商务公共关系文书和函电礼仪.pptx

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,*,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,商务公共关系,学,清华大学,商务公共关系文书和函电礼仪,第1页,第十三章 商务公共关系 文书与函电礼仪,第一节公共关系文书内容与特点,一、公共关系文书概念与类型,公共关系文书，是一个广泛使用传输工具，经过传输沟通组织与公众之间相互了解，也是公共关系主要伎俩。惯用公共关系文书有新闻稿、演讲稿、广告稿、调查汇报、年度汇报、宣传资料、信函、请柬等。,商务公共关系文书和函电礼仪,第2页,二、公共关系文书特点,公共关系文书从写作过程来讲，需要提炼主题，选择材料，组织结构，安排层次，最终经过语言文字、标点符号加以表述。从表现方法上，需要采取记述、叙述、说明、论文等手法，偶而也用一点抒情或描写，但从实现公共关系目标和职能出发，公关文书又有本身特点。,（一）内容真实、题材新奇,（二）行文亲切，直接沟通,（三）文笔生动，引人入胜,（四）把握分寸，重视礼仪,商务公共关系文书和函电礼仪,第3页,第二节日常公共关系文书礼仪,一、公文,（一）公文概念,公文是国家机关、党政机关、社会团体、企事业单位用以处理公共事务、开展公务活动一个含有法定效力和规范体式文书，是依法行政和进行公务活动重工具。,（二）公文特点,公文主要有以下四个特点：,1.,坚定政治性,2.,法定权威性,3.,特定规范性,4.,限定时效性,商务公共关系文书和函电礼仪,第4页,二、通知,（一）通知概念,通知是用于公布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关公文，批转下级机关公文，传达要求下级机关办理和相关单位需要周知或共同执行事项，任免和聘用干部一个公文。通知在公文中使用最为广泛，使用频率最高，上至方针政策，下至详细事务都可发通知。,（二）公文注意事项,公文注意事项主要有以下几方面：,1.,内容单一,2.,简练明确,3.,椐实而下,商务公共关系文书和函电礼仪,第5页,三、信函,公共关系业务信函，在写作格式上和普通书信并无不一样，不过在内容表示上要处处为对方,公众着想，要给予充分地了解、信任和尊重，在语句和措词上尤要考究礼貌、得体，也不乏幽默与幽默。,四、书信,书信分日常书信、专用书信、礼仪书信等，其格式大同小异，主要区分在于其用途。不一样书信往来中要考究以下礼仪：,（一）使用规范信封。,（二）书信内容,第一部分为称呼。,第二部分为正文。,第三部分为结尾。,第四部分为署名、日期。,商务公共关系文书和函电礼仪,第6页,五、商业书信（英文）格式,伴随我国对外开放，我们经常要结交外国朋友，学会写涉外公文函件显得很主要。涉外信函一定严格按照书信模式要求去做，若粗心大意。就会失礼。商业书信（普通用英文）与国内信函有较大区分，普通包含七个部分：信头、信内地址、称呼、正文、结尾语、署名、信封写法。,商务公共关系文书和函电礼仪,第7页,第三节社交礼仪类 公共关系文书,一、社交礼仪类公共关系文书内容与特点,礼仪类公共关系文书是指公务文书撰写、往来、处理中礼貌、礼节和程式。是一个组织为了协调与公众之间关系，用来表示祝颂、庆贺、慰问、特约等思想感情或意愿实用文书。礼交礼仪类公共关系又有本身特点：,（一）公文礼仪政治性,（二）公文礼仪有效性,（三）公文礼仪时间性,（四）公文礼仪定向性,（五）公文礼仪老实性,商务公共关系文书和函电礼仪,第8页,二、请柬,（一）请柬概念,请柬又称请贴、邀请书，它是单位、团体或个人邀请相关人员参加主要纪念等活动所用一个应用文。它既表示对被邀请人尊敬，也表明邀请者对此事郑重态度，在比较大型宴会和一些特殊场所下，还含有证实性质和入场券作用。,（二）请柬礼仪,1.,请柬发出要及时、规范。,2.,外交用请柬，须按不一样国家标准要求和对应语种书写。,3.,请柬不论是留交还是带交或邮递给对方，均应按礼仪通例，封装递送，不然，将是很失礼。,商务公共关系文书和函电礼仪,第9页,三、贺年卡,贺年卡是人们在逢年过节时表示赠予者庆贺之情卡片。贺年卡在公关活动中被广泛采取，在表情达意、传递信息、加深情感方面有主要作用。,贺年卡设计制作十分精美，其本身经常就是一件精美艺术品。贺年卡画面及词语组成了一个很有品味精神产品，它能提升人生境界，净化人们心灵，建立纯真健康情感。贺年卡并无严格格式要求，能够自己动手制作，自己制作贺年卡更能表示真实情感，因而也更有意义。,商务公共关系文书和函电礼仪,第10页,四、聘书,（一）聘书概念,聘书是聘请书简称。它是用于聘请一些有专业专长或名望权威人完成某项任务或担任某种职务时书信文体书。,（二）聘书格式,1.,标题,2.,称谓,3.,正文,4.,结尾,商务公共关系文书和函电礼仪,第11页,五、欢迎词、欢送词、答谢词,（一）欢迎词,欢迎词是行政机关、企事业单位、社会团体或个人在公共场所欢迎友好团体或个人来访时致辞讲话稿。欢迎词本身并无多少实际意义，其作用在于沟通情感、缩短距离。,（二）欢送词,欢迎词是在与人分别时表示礼貌用语。,（三）答谢词,答谢词是由宾客出面发表对主人热情接待表示感激讲话稿。,商务公共关系文书和函电礼仪,第12页,六、祝贺词,祝贺词是指在节日之时，或他人有喜庆之事时用语。当新朋挚友在工作上与生活上取得了进展，或逢到节日喜庆时，向其致以热烈而富有情感吉言佳话，表示自己喜悦和祝福，会使对方心情舒畅，加深双方感情，祝贺词内容普通由喜庆事项而定，如“祝你节日愉快！”、“祝你生日高兴！”、“恭喜发财”、“祝晋升新职”、“一路平安”、“心想事成”等。祝贺词要选择时机，对公关人员来说，亲朋友好、关系单位、合作搭档等，遇有节日、喜庆、晋职、升学、生日、结婚、获奖、出国或事业有成时，都应及时表示祝贺，不然，不但使关系疏远，而且可能产生隔膜。恰到好处祝贺词，能够表示自己心愿，加深双方感情，增添喜庆气氛，为成功合作和建立情谊奠定良好基础。,商务公共关系文书和函电礼仪,第13页,七、邀请信,邀请信在社交活动中使用得相当广泛。它普通较简短，写时既要注意礼节，又要诚恳热情，交待清楚。邀请信普通包含四个部分内容。,（一）向对方表示简短寒暄和问候。,（二）说明邀请对方参加什么活动或邀请原因。,（三）说明活动安排细节。,（四）如有必要，请被邀一方确认能否应邀。,商务公共关系文书和函电礼仪,第14页,八、贺电,贺电是向对方表示良好祝福电报，以增加喜庆气氛。邮电局各有各种精巧、美观、高雅庆贺卡，供拍发人选取，收报邮电局配以精制封面，连同电文投送收报人。这几个专用卡是：,祝贺结婚专用卡GRT1，祝贺节日专用卡GRT2，祝贺他长寿专用卡GRT3，祝贺生日专用卡GRT4，祝贺其它喜庆事宜通用卡GRT5。,商务公共关系文书和函电礼仪,第15页,九、开幕词,开幕词是党政机关、企事业单位和群众团体领导人在盛大大会举行时说做带提醒性、方向性、指导性致词。开幕词写作中要紧紧围绕会议主题，可介绍与会代表，说明会议背景、目标、任务、意义及对会议希望和要求等。,开幕词普通可由标题、称谓、正文、结尾四部分组成。语言要简练、明快、热情洋溢。致辞长短，需视活动性质和规模而定，普通来说宜短不宜长，切忌讲些不相干内容。,商务公共关系文书和函电礼仪,第16页,十、慰问信,慰问信是对他人表示慰藉、问候、勉励关切专用信件。有正式和非正式两种形式。正式主要用于国家间、政府官员、团体间。非正式则是交往中不可缺乏，这类书信要写及时，行文简练，感情真挚，词句朴实，普通包含两部分内容。,（一）对收信者得病、遇丧、受灾表示同情。,（二）表示愿意在一些方面全力提供帮助。,作为被问候人，在接到这类书信后，如情况许可，应及时回信表示感激。,商务公共关系文书和函电礼仪,第17页,十一、报丧讣告与唁电,到当代，繁琐带有迷信色彩丧葬旧仪多已泯灭，代之以文明、节俭、郑重丧葬礼仪。人总是要死，死后大办丧事不可提倡。一个人逝世了，可由亲属或组织在报上发讣告，或用口头和快形式向家族和亲友报丧。讣告要有五个方面内容：,（一）死者姓名、身份；,（二）逝世时间、地点和原因；,（三）死者生平介绍、功过评价；,（四）吊唁及追悼会时间、地点；,（五）发讣告个人或团、发讣告日期、讣告只能用白纸或黄纸，必须用黑字，加黑框，以示悼念。,商务公共关系文书和函电礼仪,第18页,第四节公共关系专业文书礼仪,一、新闻稿,新闻稿，是传输速度快，传输面广，影响较大大众媒体。它包含报纸上登载供阅读文稿，也包含电台、电视台口头播讲文稿。后者在文字上要求更浅显，更口语化些。,新闻稿特点，一是“新”，新近发生事，或虽早已存在却有新发展、新改变情况；二是“闻”，公众喜闻乐见、开卷有益新鲜事物、事理，由新而派生出“快”、及时、快速，慢了就成了“旧”闻，成了历史，是闻必须“真”，编造出来假新闻一文不值，反而会混同视听、扰乱社会。,商务公共关系文书和函电礼仪,第19页,二、公关简报,（一）概念,公关简报是机关、团体、企事业单位为反应情况、汇报工作、交流经验、揭露问题而写一个简短、快速文体。简报，有时也被叫做“情况反应”、“内容参考”、“简讯”、“工作动态”、“快报”等。,（二）作用,1,、反应情况,2,、指导工作,3,、交流信息,4,、宣传教育,商务公共关系文书和函电礼仪,第20页,三、公关广告文案,（一）概念,公关广告是企事业、社会团体等组织向社会广大公众公开宣传某种产品、某项服务一个信息传输形式，意在使公众对组织机构有整体、全方面了解和信任，建立组织声誉，扩大组织著名度和美誉度。,（二）主题,为了使公关广告取得应有效果，即宣传组织、树立组织形象、扩大组织在公众中影响并在公众心目中牢牢扎根，需要确定公关系主题内容：,1.,声誉主题,2.,服务主题,3.,组织内部关系主题,4.,人事关系主题,5.,特殊事项主题,商务公共关系文书和函电礼仪,第21页,