电子设备及耗材管理制度.docx

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电子设备及耗材管理制度

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一、总则
(一)目的
为了合理利用、 保护公司信息化资源， 计划从耗材节约与控制、 设备维护成本控制等方
面，结合相应的考核细则，以增强信息化资源的保障能力。
(二)适用范围
公司所有计算机及周边电子设备：如打印机、传真机、扫描仪、数码相机、数码摄像
机、移动硬盘、 U 盘、录音笔、硒鼓、墨盒、碳粉、色带。
(三)职责
信管部负责该流程制度的操作性监督及考核。
二、 设备及耗材的采购

1. 信管部根据各部门提出的设备及耗材使用需求进行产品询价工作，选定性价比最合 适的一家单位，填写相关项目费用上报审批，费用审批完成后电话通知供应商送货。
2. 综合部负责办公纸张的统一采购， 纸张到货时， 信管部负责纸张的抽样检验， 大致 方法：打开任意一箱纸张随意抽取 10 张，对光看纸张无明显结块、用手抚摸纸面平整、光 滑、无褶皱、薄厚均匀。务必有8 张符合以上情况，才算验收合格。将检测后的情况通知综 合部， 由综合部作相关处理。 若综合部在收到信管部抽验不合格通知仍使用不合格纸张造成 打印机、复印机、传真机的硒鼓磨损，将由综合部承担设备及耗材损坏的责任。
3. 设备及耗材到货后，信管部负责检查产品包装盒上标拄的规格型号是否与计划内一 致；包装是否完好未开封；包装盒中附带保修卡、合格证等；内装的设备或耗材的品牌、型 号及规格与包装盒上标注的一致。 若以上情况任何一种不符合， 直接电话通知供应商无条件 换货。
4. 拨打全国客服或防伪热线电话验证产品是否为原装正品， 若非原装正品， 则无条件 退货，联系其它单位购买。
5. 检测设备或耗材配备后的使用是否正常无异常状态， 若有运行或使用异常状态， 则 要求供应商直接更换新产品；若检测后使用完全正常，则完成该产品的验收。
6. 信管部负责登记设备及耗材购买的日期、价格、供应商等相关信息。
7. 在完成产品验收后， 信管部负责保管好每次购买耗材的收据， 每月底统计收据结算 清单及总额，并通知供应商开具发票到财务部结账。
三、 设备及耗材维护和考核

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1、为逐步养成大家爱护电子设备的意识，同时减少公司不必要的电费支出，员工在下 班时， 务必关闭个人电脑及其它设备，以降低电脑组件的正常损耗、节省设备用电。有些时 候如员工在车间开着电脑，临时有事去老厂， 在离开之前，请务必关闭电脑，或在下班前委 托其他同事代为关闭电脑。 信管部将采取计算机扫描进行不定时全体搜查， 若发现有下班未 关电脑者，首次口头警告，若有下次，罚款 50 元。
2、为防火防电， 信管部将会在雷雨天气向所有员工发布《电子设备防火防电紧急通知》， 员工务必在收到通知后， 严肃执行电子设备防雷措施： 员工在下班时， 除关闭电脑及相关电 子设备以外， 必须拔掉所有设备的电源插头， 避免雷电在击中电缆产生的强大电流烧毁电脑 及其它电子设备，甚至引起火灾。信管部将不定期去各部门检查，若有员工在收到 《信管部 防火防电通知》 后未依照执行， 出现第 1 次时口头严重警告， 若下次未依照执行， 直接罚款 50 元；在雷雨天若当事人未关闭电脑及拔掉插头造成电脑任何组件的损坏，一律由当事人 承担设备维修费用。
3、为减少因胡乱操作造成电脑及其它设备的损坏，请员工务必保管好自己的电脑，不 要将电脑密码透露给其他人， 离开电脑前， 请设置带密码的屏幕保护； 不要让外来人员及其 他不相关人员使用自己的电脑， 因为不是自己熟知的电脑， 一个误操作轻则丢失文件， 重则 造成系统损坏。
4、由部门领用或借用的打印机、扫描仪务必爱惜使用。在使用设备时检查电源线与打 印线是否连接完好， 硒鼓有无碳粉， 墨盒是否干涸，针式打印机是否有断针。当出现卡纸故 障时， 严禁强行抽纸或自行拆装， 应及时向信管部报修。 因部门人员不合理使用出现硒鼓破 损、扫描件损坏、组件烧毁，由该部门承担设备维修工作。
5 、电子设备的借出明确到安全责任人，如移动硬盘、扫描仪、数码相机等精密仪器， 使用人员应严格按照设备说明书进行操作， 尤其要注意轻拿轻放。 若设备在借出的过程中出 现损坏， 则由借用人与相关部门负责人共同承担设备的维修费用； 若设备在借出的过程中遗 失， 则在该设备原购买价格的基础上， 由借用人与所在部门负责人根据折旧程度百分比共同 承担赔偿费用。
6、为尽量降低打印机硬件的正常损耗以及墨粉的消耗，要求各部门提供一份固定文本 格式的打印需求量报告， 将各部门报告汇总后， 将打印需求量多的固定格式文本参照汇总结 果进行印刷，按需求量分发给各部门。
7、 为延长硒鼓的使用寿命， 禁止将褶皱严重、 带涂改液、 不清洁的纸张放入纸盒打印。 信管部将负责监督和考核， 若发现员工将此类纸张放入纸盒打印， 将追究当事人责任， 首次

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进行口头警告，若出现下次，将给予当事人 30 元的罚款。
8、信管部将负责监督和考核， 调用打印监控软件控制台进行每月的文件打印清查工作：
①若发现因打印私人文件造成的纸张浪费行为将由当事人承担相应责任。
②若发现因打印工作文件错误造成的纸张浪费行为将由当事人与所在部门负责人共同
承担相应责任。
具体视打印浪费行为的程度给予相应的罚款：①造成 1~9 页的纸张浪费，罚款 10 元； ②造成 10~29 页的纸张浪费， 罚款 50 元； ③造成 30 页以上的纸张浪费， 罚款 100 元， 并在 评审会议上通告。
四、 附则

1. 信管部会在每年度对本制度的内容进行修订与完善， 力求贴切符合我公司管理需求。
2. 本制度最终解释权归信管部所有，如有疑问，请咨询信管部。
3. 本制度经总经理审核通过之日起生效。

2011 年 05 月 10 日 信管部
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