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仓库物资管理规范

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2020年6月23日
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仓库物资管理规范
1.0目的
区别管理与使用职责, 统一物流管理制度, 提高物资使用的监控力度。
2.0 范围
公司范围内的全部物料仓库。
3.0 职责
仓储科
全面负责公司全部物料仓库的管理工作, 承担因管理不善而造成损失的责任, 直接对采购部经理负责。
各部门
协助仓储科开展仓库物资管理工作。
4.0 定义:
4.1 组织机构:
4.1.1 在采购部下成立仓储科, 设主管一名, 全面负责公司全部物料仓库的管理工作, 承担因管理不善而造成损失的责任, 直接对采购部经理负责。
4.1.2 根据物料性质结合当前的管理条件, 参照物料的分类特征, 分设6个管理库区( A、 B区仓库均设立) , 具体负责”原材料库区”、 ”半成品库区”、 ”成品库区”、 ”包装物库区”、 ”低值( 零配件) 易耗品库区”、 ”废品库区”的收、 发、 存日 常的实物保管工作, 对仓库物资进出流程的规范性及合理性负责, 对所辖物资的安全准确承担完全责任, 仓管员直接对仓储主管负责。
4.1.3 仓储主管兼进料和销售发货监控职责。主要负责各类原辅材料进仓及销售出货(含废品销售和材料转让)的全程检查监督, 对进仓流程的规范性、 进仓物资数量的准确性和对发货流程的规范性、 发出物资数量的准确性承担责任。
4.2 各库区所辖物料类别:
4.2.1 原材料库区-----各类土胚拉头.拉片及配件、 塑料米、 各类金属丝、 上下止线、 布胶、 布带、 化工原料等属于公司生产车间生产用的原辅材料。
4.2.2 半成品库区-----尼龙、 金属、 塑钢码装( 含自制) 、 电镀拉头及喷漆拉头( 含自制) 。
4.2.3 成品仓库-----尼龙、 金属、 塑钢条装产品。
4.2.4 包装物库区-----纸箱、 内包装胶袋、 编织袋、 封口纸、 礼品袋、 打包带等用于包装用途的物料。
4.2.5 低值( 零配件) 易耗品库区-----机械用零配件、 劳保用品、 办公用品。
4.2.6 废品库区-----因生产经营性所产生的各类废品, 应严格按照材质分类进行归集保管。
5.0 作业流程: N/A
6.0 作业内容:
6.1 采购入库:
6.1.1 采购部凭经核准生效的”请购单”内容执行采购任务, 并负责于物料到位前把”请购单”送达仓储科—对应的物料管辖库区, 仓库员据此作好收货准备工作 及安排存放仓位。
6.1.2 物料到位时仓管员应核对实物与”请购单”相符后及时通知品管员(或技术员)进行品质检验并出具检验证明(IQC), 仓管员应汇同物控员( 仓储主管) 按经检验合格的实际数量办理入库并即时填制”收货凭证”和登记”物资识别卡”, 并确保单与卡数据的绝对一致, ”收货凭证”必须由经办仓管员、 物控员( 仓储主管) 、 品管员、 送货员共同签名。对于因各种原因无法及时进行质检但又需办理入库的, 应由品管员在”收货凭证”上注明”入库待检”字样, 待实施质检后应向财务部提供质检报告, 该报告内容自少应包括以下内容: 原进仓单号码、 进仓日期、 进仓数量、 抽查比例、 确认合格数量、 品管员签名。会计员在处理”入库待检”物料帐务时应作明显标示, 待收到合格的质检报告后方可履行付款义务。
注: 用友财务软件正式投入使用后各相关的进出仓单据均可由物料会计在系统中录入生成。
6.1.3 仓管员应于办理完入库手续后即时把已登记完整的”物资识别卡”和对应的”收 货凭证”送交物料会计, 并于第二天上午8: 30时以前把”收货凭证”的财务联( 应附有: 请购单.合同、 供应商的送货单) 、 采购联送交采购部, 采购部经办负责人应对”收货凭证”内容的真实性及准确性审核无误后于财务联填上实际采购单价及开票信息并签名确认, 于当日上午9: 30时以前送交财务部主办会计; ”收货凭证”的采购联由采购部妥善保管, 并据此作为申请付款的必备资料及附件。
6.1.4 财务部物料会计审核单、 卡无误后凭”物资识别卡”的入库栏数据即时完成财务软件系统中的”入库单”录入工作, 并把”物资识别卡”和单退还仓管员。主办会计员凭采购部送交的”收货凭证”财务联在软件系统中调出对应的”入库单”进行审核, 在取得正式发票的同时进行物资采购结算, 对在当时无法取得正式发票的”入库单”进行暂估物资采购的结算。
6.1.5 各类原辅材料、 零配件的验收进仓时间为每日的8: 00时至17: 30时, 特殊情况能够延长至晚上21: 00( 须提前通知仓库) , 其它时间均不得受理该项业务, 采购部应负责通知各供应商。
6.2 生产车间领用:
6.2.1 生产车间凭生管员下达的生产指令交车间领料员安排领料, ”指令”内容至少包括( 但不限于) 有: 客户名称、 订货详情单号、 产品名称.规格型号及数量、 各类原辅材料名称.型号及数量, 该指令必须有生管员及车间主任签名方为有效。
6.2.2 各所属库区凭有效的”指令单”内容按实办理出库, 并即时根据实发数量登记”物资识别卡”。 仓管员在办理完出库手续后即时把巳登记完整的”物资识别卡”和对应的”指令单”一并送交驻仓库物料会计, 物料会计审核单、 卡无误后凭”指令单”的内容和”物资识别卡”上出库栏的数据在用友财务软件中作出库的录入工作并打印出”原辅材料出仓单”后卡与单退还仓管员。”原辅材料出仓单”上 应注明”指令单”号并由仓管员及车间领料员共同签名方为有效, 其中出仓单的车间统计联应随货送达车间并由车间主任对数量进行核实签名后于当日转交车间统计员, 财务联由仓管员于第二天上午8: 30时前送交财务部主办会计员。
6.2.3 零配件的领用, 原则上采用以旧换新。因设备故障需更换零配件时, 应由当班责任机修填写”零配件申领单”并由机修、 责任操作员、 领班共同签名后凭”申领单”和旧件到零配件库办理领用。
6.2.4 仓管员凭有效的”零配件申领单”并验收旧件后给予办理出仓, 并即时开具”零配件出仓单”, ”出仓单”应有仓管员和领料人共同签名方为有效。仓管员对回收的旧件应专项保管, 由会计员定期进行清点后办理转移。”零配件出仓单”财务联和对应的”零配件申领单” 由仓管员于第二天上午8: 30时前送交财务部主办会计员。
6.3 销售发货:
6.3.1 所属库区仓管员凭有效的”订货详情单”内容进行备货, 在预定出货时间根据实际数量先登记”物资识别卡”, 并在对应的”订货详情单”上标注发货数量, 把巳登记的”卡”和”单”送交开票员, 开票员在审核卡、 单一致后即时在财务软件系统中开具”产品销售出仓单”, 并经仓储主管审核无误签名后交搬运工随货送达公司指定的装车地点交发货物控员进行核实, 物控员审核无误后于”产品销售出仓单”上签名并监督装车。”产品销售出仓单”门卫联作公司门卫放行依据( 或由行政部门另行制订相关制度) 。
6.3.2 废品物资的出售由采购部负责, 收购商和出售时间由采购部专人负责, 废品仓管员在没接到采购部的书面通知时不得办理废品出库。废品出售时至少应有财务部指派的人员和发货物控员在场监磅, ”废品销售出仓单”由财务部人员填制并与仓管员、 物控员共同签名确认, 废品出售价格以采购部的书面通知为准, 废品收购商凭”废品销售出仓单”的财务联和门卫联到财务部办理缴款, 并由财务部出纳员(或受权代理人)开具”收款收据”, 收款人及缴款人均应签名。”废品销售出仓单”财务联及”收款收据”财务联由出纳员上交会计员, ”废品销售出仓单”门卫联由出纳员加盖”现金收讫”印鉴后与”收款收据”客户联一并交收购商作公司门卫放行依据。
6.3.3 废品出售时间原则上应控制在上午。不允许废品收购车在厂区范围留夜。
6.3.4 对无物控员签名确认, 或不具备6.3.1, 6.3.2条件且单证不完整的, 公门卫均不得受理验货放行。
6.4 生产车间完工产品交库:
6.4.1 各生产车间产品交库时由车间经办人填制”车间产品交库单”(以重量核算的应附磅码单), ”车间产品交库单”的仓库联和车间统计联、 财务联应随货同时由车间送货员送达仓库, 每单件包装上均应明确标示包装数量。仓管员凭”车间产品交库单”(及磅码单)对实物数量进行验收, 经确认数量后按实收情况在”车间产品交库单”的实收栏内填入准确数据并即时登记”物资识别卡”。对实收数量与车间交库数量有差异的, 车间送货员应在确认属实的情况下于实收栏旁边签名以示负责, 对有争议的应待落实清楚后方可办理进仓手续。
6.4.2 仓管员应于办理完入库手续后即时把巳登记完整的”物资识别卡”和对应的”车间产品交库单”的财务联送交物料会计, 物料会计审核单、 卡无误后凭”物资识别卡”的入库栏数据即时完成财务软件系统中的”入库单”录入工作, 并把”物资识别卡”退还仓管员, 财务联由物料会计保管并按顺序定期装订成册交成本会计。仓库联应按顺序定期装订成册由仓库主管保管以备检查。”入库单”的车间统计联在签收后由车间送货员转交统计员。
6.5 车间余料退仓:
6.5.1 车间剩余材料在符合公司质量标准且可再投入生产的允许办理退仓, 由车间填制”退料单”或红字的”原材料领用通知单”, 并由品管员出具品质合格证明方可办理退仓。仓管员凭”单”和”证明”按实收量开具红字的”原辅材料出仓单”, 对退仓余料仓库有权优先安排发放, 车间不得拒收。
6.5.2 对在生产过程中发现材料质量问题并经品管员鉴定属实的按6.5.1程序办理退仓。仓管员对该批材料进行明确标识区别管理, 属外部采购的应及时向采购部反馈, 由采购部负责与供应商联系退货; 属公司自制品的应及时向公司品管部反馈, 由品管部提报处理意见经总经理核准后执行。
6.6 废品交库:
6.6.1 各生产车间在生产过程中产生的直接废品, 或因车间管理因素或操作不当导致材料变质、 零乱(指不能经过整理再利用的)及材料零头一律作为车间损耗办理废品交库。仓管员根据物料类别按实收量开具”废品进仓单”, 并建立明细的废品物资管理台帐。对属于外购材料的废品仓管员应及时把信息反馈给采购部, 由采购部作处理决定。
6.6.2 各生产车间应定期办理废品交库, 每月终时应对车间废品进行全面清理。统计员应对车间的废品情况进行全程监控, 并及时反映异常情况。
6.6.3 属于仓库管理物资因各种原因需办理报废的, 应由仓库主管提出申请, 品管部出具检验证明、 仓储科主管复核, 产品经理审核并出具意见后报总经理核准, 方可由物资仓库办理报废手续交废品仓库进仓。废品仓库仓管员应凭有上述流程的核准件方可受理。
6.6.4 ”废品进仓单”财务联由仓库管理员于第二天上午8: 30时上交财务部主办会计, 财务部应建立相应的帐册对废品物资进行核算。
6.7 管理责任:
6.7.1 各物资管理库区应按物资类别、 规格型号建立明细的”物资识别卡”, 由财务部物料会计对应”物资识别卡”建立物资进出存台帐(库存管理系统), 并由库存管理系统定期或不定期输出物资进出存报表由仓管员与实物、 卡进行核对。物料会计对数据的绝对准确性承担完全责任, 仓储主管、 仓管员承担进、 出手续有效性及合法性责任, 对因管理不善所造成的库存物资损失负直接经济责任, 采购部经理负连带经济责任。
6.7.2 各生产车间的车间主任对各项原辅材料的投入数量负直接管理责任, 对因管理不善造成车间材料明显亏损又无足以证明非管理责任的损失负直接经济责任, 生产部经理负连带经济责任。
6.7.3 各库区对生产车间发货应严格分车间办理, ”原辅材料出仓单”与”指令单”的单位必须一致, ”指令单”仓库联应粘贴于对应的”原辅材料出仓单”存根联背面备查。对因工作失误造成领料车间串户的, 仓管员应负管理责任并给予行政处罚。
6.7.4 严禁生产车间与生产车间之间互相挪用原材料, 如发生将对两车间的主任给予行政小过以上处分, 同时对材料被挪用的车间主任按6.7.2条款执行。
6.7.5 各物资库区对生产车间的发货时段为上、 下午各一次, 各车间的具体领料时间由仓储科与车间沟通后制定。因车间用料计划计算失误造成仓库加班作业的对车间主任(或直接责任人)记行政申戒一次, 并按仓管员实际加班工资(由仓储科提供)的10倍计入车间制造费用, 导致停机待料的由总经室追究车间主任的经济赔偿责任。
6.7.6 每月月终之日各物料管理及使用单位( 生产车间、 仓库) 应组织人员对管理责任范围内的存量物料进行盘点, 并应事前制定盘点计划送财务部, 由财务部指派会计及统计人员参与监盘。
7.0 本规定经总经理批准后于年月日生效。
8.0 本规定的解释权和修改权归公司财务部。
9.0 相关文件:
无
相关附件:
9.1 物资识别卡
9.2 请购单
9.3 收货凭证(或材料进仓单)
9.4 原材料领用通知单( 或生产指令单)
9.5 原辅材料出仓单(或材料出入仓单)
9.6 车间产品交库单
9.7 订货详情单
9.8 产品销售出仓单
9.9 废品进仓单
9.10 废品销售通知单
9.11 废品销售出仓单
9.12 零配件申领单
9.13 零配件出仓单