档案文件管理制度15篇.docx

档案文件管理制度 15 篇

【导语】档案文件管理制度怎么写受欢迎？本为整理了 15 篇优秀 的档案档案管理制度范文，为便于您查看，点击下面《名目》可以快 速到达对应范文。 以下是我为大家收集的档案文件管理制度， 仅供参 考，盼望对您有所关心。
名目

【第 1 篇】某某公司平安文件档案管理制度
1 目的
为进一步规范公司的平安档案管理工作 ,充分保障公司平安管理工 作的有效性和长期性 ,依据《中华人民共和国国平安生产法》、 《安徽 省平安生产条例》、 《中华人民共和国国档案法》及有关规定 ,结合我 公司职业健康平安的实际状况 ,特制订本制度。
2 范围
本制度适用本公司范围内平安文件档案的建立、更新、使用、保存 管理。
3 术语
3.1 平安档案是指公司在平安管理活动中形成的 ,对企业、国家及 社会平安生产具有保存与利用价值的各种文字、 图表、 声像等不同形 式的历史记录。
4 主要职责

— 1 —
4.1 凡是各单位在日常职业健康平安管理、生产管理、设备管理、 技术管理及业务联系工作中 ,形成的有保存价值的与职业健康平安有 关的文件材料、各类检测证书、报告、平安制度、教育试卷、工作记 录、声像资料等都应按规定收集齐全 ,整理归档。
4.2 生产安环部负责公司平安档案管理检查督促工作 ,负责对公司 的平安档案分级管理做出规定。
4.3 各部门应加强平安档案管理工作的领导 , 明确一位负责人主管 平安管理档案工作 ,保证平安管理档案工作所需的必要条件。各单位 负责各自的平安档案管理工作。。
4.4 各部门应设置特地平安管理档案柜 , 落实平安管理档案管理人 员 ,集中统一管理本单位平安管理档案。
4.5 公司综合办负责收集归档公司以文件形式下发的有关平安管理 方面的各类材料;负责收集建立职工各类职工健康体检材料的归档工 作。
4.6 平安管理档案工作是公司平安管理的基础性工作 ,是维护公司 平安生产、经济利益、合法权益的重要依据 ,是公司信息资源的重要 组成部分。各部门对本单位平安管理档案具有依法管理、爱护、使用 的职责。任何个人不得将平安管理档案据为己有或拒绝归档。
4.7 各级平安生产管理人员应忠于职守 ,仔细执行有关法律法规、 制度和标准 ,帮助公司、各单位对收集的平安管理档案材料的完整程 度、精确 性以及保存价值进行审核。
5 工作内容

— 2 —
5.1 平安管理档案范围一般包括但不限于以下内容:
5.1.1 企业基本状况的内容:企业名称、地址、法定代表、联系电 话、经济类型、人数、生产规模、主要原材料及产品、工艺流程、平 安管理机构与平安员等。
5.1.2 企业生产经营场所平面布置图 ,并标注清晰以下内容。
部门与车间、仓库等的位置、面积或重要生产、经营、储存设施、 设备的位置、型号、规格等 ;
重大危急源的位置、数量等 ;
主要应急救援设施、设备、器材的位置、数量、型号。
5.1.3 公司平安生产重点监控部位一览表(重大危急源、消防重点 部位、 重点设备、 易燃易爆和有毒物质储存地点及相关危急危害因素 分析)。
5.1.4 公司应急救援体系建设状况。内容包括:事故应急救援预案、 应急救援队伍组成及联系方式、 各类应急救援设施、 设备器材的数量 以及应急救援演练状况等。
5.1.5 公司平安组织方面的内容
1. 主要负责人的平安资格证书。
2. 平安管理人员的平安资格证书。
3. 总厂职业健康平安管理网络。
4. 其他与平安组织方面有关的内容。
5.1.6 企业平安管理制度及相关文件、方案、总结方面的内容
平安目标管理

— 3 —
平安生产责任制
法律法规标准规范管理
平安投入管理
平安文件和档案管理
风险评估和掌握管理
平安教育培训管理
特种作业人员管理
设备设施平安管理
建设项目平安“三同时”管理
生产设备设施验收管理
生产设备设施报废管理
施工和检修理平安管理
危化品及重大危急源管理
作业平安管理(动火、高空、受限空间、动力介质等) 相关方及外用工(单位)管理。
职业健康管理
劳动防护用品 (具)管理
平安检查及隐患排查治理
应急管理
事故管理
平安绩效评定管理
平安会议制度

— 4 —
平安机构设置与人员配置管理
平安操作规程
平安通则
平安生产管理考核制度
参观人员平安告知书
特种设备平安管理(机电类、承压类)
上报的各种平安生产方面的方案、总结、报告等材料。 平安活动日管理制度
上级部门有关平安生产方面的文件、通知及执行状况汇报、记录。 其他与平安相关的管理制度
5.1.7 平安监督执法检查方面的内容
各级政府及行业主管部门监督检查所发的平安监察指令书等各类 执法文书。
落实执行各类文件所实行的措施及落实状况及其上报上级主管部 门的报告及记录。
平安监督执法方面的其他文件、文书和记录。
5.1.8 平安检查方面的内容
日常检查记录及处理状况记录。
月、季度及年度检查记录及处理状况记录。
平安检查存在问题整改通知书及整改状况记录。
各方面平安检查的方案支配、检查记录及处理状况。
各项检查的总结汇报材料。

— 5 —
其他与平安检查相关的材料。
5.1.9 平安教育培训方面的内容
平安培训方案。
公司主要负责人、 中层管理人员、 平安管理人员及班组长平安培训 的记录。
员工三级平安教育记录。
特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训记录。 换岗教育培训记录。
日常平安、宣扬、教育培训记录及总结。
应急救援培训、演练记录及总结。
5.1.10 平安投入方面的内容
全年平安投入的方案及专项平安投入方案。
平安、宣扬、教育培训投入的状况记录。
隐患整改方面的投入记录。
防护用品方面的投入记录。
平安防护设备、设施方面的投入记录。
平安评价、平安管理体系建设、平安代理方面的投入。 其他与平安有关的投入。
5.1.11 工伤保险方面的内容
参与工伤保险员工的名单。
为员工缴纳保险费的凭证或单据。
发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据。

— 6 —
其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。
5.1.12 职业卫生健康管理方面的内容
具有职业病危害的岗位状况及可能产生的职业病种类。
具有职业病危害的岗位的预防措施状况。
具有职业病危害的岗位定期检测检验报告。
接触职业病危害岗位的员工及其身体检查状况。
确诊为职业病的员工状况及其身体检查、治疗记录。
与职业病防治相关的文件、材料。
劳动防护用品管理制度及其落实执行状况的记录。
各类劳动防护用品发放记录。
员工使用和佩戴劳动防护用品的记录。
其他与劳动防护用品有关的文件、材料。
5.1.13 “三同时”管理方面的内容
有关平安设施和职业卫生方面“三同时”项目的文件、材料。 “三同时”项目的设计图纸及相关资料。
“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料。
其他与“三同时”项目相关的文件、资料。
5.1.14 平安防护设备(含职业健康卫生设备 ,下同)方面的内容 各类平安防护设备的种类及型号等基本状况资料。
各类平安防护设备管理部门及设备运行状况记录。
各类平安防护设备运行维护保养状况记录。
应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录。

— 7 —
其他与平安防护设备相关的文件、资料和记录。
5.1.15 用电管理方面的内容
企业用电管理制度及落实状况记录。
配电室运行状况记录。
临时用电申请及拆除记录。
配电箱等用电设施运行状况记录。
5.1.16 特种设备方面的内容
特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说 明等文件以及安装技术文件和资料。
特种设备的定期检验和定期自行检查的记录,特种设备使用证。
特种设备的日常使用状况记录。
特种设备及其平安附件、 平安爱护装置、 测量调控装置及有关附属 仪器仪表的日常维护保养记录。
特种设备运行故障和事故记录。
5.1.17 事故调查处理方面的内容。
发生事故状况经过介绍。
事故调查组成人员名单及事故调查的相关会议记录。
事故调查收集各类证据。
事故分析会记录。
关于事故的缘由分析、责任认定和防护措施的相关打算文件。
按“四不放过”原则对事故进行处理的文件。
企业月度事故报表。

— 8 —
其他与事故相关的文件、材料。
5.1.18 其他与平安生产相关的内容
5.2 收集与移交的基本要求
5.2.1 归档材料必需是总厂在生产过程中形成的与职业健康平安管
理有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等 资料。
5.2.2 归档材料应确保完整、精确 、系统 ,反映公司平
安生产各项活动的真实内容和历史过程。
5.3 归档时间
5.3.1 基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与职 业健康平安相关联材料 ,在项目结束后整理归档。
5.3.2 各单位在平安管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年 归档 ,也可按项目或活动归档。
5.4 平安档案工作人员负责有关归档材料的审核。
5.5 平安档案工作人员应对各部门送交的各类平安管理档案仔细检 查。检查合格后交接双方在移交清册(一式两份)和检查记录上签字 , 正式履行交接手续。接收电子档案时 ,应在相应设备、环境上检查其 真实有效性 ,并确定其与内容相同的纸质平安生产档案的全都性 , 然 后办理交接手续。
5.6 档案管理
5.6.1 各单位平安管理档案整理应依据自身实际状况按各自管理职 责分类保存 ,便于科学管理与利用。

— 9 —
5.6.2 平安管理档案保管期限为永久、长期(2— 5 年)、短期(2 年 以下)三种。
5.6.3 对保管到期的平安管理档案应进行鉴定。对经过鉴定后已失 去保存价值的相关档案 ,应写出鉴定报告并编制销毁清册 ,报主管负 责人审批。销毁相关档案时必需严格执行相关的档案管理规定 ,销毁 清册应长期保存。
5.6.4 应建立平安管理档案统计工作制度 ,并按规定向上级有关部 门报送平安生产档案工作基本状况。
5.7 档案利用
5.7.1 平安管理档案的利用 ,要处理好保密和利用的关系 , 既要爱护 总厂的学问产权和商业隐秘 ,保障企业的合法权益不受损害 ,又要充 分发挥平安生产档案的指导、借鉴作用。
5.7.2 公司应乐观主动地接受各级平安生产监督管理部门对公司平 安档案管理工作的监督指导 ,开展企业平安生产档案信息服务工作。
【第 2 篇】某有限公司平安文件档案管理制度
1 目的
为进一步规范公司的平安档案管理工作， 充分保障公司平安管理工 作的有效性和长期性，依据 《中华人民共和国国平安生产法》、《安徽 省平安生产条例》、 《中华人民共和国国档案法》及有关规定，结合我 公司职业健康平安的实际状况，特制订本制度。
2 范围
本制度适用本公司范围内平安文件档案的建立、更新、使用、保存

— 10 —
管理。
3 术语
3.1 平安档案是指公司在平安管理活动中形成的，对企业、国家及 社会平安生产具有保存与利用价值的各种文字、 图表、 声像等不同形 式的历史记录。
4 主要职责
4.1 凡是各单位在日常职业健康平安管理、生产管理、设备管理、 技术管理及业务联系工作中， 形成的有保存价值的与职业健康平安有 关的文件材料、各类检测证书、报告、平安制度、教育试卷、工作记 录、声像资料等都应按规定收集齐全，整理归档。
4.2 生产安环部负责公司平安档案管理检查督促工作，负责对公司 的平安档案分级管理做出规定。
4.3 各部门应加强平安档案管理工作的领导，明确一位负责人主管 平安管理档案工作， 保证平安管理档案工作所需的必要条件。 各单位 负责各自的平安档案管理工作。。
4.4 各部门应设置特地平安管理档案柜，落实平安管理档案管理人 员，集中统一管理本单位平安管理档案。
4.5 公司综合办负责收集归档公司以文件形式下发的有关平安管理 方面的各类材料； 负责收集建立职工各类职工健康体检材料的归档工 作。
4.6 平安管理档案工作是公司平安管理的基础性工作，是维护公司 平安生产、经济利益、合法权益的重要依据，是公司信息资源的重要

— 11 —
组成部分。各部门对本单位平安管理档案具有依法管理、爱护、使用 的职责。任何个人不得将平安管理档案据为己有或拒绝归档。
4.7 各级平安生产管理人员应忠于职守，仔细执行有关法律法规、 制度和标准， 帮助公司、 各单位对收集的平安管理档案材料的完整程 度、精确 性以及保存价值进行审核。
5 工作内容
5.1 平安管理档案范围一般包括但不限于以下内容：
5.1.1 企业基本状况的内容：企业名称、地址、法定代表、联系电 话、经济类型、人数、生产规模、主要原材料及产品、工艺流程、平 安管理机构与平安员等。
5.1.2 企业生产经营场所平面布置图，并标注清晰以下内容。
部门与车间、仓库等的位置、面积或重要生产、经营、储存设施、 设备的位置、型号、规格等；
重大危急源的位置、数量等；
主要应急救援设施、设备、器材的位置、数量、型号。
5.1.3 公司平安生产重点监控部位一览表(重大危急源、消防重点 部位、 重点设备、 易燃易爆和有毒物质储存地点及相关危急危害因素 分析)。
5.1.4 公司应急救援体系建设状况。内容包括：事故应急救援预案、 应急救援队伍组成及联系方式、 各类应急救援设施、 设备器材的数量 以及应急救援演练状况等。
5.1.5 公司平安组织方面的内容

— 12 —
1. 主要负责人的平安资格证书。
2. 平安管理人员的平安资格证书。
3. 总厂职业健康平安管理网络。
4. 其他与平安组织方面有关的内容。
5.1.6 企业平安管理制度及相关文件、方案、总结方面的内容
平安目标管理
平安生产责任制
法律法规标准规范管理
平安投入管理
平安文件和档案管理
风险评估和掌握管理
平安教育培训管理
特种作业人员管理
设备设施平安管理
建设项目平安“三同时”管理
生产设备设施验收管理
生产设备设施报废管理
施工和检修理平安管理
危化品及重大危急源管理
作业平安管理(动火、高空、受限空间、动力介质等) 相关方及外用工(单位)管理。
职业健康管理

— 13 —
劳动防护用品(具)管理
平安检查及隐患排查治理
应急管理
事故管理
平安绩效评定管理
平安会议制度
平安机构设置与人员配置管理
平安操作规程
平安通则
平安生产管理考核制度
参观人员平安告知书
特种设备平安管理(机电类、承压类)
上报的各种平安生产方面的方案、总结、报告等材料。
平安活动日管理制度
上级部门有关平安生产方面的文件、通知及执行状况汇报、记录。
其他与平安相关的管理制度
5.1.7 平安监督执法检查方面的内容
各级政府及行业主管部门监督检查所发的平安监察指令书等各类 执法文书。
落实执行各类文件所实行的措施及落实状况及其上报上级主管部 门的报告及记录。
平安监督执法方面的其他文件、文书和记录。

— 14 —
5.1.8 平安检查方面的内容
日常检查记录及处理状况记录。
月、季度及年度检查记录及处理状况记录。
平安检查存在问题整改通知书及整改状况记录。
各方面平安检查的方案支配、检查记录及处理状况。 各项检查的总结汇报材料。
其他与平安检查相关的材料。
5.1.9 平安教育培训方面的内容
平安培训方案。
公司主要负责人、 中层管理人员、 平安管理人员及班组长平安培训 的记录。
员工三级平安教育记录。
特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训记录。 换岗教育培训记录。
日常平安、宣扬、教育培训记录及总结。
应急救援培训、演练记录及总结。
5.1.10 平安投入方面的内容
全年平安投入的方案及专项平安投入方案。
平安、宣扬、教育培训投入的状况记录。
隐患整改方面的投入记录。
防护用品方面的投入记录。
平安防护设备、设施方面的投入记录。

— 15 —
平安评价、平安管理体系建设、平安代理方面的投入。
其他与平安有关的投入。
5.1.11 工伤保险方面的内容
参与工伤保险员工的名单。
为员工缴纳保险费的凭证或单据。
发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据。
其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。
5.1.12 职业卫生健康管理方面的内容
具有职业病危害的岗位状况及可能产生的职业病种类。
具有职业病危害的岗位的预防措施状况。
具有职业病危害的岗位定期检测检验报告。
接触职业病危害岗位的员工及其身体检查状况。
确诊为职业病的员工状况及其身体检查、治疗记录。
与职业病防治相关的文件、材料。
劳动防护用品管理制度及其落实执行状况的记录。
各类劳动防护用品发放记录。
员工使用和佩戴劳动防护用品的记录。
其他与劳动防护用品有关的文件、材料。
5.1.13 “三同时”管理方面的内容
有关平安设施和职业卫生方面“三同时”项目的文件、材料。 “三同时”项目的设计图纸及相关资料。
“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料。

— 16 —
其他与“三同时”项目相关的文件、资料。
5.1.14 平安防护设备(含职业健康卫生设备，下同)方面的内容
各类平安防护设备的种类及型号等基本状况资料。
各类平安防护设备管理部门及设备运行状况记录。
各类平安防护设备运行维护保养状况记录。
应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录。
其他与平安防护设备相关的文件、资料和记录。
5.1.15 用电管理方面的内容
企业用电管理制度及落实状况记录。
配电室运行状况记录。
临时用电申请及拆除记录。
配电箱等用电设施运行状况记录。
5.1.16 特种设备方面的内容
特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说 明等文件以及安装技术文件和资料。
特种设备的定期检验和定期自行检查的记录，特种设备使用证。
特种设备的日常使用状况记录。
特种设备及其平安附件、 平安爱护装置、 测量调控装置及有关附属 仪器仪表的日常维护保养记录。
特种设备运行故障和事故记录。
5.1.17 事故调查处理方面的内容。
发生事故状况经过介绍。

— 17 —
事故调查组成人员名单及事故调查的相关会议记录。
事故调查收集各类证据。
事故分析会记录。
关于事故的缘由分析、责任认定和防护措施的相关打算文件。 按“四不放过”原则对事故进行处理的文件。
企业月度事故报表。
其他与事故相关的文件、材料。
5.1.18 其他与平安生产相关的内容
5.2 收集与移交的基本要求
5.2.1 归档材料必需是总厂在生产过程中形成的与职业健康平安管
理有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等 资料。
5.2.2 归档材料应确保完整、精确 、系统，反映公司平
安生产各项活动的真实内容和历史过程。
5.3 归档时间
5.3.1 基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与职 业健康平安相关联材料，在项目结束后整理归档。
5.3.2 各单位在平安管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年 归档，也可按项目或活动归档。
5.4 平安档案工作人员负责有关归档材料的审核。
5.5 平安档案工作人员应对各部门送交的各类平安管理档案仔细检 查。检查合格后交接双方在移交清册(一式两份)和检查记录上签字，

— 18 —
正式履行交接手续。接收电子档案时，应在相应设备、环境上检查其 真实有效性， 并确定其与内容相同的纸质平安生产档案的全都性， 然 后办理交接手续。
5.6 档案管理
5.6.1 各单位平安管理档案整理应依据自身实际状况按各自管理职 责分类保存，便于科学管理与利用。
5.6.2 平安管理档案保管期限为永久、长期(2— 5 年)、短期(2 年以下)三种。
5.6.3 对保管到期的平安管理档案应进行鉴定。对经过鉴定后已失 去保存价值的相关档案， 应写出鉴定报告并编制销毁清册， 报主管负 责人审批。 销毁相关档案时必需严格执行相关的档案管理规定， 销毁 清册应长期保存。
5.6.4 应建立平安管理档案统计工作制度，并按规定向上级有关部 门报送平安生产档案工作基本状况。
5.7 档案利用
5.7.1 平安管理档案的利用，要处理好保密和利用的关系，既要爱 护总厂的学问产权和商业隐秘， 保障企业的合法权益不受损害， 又要 充分发挥平安生产档案的指导、借鉴作用。
5.7.2 公司应乐观主动地接受各级平安生产监督管理部门对公司平 安档案管理工作的监督指导，开展企业平安生产档案信息服务工作。
【第 3 篇】平安生产文件档案管理制度
为规范和加强站内的平安档案的管理 , 实行制度化管理 ,特制定本

— 19 —
制度。平安生产档案必需由专人管理平安生产档案。
1、平安生产档案内容:
(1)平安生产管理管理人员任命书及变动状况记录。
(2)从业人员档案(包括平安运行、培训教育、奖惩等信息)。
(3)特种作业人员资格证名单。
(4)特种设备清单及有关档案。
(5)危急源管理清单。
(6)监测资料(设备运行状况、巡检记录、交接班记录等)。
(7)职工健康档案及职业病档案资料。
(8)平安生产整改状况记录。
(9)平安例会及平安日、月活动记录。
(10)平安生产隐患排查方案、 平安交通实施方案等各种方案及落实
状况 ;
(11)事故记录和统计资料。
(12)伤亡登记表存档状况。
(13) 岗位作业操作规程。
(14)平安措施经费及使用状况。
(15)事故应急救援预案、演练、实施记录。
2、要编写具体的名目并分档存放 , 以形成标准化、规范化。
3、按期上报给各有关部门 ,定期向职工公布档案管理状况。
4、主要领导要检查检查档案管理状况 ,使之完善化、科学化。
【第 4 篇】平安生产文件及档案管理制度

— 20 —
为规范和加强站内的平安档案的管理， 实行制度化管理， 特制定本 制度。平安生产档案必需由专人管理平安生产档案。
1 、平安生产档案内容：
(1)平安生产管理管理人员任命书及变动状况记录。
(2)从业人员档案(包括平安运行、培训教育、奖惩等信息)。
(3)特种作业人员资格证名单。
(4)特种设备清单及有关档案。
(5)危急源管理清单。
(6)监测资料(设备运行状况、巡检记录、交接班记录等)。
(7)职工健康档案及职业病档案资料。
(8)平安生产整改状况记录。
(9)平安例会及平安日、月活动记录。
(10) 平安生产隐患排查方案、 平安交通实施方案等各种方案及落
实状况；
(11)事故记录和统计资料。
(12)伤亡登记表存档状况。
(13)岗位作业操作规程。
(14)平安措施经费及使用状况。
(15)事故应急救援预案、演练、实施记录。
2、要编写具体的名目并分档存放，以形成标准化、规范化。 3、按期上报给各有关部门，定期向职工公布档案管理状况。 4、主要领导要检查检查档案管理状况，使之完善化、科学化。

— 21 —
【第 5 篇】文件档案管理制度
一、公司员工必需切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、 归档工作 ,保证文件档案资料的齐全完整 ,使文件档案管理工作达到 标准化、制度化、规范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、 原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动 相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部门要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理 工作 ,确保资料完整。
四、文件资料档案的保管、查阅。
1、全部档案必需入框上架 ,科学排列 ,便于查找 ,避开暴露或捆扎堆 放。
2、文件柜要保持干净卫生 ,要定期检查、常常核对文件档案资料 , 发觉问题准时处理、报告并做好相关记录 ,确保文件档案资料的完整 与平安。
七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料,须报请公司领导批准 , 外单位人员要查阅、复印公司档案 ,必需持单位介绍信并经本公司领 导批准后 ,方可查阅;公司全部档案一律不允许外借。
八、对于公司机密文件及档案的管理 , 要有专柜存放并单独设锁 , 无关人员不准接触 ,工作人员要严守机密。
【第 6 篇】某某公司文件档案管理制度
某公司文件、档案管理制度

— 22 —
第一章 文件管理制度
第一条 本条规定所指文件是总公司及公司各部门与外界来往的文 书及公司内部各部门来往文书 ,从行文、收发、归档全部过程的办理 与掌握。
其次条 公司与外部来往的文书的行文、收发、归档由综合管理部 统一办理 ,综合管理部指定人员负责往来文书的打印、复制、收发、 登记、分类、校对、监印、归档管理。
第三条 各部门指定专人负责公司内部文件的收发、登记、归档 , 建立文件的收发登记簿。
第四条 公司常用公文种类为:请示、批复、报告、通知、通告、打 算、函、会议纪要等 ,要求按公文规定格式行文。
第五条 以公司名义向上级机关呈报的请示、报告及公司关于人、 财务方面的重要打算 ,发文字号为 : ×××公司发[××年号]第×号。
第六条 公司内部行文及对外发文 ,必需使用行文卡 ,拟稿人、打印 校对人、核稿人、签发人均须签字方可行文。
第七条 发文卡、 文件底稿、 正文由文件管理员留存登记后 ,方可盖 章行文。
第八条 打印、复印资料凭部门负责人签字的打印、复印申请单 , 任何人不得打印、复印私人材料。打印资料要由打字员先行校对、撰 稿人再校。
第九条 制发文件涉及到多部门时 , 由主办部门与有关部门协商会 签。

— 23 —
第十条 综合管理部对传阅的文件要准时收回处理。
第十一条 公司重要文件资料及各部门接收的重要外来文件要准时 叫中和管理部归档。
其次章 档案管理制度
第十二条 公司的档案工作基本原则是 :集中管理与分散管理相结 合 , 以集中管理为主。 即公司档案由综合管理部集中统一管理 ,有关部 门分类管理相关档案 , 以便准时利用、维护档案的完整与平安。公司 各部门在各项活动中形成具有参考价值的文件、材料 , 由承办部门、 主办人将其已办完的文件、资料准时归档。
第十三条 公司综合管理部设特地档案工作 , 负责管理公司的全部 文书、科技材料等档案 ,进行收集、整理、立卷、鉴定、保管。
第十四条 归档资料包括 :
1、公司与有关单位的来往信件 ,各种协议、合同 ;
2、公司会议记录、纪要、打算;
3、公司制订的方案、统计、预算、决算、工作总结;
4、会议形成的领导讲话、文件;
5、公司对外沟通的文件、协议、报告等;
6、公司各部门的发文;
7 、其它具有保存价值的文件、材料。
8、外单位发给各部门的抄送信件;
9、公司营业执照、税务登记证等重要文件;
10 、要的科技文件、技术资料、方案。

— 24 —
第十五条 档案的借阅
1、借阅档案要履行借阅手续。借阅档案只限在档案室 ,不能带出 , 必需带出档案室查阅的 , 需经部门负责人及综合管理部负责人批准。
2、借档人不得私自转借、拆卸、调换、污损 ,所借档案 ,不得在文 件上圈点、画线、涂改、不经允许不得复印档案。
3 、文件复制需经综合管理部负责人批准。
【第 7 篇】公司文件及档案管理制度(7)
公司文件及档案管理制度(七)
第一章总则
第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理 ,确保档案保管和 使用平安 ,提高利用效率 ,更好的为公司经营管理服务 ,特制订本制度。
其次条本制度所称的档案是指自公司成立 ,在建司、经营、管理工 作和活动中形成的 ,具有备用、备查价值的各类资质证照 ,文书、公文、 公函 ,合同、图纸 ,影像、实物等不同形式的历史记录。
第三条本制度适用于公司各部门。
其次章基本原则及管理范围
第四条档案工作的基本原则 :集中统一管理公司系统档案 , 维护档 案的完整与平安 ,便于各项工作的利用。
第五条依据公司现阶段管理特点制定本制度 , 管理范围暂不包括人 事档案、会计档案和资金类档案 ,须由公司相应职能部门负责制定三 类专项档案的详细管理方法 ,公司行政人事部具有监督和指导的责任。
第三章管理机构及主要职责

— 25 —
第六条管理模式
公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门 ,实行总经理 直管模式 , 即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作 均由公司总经理直线管理。
第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。
一、综合类档案主要包括:行政文书、管理监察、经营管理、营销 策划、方案管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案;
二、技术类档案主要包括:各工程项目的开发报建、招投标和预决 算档案 , 以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文 件材料和竣工技术文件等档案。
第八条重要档案基本管理要求
合同造价部、招投标选购部、总工室、工程部和营销策划部等专业 性很强的部门必需设置特地的档案室或档案柜 ,并设专职人员保管 , 其它部门依据管理需要设兼职档案管理员。
第九条档案管理部门(行政人事部)主要职责
一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策 ,制定公司 文件材料归档和档案保管、 利用、 鉴定、 销毁、 移交等有关规章制度 , 确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系;
二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和 供应利用工作 ,加强档案工作规范化、标准化建设;
三、监督落实同步归档制度 ,指导各部门文件材料的收集、积累、 整理和归档工作 ;

— 26 —
四、维护档案的完整和平安 ,做好平安防范、修复和爱护工作 ;
五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。
第四章档案的归档、立卷和移交
第十条档案归档范围及归档时间
一、对于公司规定的应当立卷归档的材料,必需根据规定 , 向公司行 政人事部移交 ,集中管理 ,任何个人不得据为己有、拒绝移交;
二、必需严格根据归档时间进行归档。如无正值理由延迟归档者 , 将对相关人员进行失职问责。
第十一条归档要求
一、归档专业技术要求
( 一)归档的文件原则上一律为原件 ,凡有原件的文件 , 不能以复印 件归档。 传真纸不能直接归档 ,要尽量追加原件 ,必要时存复印件并加 盖红章注明原件存放处 ;
(二)归档的文件材料应对比归档范围完整、 精确 、 系统 收集 ,工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的文件材料种数、 份数及每份文件的页数均应齐全完整;
(三)文件书写和载体材料应能耐久保存 ,文件材料整理符合规范。 归档的电子文件 ,应有相应的纸质文件材料一并归档保存;
(四)声像类、 实物类档案要清楚完整 ,符合有关规范和标准 ,并按归 档要求供应拍摄内容、时间、背景、等信息。
二、相关工作要求
(一)如因工作需要不能准时归档的 ,应主动向公司行政人事部备案 ,

— 27 —
并支配专人妥当保存 ,待使用完毕后马上归档 ;
(二)原则上 ,档案取得后未存档之前 ,部门人员不得先行使用 ,否则 , 如因此项缘由导致的档案遗失、损坏等 ,一律对当事人和部门负责人 失职问责严厉 处理 ;
(三)新成立公司 ,在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、 公司章程和印章印模后 3 个工作日内 ,必需将上述内容的原件存公司 行政人事部。
第十二条档案立卷
一、立卷原则
综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规 律 , 当年立前一年的卷 ,并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷 ,在 建工程资料要整理成册 ;
二、立卷时间:综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档 案在该项目开发报建工作完成后马上开头立卷,该工程项目完工后 45 天内完成组卷工作 ;
三、各部门专兼职资料管理员应注意日常收集和整理 ,根据归档范 围督促部门人员准时归档 ,并做好档案预立卷工作。
第十三条档案移交
一、档案对外移交要求:根据政府规定办理档案对外移交时 ,须上报 公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图 ,在政府有关部门需 回收时 ,公司行政人事部须留存复印件备查。
二、公司内部移交要求 :

— 28 —
( 一)行政人事部接收档案时 ,应依据移交名目 , 与移交人共同逐页 清点 ,双方在每一页都要签名确认。 对重要、 机密类的案卷 ,更需要认 真核对 ,经查验无误方可办理签收手续。 (档案移交登记表格式见附表 一)
(二)全部移交手续办理完毕后 ,移交部门和行政人事部经理均签署 “同意”看法 ,并加盖部门印章 ,档案移交工作视为完成 ,移交中的全 部记录均须存档。
三、对调出、离职等人员,在办理调离手续前 ,必需清还档案。没有 行政人事部经理签字 ,不得办理调离手续。
四、电子档案管理(略)
第五章档案的利用
第十四条档案借阅基本程序
仅在档案室查阅一般数据和信息 , 办理一般登记手续即可 ,查阅重 要密级资料 ,须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意 ,且必需在档 案室当场查阅后归还 ,不得私自带出复印。 (档案查询审批表见附表二)
第十五条档案借阅事项规定
一、借阅档案必需按时归还 ,并准时办理清户手续。逾期无法归还 应提前办理延期使用手续;(档案借阅审批表见附表三)
二、借阅档案最长应在 7 个工作日内归还 ,一次性借阅时间超过 10 天以上 ,须上报公司总经理审批;
三、借阅者必需保证原样归还所借的档案资料,而且完整无损 ,不得 拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记;

— 29 —
四、严格遵守保密制度 ,妥当保管所借档案 ,做到不丢失不泄密 ;
五、涉及依据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作 ,档案、 资料借阅须上报公司总经理审批
,各档案室即可办理 ;
六、新入职和未转正的员工 ,原则上不允许借阅档案原件。如因工 作需要 ,须报公司总经理签字同意 ;
七、节假日前和工作发生变动时 ,必需准时归还档案 ;
八、 借阅的档案 ,一旦发生损坏、 丢失或失密 ,应马上向公司行政人 事部报备 ,按公司规定失职问责处理;
九、密级档案材料和已立卷的文件 ,原则上不借出 ,如确因工作需要 , 须经公司总经理同意方可借出 ;
十、外单位借阅档案 ,应持盖有该单位公章的介绍信 ,写明借阅内容 , 经公司总经理批准 , 由相关部门人员带领方可借阅 ;
十一、实物档案一般不外借 ,声像档案只能以复制件供应利用。
第十六条档案资料借阅规定
一、公司绝密类的档案一律不得复制;
二、复印完毕须注明用途 ,依据状况加盖“再复印无效”印章。
第十七条档案密级确定与管理
公司档案密级分为绝密、机密和隐秘三类。 (密级事项划分表见附 表四)。密级档案保管要求如下 :
一、未经具备相应管理权限的领导批准,不得复制和摘抄 ;
二、查阅机密档案资料 ,只能在阅览室内查阅 ;

— 30 —