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费用管理制度规范

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费用管理制度
一 总则
第一条 为完善公司财务会计制度, 加强和规范公司财务会计基础工作, 进一步推动现代企业制度的建立, 根据《中华人民共和国会计法》、 《企业会计准则》、 《企业财务通则》、 《工业企业会计制度》、 《工业企业财务制度》、 《商品流通企业会计制度》、 《商品流通企业财务制度》和国家颁布其它有关制度和法规, 特制定本制度。
第二条 本制度适用于家辉公司及将来资源整合后的各分支机构( 指各分、 子公司和办事处, 以下简称分支机构) 。
第三条 各子公司均进行独立的会计核算,各办事处的业务收支均纳入家辉公司的会计核算。所有公司执行的会计制度、 会计核算方式和计算统计口径由家辉公司统一规定, 任何人员未得到家辉公司的批准, 不得擅自修改或变动。
第四条 各分支机构应于次月5日前将各自的对外会计报表呈报家辉公司财务部; 月底8日前将管理报表呈报家辉公司财务部, 家辉公司应在次月10日前编制合并财务报表, 次月15日前编制合并管理报表。会计报表至少应包括资产负债表、 损益表、 现金流量表, 管理报表由家辉公司统一制定。

二 公司员工出差管理办法
第五条 为适应公司员工国内外办理公务之需要, 规范差旅费开支标准, 特制定本制度。
第六条 差旅分类及核准权限详见员工出差核准权限表

差旅种类
职 务
核 准 人
国

内
出

差
总裁
总监
常务副董事长
总裁
部门经理
主管总监
其它员工
主管部门经理
国外出差
境外办理业务
总裁和董事长

第七条 公司员工出差或外勤需预支款项者, 应事先按照财务规定的手续填制《借支单》、 连同《出差核准单》按规定核准权限核批后, 可办理支款手续; 差旅费借支的数额由出差核准人审核, 但最终由财务人员根据实际情况核批。出差或外勤期间如遇有遗失财物或文件, 应由当事人自行负担有关责任。特殊情况下发生的事故, 由公司视具体情况酌情处理。
第八条 公司外差人员应于出差归来后一日内及时向所在部门销差, 并如实填制《差旅费报销单》由所在部门负责人核签, 由主管总监核批, 及时办理有关报销手续, 财务部门应对往来借款每季度清理一次, 及时书面通知其主管上级督促销帐, 在接到通知后一周内无财务部门认可的理由仍不销帐的, 财务部门可扣发借款人的工资, 待报帐时补齐。凡在财务有欠款未结清的, 财务部门裁定无特殊理由的, 财务部门有权拒绝继续借款。
第九条 销售体系人员差旅费报销必须向财务提交销售体系专用的《出差申请》和 《费用报销清单》, 否则财务可要求补齐手续再办理报销手续。销售人员的费用必须当月报销( 不限次数) , 由于出差等原因, 本月的费用最迟不超过次月5日前报销。
第十条 交通工具乘坐标准适合所有员工, 部门经理以上负责人紧急情况可申请乘坐飞机, 但必须事先经分管总监审核, 报总裁批准, 并在出差核准单上签明乘坐飞机, 其它人员原则上不得乘坐飞机。不同级别的人员一同出差, 交通工具可从高适用标准执行。
表一: 交通工具标准

人员
类别
公司董事、
总裁及总监
部门经理
其它人员
交
通
工
具
火车
软卧
硬卧
硬卧
轮船
二等舱
三等舱
三等舱
飞机
经济舱
——
——

第十一条 住宿标准
1 员工在公司统一安排住所的地点出差, 由公司行政部统一安排住所, 确实全部住满, 必须经行政部签字确认、 分管总监批准, 方可按规定住宿标准报销。
2表二: 适用于公司所有员工短期培训、 会议、 办理业务等出差。以上人员在下列标准范围内据实报销, 超过标准的部分财务人员可拒绝报销, 特殊情况必须报请主管总监审核并说明原因, 报公司总裁核准。

表二: 住宿标准 元/天.人
类别
职位级别
总裁及总监
部门经理
其它人员
住
宿
标
准
A类地区
450
200
200
B类地区
400
200
180
C类地区
350
150
150

3 地区分类标准
A类地区: 北京、 上海、 青岛、 南京、 无锡、 苏州、 宁波、 杭州、 深圳、 珠海、 厦门、 福州、 广州。
B类地区: 除A类以外的各省及自治区的省会以及天津、 重庆等其它直辖市;
C类地区: A、 B类地区外的地区。

第十二条 员工外出培训在15天以上的, 应住培训部门的招待所, 其住宿费标准最高限额为100元/人.天。
第十三条 出差补助标准( 不分在途和住勤, 包括伙食补贴、 市内交通费) :
1 所有人员按出差地类别在报销时发给出差补助( 不含总监以上人员和特定项目现场开发人员) : 省会以上城市50元/天, 其它地区40元/天。
2 公司总监以上人员出差交通费、 伙食费实报实销, 不享受出差补贴。
3 乘火车6小时以上可乘坐硬卧: 夜间( 20: 00—次日6: 00) 乘车6小时以上, 未乘坐硬卧可享受硬座票价一半的夜间乘车补贴。
4 公司送往外地培训的职员, 培训期15天以内的, 按出差对待, 培训期在15天以上的, 发给伙食补助费每人每天20元。公司内部的组织的培训, 膳食由公司统一安排, 不再发放补助。
第十四条 市内交通费
1 出差人员享受了出差补助的, 一律不得报销市内交通费; 非出差市内办理公务, 须按职务消费管理办法由分管总监批准签字凭票报销。
2 乘飞机可凭据报销相当于到机场的民航车车费。
第十五条 其它费用
1 员工因办公事须用公司的车辆, 须到行政部门办理申请用车手续, 其费用按行政部门的规定计算, 纳入用车部门或个人费用考核;
2 确因工作需要, 临时改变出差时间, 经分管总监签字批准可凭票报销退票。
3 确因工作需要, 临时改变出差时间, 经分管总监签字批准可凭票报销退票费, 但最高不能超过票面价值的20%, 而且其退票费的30%计入分管总监的定额费用;
4 员工按公司规定享受的探亲和休假, 可按规定的标准报销旅差费, 但不享受补贴。
5 以上所有费用均按部门或个人进行归集和记载, 计入个人费用定额和部门费用预算进行考核。

三 职务消费管理办法
第十六条 职务消费指完成个人工作目标所产生的应酬费用、 礼品费用等。
第十七条 职务消费定额标准为: 总裁: 10000元; 经营总监: 9000元; 行政总监: 8000元; 部门经理: 800元; 对外业务部门员工: 200元。公司内部事务管理部门按此标准下降20%, 外部事务部门按此标准增加20%, 不同的工作岗位在公司发展的不同时期可能存在对内或对外的业务差异, 各岗位将在每季度的绩效考评时明确标明属于外务或内务岗位。
第十八条 职务消费管理: 职务消费每月初凭发票报销上月费用, 超过部分由个人负担, 结余部分可延至下月使用, 年终绩效评估时, 对费用结余而工作目标完成良好的员工进行奖励。
第十九条 公司特殊应酬包括会议礼品、 宴请厅级以上客人或涉及公司形象的重大公关活动, 其费用不在职务消费内开支, 由总裁批准, 公司另行支付费用。
第二十条 财务部门按职务消费开支的个人进行归集和考核, 任何人所属部门发生了变化, 都不改变个人费用的跟踪统计和考核。
四 日常财务手续办理程序规定
4． 1 借支款项
第二十一条 借支差旅费用
1 须向财务提供的借款手续: 经批准的《出差核准单》、 《借款单》;
2 出差核准: 按《员工出差管理办法》执行;
3 借款核准: 一般员工, 由部门经理以上核准; 部门经理以上员工, 由分管总监核准; 其中3000元以上的借款, 必须由分管总监核准。
第二十二条 借支购物款项
1 须向财务提供的借款手续: 经批准的《物品请购单》、 《借款单》;
2 购物核准: 所有的日常消耗性物品的采购, 均需填制《物品请购单》, 并由各部门/子公司审核后, 报行政部批准并安排采购, 任何部门不得未经行政部批准擅自采购消耗物品;
3 借款核准: 由行政部统一安排, 其中5000元以上的物品采购必须由行政总监核准。
第二十三条 借支公关、 市场费用
1 须向财务提供的借款手续: 经分管总监或总裁批准的《业务裁决书》或《公关、 市场费用申请报告》、 《借款单》;
2 借款核准: 财务总监审核、 分管总监或总裁审批。
第二十四条 借支定额备用金
1 须向财务提供的借款手续: 可长期使用定额备用金的部门( 如行政部) 和人员可借用定额备用金;
2 借款核准: 总裁。
第二十五条 其它零星借支
1 须向财务提供的借款手续: 由财务部门规定的借款手续、 《借款单》;
2 借款核准: 根据具体情况而定, 由总裁裁定其核准人。
4．2 支付、 收取款项
第二十六条 工程项目收、 付款
1 收款依据: 《正式合同》收款条款、 由销售和技术部门确认的收款条件;
2 收款程序: 财务部门通知此项目销售人员按合同收款—负责此项目施工的项目经理收款—财务部门派收款专员收款;
3 付款依据: 《正式合同》的付款条款、 经财务经理和总裁签字的商务部门的《付款申请书》;
4 付款程序: 商务部门提出付款申请—分管财务人员验证合同—财务经理审核—行政总监批准—财务付款。
第二十七条 费用支出付款
1 付款依据: 有经手人、 部门负责人、 批准人签字的《费用报销单》, 需要经行政部仓库验收的还须附《入库验收单》, 其中各种报销的发票、 原始单据、 附件必须符合财务的规定和要求, 财务人员有权拒绝支付手续不齐或原始单据不符合财务规定的款项。
2 付款程序: 经手人填制《费用报销单》—直接上级签字—( 费用总额在5000元以下的付款由财务经理审核, 5000元以上的付款由行政总监审核) —总裁核准—财务付款。
第二十八条 固定资产购置付款
1 付款依据: 2万元以上金额需经公司总裁审核、 董事长批准, 2万元以下由总裁批准的《固定资产购置计划》、 公司技术部门和行政部的《验货单》、 行政部仓库的《入库验收单》;
2 付款程序: 经手人填制《费用报销单》—行政部经理签字—总裁核批—财务付款。
4．3 报帐销帐
第二十九条 差旅费用
1 报帐依据: 《出差核准单》、 《差旅费报销单》、 《公司员工出差管理办法》;
2 报帐程序: 出差人员填制《差旅费报销单》—财务审核—出差核准人核批签字—财务报帐。
第三十条 通讯费用
1 报帐依据: 《公司预算管理办法》、 《通讯费用管理办法》真实有效的电信部门的单据;
2 报帐程序: 费用报销填制《费用报销单》—财务审核—直接主管核批—财务报帐;
第三十一条 职务消费费用
1 报帐依据: 《公司预算管理办法》、 《职务消费管理办法》、 真实、 合法的原始发票;
2 报帐程序: 费用报销人填制《费用报销单》—财务审核—直接主管标准—应酬费规定核准人签字—财务报帐。
4．4 专项费用申请和开支
第三十二条 市场费用
1 由销售体系在年度费用预算中划出, 作为市场部专项费用, 市场部必须在费用预算范围内, 每月初递交经过销售总监批准的市场费用申请表, 提出资金使用计划, 报财务总监审核后, 方可按批准的资金额度使用;
2 市场费用购买礼品只限于公司形象宣传的小礼品, 禁止以购买礼品之名, 用于业务招待和个人消费, 否则财务可拒绝报销。
五 个人通讯费用管理办法

第三十三条 每月个人通讯费可报销最高限额为: 总裁: 1500元; 总监: 1200元; 行政部经理: 400元; 人力资源经理: 400元; 司机: 200元; 外勤: 100元; 内勤: 100元; 财务经理: 400元; 公关市场部经理: 800; 市场专员: 200; 工程部经理: 500元。
第三十四条 个人通讯费用原则上公司只报销公务电话部分, 为了开支合理而减少工作程序, 规定手机费中85%由公司负担, 15%由个人负担, 超过最高限额的, 超过部分完全由个人负担。
第三十五条 对于工作目标完成良好, 通讯费用有结余的员工, 年终总结时将结余总额的50%奖给个人。

六 市内交通费管理办法
第三十六条 市内交通费开支标准( 含使用公司车辆)
单位: 元
体系
职 务
交通费
备注
公司总部
总裁
实报实销

总监
1200

人力资源行政
经理
300

外勤
150

内勤
100

财务
经理
300

公关市场
经理
600

专员
300

发展规划
经理
300

第三十七条 交通费的管理
市内交通费采用限额报销, 财务部门严格控制。任何人都不得以任何理由突破限额, 财务对超过限额的费用不予报销。对节省的费用可按节约额的50%奖励给个人, 每年结算一次。
财务部门按交通费开支的个人进行归集和考核, 任何人所属部门发生了变化, 都不改变个人费用的跟踪统计和考核。
七 部门公用费用管理办法
第三十八条 部门公用费用标准
单位: 元
体 系
通讯费
业务费
交通费
备注
人力资源行政部
1000
5000

财务部
500

1500

公关市场部
1000
5000

新品开发部
500
3000
1000

发展规划部
500
3000
1000

第三十九条 部门公用费用的管理
1 财务部门按业务公用费用开支的部门进行归集和考核, 经办人所属部门发生了变化, 都不改变部门费用的跟踪统计和考核;
2 所有业务应酬费一般按经手人进行统计和核算, 经批准人核批并指明费用承担者, 可统计在费用承担者名下。
3 按体系管理的公共应酬费用, 由分管总监掌握使用, 不得固定划分到人。
4 所有人员的业务应酬费都必须由其开支批准人严格控制, 财务部门按相应的开支标准和总预算予以报销, 超过标准和总预算的, 财务能够拒绝报销, 特殊情况可由分管总监或总裁批准。