物业档案管理和管理规定.docx

管 理 制 度 和 档 案 建 立 管 理

物业管理规章制度明细
豪之英物业管理中有严格的规章制度, 以下制度是我公司现场配置的标准化管理制度 目录,进入现场后,公司运行部将根据现场情况,制定和现场相适应的规章制度,进行培 训教育 ;
物业档案管理措施
物业管理是长期细致的管理工作,涉及建筑物的硬件软件、 政府机关、 客户等各个方面 ; 详实准确的档案管理,有助于保持管理信息的连贯真实,利于资产管理和客户服务,是 非常重要的管理工作;项目管理的档案可以分为客户档案和管理档案两大部分;
客户档案：
主要包括个科室基本情况,各科室紧急联络人、投诉和意见处理记录、客户满意度调查 等内容
管理技术档案：
主要包括项目图纸、审批手续等法律技术资料、各物业管理专业的工作方案、 ISO9001 工作记录、工作计划及报告、客户及政府机关工作指示、往来信函公文等 ;
档案管理职责
1. 公司档案工作实行二级管理;其中： 一级管理是指公司综合办公室统筹管理;二级管 理是指各职能部门、服务提供部门的档案资料管理工作 ;
2. 公司档案由专人负责,业务归属综合办公室;各职能部门、服务提供部门指定人员, 兼职档案资料管理工作 ;
3. 公司档案管理人按照国家有关规定, 以及公司档案工作制度、作业规程统一管理公 司的档案;各职能部门、服务提供部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定 做好工作,负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料 ;
4. 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工 作,充分发挥档案资料的作用 ;
5. 公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导 ; 档案保管的目的
1. 便于查阅 ;
2. 保证档案的安全 ;
3. 防止档案损坏 ;
4. 采取修复技术,延长档案寿命 ; 档案保管的责任部门
1. 项目所有档案由档案管理员统一归档、保管 ;
2. 各部门日常工作记录由部门档案负责人于每月 1 号统一递交档案管理员归档 ; 档案的保管程序
1. 各部门将需要保管的资料经文书处理程序后,移交档案管理员 ;
2. 档案管理员将该资料登记在档案目录中,归入相应案卷并统一编号 ;
3. 档案原则上保管原件 ;
档案的查阅权限
1. 项目经理可查阅所有档案 ;
2. 部门负责人可查阅该部门相关的所有档案 ;
3. 其他人员根据审批查阅有关档案 ; 档案的查阅/借阅/复制
1. 查阅/借阅/复制人员到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记;
2. 档案管理员审核其查借阅资格 ;
3. 权限内经授权/审批的按正常手续办理;
4. 权限外的,档案员开具文件查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续;
5. 属公司或 ISO9000 质量体系档案, 由项目经理审批 ;
6. 属部门档案, 由部门负责人审批 ;
7. 借阅档案原则上需当日归还,如不能当日归还的,应严格按申请的归还日期归还档 案,档案管理员负责验收保证档案完好、整洁交还档案室 ;
8. 需复制档案：一般和涉密档案由部门负责人负责审批;机密和绝密档案报部门负责 人及项目经理逐级审批 ;
档案的销毁
1. 档案管理员依据档案保管期限,编制计划,填写档案销毁记录经审批后进行销毁 ;
2. 属公司档案, 由项目经理审批 ;
3. 属部门档案, 由部门负责人及项目经理逐级审批 ;
4. 属 ISO9000 质量体系档案,需报分公司总经理审批 ;
档案管理相关制度
归档制度
1. 凡是反映公司企业开发、物业管理服务、企业管理及工程建设等活动,具有查考利 用价值的文件资料均属归档范围 ;
2. 凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存 ;
3. 归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或各部门须保留的,保 存人必须到综合办公室登记,办公室保存复印件 ;
4. 由公司业务活动中收到的文件、 函件承办后均要及时归档： 以公司名义发出的文件、 函件要留底稿及正文备查 ;
5. 业务活动中的有关请示报告及公司领导批复,属付款性质的, 由计划财务部保存原 件;属人力资源问题的, 由人事部保存原件;其他重要报告,在公司资料归档范围内 的连同有关资料由经办人整理后移交综合办公室,在工程资料归档范围的,连同有 关资料由经办人整理后,根据具体情况移交工程维护部或综合办公室、 相关项目部 ; 归档范围外的请示报告由各部门自行保管 ;
6. 由公司对外签订的经济合同,均保留两份原件,综合办公室、计划财务室各存一份 ; 特殊情况只有一份原件时,财务部保存原件,办公室保存复印件并注明原件存放处 ;
7. 公司的收文、发文等文书资料在综合办公室归档 ; 档案保管制度
1. 各职能部门应根据保存档案数量,设置专门存放档案的文件柜并具备防火、防潮、 防虫等安全条件 ;
2. 归档资料要进行登记,编制全行目录 ;
3. 科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索 工具, 以便提供利用 ;
4. 档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学合理 ;
5. 库存档案必须图物相符,账物相符 ;
6. 档案管理人员要熟悉所负责的档案资料, 了解利用者的需求,掌握利用规律 ;
7. 根据有关规定及公司实际情况,确定档案保管期限,每年年终据此进行整理、剔除 ;
8. 经鉴定需销毁的档案, 由综合办公室编造销毁清册,经公司领导及有关人员会审批 准后销毁;销毁的档案清单由档案员永久保存;
9. 严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作 ;
10. 公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作,方可办理调动手续 ;
11. 项目部的管理档案除国家规定外保存期为三年;项目结束后,所有档案资料需要移 交给客户保管 ;
档案借阅制度
1. 档案属于公司机密,未经许可不得外借、 外传;外单位人员未经公司领导批准不得借 阅 ;
2. 借阅部门保管的档案、材料,须经档案所属部门负责人批准;借阅档案材料,属借阅 部门经办的, 由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案、 材料须经综合办公室项 目经理批准;阅档必须在综合办公室指定的地方,不得携带外出;需要借出档案的, 须经综合办公室项目经理批准 ;
3. 借阅档案,必须履行登记、签收手续 ;
4. 借出档案材料的时间不得超过一周,必要时可以续借;过期由档案管理员催还;需要 长期借出的,须经综合办公室项目经理并报总经理、副总经理批准 ;
5. 借出档案时,应在借出的档案位置上,放一代替卡,标明卷号、借阅时间、借阅单位 或借阅人, 以便查阅和催还 ;
6. 调阅或借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印、 不得拆卸、 损污文件, 归还时保证档案材料完整无损;否则,追究当事人责任 ;
借出档案资料, 因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理 ;