行业解决方案-加工贸易.docx

UFIDA-U9加工贸易行业解决方案
作者 丁扣金
一、综述
08年金融危机对我国加工出口企业带来了很大影响，但金融危机是全球性的，金融危机在对我国企业造成影响的同时也在深深影响着国外同行，加工贸易行业在国内拥有广阔的市场和消费潜力，有技术优势的企业可以利用广阔的国内市场熬过这个“寒冬”。另一方面，国际市场上，由于受金融危机的影响，欧美发达国家的加工企业也纷纷减产或倒闭。国内企业要充分利用这次机会提高技术含量，提高附加值，加强产品质量，改变增长方式，实现产业升级，扩大出口和开辟新兴市场。
这种情况下，我国的低生产成本优势，在全球占有明显有利的地位，“中国制造”成为中国的国际竞争优势，是现阶段不可逆转的必然趋势。因此，现阶段通过新形式的加工贸易来提升我国的加工制造能力，建立全球范围内的采购、生产、销售、售后服务以及管理体系，是我国加工贸易企业转型升级的最有利时机。
　　如何在全球化背景下，最大限度地利用资本、技术、管理扩大规模效应成为加工贸易企业当前急需解决的问题。如果还按照以往人工处理模式，想要进一步扩大已经不可能完成，只有结合ERP系统，才能通过“订单驱动”从源头开始进行毛利分析，并决定是否接单，通过订单驱动采购、生产，随时掌握订单执行进度；通过“成本驱动”来严格监控采购、加工制造、组装等各个环节成本及费用，通过“质量驱动”来确保采购质量、生产质量、出货质量，提升产品品质。从而整体上提升从采购、加工制造、仓储运输一直到销售和售后服务的综合优势，使加工贸易行业的低成本优势转化为更具国际竞争力的优势。
二、行业特性
加工贸易行业往往是由贸易公司和自己的生产加工工厂组成的集团型企业，通常产品品种多、变化快、接单频繁，单据量大，主要行业特点如下：
l 经常有超过500行成品的大订单，大订单录入是一大难题；
l 每张订单不同行成品包含多种不同的业务模式；
l 一般贸易、进料加工、来料加工的混合销售模式；
l 从接单到采购、加工、出货，业务员需要对订单的整个生命周期负责；
l 订单是业务员的工作台；
l 毛利率是贸易企业的生命线；
l 不同于制造企业的加工贸易企业成本归集方式；
l 与外部加工商的委外协同；
l 与自有加工厂的复杂委托和受托协同。

三、行业管理重点与常见困扰
1、 大订单录入费时费力且容易出错
因为加工贸易行业特性，企业经常会有超过500行的大订单，录入大订单时常会出错，且工作效率比较低。
2、 混合销售模式不易控制
加工贸易企业往往产品品种很多、产品变化很快，一张订单上往往会有多种业务模式，有对外采购成品，有委托外部供应商加工，有委托自己的加工厂加工，有采购自己加工厂的成品，同时一般贸易、进料加工、来料加工多种贸易方式可能混合在一张订单上销售。复杂的销售模式往往让业务员很头疼，且难于进行后续采购生产等环节的控制。
3、 如何快速分析毛利率的合理性
对加工贸易企业来说，毛利率是企业的生命线，业务员接单时需要对产品进行毛利分析，检查毛利的合理性，并通过对供应商压价或调整供应商调整毛利率，使毛利率保持在一个合理的水平之上。领导层在审核订单时需要及时了解毛利率情况。依靠人工计算毛利率往往是工作量繁重且准确率很低。
4、 严谨、全面的质量追溯
加工贸易企业通常以外贸公司接单，自己的加工厂生产模式为主，对产品及子件需要以销售订单号来全程追踪，并需对采购、生产、销售进行全过程的质量检验与追溯；库存超过3个月的产品亦需进行质量检验确保物品的品质。手工作业情况下往往无法有效的全程追溯并及时消除问题。
5、 加工厂难以及时掌握产品是否齐套，能否开工
贸易公司和自有加工厂深度协同，部分子件由贸易公司提供，部分子件由加工厂提供，加工厂在生产开工之前需要检查子件的齐套情况，来决定是否可以开工，人工检查贸易公司和加工厂的库存是否满足生产，容易出错，工作量大，工作效率低。
6、 加工贸易成本核算及退税数据追踪困难
贸易公司在归集成本的时候，需要按出口发票归集成本，并计算退税额及不可退税额。同时需追溯对应采购信息，供出口退税用，从出口发票追踪采购收货信息，往往令财务人员比较头痛。
7、 贸易公司和加工厂之间协同复杂
贸易公司购买子件，委托加工厂加工，加工厂购买辅材，两个公司有很复杂的协同关系，如何检查各自库存，如何安排生产、领料、如何出货，在如此复杂的协同之中不仅工作量巨大，而且很容易出错，如何让工作化繁为简都是手工处理时的难题。

四、U9加工贸易行业解决方案
4.1 利用OBA工具进行大订单导入
4.1.1业务场景描述
因为加工贸易行业特性，企业经常会有超过500行的大订单，为了提高工作效率，减少人为错误，加工贸易企业往往需要按客户提供的订货清单，快速产生自己的销售订单。
4.1.2行业管理需求
快速的订单导入工具，是企业快速响应客户需求的有利武器：
加工贸易企业往往产品品种多，变化快，客户经常会一次性大批量采购多种产品，对贸易企业来说，频繁的录入大订单，费时费力，且正确率不高，急需有一个方便的导入工具，可直接利用客户的订货清单整理出自己的销售订单，并导入到系统。
4.1.3 U9解决方案
在OBA订单导入模板（EXCEL）中整理需要导入的订单信息，只需录入客户、单据类型、料号、数量等关键信息，导入时系统自动根据关键信息产生整张订单，导入的同时，系统自动做数据的校验，大大提高工作效率和正确性。

整理订单头信息

整理订单行信息

导入系统

4.2 多种业务模式及多种贸易方式的混合销售
4.2.1业务场景描述
加工贸易企业往往产品品种很多、产品变化很快，一张单据上往往会有多种业务模式，同时一般贸易、进料加工、来料加工多种贸易方式可能混合在一张订单上销售。
项次
业务模式
模式复杂度
1
贸易公司接单，向外部供应商直接买成品
标准
2
贸易公司接单，委托外部加工商加工，外部加工厂提供部分子件，贸易公司提供部分子件
复杂
3
贸易公司接单，委托外部委外商加工，外部加工商提供部分子件，贸易公司提供部分子件，自己的加工厂提供部分子件
最复杂
4
贸易公司接单，直接向自己的加工厂买成品，加工厂按单生产
标准
5
贸易公司接单，委托自己的加工厂加工，贸易公司提供部分子件，加工厂提供部分子件
最复杂
6
自己的加工厂按安全库存备库，贸易公司接单后再从加工厂购买
标准

4.2.2行业管理需求
随时应对复杂的销售模式，是强者的体现：
销售接单时不需要区分贸易方式，是否接单通常是按毛利率高低来决定的，对关务报关和财务的结算则需要区分不同的贸易方式；同一张订单可出售多种业务模式或多种贸易方式混合的产品，但需要能区分执行后续业务。
4.2.3 U9解决方案
在料品档案上定义不同的料品形态属性、不同的贸易方式，不同的主供应商，维护对应的物料清单，订单审核后，在销售订单供应计划中，系统自动按不同业务模式产生分别产生对外采购单、对自己加工厂的采购单、委托外部加工商的委托加工采购单、委托自己加工厂的委托生产订单；关务报关时，系统自动按不同贸易方式分单处理；财务结算成本和退税时，系统自动按贸易方式区分计算。

设定料品档案

销售订单供应计划中自动区分业务模式及贸易方式，供后续处理

4.3 以销售订单为中心的订单供应计划
4.3.1业务场景描述
对加工贸易企业来说，业务员通常按客户或产品线来划分，对自己的订单需要实时追踪，接单时需要对产品进行毛利分析，并检查毛利的合理性，并可通过有效手段调整毛利率。
4.3.2行业管理需求
“订单驱动”让业务员充分掌握主动权：
业务员要在订单上对成品展开子件，查看子件的供应商和价格，在订单上对毛利进行评估，必要时会通过压子件价格来影响毛利，或通过更换供应商来调整毛利。透过销售订单需要能直接下达生产订单和采购订单，且可分次下达。且可在订单上直接追踪后续业务单据并及时了解执行情况。陆运费、海运费、保险、佣金、退税额的高低都将影响业务员是否能接单，在订单供应计划上需要一目了然。
4.3.3 U9解决方案
设定陆运费海运费价表，设定佣金计算规则，根据成交方式设定费用模板，在录入订单时自动计算预估陆运费、海运费、保险、佣金。
对订单行成品自动展开子件，直观明了的分析子件的采购信息及毛利计算情况，可根据需要调整子件供应情况。
按需下达采购单、生产订单。
事后可用多产品毛利及销售历史表对销售情况进行分析。

设定陆运费定价表

设定海运费定价表

设定客户佣金规则表

按成交方式设定费用模板

在订单保存是自动计算陆运费、海运费、保险费、佣金，供业务员在订单供应计划中分析毛利使用

根据多产品毛利分析及销售历史表，随时分析销售情况

4.4 关务单证管理及出货评估
4.4.1业务场景描述
贸易公司出口报关时需要区分不同贸易方式分别报关，接单时是多种贸易方式混合销售，一张订单上的不同行产品会对应不同的贸易方式，报关时需要加以区分。
4.4.2行业管理需求
预报关、正式报关双重机制大大提高效率：
出货前需要进行预报关，需提供预报关出口发票、订舱通知单、装箱单；出货后需再提供正式的出口发票及装箱单。
出货前需要进行相关手续检查，保证报关、装运等工作齐全，确保出口顺畅。
4.4.3 U9解决方案
从出货计划提供报关单证，满足出口前的预报关需要：
ü 预报关出口发票（commercial invoice）
ü 预报关装箱单(packing list)
ü 订舱通知单
ü 预报关单明细表

从出口发票提供报关单证，满足和正式报关需要：
ü 正式出口发票（commercial invoice）
ü 正式装箱单(packing list)

出货前进行出货评估，对出口必须要准备的资料逐一检查，避免遗漏，杜绝不必要损失

4.5 加工贸易成本归集及出口退税
4.5.1业务场景描述
贸易公司在归集成本的时候，对出口退税等严格的要求，往往有别于一般制造业的成本归集，需要按出口发票归集成本，同时计算退税额及不可退税额。成本归集后需按发票分析客户实际利润，同时需分摊实际各项出口费用。
4.5.2行业管理需求
“成本驱动”，全方位监控采购、生产、销售各个环节，充分发挥低成本优势：
按发票归集出口成本，同时留有线索，可追溯对应采购信息，掌控采购成本；成本结转同时需要能自己计算退税额及不可退税额；归集成本时要处理各种出口费用，并能按发票查询；需按出口发票或按客户进行客户全成本分析。同一张出口发票中不同贸易方式的成品需按不同的计算方式归集成本及计算可退税额。
4.5.3 U9解决方案
利用有别于制造业的成本核算方法，自动按出口发票归集成本，由出口发票作为源头追溯对应的采购成本并归集到产品成本中
归集成本时根据不同贸易方式分别自动计算不可退税额，并自动转入销售成本
自动按贸易方式计算出口退税，并产生相关凭证
按出口发票分析分摊海运费、运杂费、保险费、佣金等出口费用
按发票或客户进行全成本分析，并可进行实际毛利和预估毛利对比分析

出口发票开立，自动完成加工贸易成本归集及退额额计算、不可退税额计算

利用管销费用单分摊出口环节的海运费、陆运费等各项费用

按出口发票分析客户利润，随时掌握实际毛利和预估毛利的差异

以出口发票为源头追踪采购成本明细组成，让退税工作轻松完成

4.6 组织间的深度委外协同协助企业合理避税
4.6.1业务场景描述
在尊重税法、依法纳税的前提下，企业采取适当的手段减少税务上的支出，利用相关税收政策，合理减轻企业经营压力是很多企业在发展道路上经常采用的一种手段。
转移定价的避税原则是加工贸易企业常用的避税方法，税率有差异的关联企业（贸易公司和加工厂），使税率高的企业部分利润转移到税率低的企业，减少纳税总额。
在整个转移定价过程中，如果单纯靠采购价格转移往往会成为税务部门监管重点，改为贸易公司采购子件，由加工厂进行加工，将是更合理的避税方式。
在这种模式下，两个公司之间将出现很复杂的协同关系，如何检查各自库存，如何生产、领料、如何出货，都是难题，这都是人工难以解决的问题，需要系统来协助。
4.6.2行业管理需求
委托加工、受托加工深度协同，协助企业合理避税：
贸易公司委托加工厂加工，需要能产生加工厂的受托加工生产订单，委托加工的采购订单需要自动产生成加工厂的受托加工销售订单，加工厂出货后需要能自动产生贸易公司的收货，整个过程中需要能按源头销售订单做追踪。
4.6.3 U9解决方案
贸易公司接单购买子件委托加工厂加工，加工厂购买辅材，加工完毕，由贸易公司出货，业务员对订单的全程进行追踪。
两个组织间建立组织间的贸易路径，组织间自动转单。实现委托方和受托方之间单据的自动抛转。
贸易公司的采购单自动转成加工厂的销售订单，自动产生加工厂的受托加工生产订单，加工厂可跨组织领用贸易公司的库存，不产生买卖关系，加工厂出货后自动生成贸易公司的收货单。

设定组织间贸易路径

组织间委托加工和受托加工的协同关系

4.7 跨组织齐套分析与生产领料的备料工作台
4.7.1业务场景描述
贸易公司和自有加工厂深度协同，部分子件由贸易公司提供，部分子件由加工厂提供，生产开工之前需要针对订单跨组织检查子件库存情况，确保正常开工。
4.7.2行业管理需求
生产备料工作台，让生产更快捷、灵活：
需要按成品跨组织显示齐套情况及最大可齐套领料数量，并能直接驱动领料。显示成品对应子件的齐套情况，可齐套领料，也可对子件单独领料。
4.7.3 U9解决方案
在物料清单上定义好发料方式及发料组织。
提供生产备料工作台（开工齐套分析），可以跨组织进行生产订单齐套查询与发料。

在物料清单上定义备料来源及发料组织

对需要开工的生产订单进行跨组织的齐套分析

针对分析结果进行领料，可齐套领料，也可按明细领料

系统自动产生本组织的领料单和跨组织的领料单

4.8 全面的质量追溯体系
4.8.1业务场景描述
加工贸易企业通常以外贸公司接单，自己的加工厂生产模式为主，对产品及子件需要以销售订单号来全程追踪，并需对采购、生产、销售进行全过程的质量检验与追溯；库存超过3个月的产品亦需进行质量检验确保物品的品质。
4.8.2行业管理需求
“质量驱动”随时监控每个环节的质量，提升企业的竞争力：
以订单号全程跟单，达到质量全程追踪目的；从采购、完工、出货、在库四个环节进行质量检验质量追踪。通过订单号为核心的全程质量跟踪体系，提高质量问题追踪效率，进而提高产品出厂质量。定期对在库物料进行在库质量检验，对有问题的产品做到早发现早处理，减少不必要的损失。
4.8.3 U9解决方案
以订单号全程追踪进行进货检验

以订单号全程追踪进行完工检验

以订单号全程追踪进行出货检验

以订单号全程追踪进行在库检验

4.9 加工工厂的订单成本管理
4.9.1业务场景描述
加工厂除了要给自己的贸易公司加工产品之外，也要对外销售自制产品，品种多，单据量大，频繁的开工、领料、完工、出库，如何收集相关数据，准确核算成本，都是加工工厂的一大困难。
4.9.2行业管理需求
订单成本管理，让成本核算更精细：
成本要能按订单自动归集，且需要区分自制还是受托加工，自制产品需要核算子件成本，受托加工不需核算受托子件成本。
4.9.3 U9解决方案
采用全月平均成本类型按订单核算成本，为成本分析提供最精确的数据，为成本分析与控制提供全面依据。
在物料清单上定义发料方式和发料组织，决定哪些子件需要计算到产品成本中。
通过精细的成本数据，辅以多种成本分析报表，让用户通过U9成本管理系统不仅实时掌握了订单成本变化第一手资料，也掌握了成本全面分析翔实数据。

设定发料方式：委托方带料，不参与加工厂成本核算

自制产品有子件成本，受托加工产品没有子件成本，只有人工及制造费用

五、U9加工贸易行业解决方案图

六、加工贸易行业样板客户
1. 上海美瑞实业有限公司
主营产品：
五金工具、园艺工具和储藏类产品等
管理特点：
按订单生产、需全程跟单
品种多、订单频繁
基于订单的成本毛利分析
贸易成本的归集及退税
实施效果：