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材料入库管理办法实施细则

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2020年4月19日
文档仅供参考
项目收料员及库管员
材料入库管理办法实施细则

为了进一步加强各项目材料入库的准确性、及时性及操作的规范性，为进一步完善各项手续的流程，保证各种材料有效、合理、充分地利用，根据公司的实际情况，特制订本办法：
第一条 材料入库：验收
一、每月报资金计划的同时由项目部预算员为项目部提供下月生产产值完成工程量预算所需材料总量（分类别提供）
二、各项目部据预算提供的材料用量据施工进度情况，在需要采购材料时必须提前三天由总工长据预计所需材料数量向采购员提出材料需求采购计划，开据材料采购计划单交与采购员进行采购。
三、采购员据各项目开据的材料采购计划单通知供应商送货到项目工地：供应商将货物送到工地后向我方项目收料员（或库管员）提供送货单明细，收料员（或库管员）据送货单明细（资料员所需出厂证明、合格单等）验收材料，检验质量是否合格，清点数量是否相符，检验核对无误后当即开具收料单。收料单及送货单作为供应商挂账的依据。对于技术含量、质量要求高的材料质量是否符合工程施工要求的把关需项目现场施工负责人负责把关，收料及库管负责点数。
四、经营部或者项目部在通知供应商送货到工地时要与对方说明送货到工地要带送货单（或材料明细单），送货单（或材料明细单）与材料同行方可验收，若没有送货单将不予收货，若因无送货单（或材料明细单）而导致收货不及时而影响施工进度的责任由通知送货至工地的经营部（或项目部）负责，而因没送货单（或材料明细单）致使材料不能挂账的责任由收料员及库管员承担。
五、收料单要即时开具，不得延后和补开、虚开，一经发现报公司监察部处理。
六、验收流程：
预算员算所需材料数量→项目经理（或总工长）开据材料采购计划单→交经营部采购员（据材料采购计划单采购）→通知供应商送货（告知供应商发货单必须与货物同行）→项目部验收（送货单、出厂证明、合格证明等）
第二条 材料入库：开收料单
一、收料单分品种分主、辅材各自开具，主辅材：钢材、商砼、水泥、黄砂、碎石、周转材料（木方、模板、撑桐、方木，梁底板等）、加气块、砖、水电材料、五金材料、生产用具、生活用品等，各取一本对应开具，不能混开，以便材料统计核对。
二、收料单要详细填写供应商名称、日期、品名、规格、数量、单位、单价及金额，要字迹工整、不得涂改。
三、收料单一式三联：第一联收料员及库管员留存作为登记入账的依据，第二联为财务联由财务定期收取，第三为客户联给予客户（或采购员）连同送货单、发票（或收据）作为供应商挂账的依据。
四、对主材要统一按单位填开数量：钢材（吨）；商砼（立方米）；水泥（吨）；黄砂（立方米）；碎石（立方米）；木方（立方米）；模板（平方米）；加气块（立方米）；灰砂砖（块）；钢管（吨）；扣件（套）据实开具数量。便于财务与预算进行成本比对。
第三条 材料入库：签字
一、收料单开完后收料员、库管员、现场施工负责人、材料采购员同时在收料单上签字确认方可作为供应商挂账付款的依据，若四方有一方未签字到位，财务将不认可其挂账依据，因此影响供应商不能挂账的责任由未及时核实签字者承担相应责任。
二、若电话通知供应商送货采购员不在工地现场的，收料员（或库管员）开完收料单后要马上电话通知采购员及时过来签字，若项目收料员（或库管员）通知不及时导致采购员签字不及时而影响材料挂账的，其责任由收料员（或库管员）全权负责，若及时通知后采购员未及时签字而引起挂账不及时的由采购员全权负责。为了避免因此后引起责任不明故建议各项目采用短信通知。
三、每月经营部或项目部要及时通知供应商到项目对账签字挂账，供应商需提供发票（或收据）、送货单、收料单到项目与收料员（或库管员）核对数量无误后由收料员（或库管员）在发票（或收据）上签字方可作为挂账的依据，尔后再到其它部门签字，签字手续由经营部负责完成，每月30日前将审批签字到位的材料采购单由各项目部采购员送至财务挂账，当月采购材料当月必须办完手续到财务部挂账。若通知供应商不及时而影响材料挂账的由经营部负责。
第四条 材料入库：登账
一、每笔业务完了之后由收料员或库管员据签字到位的收料单逐笔登记材料明细账，分材料品种、不同型号分门别类进行逐笔登记，详细填写其发生日期、品名、型号（或规格）、数量、单位、单价及金额，并注明相应的收料单号码，账簿登记要求整洁工整不得涂改。
二、第二联由财务定期到项目收取核对是否全部登记入账，核对无误后在登记的材料明细上签字注明此收料单财务已收回，作为核对供应商挂账真实性的依据。
三、每月25日对各项材料进行汇总，在材料明细账上进行月结，编报材料月报表，定期与财务时进行核对。
第五条 收料单领取及回收销号
一、收料单的领取：项目开工后由收料员（或库管员）到财务领取财务登记入册的收料单并核对登记号码及本数签字。
二、每本收料单开完后其留存联要上交财务销号，上交财务前需通知采购员审核并在其封面上签字，财务凭采购员签字认可后的收料单进行销号，对采购员未在其封面上签字的收料单留存联不予销号，未销号的收料单遗失的责任由收料员及库管员承担。
第六条 材料出库
对小型可入库存放的的材料每件出库时需开具出库单，出库单要详细填写领用班组、日期、品名、规格、数量、单位、单价及金额，字迹工整、不得涂改，开完后需由领用人签字，月底汇总报财务，财务据此核实实际库存量，
第七条 材料调拨
一、对各项目相互调拨的材料，调出的由收料员（或库管员）开具出库单，注明项目名称、日期、品名、规格、数量、单位、购进时单价及金额，字迹工整、不得涂改，开完后由负责调拨人签字、收料员、库管员、现场施工负责人、采购员签字，以此作为财务与各项目对账挂账付款的依据。
二、对调入的材料由收料员（或库管员）开具收料单，由调入材料经办人，收料员、库管员、现场施工负责人、采购员签字，作为财务与项目对账挂账付款的依据。
第八条 材料退货
对未用完的材料退货的由库管（或收料员）开具出库单予以退回，出库单上要写明退货名称、数量、金额。
第九条 收料员及库管员后期服务
一、收料员及库管员有义务在供应商送货到工地的第一时间与其说明项目签字程序，并告之在一周内带发票（或收据）、入库单、收料单到项目办理签字挂账手续，并告之其当月若不及时挂账跨月公司将停止挂账，并将不再对此笔未挂账的材料安排材料款，此责任由供应商自行承担。
二、材料供应商办完项目所有签字手续后有存放于收料员及库管员手中代为转交与采购员挂账的单据，收料员及库管员要及时通知采购员到项目收取单据。若通知不及时造成挂账单据积压或者单据遗失而导致跨月挂账或不能挂账的由收料员及库管员自行负责。
第十条 本制度自公布之日起执行，未尽事宜，在执行中修改补充完善。
第十三条 本制度解释权归公司财务部。
03月
财务部