行政办公类成本控制措施.docx

行政办公类成本控制方法
一、 在节能、 节电方面日常定时检验
（ 一 ）每日巡查
办公室人员根据午间值班表,每个工作日中午、 下午下班（或仅在下午下班做全方面检验, 中午做部分检验）后完成企业内部巡视检验工作,并对结果进行统计, 每2周企业范围公布一次检验结果。检验范围及具体要求:
1. 会议室检验（电器设备是否关闭、 桌椅摆放、 卫生是否达成企业要求）;
2. 个人工位检验（电脑显示器是否关闭、 桌面是否杂乱、 工椅是否根据企业要求摆放）;
3. 安全门检验（企业财务室、 司机班、 2个吸烟室安全门是否安全闭锁）;
4. 鱼缸检验（企业前台、 长廊鱼缸是否有异响, 状态是否异常）;
5. 窗帘检验（办公区域窗帘是否在开窗状态时升起）;
6. 企业日常办公要求其她各项检验。
( 二 ) 信息管理相关检验
办公室网管人员对企业信息管理相关软硬件运行及职员使用情况进行检验。并对结果进行统计, 每2周企业范围公布一次检验结果。检验范围及具体要求:
1. 不定时抽查项目:
A: 在企业打印机、 文件服务器上留有企业涉密文件;
B: 邮件修改初始化密码情况、 工作邮件立刻保留当地情况;
C: 职员是否打印与工作无关内容;
D:职员门禁使用情况（指纹考勤, 刷卡开门不计入考勤）。
2. 每七天个人电脑使用检验:
A: 硬件状态
B: 软件及系统状态
C: 是否浏览与工作无关网页
D: 未按要求使用IM软件
3. 每七天固定检验项目:
A: 会议系统设备检验
B: 门禁系统
C: 背景音乐系统
D: 邮件系统
E: 程控交换机
F: 网络接入设备
G: VPN系统
H: 服务器
4. 每个月笔记本电脑抽查项目:
A: 办公时间在企业使用情况
B: 硬件状态
C: 系统运行状态

( 三　)其她检验工作
1. 办公室人员每七天固定对企业人员着装进行一次整体检验,每二周企业范围内公告一次;
２．每七天五下午下班后, 办公室人员（２人）对企业整体卫生、 电器使用情况、 安全情况进行检验;

二、 办公废品回收利用及相关工作
1. 每个月第二周周五,办公室人员搜集各部门单面用纸,集中处理后统一置放在文印室供职员使用;
2. 每个月第三周周五办公室人员对企业当月饮料水瓶、 纸箱、 杂物进行集中清理及出售（具体时间安排可依据废旧物资实际情况进行灵活处理）;
3. 每季度向企业提交回收利用相关费用情况, 并将企业每个月水电杂费支出单独列表, 做好环比统计, 每个月定时上报企业。

三、 企业公务用车优化管理以及检验工作
1 .总办车队合理申请及调配企业公务用车, 改良现行公务车队每日发车由申请部门提前半天向总办申请;
2. 总办每日下午4—5点向企业各部门公布次日早晨、 下午发车时间及方向。总办每七天要经过办公室进行公告用车情况;
3. 非企业关键事件处理、 非紧急或非接送客人等事宜, 各部门或个人采取出租车方法外出;
4. 办公室不定时对企业车辆预约单进行检验。

四、 费用控制
１．企业接待类、 联谊类费用支出
办公室严格把控全部部门以及个人接待类、 宴请类、 联谊类费用支出, 各部门在接待用户时必需根据现行管理制度设置标准实施, 对于供给商类用户以及内部交流活动宴请标准（见附件）应降低一个等级实施, 宴请时我方人员人数不得高于对方人数, 特殊情况需提前向办公室说明情况。各部门之间联谊活动需事出有因, 活动前需做好预算、 且必需控制在预算范围内。
企业全部些人员、 各部门在申请联谊活动、 宴请（包含与企业有协议签单饭店, 如: 雅菲咖啡、 湘府明珠、 新世纪饭店）时, 均必需提交《宴请申请单》, 说明情况并进行费用预估, 未填写《宴请申请单》申请一律无效, 办公室每个月底向企业提交接待费用报表。财务部在报销审核时, 必需见到办公室签字及申请单, 不然不予报销。
２．交通费用:
各部门严格把关打车申请, 对于公交车、 地铁直达或者中转站不超出3次地点、 且人员无负重时, 提议使用公交地铁; 火车票、 机票订购需经过部门领导、 且必需填写《订票单申请单》由企业领导审批, 最少提前一天预订, 优先选择有一定优惠车次、 航班;
办公室对出租车报销进行签字审核, 财务部在报销审核时, 若无办公室签字则不予报销; 对于无申请火车票、 机票不予联络预订。
３．邮寄、 快递费用
1. 办公室做好信件、 邮包发送、 统计、 管理工作;
2. 2日内同一收件人、 收件地邮件, 无特殊情况不予受剪发送。