大中电器公司办公室工作手册.doc

制度
公司来宾登记、接待管理制度
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内

容

一、 公司服务台工作人员负责来访者接待、登记工
作，并建立来宾登记簿。
二、 对来访者登记姓名、来访部门、来访人、时间、
事由等后，发“来宾卡”。
三、对总经理的客人应及时与办公室联系，由办公室通报总经理，对需等待的客人应积极递送茶水。
四、服务台工作人员需熟悉各部门内线电话，有来访者立即电话告知被访者。
五、来访者拜别时，及时将“来宾卡”收回，在登记本上注明结束时间。
六、服务台工作人员不得擅自离岗，如有特殊因素，应及时告知办公室，办公室安排有关人员接替。
七、前台人员工作时间早8：30至晚6：00。

执行部门： 负责人署名：

制度
商务中心管理制度
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一、公司商务中心负责打印、复印公司各部门的文献材料。
二、凡需商务中心打印的文献、资料须经本部门负责人审查在原稿上签字，再填写商务中心打印文稿审批单，经办公室审批签字后，方可打印。
三、商务中心应建立打印、复印登记簿，对各类文献材料按规定内容和规定统一登记，并根据重要、紧急限度，安排工作。
四、对送来打印、复印、传真的文献资料，做好登记，并在月底作记录核算，费用记各部门。
五、商务中心的工作人员应认真做好本职工作，准时完毕任务，并及时告知有关人员取回打印件或复印件。
六、商务中心只负责打印或复印，打印稿的校对工作由供稿部门负责完毕。
七、文献打印、修改完必，取件人需将原稿与打印件清点后签字，方可取回。
八、工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印件、复印件截留或将内容透露给别人。
九、商务中心的计算机、复印有专人使用、保管，非本室人员未经允许不得随意动用。

执行部门： 负责人署名：
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办公室及办公区卫生标准
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一、 办公室及办公区的卫生由保洁员负责打扫。
二、办公室卫生每日应早晚两次打扫清理。早8：30以前保洁将各办公室及会议室清理干净。晚6：30以后，开始彻底清扫办公室。
三、办公区卫生每日随时清扫，保持环境整洁，空气清新，每晚7：00后做彻底清扫。
四、保洁员打扫办公室卫生时，应先将桌面、电脑、打印机用干净抹布擦拭干净，然后将纸娄内废弃物倒掉，更换垃圾袋，用扫帚将地面清扫一便后再用墩布将地面擦拭干净。
五、保洁员打扫总经理办公室及会议室时，有高档办公桌、会议桌的，应先喷碧丽珠后，再用干净的干抹布擦拭。
六、办公区、楼道的地面、墙面随时擦拭，保持整洁干净、要经常喷洒空气清新剂。
七、办公区卫生间应随时打扫，倒纸娄、用清水冲刷地面后，用干墩布擦干，卫生间应保持干净清洁、无异味。
八、保洁员每日打扫完卫生后，应将抹面、墩布清洗干净、晾晒，保持干燥无异味。

执行部门： 负责人署名：
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文献发放、存档管理办法
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一、 公司各职能部门设有专人负责文献的发放、存
档工作；
二、 文献起草打印完毕，需经本部门主管审核签
字，报公司总经理审批签字后，方可下发。
三、 建立文献发放登记表，登记表将记录文献名
称、发放时间及各部门、收件人等内容。
四、发文部门持所发文献及文献发放登记表，由各部门收件人签字后领取文献。
五、 文献登记表与所发文献一并存档。
六、 各部门建立本年度各类文献文献夹，文献根据
文号编排顺序放入文献夹。
七、每月对文献夹内的文献进行整理，如有漏掉，尽快与发文部门联系补齐。
八、年终将所有文献夹内的文献整理、分类、装订成册，存入文献柜备查。
九、公司重要文献按年度、类别装订造册，存入文献柜中，在文献柜门上附有柜内文献目录。
十、凡借阅重要文献者，经部门负责人批准签字后，到办公室打借条，办理借阅手续。
十一、借阅文献要准时归还，撤消借条。
十二、对于反复、过时和无保存价值的文献，经部门主管审核批准，报办公室粉碎销毁。

执行部门： 负责人署名：
制度
公司介绍信管理办法
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一、 公司介绍信分给几个职能部门管理使用。
二、领取空白介绍信的职能部门需严格履行登记签
罢手续。
三、 使用介绍信者，应经主管领导批准后，由职能
部门介绍信管理者根据情况填写。
四、 使用介绍信者的身份与事由要严格审核。用信
人的姓名、身份、人数、事由写填写清楚。
五、因情况变化，介绍信领用人没有使用介绍信，应立即退还，未及时退还的，介绍信的管理者应立即收回。
六、如若发现介绍信丢失，领用人应立即向公司反映，以便及时采用相应措施。
七、介绍信要有编号和骑缝章。存根和发出的介绍信要一致。
八、介绍信的存根要妥善保管，按保密规定归档，保管期三至五年。
九、介绍的管理者应严格执行使用介绍信的签批手续，严禁发出空白介绍信。

执行部门： 负责人署名：
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办公用品的采购、发放制度
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一、公司设有总务人员负责办公用品的采购、发放、登记工作。
二、为了统一限量，控制用品规格以及节约经费，所有办公用品都由总务管理员统一订购。
三、管理员将根据办公用品的库存量及消耗，拟定订购数量。
四、对有些部门提出的特殊需求，可选择直接去商店购买。
五、 根据商品购进价格，制作办公用品价目表。
六、 公司内部购买办公用品，需执内部代金券，价
格与购进价等同。
七、 管理员须清楚的掌握办公用品库存情况，经常
整理清点，库存局限性及时购进。
八、 设立内部购、销登记台帐，每月记录、公布发
放数量、费用公布。

执行部门： 负责人署名：
制度
办公室平常工作安排管理制度
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一、整理总经理办公室，备好茶水。
二、整理副总前日工作日记，摘抄重点一并报送总经理办公室。
三、各部门文献报总经理签批、各店、各部门支票申领整理报副总签批后上报总经理；
四、各种会议记录、考察报告、副总级每周工作日程、月工作总结等的收集上报。
五、报刊、信函的整理报送。
六、办公用品的整理、发放、登记、购买。
七、各类文献的整理、分类、存档工作。
八、平常工作完善，接听电话、接待客人。

执行部门： 负责人署名：
制度
公司阅览室图书管理制度
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一、 公司阅览室设有管理员对图书进行分类、整理
借阅、登记。
二、建立图书帐卡，所有图书都必须按图书管理规定进行登记，写明购入时间、著作名称等必要的项目。
三、每年按图书管理帐卡，对书架中的图书进行一次性清点与核对。在清点与核对前，停止外借，并规定借出图书所有返还。
四、必须经常整理图书管理帐卡，把已不存在的或被清理掉的图书在帐卡中除名。
五、需购买图书应由管理员制定购书计划，报公司审批后购进。
六、 对职工或外部机构捐赠图书必须致谢，并在接
收图书时开具收纳凭证。
七、图书原则上只借给在公司工作的人员，借出的图书不得转借第三者。
八、借阅图书期原则上为一个月，对超过期限者进行催促，令其归还。
九、超过借阅归还期限并经再三催促仍然不还者、丢失和被盗者，按图书购入价格索赔。

执行部门： 负责人署名：

制度
报刊、邮件、函电收发制度
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一、 报刊、邮件、信函由前台工作人员负责签收、
发放。
二、公司前台设有邮件箱，各店邮件、信函放在邮箱中，由各店派人签字领取交由本店前台；
三、办公室负责提供订阅报刊的部门及报刊种类清单。
四、前台天天对邮局送来的报刊应对分送清单分类清点，发现差错及时规定补缺。
五、前台收到邮局送来的报刊后，应在半小时内将报刊发送到订阅人手中，不得迟延。
六、总经理订阅的报刊、及私人信件前台送交
办公室，由办公室专人负责整理上交总经理办公室。
七、公司各部门需外发的邮件应提前送交办公
室，由办公室指定专人送交本地邮局寄发。
八、前台在签收挂号信、包裹单等邮单后，应立即
告知收件人，收件人应及时去邮局取款取件。超期罚款，责任自负。
九、公司外来邮件、信函一律经前台签收分发。不
论公私邮件应随到随清，及时分发，不得丢失、损坏。
十、对邮局送来非公司邮件，经核算确认后，应及时退回，不能私自扣留。

执行部门： 负责人署名：

制度
公务车管理制度
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一、公司公务车由办公室管理，设有专职司机。
二、使用公务车时，需提前到办公室登记。
三、登记注明用车人、用车时间、部门、地点、事由，申请人签字。
四、公司前台设公务车行车路线图，标明当天行程、时间，如需半途搭车可与办公室联系，以便安排。
五、外出车辆因故不能准时返回时，请与办公室联系，以便安排行程。
六、公务车由专职司机负责定期、定点进行保养，保证良好车况。
七、公务车需维修时需到指定地点维修。
八、公务车要经常清洗，保证车内车外的清新整洁。

执行部门： 负责人署名：