商业折扣管理规定.doc

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商 业 折 扣 管 理 规 定
归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册――财务系统分册
文件编号：鹏润－财—非商品收入002
撰写单位：鹏润投资（国美电器）财务中心
版 本：第一版
生效日期：2004年4月1日
机密等级：□ 机密 ■一般
合计页数：14 页 正文页数：8 页
附件个数：5 个
制度正文目录：
目 录
页次
1、目的
1
2、范围
1
3、名词解释
1
4、职责
1
5、作业内容
1
6、注意事项
8
7、附件
8

总裁审批

管理研究室审核

撰写人

1. 目的：为依据合同条款及公司规定准确计算及时收取，保障公司利润及时获取，不流失，加快资金回收速度，特制定本规定。
2. 范围：
2.1适用范围：本规定适用国美电器总部财务中心、采销中心；各分部财务部及采销部门；国美电器物流公司；
2.2发布范围：鹏润投资（国美电器）各中心、各部门，各分部，国美电器物流公司；
3. 名词解释：
3.1商业折扣：我公司销售供应商商品后，供应商以我公司在其处进货额（或回款额）为根据，依照双方约定的条款给予我公司的进货折扣。
常规商业折扣：包括月度商业折扣、年度商业折扣。
特殊商业折扣：包括单台折扣、开箱费、特殊折扣、等以双方签定的补充协议为准。
3.2进货后回款额：我方实际支付给供应商的货款，加上我方采取帐扣方式收取供应商的各种应收款项（帐扣的降价款、退残款、退货款除外），具体计算以我方的结算单据为准。
3.3实际进货额：我方从供应商方购进的商品的全部价款减去降价款、退货款、退残款以后的余额。
4. 职责：
无
5. 作业内容：
5.1商业折扣的收取时间：
5.1.1月度商业折扣：次月20日内收取
5.1.2年度商业折扣：每年6月30日、12月31日为年度商业折扣结算日，按全年最高商业折扣率计算，供应商在7月31日和次年1月31日之前将期间发生的年度商业折扣支付给我方。合同到期后双方按实际销售规模计算全年度商业折扣，实际年度商业折扣金额减去供应商已支付给我方的年度商业折扣金额即为供应商应支付给我方的所余年度商业折扣金额。该笔商业折扣供应商须在合同期满后一个月内支付给我方。合同另有约定的，按合同约定执行。
5.2商业折扣的收取方式
5.2.1帐扣方式：货款结算时，按扣除应收商业折扣后净额支付。
5.2.2现款支付方式：支票、电/汇票；以现款方式支付各项商业折扣的，如逾期仍未支付，则可在下次的货款结算中扣除。
5.2.3供应商支付商业折扣，必须将商业折扣款直接交到我公司的财务部门（由我方的财务人员开具相应的发票），不得交给他人代收，否则一切责任由供应商自行承担。
5.3商业折扣税票处理
5.3.1我方向供应商按扣除商业折扣后的差额付款，供应商在增值税票上直接列明折扣率和折扣额，我方不再向供应商开具发票。
5.3.2供应商向我方全额开具增值税票。供应商向我方支付商业折扣，我方再向供应商开具零售发票或办理折让证明，然后我方向供应商全额支付货款。
5.3.3对于帐扣除商业折扣、利润补偿款、按率收取的卖场管理费、降价、退残款的其他各种款项，供应商必须开具全额增值税票，我方可开具服务业发票。如果供应商开具净额发票，必须加收17%的税款损失，且我方不再给供应商开具任何发票。
5.4各等级供应商享有的商业折扣结算政策
5.4.1 A级供应商：对于应收的返利、补利、降价款、退残款因供应商的确认等原因影响结款的，可以由供应商授权代表签字给出交纳日期后支付货款，但时间最长不得超过20天，到期未交则停止付款，其他费用应按合同规定执行；
5.4.2 B级供应商：对于应收的返利、补利、降价款、退残款因供应商的确认等原因影响结款的，如需支付货款供货商必须提供其公司财务部门出具的承诺以上应交款项交纳时间的函件（函件必须明确不能及时交纳的原因，并给出交纳的最终时间，时间最长不得超过20天），该函件需要加盖其公司财务专用章或公章，到期未交则停止付款，其他费用应按合同规定执行；
5.4.3 C级供应商：对于应收的返利、补利、降价款、退残款及其他应收款项必须严格按照合同规定交纳，不允许欠收。
5.4.4 D级供应商：各分部结算人员对D级供应商必须立即停止付款，在相关问题解决后接公司通知支付货款。
5.5商业折扣的核算
5.5.1收入会计必须于每月10日前计算出当月到期应收经销商品商业折扣。商业折扣的计算应当有合法的原始依据，该原始依据必须是以下所述其中之一：①帐表系统（新中大）已记帐的相关明细帐。②进销存系统（金力）相关数据。不能将未经核实的任何外部单据或数据作为商业折扣的计算依据。③合同约定条款。
5.5.2商业折扣的计算期间
月度商业折扣：每月1日-每月月末最后一天。
年度商业折扣：按合同条款执行。
合同中另有规定的，按合同条款执行。
代销商品实际销售额低于保底销售额，应以保底销售额与实际销售额的差额为基数计算供应商应补偿的利润（含帐面保证毛利润和商业折扣）。按月结算时，商业折扣率以月商业折扣率、单台商业折扣率的和计算；被末位淘汰的，提前计算年商业折扣率。
5.5.3收入会计必须建立手工（EXCEL形式）收入台帐，详细登记各项收入的应收、实收和欠收情况，不论在会计核算上如何进行帐务处理，收入会计必须严格按收入的真实项目在台帐、报表上进行登记，每月应依照相关会计科目的本期发生额与收入台帐、报表的相关收入项目进行调整并核对，按核对无误的数据填报收入明细表，作为损益表的辅助报表。
5.5.4特殊机型商业折扣的计算
5.5.4.1凡是商业折扣率发生变化的机型，应签署《特价机协议》、《特供机协议》或《包销协议》另行规定，否则视同正常机型计算商业折扣。包销机、特供机、特价机销售额计入全年销售规模。
5.5.4.2特价机商业折扣计算的规定
5.5.4.2.1特价机是我公司从供应商处以特殊供货价格进购的商品。因其对应的商业折扣政策与正常机型存在差异，往往点位较低，对此能否正确分辨特价机型与正常机型将直接影响商业折扣的收取数额。特价机必须以特价机协议为依据，并且同时符合如下条件方可适用特价机政策。
在协议有效期内入库。（带货安装商品不受此限）
品名、型号与协议规定完全一致。
特价机总量不得超过协议规定的数量。
入库价与协议规定的现供价完全一致。
包销机、定制机及特供机不属于特价机。
特价机合同必须报总部审批，未报总部审批的，商业折扣应按正常机计算；特价机协议到期后，商业折扣也应按正常机计算。
特价机的销售数量超过特价机协议中规定的审批数量的，超出的部分按正常机型收取商业折扣。
特价机销售额应计入全年销售规模。
供应商在半年内提供的各种特价机的总量，不得超过该品牌品类商品半年累计供货量的20%（合同另有约定按合同约定执行）。特价机进货每半年核算一次，超出限量部分应按主合同书及相关附件之规定计算商业折扣。
5.5.4.2.特价机进货超20%应补利润计算方法
A 特价机进货超出半年度累计进货额20%部分，按照特价机进货时间段进行划分，即以特价机进货超过占比的时间至合同结束期为准，该期间的特价机进货统一按正常机点位计算应补收的综合利润。
B 在此举例进行详细说明：
某分部下半年累计进货1000万，其中有3笔特价机进货，正常机返利5%。
项目
进货时间
特价机进货额
特价机返利点位
A
2003.09.01
100万
3%
B
2003.10.01
200万
2%
C
2003.12.01
100万
1%
合计
400万

特价机占比超过20%的进货额为：400-（1000*20%）=200万，按照序时原则确定应补偿利润，至合同期结束10月1日与12月1日进货共200万元超过限量。其中，10月1日进货100万元，应补偿利润为100*（5%-2%）=3万元，12月1日进货100万元，应补偿利润为100*（5%-1%）=4万元。综上得出，特价机超过限量部分应补偿的利润为7万元。
在核查特价机占比时，对超过特价机考核占比的该品牌、品类供应商应填列附表“特价机超标应补偿利润计算表”。 “特价机超标应补偿利润计算表”（见附件7.1）进行编号一式两份，一份收入会计留档保存，一份作为入帐的依据与原始凭证一并保留归档。
5.5.4.3新开分部、门店特价机考核计算
新开分部开业后前5天（含第5天）的特价机销售成本不记入特价机的占比，即特价机的进货额扣除开业后前5天特价机的销售成本。因此，特价机占比的计算公式为：
［特价机进货额（分品类品牌供应商统计）－特价机开业后前5天的销售成本］/全部商品进货额（分品类品牌供应商统计）=特价机占比 （此占比各分部应控制在20%以内）
新开分部开业后半年考核期内新开门店时，新开门店开业后的前3天（含第3天）的特价机销售成本不记入特价机占比，即特价机的进货额扣除开业后前3天特价机的销售成本。因此，特价机占比的计算公式为：
［特价机进货额（分品类品牌供应商统计）－特价机开业后前3天的销售成本］/全部商品进货额（分品类品牌供应商统计）=特价机占比 （此占比各分部应控制在20%以内 ）
5.6商业折扣对帐、确认
5.6.1收入主管与每一供应商确定具体的对帐时间及方式，确保商业折扣在付款时及时扣收或收缴。
5.6.2对帐通知函（见附件7.2）的格式及填写规范：
5.6.3对帐通知函一式三份，应连续编号，要求有供应商签字盖章及我方收入会计的签字及盖章（财务章），收入会计留存一份，供应商一份，一份作为帐务处理的原始凭证。
5.6.4对帐通知函必须同时取得供应商签字、盖章。如取得供应商合法授权书，可直接由签字人签字确认，但授权书必须与合同正本一同妥善保管。
5.6.5月度、季度、年度商业折扣应分开填列，不得在同一份对帐通知函列示。
5.6.6收入主管应对对帐通知函进行严格审查，确保商业折扣计算准确，相关政策无误及原始依据真实合法。一经发现漏算、少算商业折扣的由收入主管同相关责任人承担连带责任。
5.6.7要求每月20日前必须与供应商核对完毕，未与核对完毕的，收入主管不得批准对该供应商结算货款。如遇特殊情况必须结算的，由采购人员提出申请和与供应商进行核对的期限，报分部总经理审批后，收入主管才可审批付款。收入会计应确保在批复期限内，与供应商核对完毕。针对一个供应商只能进行一次特批，在批复期限内仍未核对完毕的，收入主管不得再批准付款，结算部门必须停止对该供应商任何款项的支付并确保应付款余额大于应收的商业折扣金额。各分部结算人员对此应给予严格控制。
5.6.8如因合同滞后等原因需调整前期已核对完毕的商业折扣，收入会计应同时填写商业折扣调整说明书（见商业折扣报表3-5）附相关原始依据作为当期对帐通知函的附件并留档保存。
5.6.9代销商品的商业折扣在结款时直接计算扣收，不再与供应商进行核对。
5.6.10对供应商合法授权书（见附件7.3）的规定
A 凡是需要在公司同供应商之间进行往来确认签字的厂家业务人员必须要求持有该公司出具的正式授权委托书（授权委托书要求提供供应商营业执照复印件、法定代表人签字、被授权人签字，两人的身份证复印件、并在授权委托书原件、两人身份证复印件上加盖公章，才能作为一套完整的授权书），请各分部对厂家业务员（供应商代表）的授权委托书进行全面清查、整理，注意其权限范围、有效期限，如有遗失或不全的立即补充完整。今后无厂家授权委托书的业务员的签字，财务人员一律不予认可，此项工作要求4月15日前完成，对于拒不合作的厂家将停止货款支付；法定代表人为外籍人士的供应商可暂免提供法定代表人身份证复印件。
B 授权委托书必须是原件，复印件、传真件无效。授权委托书原件需交分部收入管理组，收入管理组编制授权委托书明细表（见附件7.4），并将该表下发分部全体结算人员、收入人员。授权委托书由分部收入组按合同管理标准进行存档保管。如遇工作交接时，必须交接清楚。如遇超过有效时限、授权权限以及供应商更改委托人等此类事项，则必须提供新的授权委托书，原授权委托书必须同样保管，不得私自撤回或销毁。
C 商业折扣、账面补差、促销补差、降价补差、其他收入、备忘录等必须由授权委托人签字或加盖供应商公章（财务专用章）方可生效。
D 供应商代表领取货款（支票、银行承兑汇票）时，必须由厂家授权书指定人员领取，严禁非授权人员领取。如遇特殊情况，授权委托人不能领取，可由供应商提供临时授权书指定专人领取。
5.7商业折扣报表
5.7.1报表的种类、名称及报送时间
报表种类
具体报表名称
报表编号
报表数据截止日期
分部报送截止日期
综合分析
报表
经营品牌综合分析报表（当月）
1-1
每月最后一天
每月13日
经营品牌综合分析报表（累计）
1-2
商业折扣
报表
收入情况汇总表
3-1
每月最后一天
每月3日
月度商业折扣计算表
3-2-1
代销商品商业折扣计算表（每月27日报送一次）
3-2-2
特价机商业折扣月计算表
3-2-3
季度商业折扣计算表
3-3
年度商业折扣计算表
3-4
商业折扣计算调整说明书
3-5
商业折扣实收明细表
3-6-1
以前年度商业折扣实收明细表
3-6-2
商业折扣欠收明细表
3-7
5.7.2报表的填制基本说明
报表以“人民币元”为单位。
“品类”指总部采销部门划分的商品类别。
厂家名称要求填写全称。
各分部结算会计和出纳在制作记帐凭证时必须在摘要中注明商业折扣所属对帐通知函的编号，每月月末最后一天收入会计依据商业折扣明细帐登记商业折扣报表中的实收数据。如因记帐人员的错误造成商业折扣漏收、少收的，少收的部分将由责任人承担。
收入会计每月定期（3日）向总部财务中心（电子邮件的方式）、分部总经理、采销总监（经理）报送商业折扣报表（见附件5）、综合分析报表。报表报送要求见各明细表后填报说明。
5.7.3账表核对与报表报送其他要求：
经营品牌综合分析报表中的销售额和账面毛利每月与会计核算部每月出具的销售收入明细表中的销售额和账面毛利核对一致；
每月3日商业折扣实收金额应与会计核算部每月出具的内部损益表中的“返利收入”核对一致；
报表报送前，收入主管和收入会计应认真审核，保证报表的准确无误，勾稽关系正确；
分部报表应将每次总部审核后正确的报表做好数据备份工作，同时打印一份归档，以备查阅。
6.注意事项：
无
7.附件：
7.1 特价机超标应补偿利润计算表
7.2 对帐通知函
7.3 授权委托书
7.4 授权委托书明细表
7.5 商业折扣明细表