新编合同档案管理制度模板.doc

北京博兴宝信息技术有限企业
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协议档案管理制度
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协议档案管理制度
第一章 总 则
一、 为了规范企业协议档案管理, 有效地搜集协议签署和推行过程中有价值材料, 维护企业经济利益, 降低经营风险, 特制订本管理制度。
二、 企业协议档案由签署和推行协议过程中形成协议、 单证、 函电及与此相关含有保留价值材料形成。

第二章 协议分类

一、 采购协议: 指为生产产品采购原器件、 外协部件、 商品、 礼品、 固定资产等而签署协议或框架协议。
二、 销售协议: 指销售企业产品而签署协议或框架协议。
三、 技术服务协议: 指提供技术服务、 产品维修、 技术咨询、 技术转让等签署协议。
四、 产品合作协议: 指企业购置或转让技术、 合作开发技术或产品、 合作或
委托生产产品、 外协加工以及商务合作等签署协议。
五、 测试协议: 指用企业产品、 商品、 部件等用于外部测试协议。
六、 联盟协议: 指为拓展销售渠道而签署分销商或代理商协议。
七、 市场营销协议: 指为市场运作、 品牌推广等签署广告、 宣传等市场活动协议。
八、 财务协议: 指与相关金融机构签署借款、 还款、 债券、 保险等协议。
九、 企发协议: 指为企业发展与相关机构、 部门、 行业组织签署协议。
十、 综合协议: 区分于上述类别其她协议或协议。

第三章 档案管理责任分配

一、 协议档案管理归口部门为经营管理部。经营管理部协议管理专员负责全部文件编号归档; 非采购、 非销售类协议盖章和协议编号分配; 协议相关档案资料搜集、 整理; 所负责文件协议档案借阅、 保留和销毁。
二、 各部门设档案管理员给予帮助管理。各部门负责本部门协议或协议编号
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分配、 档案资料搜集整理。

第四章 文件协议归档要求

一、 文件协议编号规则
协议号是协议档案唯一保管单位。销售协议号14位, 其它均为12位。文件协议号由企业号、 年度号、 分类号、 次序号、 部门代码组成。

基础模式:
ST - － XS － 0001 － HT

企业号 年度号 分类号 次序号 部门代码

1． 年度号: 年度号由四位阿拉伯数字组成, 指文件材料形成年度。
2． 分类号: 分类号是档案号主体, 分别依据协议类别拼音首字母给予识别代码。
3． 次序号: 次序号4位, 用阿拉伯数字表示: 0001、 0002 …… , 表示企业当年某一类协议序号。
4． 部门代码: 部门代码仅限销售协议, 为各部门汉语拼音简称;
二、 协议签署人在协议上签字后, 由签署人或经办人办理协议评审手续; 经领导审批后, 到档案管理员处编号并登记, 到印鉴管理员处登记并盖章。协议在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。
三、 协议签署人或经办人负责将协议相关档案资料立刻提交给档案管理员, 并按月将协议全部档案资料提交完整。
四、 全部档案资料整理完整后, 每个月月初部门档案管理员办理档案移交, 填写《档案移交单》, 双方签字认可, 管理专员归档。
五、 全部以企业名义签署有效协议（订单）原件一律要求在企业归档, 各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每个月初将统计出各部门30天前签署协议中还未收回协议清单, 以电子邮件或传真形式发给各部门, 各部门须将协议按要求归档。
六、 档案管理员每个月5号前汇总本部门上月度完整协议档案资料, 制作《协议
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档案汇总表》提交经营管理部, 并填制《档案归档单》归档。
七、 企业各部门投标标书文件, 不管是否中标, 都要求在投标后1个月内将文件电子文档（或光盘）交档案管理员存档。

第五章 协议档案保管期限及销毁
一、 正式形成协议档案以协议签署之日起开始计算档案保管期限。
二、 协议金额在50万元（不含）以下保留;
协议金额在100万元（不含）以下保留;
协议金额在5000万元（不含）以下保留50年;
协议金额在5000万元以上永久保留。
三、 档案销毁
1．任何组织或个人未经许可无权随意销毁企业档案材料。
2．各档案管理人员应定时对档案进行检验。
3. 协议文档保留条件要有防火、 防潮、 防有害生物等方法, 以确保协议文档安全。
4．通常超出保管期限又确无保留价值档案应在《档案销毁清单》上登记, 经主管业务责任人同意后, 专员监销, 由档案管理专员销毁, 并由《档案销毁清单》立卷永久保留。

第六章 档案借阅
一、 企业协议原件, 通常不予借出。
二、 特殊原因需要借阅企业档案, 若借阅本部门签署协议, 应填写借阅申请单, 经部门经理审核后, 到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签署协议, 则除本部门经理签字外, 还要报企业主管业务责任人同意方可借阅。档案材料复印手续同借阅。
三、 借出档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用, 必需再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者, 由档案管理员下发催还单, 以后一周内仍不归还者。
四、 借阅人应注意档案安全和保密, 严禁涂改, 转借、 损坏、 遗失。
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第七章 责罚制度

一、 企业各部门凡违反本制度, 无故延期或不交应归档备份文件材料, 一经发觉, 限期上交, 经催交仍拖延不交, 除责令其部门责任人和单位领导写出书面检验外, 各罚款200元, 并给予通报批评。
二、 企业全部职员凡违反第六章第四条, 泄露企业档案机密, 涂改、 拆散或未经经营管理部同意转借、 复印或携带档案外出, 视具体情况, 对其部门领导和当事人各罚款200-1000元, 并给予通报批评;
三、 企业全部职员违反第六章第三条, 不按借阅期限归还, 限期归还并责令其当事人写出书面检验, 并对借阅人进行绩效处罚100元;
四、 通常档案资料若出现丢失、 损坏、 缺页等情况, 应立刻汇报档案归档部门并办好补办手续, 同时对借阅人进行绩效处罚100元; 如因遗失档案, 泄露企业商业秘密, 造成恶劣后果者, 扣除借阅人及部门责任人一个月绩效工资, 并视情况严重程度追究其相关责任。
五、 不按要求存放电脑档案, 不按要求接收检验者给予对应纪律处分并给予通报批评。
六、 对借阅企业档案用于非工作需要造成重大损失或影响, 企业将追究其法律责任。

第八章 附 则
一、 本制度由行政部门负责解释及修改, 由总经理办公会同意后实施。该要求能够依据实际情况进行随时或定时修订, 修订版本取得总经理办公会同意后生效,且自动替换以前版本。企业全体职员应遵照最新版本要求。
二、 本制度自下发之日起实施。
三、 附件
附件1 《档案移交单》
附件2 《档案借阅单》
附件3 《档案销毁清单》
附件4 《协议登记本》

附件1:
档案移交清单
序号
档案编号
档案名称
移交日期
页数
移交人
接收人
说 明

附件2:
档案销毁清单
序号
档案编号
档案名称
销毁日期
页数
销毁原因
审批人

附件3:
档 案 借 阅 单
序号
档案名称
案卷号

小计: 共 件
借阅日期: 年 月 日
借阅人:
归还日期: 年 月 日
签收人:
审核人

同意人
注: 本单一式二联, 第一联于案卷退还后由档案室退还调卷人, 第二联留存档案室立案。
附件4:
协议登记本
管理部门: 管理人:
序号
登记日期
协议编号
协议
对象
内容说明
协议金额
协议
签署期
签署人
同意人
是否归档
1

2

3