包括：客户全称、简称、公司 地址、发货地址、电话、传真、开户行、税号、帐号、法人。
2-2、客户更名时，须提供新旧公司同时盖公章的更名通知、新名 称营业执照、药品经营许可证、税务登记证、股东构成，并出具由新 公司承担原公司债务的申明。
2-3、客户更改其它档案时，必须提供书面通知。
2-4、客户的营业执照(或医疗机构许可证)、药品经营许可证、 纳税登记证每年更新存档一次，时间要求与客户的年协议同步。
2-5、有关客户的所有档案信息、客户函证、对帐调节表、其他档 案，全部由应收账款会计及时录入微机，档案文本整理完毕统一装订 保管。
3、应收帐款信用额度管理：
3-1、公司信用额度依据客户发货、回款、外欠、地域情况等采用 一定的计算公式，按季度滚动核定，年度则对所有客户予以全面修订。
3-2、对追加信用额度的申请，由销售代表填写“开户、授信申请 表”，并经各级经理、销售副总核准后交会计部，会计部将结合该客 户的历史资料和核定额度予以对照，对超出核定信用额度的客户报财 务总监核准。
3-3 临时超信用额度或信用期限的发货，销售代表写签呈，经商业 经理提呈，销售副总核准，财务总监签字后方可发货。
4、销售合同管理：
4-1、销售合同由销售代表整本领用，一次最多 2 本，交旧领新， 领用者对合同的使用负全责，缴销合同必须整本交回，作废合同需联 次齐全，遗失合同需上级商业经理签字确认。交回的合同必须为原件 (红章)。
4-2、所有发货合同必须有供销双方盖章签字，合同内容必须填写 齐全、清晰，不得涂改，销售人员不得替代客户签字、盖章，否则，

合同一律退回。
4-3、销售代表发生变动时，其已领用合同要办理移交手续或退回， 否则，给公司造成的经济损失由其直接主管经理负全责，并对责任人 予以处罚。
4-5、对发货、开票或有其他特殊要求的，由业务人员在合同空白 处醒目加注，否则视同一般原则处理。
4-6、合同存根交至会计部后，与计算机中已发货合同核对，对合 同存根件与传真件不符并给公司造成损失的由销售代表负责。检查后 分办事处或分省装订存档备查。
5、销售发票管理：
5-1、依据合同开具发票，发货后其发票联、抵扣联直接交给相关 业务单位；有特殊要求寄往其他地址的需销售代表提出书面申请并保 证发票安全。
5-2、销售代表将发票交与客户时要签收。
6、应收帐款帐务管理：
6-1、涉及应收帐款的发票、到款、冲帐费用要求当日入帐。发货、 到款日报表、应收账款帐龄表等统计报表，每月二十号以前，每三天 向相关人员发送一次(每月二十日后每天发送一次)。
6-2、每月三号之前，会计部将应收帐款帐龄分析表、预警分析表 送交业务经理以供参考。并要求销售代表每月对自己经管的应收帐款 签字确认，对异常情况和已发现的入帐错误应及时反馈给应收帐款会 计。
6-3、凡帐龄超过半年以上的欠款，由归管销售代表负担其相应利 息(按贷款利率)的百分之八十，另外百分之二十上级经理、销售经 理平均负担
7、收货回执管理：
7-1、从异地库发货的合同必须要有调拨单、客户回执。
7-2、从客户处直接调货给其他客户的必须有调入客户的`收条。
7-3、从公司直接发货并由公司汽运送货的由储运部门负责收全回 执，会计部签收整理保管。

7-4、所有客户回执必须反映品种、数量并加盖对方公章或业务章 或仓储章，收货人签字并注明日期。
7-5、其他方式发货给客户的，以运输邮寄部门的运单为回执，由 储运部门保管存档。
8、应收帐款函证管理：
8-1、为了明确公司债权，会计部以每年 6 月末、 12 月末应收账 款余额为基准，分两次向客户函证。函证要求在发函基准日 60 天内回 函，函证要求客户盖财务专用章，如往来帐在业务部门核算的可由业 务部门盖章，但必须注明欠款构成。函证在规定时间不能传回会计部 或印章不合格的将停止发货(货款在此期间已结清的除外)。
8-2、医院的应收帐款，一季度发函证一次，予以债权确认，若不 能在次季度 30 日内盖财务专用章或院公章确认的停止供货。
8-3、会计部在函证截至 10 日内依据回函情况整理汇总，上报财 务总监，并以此确定需对帐的客户。
9、退货管理：
9-1、客户提出退货时，销售代表必须提出书面退货申请，经销售 经理批准后方可退货。退货帐务处理流程见附表。
9-2、客户退货一律由仓储总库办理验收入库，并按退货管理流程 转移原始凭整。
9-3、公司发至客户，客户未入库便直接退回的产品，应由储运部 门接收，联系销售代表后进行相应处理。
9-4、退货入库后，会计部依据退货申请、内部退货转帐凭证等处 理帐务，需要换货的由营销综合办负责按规定办理，业务员在事先未 经任何领导书面同意，私自以任何方式换货，处于额度的罚款，造成 损失的全额赔偿。
9-5、客户退货，经管销售人员要索取当地税务局出具的退税证明， 并按税后退货总额的 20%处罚。若在退货 30 天内不能取得退税证明， 税款全部由经管人员负担，半年内取回退税证明，销售人员签呈，销 售经理核准后，财务部门将所扣税额返还。
9-6、凡属非质量原因退货的，按无税退货额的百分二十处罚，其

中责任人负担罚款的百分之八十，主管经理、销售经理平均负担罚款 的百分之二十。
10、调货管理：
因故需从客户处调出公司产品的，必须事先写签呈报主管经理审 批，在调出货物的同时，向客户索取原票或返销发票或经财务盖章确 认的无税扣款证明，不能取得上述资料时，调出货物的税款由经管人 员负担。调出货物直接销售给另一客户时，经管业务员必须提供该客 户收货回执和合同及时开票。未经主管经理审批而私自做主调货，调 货人员负全责，
11、应收帐款对帐管理：
11-1、销售人员对各自经管客户的应收帐款负全责。负责与客户 日常对账是经管销售人员的责任，对帐的流程和方法可参照“对帐流 程及简要方法”。出现差错及时反馈会计部。
11-2、会计部将依据半年一次的函证结合对方余额、盖章情况、 回款迹象、历史情况、销售代表的反馈等综合情况确定需对帐的客户。
11-3、销售人员发生变动时，必须在主管经理的监交下，逐户确 认应收帐款，办理接交手续。如果不履行接交手续，随意接受应收帐 款，所发生的一切损失(包括协助对帐差旅费)由接管人员和主管经 理负责(各负担 50% )。
11-4、上级经理对所管辖的销售人员的帐目有质疑，需会计部派 人抽查对帐的，可书面申请，会计部视情况安排对帐。
11-5、会计部前往客户处对帐的，销售人员必须陪同，对帐结果 需填写“对帐调节表”，对帐双方加盖财务专用章，如对方帐务全部 在业务核算，可盖业务章或公章，但必须加以备注原因，陪同的销售 人员、对帐会计签字，事后要上级经理、销售经理签字确认。
11-6、经对帐需要经管销售人员提供调整凭证的，必须在30 天内 交会计部，否则，先扣责任人款项进行平帐，再根据所提供资料调整。 已对过帐的会计期间的帐务不再重复对帐。
12、销售折扣管理：
12-1、依据与客户的年度销售协议，会计部将及时计算出销售折

扣，并在销售发票中扣除或季度后返还(可汇票、电汇、现金等须有 客户收条)。
12-2、每季度给客户反馈应享受销售折扣、已票面扣减折扣、未 在票面扣减的折扣等相关信息。
12-3、折扣的其他处理方法必须报销售副总、财务总监批准。
13、到款及其他费用：
13-1、销售人员自客户处取得汇票后，应在十日之内邮回公司会 计部，否则由销售人员负担超期部分的利息(按银行同期逾期贷款利 率)。
13-2、销售人员应及时掌握客户破损及帐务处理情况，并向对方 索要破损证明，破损证明应为对方仓储的退出单或红字入库单或拒付 单，载明品种、数量、金额，并加盖财务专用章。破损核销以一批发 货为单位，不允许累计计算。
13-3、一次性破损金额(售价)达一千元以上的需退回公司处理。 破损货物退回公司的可以退货单代替破损证明作破损冲帐处理。
14、清欠与诉讼
14-1、销售代表对自己管辖之内的客户欠款，认为以自己的能力 已很难清回货款的，可书面申请(附件 10)并经销售经理、销售副总 同意交给专职的清欠人员清欠。
14-2、专职清欠仍无结果的情况下，应由清欠专员会同原销售人 员和上级经理共同提出诉讼解决的请求(附件 10 )，由销售副总视具 体情况决定是否诉讼解决。
14-3、经清欠无结果，造成呆坏帐损失，由责任人负担呆坏帐金 额的百分之二十。
15、权限
以上业务处理的其他核决权限均参照每年公司的核决权限表。
16、本制度由公司会计部、销售部负责解释。