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会议纪要注意事项

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2020年4月19日
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会议纪要模具
适用范围包括：项目组内部会议、所内汇报会议、司务会、调研会议、客户沟通汇报会议、所内员工参加客户相关会议等。
一、 与会议记录的区别
1、 会议记录：详细具体，较为完整，尽量记录每一位发言者的原话，保密且不公开。以比较真实反映发言者原意为重点。
2、 会议纪要：会议纪要是根据会议记录、会议录音和其它会议资料整理形成文件。一般要求结构清晰、简明扼要的记录会议结论，以简洁的语言反应会议核心内容。
二、格式
1．长城战略咨询的会议记录及会议纪要在格式上一般包括标题、会议信息、会议内容三个部分，必要时能够在会议信息之后增加一个摘要。
2．标题：标题应当醒目、便于查找，一般采取“×××年×月×日×××××的会议纪要（录）”的形式标题一般采取三号黑体字，居中。
3．会议信息：主要包括会议时间、会议地点、参会人员、会议记录人姓名、整理人姓名。其中会议时间要求写明开始和结束时间；会议地点要求尽可能详细、参会人员一般按照单位展开，尽可能写明职位和全名；如果记录人和整理人为同一人，整理人能够不写。会议信息一般采取小四宋体，左对齐。
4．会议摘要：如果会议纪要比较长或者有特殊要求能够增加摘要部分。主要是概述会议的主要内容和结论。会议摘要一般采用小四仿宋或楷体，两端对齐。
5．会议内容：记录会议相关内容。会议内容正文一般采取小四宋体，两端对齐；一级标题一般采取四号黑体，两端对齐；二级标题一般采取小四黑体，两端对其；三级标题一般采取小四宋体加粗，两端对齐。
6．全文一般采取1.5倍行距。
三、记录
1．在开会之前，有关负责人应到指定一名或若干名会议记录人员。与项目有关的会议，从会议参加人中安排，项目秘书参加的由项目秘书负责，项目秘书没有参加的由有关负责人指定；部门管理会议，原则上是部门秘书负责。
2．会议记录的重点包括客户的发言、专家的发言、调研对象的发言、所领导的发言、部门经理的发言、双方或多方达成的一致意见等内容。如果是长城战略咨询员工进行汇报而且有文字材料（PPT或Word），则一般不用记录。
3．有经验的员工能够采取边记录边整理的方式。如果是没有经验或不熟练的员工能够先采取“对话式”的记录方式进行比较全面的记录。
四、整理
1．无论是会议记录还是会议纪要都需要进行整理，会议记录或会议纪要整理的一般要求是按照会议讨论的若干个主题进行整理，整理后的会议记录或会议纪要应当语言通顺、用词准确、没有过多的废话或口语化的语句。
2．如果是调研会议的会议记录，一般是按照调研了多少个问题进行整理。如果是讨论性质会议，能够按照讨论了多少个问题进行整理，也能够直接采用“对话式”的方式进行整理（一个人说了几个问题）。
3．如果不需要发给客户，只作为长城战略咨询内部文件，只需要进行会议记录的整理，不需要凝练会议纪要。如是需要发给客户，但客户明确提出只需要原始记录，也不需要凝练会议纪要。如果是用于与客户沟通的正式会议文件，或者是代客户拟定的上报性、工作性会议文件，则需要提炼形成会议纪要，以突出强调会议的结论，必要时能够将整理后的会议记录、会议纪要一并发给客户。 4．如果需要发给客户，而且客户对于会议记录或会议纪要有特殊的要求（如固定套路、行文风格等），特别是针对政府部门，则应当形成一份参照本指南的 规定执行的会议记录，同时形成一份采用客户惯用的方式整理的会议记录或会议纪要。
5．如果是代拟政府的会议纪要（如上报领导、部门间行文），正文能够采用四号、小三号、三号仿宋体，题目采用小二号、二号黑体，一般用不到标题。
五、后续
1．会议记录或者会议纪要完成后，应当根据规定放到KMP平台上。
2．如果必要，在会议记录或会议纪要发出之前，相关负责人应当进行检查。
六、技巧
1．会前准备好会议记录的必要工具。笔记本电脑：最好是充分电、有使用者习惯的输入法、有录音笔驱动程序、确定运行没有问题。录音笔：备好两倍的电池，而且清空其存储空间。笔记本和笔，以备不时之需。
2．经常会有不认识的人员。推荐集中解决的方法：会议前和参会人员交换名片；拿到会议签到表格；注意主持人的介绍和会议人员自我介绍；注意会议人员的发言。如果实在不行，就选择一个原点（如门、某一个重要的人等）进行编号，会议结束之后再问其它人。
3．如果可能，应当尽力拿到参会人员的发言材料或者其它参考材料。
4．如果可能，会议最好有两个人参加，一个人主要负责会议记录，一个人主要负责聆听并记下关键点。在少数情况下，可能出现客户一开完会议就希望有会议记录或纪要的情况。