GZDLJ-DYCD-SW-03第一船队生产经营合同管理办法.docx

制度名称
文件编号：GZDLJ-DYCD-SW-03
版 本 号：2014-03
第一船队生产经营合同管理办法
目的：规范船队合同管理，规范经营行为，规避合同管理风险，维护本局的合法权益。
范围：适用于第一船队。
定义：以第一船队名义进行的合同起草、谈判、审查、签署、履行及其它合同管理工作。
标准或依据：①ISO9001:2008/ISO14001:2004/标准
②《交通运输部广州打捞局对外生产经营合同管理办法》/《中华人民共和国合同法》
生产经营合同管理办法
1． 目的
通过“办法”的制定及实施，加强本单位合同管理工作，规范合同起草、谈判、审查、签署、履行等合同管理工作，规范经营行为，规避合同管理风险，维护本局的合法权益。
2． 适用范围
本“办法”适用于以第一船队名义进行的生产经营合同起草、谈判、审查、签署、履行及其它合同管理工作。
3． 编制依据
《中华人民共和国合同法》，1999，全国人大常委会
《交通运输部广州打捞局对外生产经营合同管理办法》（2013年8月27日）
4． 主要应对的风险
本办法主要为防范第一船队在生产经营合同起草、谈判、审查、签署、履行及其他合同管理工作中涉及的风险。
5． 释义
5.1合同：是指第一船队与境内外自然人、法人、其他组织签署的协议，包括：
5.1.1与各类自然人、法人、其他组织为设立、变更、 终止民商事法律关系而签署的民商事合同。
5.1.2与行政机关及其他行使行政权力的主体签署的行政合同。
5.1.3其他各种类别的合同。
5.1.4第一船队所签订劳动合同不适用本合同管理规定，由人事部另行制定。
5.2标准合同：指具备某类交易必备条款、可反复使用的标准化合同文本。
5.3合同项目：指构成合同的规范对象或与合同直接相关的交易和项目。
5.4合同主办单位：指根据其职责，全权负责相关合同的签署和/或履行的所属单位，“主办”一词拥有相应含义。如就相关项目和业务，已成立专门的项目组或管理机构，在其存续期间，该项目组或管理机构为相关项目或业务的合同主办单位。
5.5重大合同项目：指构成重大合同的规范对象或与重大合同直接相关的各类交易和项目。
5.6重大争议：指与合同的成立、生效、内容、履行、解释等有关的、对合同主体权利义务产生实质影响的争议。
6． 职责分工
6.1 商务部：
作为合同管理的主管职责部门，负责组织合同的评审、起草、签署、实施和管理工作；对合同条款进行编制、审核与修订。
6.2安调部、技术部、机务部、财务部、QHSE部：
负责协助商务部对各类合同各职责范围内的风险进行评估，就涉及的合同条款提出建议。
6.3 队长、主管商务的副队长：负责对合同重大条款进行审核和批准。
6.4授权合同签署人：负责合同的签署工作。
7． 政策与要求
合同起草、签署与实施必须在国家颁布的相关法律法规的原则上，根据交通运输部救助打捞局和广州打捞局下发的相关管理规定、办法及相关的审批程序严格执行和完成。
8． 合同管理人员职责
8.1合同文档管理员是合同登记、录入和存档的责任人，其职责为：
8.1.1审查合同程序是否符合本单位相关管理规定。
8.1.2按要求向本局经管处上报《合同签订及履行情况表》（附件6）。
8.1.4对合同的执行情况进行总结、上报、存档。
8.2合同项目主管是指按职能分工或接受部门经理指派，负责某个项目的合同洽谈或代表公司履行合同的商务人员，其职责为：
8.2.1在本单位的授权范围内，依法从事合同洽谈、签订、变更或解除工作。
8.2.2及时向本部门负责人通报合同履行中发生的问题，提出解决问题的措施意见。
8.2.3提请审查拟签的合同文本。
8.2.4检查督办经办合同的履行情况。
8.2.5负责保管好合同文本及履行过程中的文件、信函、传真等有关资料，及时整理、归档。
9． 合同订立的一般原则
9.1签订合同必须遵循平等、自愿、公平、诚实信用、遵守法律、法规和政策，不得损害社会公共利益等原则。
9.2合同一律采用书面形式，合同文本原则上采用本单位规定的标准合同文本或谈判确定的合同文本，如没有类似的合同文本，起草后上报局相关职能处室审核批准后采用。
9.3除非明确不适用，合同文本应包括（但不限于）以下条款：
9.3.1合同主体的名称或者姓名和住所。
9.3.2标的和数量。
9.3.3执行船舶的名称。
9.3.4作业范围、区域或航线。
9.3.5履行期限和方式。
9.3.6合同价格和支付方式。
9.3.7合同主体的权利和义务范围。
9.3.8违约责任。
9.3.9适用法律和争议解决方式。
9.4实行签订合同洽谈权、审查权、批准权相对独立、相互制约的原则。任何合同必须经过商务部经理和主管商务的副队长审查、队长批准后方可签字盖章。签订合同必须使用合同专用章，除非得到局领导的书面批准，任何单位签订的合同不得使用行政公章。
10 合同签订及评审管理
10.1合同谈判规则
10.1.1与客户进行合同洽谈必须有两人以上参加，并保留合同洽谈过程中传真、报价单、备忘录、电子邮件等所有往来文件资料。
10.1.2合同洽谈人员在洽谈过程中必须全面了解对方的法人资格、履行能力、资金支付能力、信誉情况等对方资信状况的证明，以规避合同风险。
10.2合同内部评估
10.2.1商务部应组织相关部门专业人员对合同内容进行商务、技术、财务、QHSE等评估，评估事项包括但不限于：
10.2.1.1合同相对方的资信：是否具备签署、履行合同的资质，资质证件、授权委托等手续是否齐备。
10.2.1.2合同的经济性：市场需求情况是否属实；市场需求预测是否可靠、合理；投入产出核算是否经济、准确；预期的效益回报是否有保证。
10.2.1.3合同的技术性：技术依据是否真实、可靠；技术措施是否完备、可行；技术标准和参数是否科学、真实、可行；技术风险是否可控。
10.2.1.4财务合理性：价款或对价是否公平、合理；资金结算、支付方式是否合理、明确；税务、保险是否安排妥当。
10.2.1.5是否符合国家、行业的健康安全环保要求。
10.2.1.6合同条款是否完整、明确、公平、合理。
10.2.1.7合同条款是否符合交易惯例和具有可执行性。
10.2.2合同内部评估完成后，安调部组织填写《合同安全风险评估记录表》（附件1），商务部组织填写《履行合同可行性报告书》（附件2），参与评估的部门负责人和项目主管应签署意见，最后应报队长签署意见。
10.3合同评审
10.3.1订立收入合同遵循投标/接受委托、合同澄清/谈判、合同审核/报批、合同签订盖章、存档的程序。
10.3.2金额在300万元以下的合同，由本单位按10.2款自行进行评估。300万元以上的合同，按照《交通运输部广州打捞局对外生产经营合同管理办法》的规定，填交《合同评审报告》（附件3）提交局职能处室进行报审。
10.4合同签订
10.4.1合同签署：
合同应由第一船队授权合同签署人签字。
10.4.2合同生效：
原则上，在双方代表签字并加盖合同章后合同开始生效。
11．标准合同
11.1航运业通用的、对船东方有利的标准合同，应争取使用标准合同。如不能使用，应参照标准合同对相关合同进行审查、修改。
11.2第一船队可以制订、颁布、修改其内部适用的标准合同。第一船队制订、修改标准合同，应广泛征求相关部门的意见，报送局法律事务室审查批准后颁布。
12．合同文本管理
12.1合同编号
合同实行专人统一管理,由合同文档管理员对合同编号按照《合同编号规则》（附件4）进行统一编取，每一份合同必须赋予唯一的编号，合同变更所签合同或协议同原合同或协议编号。
12.2合同抄送
合同签字盖章生效后，合同正本由商务部存档，并组织合同交底，合同文本扫描件及审批手续扫描件发送执行船舶和与执行合同相关的部门，各签收部门应在《合同副本发送单》（附件5）上签字确认。
12.3合同文本管理
12.3.1商务部负责保管合同正本、《履行合同可行性报告书》和《合同评审报告》。
12.3.2合同执行过程中双方往来信函、传真等文字性的材料，是合同的重要组成部分，商务部应将其完整保留，并在合同执行完毕后30天内，将上述资料、合同正本及审查表、合同收付款资料和合同履行情况进行整理、存档。
12.4合同保密
合同是本单位的重要文件，为维护合同双方的合法权益，合同管理部门、合同项目主管、合同文档管理员应注意保密，不许随意复印合同文本或将合同内容与合同有关的信息向第三方泄露，一经发现将按本单位保密管理的有关规定追究当事人的责任。
13．合同的履行、变更、解除与终止
13.1合同一经签字盖章，就具有法律效力，合同执行单位应严格履行合同规定的我方义务，维护我方权利。
13.2合同变更、中止与解除，合同主办单位应提前向原审查部门书面说明变更、中止或解除合同的理由及后续事务的处理，经原审查部门批准后方可变更、中止或解除，并履行相关备案手续。
其中合同变更审批权限方面，当发生重大的合同变更时，合同主办单位应在签订合同变更前，上报局经管处、法律室、财务处等职能处室，并报局领导审批。
13.3发生合同纠纷时，合同执行单位应将情况及时告知合同主办单位。合同执行人、经办人和经办单位必须及时如实地提供可靠的证据，配合合同主办单位和局相关职能处室依法处理合同纠纷。
13.4如合同发生重大争议，合同主办单位应将重大争议的主体、标的、性质、事实情况、处理意见等情况及时报告局相关职能处室。
13.5合同履行过程中，合同相对方发生违约的，应按照合同规定，要求其纠正违约行为和承担违约责任。我方发生违约的，应及时纠正，并与合同相对方协商妥善解决争议。
14. 顾客满意度调查分析管理及顾客抱怨处理（附件7-1,8-1）
商务部是顾客满意度调查分析及顾客抱怨处理的归口管理部门，主要负责全面跟踪测量顾客对产品和服务质量的要求。
14.1建立顾客档案及信息的统计：
14.1.1《顾客公司档案》（附件9）内容包括：公司名称、公司地址、公司性质、注册资金、主要业务范围、联系人及联系方式等。
14.1.2顾客档案建立方式：指定专人收集、整理商务项目主管反馈的有关顾客信息，并建立《顾客公司档案》数据库。
14.1.3顾客满意度测量：商务部建立《顾客满意度调查表》（附件7-2），并由商务部和合同经办人随时向顾客发放，进行调查。商务部每半年编织《半年客户满意度汇总表》（附件7-3）进行分析。
14.1.4顾客投诉统计与测量：商务部及合同经办人对电话受理的顾客投诉、顾客当面投诉、顾客文件投诉、其他员工反馈过来的投诉做《顾客意见及处理记录》（附件8-2），商务部统计汇总并每年进行详细分类分析。
14.2顾客抱怨处理：
14.2.1商务部收到顾客投诉后及时将信息反馈至当事船舶及相关主管部门。
14.2.2相关主管部门应组织当事船舶（船舶三长及其他当事船员）找出原因，制定问题解决方案，组织填写《顾客意见及处理记录》（附件8-2），并及时向客户汇报最新问题解决情况。
14.2.3商务部从相关主管部门收集问题解决方案并反馈给客户，若客户仍不满意此方案，应及时组织讨论并制定进一步解决方案。
14.2.4在客户认可问题的解决方法之后，商务部跟踪、核查问题解决方案落实情况，并向客户汇报。
14.2.5相关主管部门将问题处理过程中所涉及到的全部文件备份交至商务部。
14.2.6相关主管部门详细填写《顾客意见及处理记录》（附件8-2），并将此表交至商务部。
15. 附则
本办法由第一船队商务部负责解释。
本办法自下发之日起执行。

【正文结束】

附件: 1．合同安全风险评估记录表
2. 履行合同可行性报告书
3．合同评审报告
4. 合同编号规则
5．合同副本发送单
6．合同签订及履行情况表
7-1顾客满意度调查及分析程序
7-2顾客满意度调查表
7-3半年客户满意度汇总表
8-1顾客抱怨处理程序
8-2顾客意见及处理记录
9.顾客公司档案

编 制

编制时间
2014.01.30
审 核

审核时间
2014.03.18
批 准

批准时间
2014.04.15

附件1合同安全风险评估记录表 日期: 20 年XX月XX日
编号：GZDLJ-DYCD-SW-03-S01
合同安全风险评估记录表
主持人：
评估日期： 年 月 日
评估地点：
评估项目名称：
评估项目情况简介：
序号
存在的风险
应对措施
措施落实 责任人

评估意见：

评估结论： 风险可控 □ 风险不可控 □

参加人员签名：

备注：

单位领导： 填表人：
附件2履行合同可行性报告书
编号：GZDLJ-DYCD-SW-03-S02

履行合同可行性报告书
填报单位：第一船队 年 月 日
合同项目概述：

权利、义务是否具体、明确平等：

履行条件、能力的分析：

经济效益预测：预测毛利润 万元。

商务风险分析与规避：

风险分析与规避：

合同评审人员
商务部
技术部
安调部
机务部
人事部
QHSE部
其 他

队长意见

附件3合同评审报告
编号：GZDLJ-DYCD-SW-03-S03
合同评审报告
填报单位：第一船队 年 月 日
合同名称：
事由：

对方履行合同的能力及条件：

经济效益预测：

风险分析与防范措施：

履约保证情况：

合同履行单位评审人员：（签名）

合同履行单位负责人意见：

签名： 年 月 日
经营管理处意见：

签名： 年 月 日
业务处意见：

签名： 年 月 日
法律事务室意见：

签名： 年 月 日
财务处意见：

签名： 年 月 日
局领导批示：

附件4合同编号规则
编号：GZDLJ-DYCD-SW-03-S04

一、合同编号格式
DYCD □ □ □ □ XX - X -□ □ - □ □
单位代码+年份+类别+国内（外）代码+顺序号+经办人编号
例： DYCD2013TH-W-01-01
编号含义：第一船队2013年拖航合同，对方单位为国外单位，第1号，经办人为01号。
二、相关说明
（一）年份：DYCD代表第一船队，2013代表2013年，TH代表拖航，运输代表运输，CZ代表出租，QT代表其他，01为经办人代码。
（三）类别代码
TH-拖航，YS-运输，CZ-出租，DL-救助打捞,QT-其他，
（四）国外/国内代码
国外··W 国内··N
合同签订的相对方在中国境外，则采用W；相对方在中国境内，则采用N。
（五）经办人代码
由第一船队自行管理。代码采用26个英文字母或0到9数字，总计1位。如不需发放经办人代码，则采用固定字母或数字即可，总计1位。
三、其它事项
第一船队合同主办单位据此规则安排人员进行合同编号管理。

附件5 合同副本发送单
编号：GZDLJ-DYCD-SW-03-S05

年 月 日
合同名称
合同封皮上的
全称
执行船舶
内部合同号

发出单位
商务部
发送人

页数
（册数）：

日期

收 件 单 位
部门名称
数量
签收人
日期
备注
执行船舶

安调部

技术部

机务部

人事部

财务部

局经管处

局法律事务室

其他需说明的事项：

填表人：

附件6合同签订及履行情况表
编号：GZDLJ-DYCD-SW-03-S06

年 月合同签订及履行情况
填报单位： 年 月 日
序号
合同编号
合同名称
对方 单位
签订日期
计划履行期
实际履行期
合同额（元）
完成合同额（元）
应收帐款（元）
备注
开始
结束
开始
结束
本月
累计

填表要求：全年统一序号和合同编号；备注栏填写存在的问题、对方反映及评价等。
负责人： 审核人： 填报人：

附件7-1顾客满意度调查及分析程序
编号：GZDLJ-DYCD-SW-03-S07

1. 商务部每年使用《顾客满意度调查表, 分别对本单位的顾客进行满意度调查。
1.1商务部负责《顾客满意度调查表》或调查方案的设计,在设计过程中要考虑如下因素：
1.1.1技术服务体制，服务的满意度，不良服务的改善行动等；
1.1.2 过程服务，包括但不限于服务态度，业主意见及建议的反馈效率、品质，出现分歧后的处理方式等；
1.1.3 其余与当年生产、服务相关的问题和情况。
1.1.4 调查表中下列内容可根据调查对象的具体情况适时进行调整。
1.2 针对每一评估项,由顾客给出满意度的等级,当顾客给出评估的等级时,以对应分数分析结果。
1.3 商务部负责《客户满意度调查表》的发放及回收。
商务部根据不同的调查时机向不同的顾客发出调查表,在一个月内进行回收,回收率超过80%时,才视本次调查为有效。
2. 根据顾客满意问卷调查结果,及从其他渠道获取到的顾客满意信息(如顾客投诉与顾客的日常沟通等), 商务部将组织进行客户满意度调查报告的编写，反馈给相关部门及主管队领导。报告中应包含下列内容：
a. 客户书面提出的最不满意之处；
b.建议整改的内容。
2.1责任部门或当事船舶收到商务部转来的顾客满意度报告后，应立即对顾客反映内容进行原因分析，做出处理意见并加以解决。同时把相关信息反馈给商务部。
2.2商务部要对处理结果进行跟踪，并将整改意见及时反馈业主。
3. 商务部根据顾客满意度测量的结果，将顾客对本单位服务的反馈信息，录入顾客档案，以便了解顾客的需求倾向，及时作好新的服务准备。

附件7-2 顾客满意度调查表
编号：GZDLJ-DYCD-SW-03-S07

顾客满意度调查表
（调查时间XX年X月）
顾客名称：
项目名称：
尊敬的顾客：
您好！衷心感谢您给予我们的大力支持。
我们殷切希望能够得到您对我们广州打捞局第一船队在质量、安全、环境保护等方面的意见和建议，用以指导并改进我们今后的服务。请在以下问题中勾出您认为合适的选项以表达您对我们工作的满意程度。

1. 从总体上看，您对第一船队所提供的服务满意吗？
非常满意 □ 满意 □ 基本满意 □ 不满意 □

2. 从船舶服务上看，您对第一船队所提供的服务满意吗？
非常满意 □ 满意 □ 基本满意 □ 不满意 □

3. 从岸基支持上看，您对第一船队所提供的服务满意吗？
非常满意 □ 满意 □ 基本满意 □ 不满意 □

4. 从沟通顺畅上看，您对第一船队所提供的服务满意吗？
非常满意 □ 满意 □ 基本满意 □ 不满意 □

5. 请您列举前面未曾提及事项的满意程度？

6. 您是否还有其它建议？

顾客签名或盖章： 日期：

非常感谢您花时间向我们提供信息。我们期望能使您获得最大程度的满意。

注：填好后请寄回或传真（）给我们：
地址：广州打捞局第一船队
广东省广州市滨江东路536号第一船队
邮编：510220

附件7-3半年客户满意度汇总表
编号：GZDLJ-DYCD-SW-03-S08

XX年 半年客户满意度汇总表
序号
客户名称
调查时间
客户满意度

总结分析：

附件8-1顾客抱怨处理程序
程 序 内 容
1. 顾客抱怨收集方法
1.1各部门/人员接到顾客抱怨后应及时予以记录并抄报商务部。对项目执行过程中严重影响第一船队声誉的、或对工程项目组的重大质量问题的抱怨以及项目合同执行完毕后顾客的抱怨报队领导；在项目执行过程中收到的、船舶可以自行协调解决的顾客抱怨报告第一船队相关部门。
1.2 商务部接到顾客抱怨信息后将反映内容填写在“顾客意见及处理记录”中，并将该记录及时转交责任部门。
2. 责任部门收到商务部转来的顾客意见及处理记录后，应立即对顾客反映内容进行原因分析，做出处理意见并加以解决，将处理结果反馈商务部。同时把相关信息呈报船队领导。
3. 商务部要对处理结果进行跟踪，并把处理结果填写在“顾客意见及处理记录”中。必要时，将顾客意见的处理结果反馈顾客。
4. 责任部门对顾客抱怨处置后还应评价是否需要制定不再发生的措施。如需要，制定相应的措施并实施，同时将不再发生的措施填写在“顾客意见及处理记录”中，并把该记录提交商务部。
5. 由商务部对不再发生措施进行效果跟踪验证，结果填在“顾客意见及处理记录”中。
6. 记录保存及抱怨信息分类说明
6.1顾客抱怨记录的最终保存单位为商务部；责任部门将按本程序1-5条款要求填写完毕的“顾客意见及处理记录”于每季度交商务部保存，并提出分析报告。
6.2商务部应随时整理顾客抱怨方面的信息，并于每半年末把此类信息抄报QHSE部；对顾客的重大质量投诉（抱怨）的信息，应随时提交。
7. QHSE部将对顾客投诉信息进行分析总结，有针对性地提出整改意见，并把必要的信息及时传递到相关单位/人员，督促其采取相应的措施，以促进第一船队质量改进。

附件8-2顾客意见及处理记录
编号：GZDLJ-DYCD-SW-03-S09
顾客意见及处理记录
顾客：
接收部门/个人：
日期：
1.反映内容：

签字： 日期：
2.原因调查（分析）：

签字： 日期：
3.处理意见：

签字： 日期：
4.处理结果：

签字： 日期：
5.不再发生的措施：(如果不需采取措施，请注明原因)

签字： 日期：
6.措施的效果跟踪：

签字： 日期：
备注：一. 1、6项由商务部填写。
二. 2-5项由责任部门填写。

附件9 顾客公司档案
编号：GZDLJ-DYCD-SW-03-S10
顾客公司档案
公司名称

公司地址

公司性质

注册资金

主要业务范围

联系人及联系方式

备注

填表人：