中储库零件接收入库管理程序剖析.doc

1 范围
本程序适用于哈飞汽车工业集团有限公司（以下简称公司）。
本程序适用于哈飞汽车中储一、二库零件接收入库流程的管理。
2 目的
旨在规范公司中储一、二库零件接收后在U8v11.0系统中入库流程，指导相关人员实际操作，提高信息系统数据的准确性，保证账务的清晰。
3 术语和定义
3.1 入库业务：包括采购入库和哈飞物流其他入库。
3.1.1采购入库: 主要应用于供应商到货及故障件返厂两种业务，采购入库单按照入库类别分为两大类：蓝字采购入库单及红字采购入库单。蓝字采购入库单主要应用于正常供应商到货，红字采购入库单主要应用于故障件（包括车间返回故障件及开箱故障）返供应商。
（1）故障件（车间料废）供应商返厂入库：车间生产过程中出现故障件，经质量部鉴定为料废后，由车间返回中储库房，当供应商返厂时，数据员进入红字采购入库单进行“不合格品”的“到货入库退回”操作。
（2）开箱故障供应商返厂入库：中储库房在再包装过程中开箱发现故障件后，当供应商返厂时，数据员进入红字采购入库单进行“不合格品”的“到货入库退回”操作。
3.2 哈飞物流其他入库：主要应用于期初入库、调拨单入库业务。
（1）期初入库：新系统搭建后，将初始数据录入到系统中。
（2）调拨单：主要应用于两个仓库之间的物料进行相互调拨业务，操作时自动生成“其他出库单”和“其他入库单”。
4 职责
4.1 采购部生产物流处
4.1.1 物流体系管理室负责本文件的起草和修改。
4.1.2中储库负责零件的接收、入库。
4.1.3 中储库按文件要求操作。
4.2 财务部：负责中储库房的监控管理工作。
4.3 供应商
4.3.1 供应商零件包装需符合标准，防止零件损坏。
4.3.2 供应商零件运输途中要有防雨雪及防尘措施。
4.3.3 供应商包装有合格证，送货时须有货物清单及自检报告。
4.3.4 遵守哈飞汽车各项规章制度。
4.4 卸货公司
4.4.1 遵守并执行主机厂的各项管理制度及安全要求。
4.4.2 卸货时确保物资无损。
4.4.3 积极配合主机厂临时性卸货需求。
5 工作要求及程序
5.1 工作要求
5.1.1 供应商到货采购入库(蓝字采购入库)
（1）中储库保管员按照接收货物的具体要求根据供应商（代理商）提交的送货单据对货物进行核对，根据实际接收的货物名称及数量去数据员处打印入库单。
（2） 数据员进入U8V11.0系统中蓝色采购入库单，仓库选取合格品，入库类别为“到货入库”，按保管员接收表输入数据，核对后打印入库单。保管员、供应商（代理商）分别在入库单上签字。
（3）数据员将入库单五联均返给保管员。保管员将粉联转给供应商（代理商）人员留存；黄联给卸货队留存；蓝联及质检报告转给提验员进行提验；审核员在保管员的白联、绿联上签字，白联由保管员留存，绿联返给审核员。
5.1.2故障件（车间料废、开箱故障件）返供应商采购入库（红字采购入库）
（1）配送到车间零件产生料废故障，返回中储库，当供应商返厂时，由保管员拿车间开具的故障单去数据员处打印入库单。
（2）数据员进入U8V11.0系统中红字采购入库单，仓库选取“不合格”，手动改写入库类别为 “到货入库退回”，按故障单内容输入数据，输入的数据必须为“负数”，核对后打印入库单。保管员、质量员、供应商分别在入库单上签字。
（3）数据员将入库单五联均返给保管员。保管员将粉联、黄联返给供应商；绿联转给质量员留存；审核员在保管员的白联、蓝联上签字，白联由保管员留存，蓝联返给审核员。
（4）粉联返给供应商作为对账依据，黄联作为开出门证的依据。
开箱故障件返供应商时，同上（2）至（3）的操作。
5.1.3 其他入库（期初入库、调拨）
（1）合格品库、不合格品库的调拨
1）中储库再包装过程中发现开箱故障时，及时通知质量员、保管员。保管员填写《收货差异调整记录表》，保管员、质量员、保管/数据组长必须签字确认。
2）数据员根据各方签字后的《收货差异调整记录表 》，进入 “调拨单“进行操作。需添加“转出部门”、 “转入部门” 、“转出仓库”选取“合格品库”、“转入仓库”选取“不合格品库”、“出库类别”选择“调拨出库”、“入库类别”选择“调拨入库”，填写调拨 “数量”（若是颜色件需要输入颜色），其他选项可选择填写，数据员做“审核”操作后，系统自动生成其他入库单、其他出库单，打印入库单和出库单。
3）数据员将单据的五联均给保管员 ，调拨其他入库单由保管员留存白、粉联；审核员留存黄、蓝联；质量员留存绿联。调拨其他出库单留存与调拨其他入库单的单据相同。即保管员留存白、粉联；审核员留存黄、蓝联；质量员留存绿联。
5.1.4 回冲
（1） 再包装开箱过程中发现零件与实际入库的左右撇颠倒时，由保管员填写《收货差异调整记录表》，保管员、保管/数据组长必须签字确认。
（2）保管员将最初入库单据白联和绿联收集，数据员根据《收货差异调整记录表》及原始入库单据找到系统中的该单据，选择“回冲”进行操作。
（3）数据员按照正确的零件号、数量进行输入，打印新的入库单。
（4）数据员将新打入库单五联均返给保管员。保管员将粉联代供应商（代理商）人员保管并转给供应商；审核员在保管员的白联、绿联上签字，白联由保管员留存（黄联、蓝联自行处理），绿联返给审核员。
（5）保管员将最初入库单据的白联、绿联转给保管/数据组组长留存。
5.2. 工作流程
5.2.1 中储库零件接收入库管理流程
（1）中储库零件接收入库管理流程图见图1。

图1 中储库零件接收入库管理流程图
（2）中储库零件接收入库管理流程说明见表1。
表2 中储库零件接收入库管理流程说明
序号
活动名称
执行者
执行时间
输入物
参考文件
交付品
1
携带配货单、质检报告送货到厂
卸货公司
即时
配货单、质检报告

配货单、质检报告
2
检查到货包装，核对货物
保管员
即时
配货单

配货单
3
卸货
卸货公司
即时
配货单

配货单
4
核对，打印入库单，标注紧急提验等信息
数据员
即时
配货单

入库单
5
供应商、保管员核对后签字确认
供应商、保管员
即时
入库单

入库单
6
入库单留存
供应商/保管员/审核员/卸货公司
即时
入库单

入库单
7
保管员根据入库单填写手工帐；审核员进行系统审核操作，如需更改则进行弃审操作
保管员/审核员
即时
入库单

手工帐/系统审核
6 记录
序号
记录名称
格式
记录编号
管理部门
保存期限
1
收货差异调整记录表
附录B.1
HF-WL29-R01-01
采购部
一年
2
中储一（二）库调账审批表
附录B.2
HF-WL29-R02-01
采购部
一年

7 附录
附录A. 参考标准
附录A.1 中储库接收零件业务范围
1. 中储一库接收零件业务范围：接收存储供应商所有车型标准件及除B501外的所有车型零件。
2. 中储二库接收零件业务范围：接收存储供应商除标准件外的B501车型零件。
附录A.2 中储库零件接收入库管理规定
1. 排队等候
（1）供应商送货人员提前与哈飞汽车中储库保管人员联系。
（2）保管员电话指导送货车辆：装载悦翔V3车型零部件的货车按哈飞汽车物流路线规定驶入轿车线卸货区。装载其他车型的零部件包括所有车型标准件的货车驶入微车线卸货区。同时通知卸货组卸货时间和地点。
（3）供应商送货人员将车辆行驶至哈飞汽车1号门，填写入厂手续，按要求驶入相应卸货区域。
2. 准备卸货
（1）保管员到卸货区域现场检查如果卡车存在安全隐患（如货高超过4米等），公司将拒绝进行装、卸货作业，直到卡车整顿好。
（2）保管员确认有无零件在运输过程中倒塌或颠簸出周转器具之外。打开车门小心零件从车厢垮塌等情况。如货物在车厢内因为堆码过高或其它原因造成安全隐患的，保管员可以拒绝卸货。
（3）客户交货人员将送货单据交给保管员，同时保管员通知装卸队准备卸货。
（4）如客户交货时没有交货单据，可以拒收，以避免出现收货差异而导致日后无法核对。待客户把送货单据传真至库房后，再进行收货。
3. 卸货
(1) 在卸货时应对零件外包装进行查看，如发现有损坏的、淋雨、起霉等情况，保管员应立刻通知质量员进行拍照，质量员将数码照片以邮件方式传送给客户相关人员。
(2) 如客户已派人员驻厂，通知他立刻检验。
(3) 如客户没有派驻厂人员，则先将货物隔离，待客户答复后再进行后续工作。
(4) 保管员仔细复查到货零件标签上的零件号和零件数量是否与实物数一致。如发现不一致，立即通知送货人员更换正确的标签。
(5) 如货物外包装和标签没有问题，用白板笔在外包装上记录收货日期，以方便叉车和再包装人员在远处清晰，以及保证先进先出。
(6) 如一个托盘重叠了多层货物，必须保证标识收货日期在最下层包装上，以便零件被部分再包装后仍然能查看收货日期。
(7) 如货物为新件或工程变更件，必须在托盘最下面一层外包装上注明，以便后续环节人员查看。
4. 堆码：
(1) 所下货物应摆放整齐，实行一票货物放一排与另一票区分开。原则上一种零件一个托盘，一种零件一个包装。
(2) 按客户要求堆码零件。
5. 清点
（1）根据实物清点。
（2）发现零件外包装有双标签（零件名、数量不相符）或无标签的情况，应立刻拍照，将数码照片以邮件方式传送给客户相关人员。
（3）如客户已派人员驻厂，通知他立刻验货，以判断货物是哪种零件。
（4）如客户没有派驻厂人员，则先将货物隔离，待客户派相关人员对货物判定后再进行后续工作。
（5）实物清点完毕后，根据实际清点的零件数核对客户的送货单据。
（6）如客户交货时无送货单，收货必须见单收货（收到对方送货单据，才能收货），可先拒收货，待客户把送货单传真至我库房后，再进行收货。
（7）如发现品名、数量与单据不符的零件，由送货人员再次清点实物，直到确认无误。
（8）如经多次确定证实实物与客户送货单据确实存在差异，以实际清点数为准。
6. 收货监管
（1）如果保管组在收发货的监管中有时间冲突，应首先完成发货的任务，再收货。
（2）根据零件实物进行清点。
（3）如无误，保管员同意数据录入员打印入库单。
（4）如果没有保管员的指令，数据录入员不得打印入库单。
7. 单据打印、签收
（1）根据实际收货数录入系统，核对录入数据，如无误，打印入库单，并再次核对。如部分文字打印错误，修正后重新打印。
（2）若零件包装有破损、被雨水打湿等情况，必须在入库单的备注栏上注明实际情况。同时需要在客户的交货单据上进行正确的标注，不签名，并发电子邮件或者传真告知客户相关人员。
（3）送货人员、保管员确认单据无误后分别签字。
（4）如客户车辆上有其他物资或有从我仓库回收的包装箱，保管组长和当班工长开据出门条，送货人员按要求办理出门手续后出厂。
（5）如果是小件，装卸队进行零件归位。如果是大件，装卸队利用叉车进行归位。零件归位要注意先进先出。
（6）如在收货过程中或后续环节中发现有收货错误，相关员工应立即告知保管组长，如送货单据与实物不符、点货错误、数据录入错误、归位错误等。了解错误原因后，相关管理人员填写《收货差异调整记录表》。
附录A.3 操作要求
1、入库单的表体中带有星号的项目为必填项目，蓝字部分为必填项，系统默认自动生成蓝
单。
2、填写到货“数量”及“包数”（若是带颜色零件需要填写颜色），批号可自动生成也可手动修改（部分产品如轮胎、座椅等批号处填写五联单号）。
3、红单哈飞物流采购入库单中数量必须为负数，蓝单哈飞物流采购入库单数量必须为正数。
4、“原始单号”和“备注”可以根据实际情况填写。
5、调拨操作时，入库类别必须填写“调拨入库”，出库类别必须填写“调拨出库”。
6、审核员每天按入库单排序后进行“审核”操作，如不符，审核员负责与保管员、数据员核对，查找原因，审核员填写《调账审批表》（附录B.2），相关人员签字并由领导审批后，方能进行修改操作； 审核操作已完毕，但在后期与车间或供应商对账过程中出现的账务差异需调整，由审核员填写《调账审批表》审批后进行“弃审”操作。
附录B 记录
附录B.1 收货差异调整记录表
见表B.1。
表B.1

标准范本见附件B.1。

附录B.2 中储一（二）库调账审批表
见表B.2。
表B.2
标准范本见附件B.2。

附录C 引用文件列表
见表C.1。
表C.1
序号
参考文件
文件编号
管理部门
1
最新哈飞汽车物流管理操作手册-哈飞汽车用友U8项目产前物流出入库业务

管理信息部

附则
本程序起草单位：采购部
本程序起草人：殷巧伟
本程序审核人：徐大升
本程序批准人：邵百苕
发布/修订记录
发布/修改日期
实施日期
变更理由
修订内容

9 / 9