分公司车辆及物的流成本核算统筹管理制度.doc

分公司车辆及物流成本核算统筹管理制度
为规范各分公司物流成本管理，保证分公司物流费用在总部可控的范围内高效合理使用，特制定本制度。
第一条：本制度适用范围
本制度适用于普通服务各分公司、区域物流中心。
第二条：权责
物流部负责对列入物流规划管理的车辆及运杂费进行统一管理，负责对相关发生费用的审核控制，财务部负责对相关发生费用进行复核。
第三条：分公司车辆管理
1、油费管理
（1）报销程序（附件二：车辆加油登记表）

（2）注意事项
（1）有条件的分公司，配送车辆加油最好是使用加油卡，必须对车辆的加油情况做好登记。
（2）会计必须根据物流内勤和分公司经理审核确认签字后的油票才予报销，物流内勤对于每次加油进行审核，并根据实际情况认真填写“车辆加油登记表”。
（3）物流内勤应本着如实记账原则将将填好的“车辆加油登记表”在月末一并发回总部物流部，由总部物流部对其登记审查。
（4）物流部对分公司费用进行审核，并在审核后3个工作日内上报财务部。
2、过路过桥费管理
（1）报销程序

（2）注意事项
（1）物流内勤要根据司机实际办事情况，仔细核对司机提供的过路过桥票据，包括时间、地点是否与实际配送相符，并确认签字。
（2）会计必须根据物流内勤和分公司经理审核确认签字后的过路过桥票据才予报销，物流内勤对于每张票据进行审核，并根据实际情况认真填写“过路过桥费用登记表”。
（3）物流内勤应本着如实记账原则将将填好的“过路过桥费用登记表”在月末一并发回总部物流部，由总部物流部对其登记审查。（附件三：过路过桥费用登记表）
（4）物流部对分公司费用进行审核，并在审核后3个工作日内上报财务部。
2、车辆维护管理
（1）分公司所有车辆由当地分公司自行安排定期检修、保养，暂纳入总部管理的车辆（浙A牌照）可由物流部来协助，参保项目及价格浮动范围由总部明确指定，未经允许驾驶员不得私自将车辆送到修厂修理，否则费用不予报销；
（2）分公司需要维修的车辆，由司机提出申请并填写维修表格（附表四：维修/保养登申请单），在附表中详细填写维修和更换配件所需的费用，经物流内勤和分公司经理批准后方可进行维修（附件五：分公司车辆维修(或大修)清单一览表），此维修/保养申请单与维修/保养单据在月末前传真至总部物流部进行登记审查；自行修复者，可报销购买材料零件的费用，必须由分公司经理、会计审核报销凭证及原始发票；
（3）分公司司机负责车辆维修、检验、清洁等工作，保证良好的出车状态和外观形象。
（4）因驾驶人使用不当或管理者疏于保养，而致车辆损坏或机件故障时，所需修护费，应依情节轻重，由分公司与驾驶人或车辆管理人承担。
（5）必须建立车辆管理档案，主要包括车辆证件等基础资料、车辆维修、保养年审以及违章等记录。
3、车辆使用规定
（1）分公司车辆应用于分公司日常配送业务。原则上必须由司机驾驶，司机请假时，分公司经理可在内部自行安排（必须有驾照）。
（2）严禁将车辆交给无证人员驾驶，驾驶人员在无出车任务时，应随时在分公司待岗，同时本着相互帮助的原则协助分公司物流部其他岗位的工作；车辆出行必须随车携带相关证件；
(3)车辆一般情况以商品运输为主，公司遇到紧急或特殊情况，分公司经理有权统一调度。
(4)分公司车钥匙统一由物流内勤进行保管，车辆使用后必须停放在公司规定的位置，严禁司机擅自停放车辆，下班离车前对司机车辆停放做好安全检查并将钥匙归还至物流内勤处。
（5）车辆原则上不允许外借，如确因业务需要，必须报物流部同意。
（6）车辆将实行本地化管理，年检费用、养路费、保险费、违章、事故等费用均在分公司支出，因违章、事故造成的刑事后果，由分公司自行承担解决；年检费、养路费、参保费用报销必须书面报告财务部、物流部审核；暂纳入总部管理的车辆（浙A牌照）可由物流部来协助。
（7）司机每月末应将分公司物流车辆出行记录表（附件一）上交至物流内勤处。
4、车辆的违规与事故处理
（1）在下列情形之一的情况下，违返交通规则或发生事故，由驾驶人承担，并予以记过或免职处分：
1.无照驾驶；
2.未经许可将车辆借于他人驶用。
（2）违反交通规则，其罚款由驾驶人承担；
（3）各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故，应当及时向附近警察机关报案，并立即通知分公司协助处理。
（4）意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后再视实际情况由驾驶人与分公司共同承担。
（5）发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额由驾驶人与分公司共同承担。

第四条：外包物流费用管理
1、运费管理
（1）运费报销程序

（2）注意事项
（1）运费主要针对的是在实际操作中发生的物流干线运输、市内配送发生的运杂费，分公司在选择外包物流时，最好是进行多家考察，选择最优的物流公司进行发运，并签订协议。
（2）会计必须根据物流内勤和分公司经理审核确认签字后的运费单据才予报销，物流内勤对于每张货运单据进行审核，并根据实际情况认真填写“分公司货运费用明细登记表”。货运原始凭证原则上交由分公司会计保管，如因代收货款，可向会计索取原件，备留复印件存档。
（3）所报销的运输发票必须合法，明确责任人，如因税务检查补税，分公司及当事人各承担50%的税额；
（4）物流内勤应本着如实记账原则将将填好的“分公司货运费用明细登记表”在月末一并发回总部物流部，由总部物流部对其登记审查。（附件六：货运费用明细登记表）。
（5）物流部对分公司费用进行审核，并在审核后3个工作日内上报财务部。
2、人工装卸费用管理
（1）报销程序

（2）注意事项
（1）根据实际业务情况，确实需请装卸工作或装卸设备时，应注明原因，需经对方签字确认，物流内勤、分公司经理（或物流主管）进行审核，会计进行报销，发票与原始凭证粘帖在一起，以备查。
（2）物流内勤应本着如实记账原则将将填好的“分公司装卸费用登记表”在月末一并发回总部物流部，由总部物流部对其登记审查。（附件七：分公司装卸费用登记表）。
（3）物流部对分公司费用进行审核，并在审核后3个工作日内上报财务部。
第五条：罚则
（1）无故超出用车时间范围，影响分公司物流正常工作，且事后没有向分公司经理提交正当的书面理由的，对车辆使用人及司机处以50---100元罚款。
（2）在无出车任务的情况下，司机擅自将车辆开出，发现一次对司机罚款50---100元。造成车辆丢失、损毁等重大损失的，责任由车辆使用人和司机承担。
（3）在车辆相关费用和物流费用报销中，如发现有擅自虚报费用，经核查属实的，对当事人罚款500-1000元，情节严重，予以开除。
（4）物流内勤要做好车辆使用、车辆加油登记、运费明细登记，每个月末及时汇总上报至总部物流部。工作没用做好或不及时汇报的，给予50-100罚款。
（5）会计在费用报销中，如果没有物流内勤和分公司经理签字确认的给予报销的，物流部将要求财务部对分公司会计给予相应处罚。

附件一：
分公司物流车辆出行记录表（由司机填写）
日期
出行时间
使用人
到达地点及办理事由
返回时间
备 注

附件二：
分公司车辆加油登记表
日期
加油金额（元）
93#
单价
容量（升）
加油前里程数（KM）
第二次加油里数（KM）
行驶公里数（KM）
油站名称
驾驶员签字
备 注

附件三：
分公司过路过桥费用登记表
日期
所办事项
票据张数
总费用
票据是否与实际办事相符
经办人签字

附件四：
分公司物流车辆维修保养申请单
申请分公司

车牌号

申请时间

上次保养或维修时间

上次维修保养原因分析

本次维修故障原因分析

本次修理更换件

本次维修费

申请人

物流内勤审核

分公司经理审核

备注

分公司物流车辆维修保养申请单
申请分公司

车牌号

申请时间

上次保养或维修时间

上次维修保养原因分析

本次维修故障原因分析

本次修理更换件

本次维修费

申请人

物流内勤审核

分公司经理审核

备注

附件五：
分公司车辆维修(或大修)清单一览表
序号
项目或配件名称
单位
单价
数量
金额
配件品牌
备注

如:大修公事费

1000
1
1000

如:四配套
套
440
1
400

.

.

.

合计总金额：

承修单位:
联系电话:
编制人:
分公司经理审批:

附件六：
分公司 月份货运费用明细表
发送客户或分公司
日期
物流公司
货运单号
件数
货物名称
运费
备注

附件七：

分公司装卸费用登记表
日期
外请原因
装卸货物及数量
费用
经办人签字