关于开展档案接收进馆工作的通知.docx

城档字201510号关于开展档案接收进馆工作的通知北石店镇、各办事处，区直各单位：根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、山西省档案管理条例、国家档案局各级各类档案馆收集档案范围和规定和中共晋城市城区区委办公室、晋城市城区人民政府办公室关于转发晋城市城区档案馆收集档案范围实施细则的通知（城办发201434号）等有关法律、法规、规定，结合我区档案工作的实际情况，为进一步丰富馆藏，优化馆藏结构，规范档案管理，使档案工作更好地为全区文化建设和创建全国文明城市服务，城区档案局决定将区直各党政机关、人民团体、企事业单位到期档案资料依法接收进区国家综合档案馆。现将进馆工作有关事项通知如下：一、档案接收的范围、年限和门类(一）接收范围各镇办、区直党政机关、人民团体、企事业单位及各民主党派机关等。（具体名单见附件2）(二）接收年限2005年前（含2005年）形成的具有永久、长期保存价值的各种门类和载体的档案；撤并单位档案移交至撤并之日。(三）接收档案门类1.文书档案；2.科技档案；3.声像档案；4.专业档案；5.实物档案；6.电子档案及纸质档案的数字化副本。 二、档案接收时间从2015年7月份起分期分阶段开展接收工作，档案接收工作分两个阶段进行：第一阶段：从2015年7月1日起，分批分期接收各单位的案卷目录、全引目录、归档文件目录、立卷说明、资料目录等检索工具。第二阶段：城区档案馆新馆投入使用后，根据各单位移交的案卷目录、全引目录、归档文件目录、资料目录接收实体档案、全宗卷和资料。三、几点要求1.这次档案移交进馆时间跨度长，档案资料数量多，因此各单位主要领导一定要高度重视档案移交进馆工作，要确定一名领导分管此项工作，责成专人负责，定人、定时，圆满完成移交任务。2.严把质量关，严格按照晋城市城区档案馆档案接收进馆标准（附件1）要求，全面、系统、规范整理各种门类和载体的档案，对不符合案卷质量标准的档案要限期返工整理，直至达到进馆标准。3.要严格交接手续，严守保密制度，在交接中不得造成档案资料的失密、损坏和丢失。4.对拒不移交档案资料的单位和个人，要按照中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、山西省档案管理条例和监察部、人力资源社会保障部、国家档案局颁布的第30号令档案管理违法违纪行为处分规定，依法进行处罚。5.列入进馆名册现已撤销或转制的单位，由档案代管部门负责做好移交工作。各镇办、党政机关、人民团体、企事业单位要切实加强组织领导，落实专人负责实施,认真做好本部门、本单位移交前的各项准备，并对照进馆档案质量标准，认真开展查漏补缺工作，区档案局将对区委、区政府列入进馆名册的各单位进行监督、检查、指导、验收，确保我区到期档案接收进馆工作任务如期完成。附件：1.晋城市城区档案馆档案接收进馆标准 2.2015年接收到期档案进馆单位名单 晋城市城区档案局 2015年6月9日- 19 - / 19 附件1:晋城市城区档案馆档案接收进馆标准为保证进馆档案质量，实现馆藏档案管理规范化、标准化和现代化，更好地为党和国家积累档案史料，为社会提供服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和山西省档案管理条例等有关法律、法规，制定本标准。一、按全宗整理移交档案1.进馆档案必须以全宗为单位进行整理，列入我馆接收范围的具有永久、长期（30年）保存价值的档案，自形成之日起满十年，按规定向档案馆移交。2.凡反映本机关主要职能活动具有科学研究和查考利用价值，需要长期以上保存的各种门类和载体档案，均应收集齐全，确保全宗的完整，经过系统整理后，按规定向档案馆移交。3.撤销机关应将本机关全部档案（包括各种门类、各种载体的档案）及资料按规定向档案馆移交。二、全宗内档案分类科学、编号规范1.一个全宗应按统一的分类方案，不能随意变动，要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，层次分明，归类准确。2.全宗内要根据档案属性划分档案的门类，并确定档案门类代号。 3.文书档案一般采用年度保管期限分类。科技档案的分类编号应符合国家档案局有关文件的规定；专业档案的分类编号应符合本系统主管部门与档案行政管理部门规定的标准。三、文书档案质量要求(一）以“卷”为单位整理的质量标准1.2000年前（含2000年）以卷为单位的文书档案整理标准按照国家档案局颁布的机关档案工作业务建设规范执行，案卷按不同保管期限分别编流水号，一卷一号，不得出现重号或空号，案卷卷皮、卷内目录、备考表项目的填写要规范、工整，要逐页编写卷内文件页号，并准确填写全宗号、目录号、案卷号。2.卷内文件排列应保持文件之间的历史联系 （1）单一作者、单一问题的案卷，按文件时间先后的顺序排列。 （2）单一作者、几个问题的案卷，先按问题的重要程度排，后按时间顺序排列。（3）单一问题、几个作者的案卷，先排作者，后排时间或按文件内容顺序排列。（4）一组密不可分的文件应正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；正本在前，底稿在后；重要文件的历次修改稿，最后的定稿在前，其他历次修改稿依次排列。 （5）案件卷内文件排列结论、决定、判决性文件在前，依据性材料（如旁证等）在后。司法部门形成的案件档案，按司法部门的规定排列。3. 卷内文件编目，规范清楚 （1）卷内文件每页（包括小页）均应编号。页号编定的位置：正面编在文件的右上角，背面编在文件左上角。 （2）进馆档案必须填写卷内文件目录，并要求各项栏目填写齐全、正确、字迹工整。一般应以一份文件内容为单位逐件填写。对文件的标题不要随意更改或简化，没有标题的文件应拟定确切的标题，没有文件作者或时间的尽量考证清楚，填入项内，每次会议记录要写明会议时间和主要内容。 （3）每本案卷均应填写备考表，有关卷内文件材料的情况说明、立卷人、检查人和日期应逐项填写在内。 4.案卷封皮案卷封皮应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。5. 案卷装订 （1）进馆的档案必须清除卷内所有的金属物，对破损的文件应按裱糊技术要求裱糊，字迹已扩散的应复制并与原件一起立卷装订（原件在前，复制件在后）。（2） 案卷采用三孔一线的方法装订，做到不掉页、不倒页、不压字、不妨碍阅读。6. 案卷排列系统，目录编制科学 （1）进馆档案必须进行系统化的排列和科学编目。永久和长期保存的案卷按各自的大流水排列和编目。在同一流水号中，应先按年度，然后按分类方案的顺序，分门别类地排列。最后按排列的顺序编制案卷顺序号。 （2）案卷目录应以若干年度案卷为一个阶段。为统一标准，阶段的划分和档号（全宗号、目录号、案卷顺序号）编制均由区档案馆根据实际情况确定。 （3）案卷目录上的项目要填写齐全、书写端正、目录上的标题与案卷封面上的标题应完全一致；不同年度之间要求另起一页。7. 案卷装盒 （1）进馆档案按照永久、长期的案卷顺序号分别装档案盒。（2）档案盒内案卷排列的顺序不能颠倒。（3）档案盒脊背上的各项内容应与盒内案卷相符，不得有差错。 （4）档案盒统一使用符合国家标准的无酸纸档案盒。（二）以“件”为单位整理的质量标准1.根据中共晋城市委办公厅、市政府办公厅关于推行文书立卷改革的意见（晋市办发200236号）文件要求和我区的实际情况，2001年以后，归档文件材料原则上统一以“件”为整理单位，（已经以卷进行整理的单位，必须符合案卷整理标准，并通过档案局认可。）一般以每份文件为一件，文件正本与定稿（底稿）为一件，正件与附件为一件，原件与复制件为一件，转发件与被转发件为一件，文件处理单与正文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件；计划与总结各为一件；来文与复文（请示与批复）各为一件。2.保持文件材料之间的历史联系遵循文件材料的形成规律，在一个全宗内，文件材料的历史联系应充分考虑时间联系，以保持时间联系为主，兼顾内容、形式等其他方面的联系。3. 归档文件装订整齐、结实 1）归档文件应齐全完整。进馆的归档文件必须清除卷内所有的金属物（大头针、钉书钉等），已破损的文件材料应修补，字迹模糊或褪变的文件材料应复制。 （2）归档文件应按“件”装订。一般釆用档案专用缝纫机或不锈钢钉书针装订，文件较厚时，釆用“三孔一线”的方法装订。已经成册的报表、图册、会议纪录等保持原册。（3）归档文件件内顺序。正本在前，草稿在后；正件在前，附件在后；原制件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；中文在前，外文在后；阅文卡在前，正文在后。 （4）归档文件的页号编制。归档文件按件逐页编制页号，以固定件内材料的顺序和位置。页号用阿拉伯数字在有文字正面的右下角，背面的左下角标注；已有页码的报表、图册不再新编页号，阅文卡应编页号，另加的封面不编页号。4. 归档文件排列、编号、编目（1）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间顺序排列，同一事由按其重要程度、形成时间排列，不同事由按重要程度、形成时间排列，会议文件、统计报表、关于同一事由的来文与复文等成套性文件应集中排列。（2）归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置或另加的封面加盖归档章并填写相关内容。归档章设置：全宗号、类目号、件号、页数、保管期限等项目。（3）归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。5.归档文件装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊及备考表。（三）文书档案检索工具质量标准1.移交进馆的档案，必须区分不同的保管期限分别编制案卷目录、全引目录、归档文件目录等检索工具。2.案卷目录、全引目录或归档文件目录必须完整准确，字迹工整，并与移交的档案内容相符。3.移交档案的同时必须移交案卷目录或归档文件目录一式两份，卷内目录一份。4.移交档案的同时必须移交全宗卷以及利用档案编写的有关材料。四、科技档案质量标准科技档案的整理要符合科学技术档案案卷构成一般要求(GB/T1 1822-2008 ),具体要求：（一）归档的科技文件材料完整准确、系统1.保管单位（案卷）必须是一组具有有机联系的科技文件材料，充分体现科技文件材料的完整性、成套性和不可分割性。2.组成的保管单位必须符合技术标准，整齐、美观，便于保管和利用。（二）组织保管单位科学、规范1.组织保管单位，必须遵循科技文件材料产生的自然规律及其特点，便于保管和利用。2.组卷必须体现分类整理的原则，自然科学研究、生产技术、基本建设、设备仪器等活动中产生的科技文件，应按其专业性质、部件、结构、阶段等分别组成保管单位。（三）保管单位内科技文件材料的排列及保管单位的排列应保持科技文件材料之间的有机联系，便于保管和提供利用。（四）排列一般要求1.产品按设计、试制、小批量生产、批量生产、产品创优工作程序排列，也可按产品系列、结构排列。2.科研按课题准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。3.工程项目按依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等专业性质程序排列。4.设备仪器按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、运行、维修、随机图样等排列。5.管理性文件按问题、时间或重要程序排列。（五）保管单位的编目科学、准确、系统1.卷内文件有书写内容的页面均应编写页号。页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。各卷之间不连续编页号。2.保管单位的卷内目录填写齐全、完整。卷内目录，一般以每份科技文件或图样为单位填写，成套图样或科技文件，一般已有图样目录或文件目录的，应当尽量利用。3.备考表内容须填写齐全。注明保管单位内文件材料的总页数和各种文件材料的页数以及在组织保管单位和案卷使用过程中需要说明的问题。4.保管单位封面各个项目均应填写齐全，特别是题名要简明确切地反映出保管单位内科技文件材料的内容与成份，格式准确，结构完整。5.档号编排科学、系统、结构完整准确。6.保管单位封皮、档案盒脊背按规定格式填写。（六）保管单位的包装要求1.可釆用装订和不装订装盒两种形式。2.保管单位的规格一般为210x297mm(A4幅面图纸大小），厚度适宜。3.保管单位内图纸应按“手风琴风箱式折叠法”和“正面折叠法”折叠成A4幅面大小，图标露于外面，并无金属物和有机物。4.保管单位内的科技文件材料，使用的是统一材料用纸，纸质优良、字迹工整，线条清晰、整洁，符合图样和科技文件材料管理制度的要求。（七）检索工具必须齐全、完整，便于保管和利用1.移交的科技档案必须编制科技档案总目录和分类目录，分别随同入馆档案移交档案馆一式两份。2.检索工具必须准确、系统，与所移交的档案相符。五、声像档案进馆质量标准（一）照片档案的质量标准要符合照片档案整理规范 (GB/T1 1821-2002 )，具体要求：1.分类准确，在全宗内一般采用年度问题的分类方法，分类应保持前后一致。2.照片档案的底片单独整理和存放。3.照片档案整理必须符合规范要求。 （1）底片在一个全宗内应流水排列，并在全宗内编流水号，放入底片袋内保管。底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处，底片袋或衬纸包装面上应标明底片号。 （2）照片要根据分类情况，随同说明一起固定在芯页上，组成案卷。 （3）照片档案的编目应规范、准确。 （4）照片档案应编制案卷目录一式两份。 （5）底片内容应与案卷内照片内容相一致。 （6）大幅照片和底片在全宗内统一分类编号、单独保存。4.入馆的照片档案和底片的图像要清晰，反差适中，无磨痕，益于长期保存。5.归档照片应有与其相配的底片。6.采用数码相机形成的照片，必须将照片电子版刻录成光盘和照片档案一并移交。（二）录音、录像档案的整理要符合磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995 )，具体要求：1.录音、录像带应经过剪辑整理，装在特制的带盒和盒套，并在盒面上注明题名、时间、带长或录放时间、档号等项目，盒套的脊背上应填写档号和题目，档号应包括全宗号、目录号和案卷号。2.录音、录像的编号釆用按时间顺序编流水号的方法编写。3.录音、录像档案的装具应宜于防潮、防尘。4.录音、录像档案应不漏磁不丢色，音像清晰，利于长期保存。5.声像档案进馆同时必须移交案卷目录一式两份。六、电子档案档案质量标准电子文件的整理要符合中共中央办公厅、国务院发布的电子文件管理暂行办法和国家档案局发布的电子档案移交与接收办法，具体要求：（一）归档内容：凡是纸质档案或其他形式载体的档案均应按照档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的存储介质上。（二）归档范围：各单位在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。（三）保管期限和密级划分：电子文件形成单位应当根据国家有关规定明确电子文件归档范围和保管期限，并对具有保存价值的电子文件及时进行归档，由本单位档案部门负责管理。并符合下列要求：1.电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应当在第二年6月底前完成。2.归档电子文件的保管期限划分准确。3.电子文件及其元数据应当同时归档。4.电子文件归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定检测，并由相关责任人确认。5.电子文件应当以国家规定的标准存储格式进行归档：文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式，扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式，视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式，音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。6.电子文件要严格按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定建立电子文件管理系统和信息内容安全保密防护体系，执行严格的安全保密管理制度，属于国家秘密的电子文件应当使用专用保密存贮介质存储，并按保密规定办理归档手续。（四）质量要求：要重点检查其真实和完整性，存储在存贮介质上的还要看其介质是否完好无损，必要时进行全面检查，确保测试无病毒和档案内容的准确完整，合格率达到100%时方可进行交接。凡检查不合格的，由形成部门负责重新制作。（五）移交方式：电子档案的移交可釆用离线或在线方式进行：1.离线移交：电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；元数据应与电子档案一起移交；移交单位需对应电子档案内容移交一套光盘，光盘应当符合归档要求，要单个装盒；存贮电子档案的介质和介质盒上应当分别标注反映其内容的标签；2.在线移交：在线移交电子档案所传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据。七、专业档案的整理要符合业务主管部门和档案行政管理部门联合制发的专门档案管理办法要求八、实物档案按照国家有关要求整理编目九、书面告知政府信息公开属性档案移交机关在做好档案移交整理、鉴定（包括解密和开放）工作时，对移交档案中涉及政府信息的应书面告知该政府信息原属主动公开、依申请公开、不予公开的情况。十、标注开放期限各单位在移交目录的备注栏内标注开放期限，开放期限分三种：即时开放、到期开放和控制使用。即时开放是指该档案马上可以对社会开放；到期开放是指该档案满30年后可以对社会开放；控制使用是指该档案即使满30年也不能对社会开放。十一、建立全宗卷根据全宗卷规范（DA/T12-2012)，全宗卷中收集的文件材料应做到齐全、完整、真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面貌。全宗卷的整理应做到分类合理、方法科学、格式规范。（一）全宗卷的内容构成1.全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。2.档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案 （资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。3.档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。4.档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。5.档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。6.档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。7.档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。8.新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明。9.综合全宗卷：管理馆藏、全宗属类、全宗群或联合全宗的综合性业务工作规范和管理制度，1一8中涉及多个全宗的文件材料。(二）全宗卷的整理1.文件材料装订。文件材料以件为单位进行装订。2.文件材料分类。属于同一全宗卷的文件材料，按“全宗卷构成”中1至8条进行分类。3.文件材料排序。文件材料分入不同类目后，按形成时间顺序排列。4.文件材料编号。在文件材料首页上方的空白处进行编号。文件材料的编号由全宗号类号件号三部分组成。5.编制文件材料目录。全宗卷中的文件材料，分类别，以件为单位，按照排列顺序编制文件目录。6.文件材料装盒。全宗卷文件材料按照分类编号顺序装盒。十二、档案的移交1.移交档案进馆前，应将本单位编制的移交进馆的各类案卷目录和全引目录各一套，报区档案局审核。2.移交目录审核通过后，由区档案局负责对移交进馆的档案质量及数字化情况进行验收，验收合格后，与移交单位确定档案移交进馆时间。3.进馆时档案要统一装盒，并编号，注明全宗号、目录号、案卷起止号。