合同管理流程模板.docx

协议管理步骤

1、 目
防范企业法律风险、 维护企业正当权益; 降低企业运行风险, 提升企业经营管理水平; 控制企业财务风险, 提升资金使用效率。
2、 适用范围
企业和外部签署各类协议和协议。
3、 职责
3.1业务承接部门: 协议调查、 协议谈判、 协议文本拟订、 组织协议评审、 协议推行及协议补充、 变更及解除, 协议条款审核及协议评定, 依据需要参与重大协议谈判, 协议审核、 盖章、 推行等业务。
3.2财务科: 协议条款审核、 登记、 协议结算及协议评定。
4、 步骤负责部门
业务承接部门
5、 定义
5.1业务承接部门: 需代表企业对外签署协议部门。
5.2技术部门: 协议中质量条款、 技术条款包含部门。
5.3重大协议: 包含金额在200万人民币以上单笔协议。
6、 关键点
C4/D4节点:协议条款审核
B7节点:协议推行
7、 管理指标
结果类指标:
协议履约率=严格推行协议数量/签署协议总数量×100%
8、 步骤图

企业领导A
销售企业B
财务部门C
备注
0

开始

1

协议主体资信调查

2

协议谈判、 协议评审

3

协议文本拟订

4

协议条款审核

5
审核签字

协议签署

6

协议签章、 登记

协议专用章使用管理要求
7

协议推行

8

协议补充变更
协议解除

9

协议结算

协议条款审核

10

协议资料整理存档

协议资料整理存档

协议借阅记录表
11

协议评定

12

结束

9、 节点说明
B1节点: 协议主体资信调查
协议包含项目按企业多种业务操作步骤经过审批后, 由业务承接部门选择准协议对象。在协议签订前, 业务承接部门组织相关部门充足了解协议对方主体资格、 信用情况等相关情况, 确保对方当事人含有履约能力。
最少应包含以下内容:
（1）含有签署协议资格, 能以本身名义独立对外签署协议;
（2）包含专营许可或法律法规有资质(等级)要求, 应含有对应有效许可证书、 资质（等级）证书等;
（3）协议签署人, 应含有真实有效法定代表人身份证实或授权委托书;
（4）履约信用统计良好;
（5）其她与协议签署、 推行相关情况。
B2节点: 协议谈判、 协议评审
业务承接部门在授权范围内, 组织相关部门与初步确定准协议对象根据自愿、 公平标准, 磋商协议内容和条款, 明确双方权利义务和违约责任。对于影响重大、 包含较高专业技术或法律关系复杂协议, 应组织法律、 技术、 财会等专业人员参与谈判, 必需时可聘用外部教授参与。加强协议谈判保密工作, 必需时签署保密协议。
业务、 法律、 技术、 财务等专业人员应对谈判中包含相关内容提出专业意见或作出说明。
B3节点: 协议文本拟订
协议谈判后, 业务承接部门依据协商谈判结果, 拟订协议文本, 协议文本应由企业确定并使用企业或国家标准协议文本, 特殊情况下, 能够使用对方协议文本或与对方共同约定协议文本。
协议应包含以下基础条款:
（1）首部: 协议名称、 签约各方全称、 签约时间和地点、 签约目和依据。
（2）协议正文
A 标, 包含产品、 劳务、 工程、 技术等;
B 质量标准及验收方法;
C 价款或者酬劳;
D 推行期限、 地点和方法: 包含交付时间、 地点、 运输方法、 运输费用负担、 付款时间、 付款方法等;
E 质量确保、 售后服务;
F 违约责任;
G 处理争议方法;
H 依据法律或协议性质应该含有其她条款和双方约定其她关键条款。
（3）结尾和附则: 包含协议份数、 生效条件, 并有双方法定代表人或授权代表署名, 同时加盖单位公章或协议专用章, 还应写明协议附件等其她相关事项。
拟订协议应注意问题:
（1）自拟协议应做到条款齐全、 责任明确、 逻辑性强, 语言严谨、 简练、 正确, 不得有模棱两可, 表示有歧义语句;
（2）协议中专业术语、 专有名词、 关键概念应设专款解释;
（3）除特殊情况外, 协议文本应该正式打印, 不准涂改;
（4）在与协议对方当事人签署书面协议时, 应尽可能约定产生纠纷时, 由我方所在地人民法院管辖。
C4/D4节点: 协议条款审核
对确定完成后协议文本, 签署前须财务科、 法务部等部门对协议文本正当性、 经济性、 可行性及严密性进行审核。对于影响重大或法律关系复杂协议文本, 应组织财务科、 审计部、 法务部门及相关专业部门进行会审, 以确保企业利益。（中国销售协议与国外销售协议只审核现实施标准版本, 如发生变更重新审核。）
财务科对协议审核内容包含:
（1）资金结算、 价款支付方法明确、 具体、 正当;
（2）借款协议资金适用效果可行性;
（3）复核协议价款数据计算正确性。
业务/财务对协议审核内容包含:
（1）正当性:
A 签约各方含有签约资格;
B 签约各方意思表示真实、 有效, 是否与法律、 法规强制性要求相冲突;
C 签订协议形式符正当律要求;
D 其她可能造成协议无效或被撤销情形。
（2）严密性:
A 条款完整、 齐备, 具体包含:
a 交易标是否明确、 具体;
b 交易程序是否明确、 具体;
c 是否因为表述不严谨而存在权利义务不明确情况;
d 条款之间是否因为配合问题而存在权利义务不明确缺点;
e 争议处理方法是否明确具体;
f 是否存在因为术语或关键词不统一而造成条款冲突, 或存在影响权利义务明确性表述不一致;
B 权利和义务具体、 明确;
C 相关附件完备;
D 协议中明示或隐含约定管辖条款对企业是否有利。
（3）安全性: 无损本企业商誉、 商业秘密及其她利益。
业务承接部门对协议审核内容包含:
（1）协议主体资格:
A 协议对方是否含有签约资格和履约能力;
B 协议对方名称是否正确。
（2）协议经济性:
A 市场供给、 需求情况经调研属实;
B 市场供给、 需求价格估计可靠、 合理;
C 应予考虑其它经济原因。
（3）协议可行性:
A 整体项目含有可靠性、 可操作性;
B 经济效益或社会效益含有真实性。
（4）协议安全性: 无损本企业商誉、 商业秘密及其她利益。
（5）业务部门认为必需审核其她内容。
技术部门对协议审核内容包含:
（1）技术依据真实、 可靠;
（2）技术方法完备、 可行;
（3）技术标准和参数科学、 真实、 可行;
（4）技术部门认为必需审核其她内容。
A5/B5节点: 协议签署
对经审核同意签署协议, 业务承接部门根据协议金额大小及既定协议签批授权提交相关责任人对协议进行签批与对方当事人正式签署（对于中国协议, 业务承接部门应要求对方必需加盖企业公章或协议专用章）。
C6节点: 协议签章、 登记
财务科负责对签批权限进行审核, 审核无误加盖协议专用章,具体见《协议专用章使用管理要求》（附件1）。为预防已签署协议被篡改, 须在协议页码之间加盖骑缝章。对签署协议进行登记, 并按既定编号规则分类归档。
国外协议加盖业务专用章。
B7节点: 协议推行
协议签订后, 承接部门应与对方当事人一起遵照老实信用标准, 依据协议性质、 目和交易习惯严格推行协议。标准上严禁先推行后签署协议情况发生。
承接部门应跟进协议推行情况, 推行过程中发生纠纷, 协议签署部门应快速搜集下列相关证据(原件或复印件):
（1）协议文件(包含变更、 解除协议协议、 传真、 信函、 图表、 广告、 授权委托书、 电子邮件及其她相关资料等);
（2）送货、 提货、 托运、 验收、 发票等相关单证票据;
（3）货款承付、 托收凭证、 信用证、 完税凭证、 相关财务账目;
（4）作为质量标准法定或约定文本、 封样、 样品及判定汇报、 检测结果等;
（5）证人证言;
（6）其她证据材料。
经双方协商达成一致处理意见, 应签订书面协议, 由双方代表签字并加盖公章或协议专用章。
对经协商仍无法处理或认为有必需经过法律路径处理协议纠纷, 经企业同意, 可提交仲裁委员会仲裁或人民法院依法处理。
B8节点: 协议补充、 变更/协议解除
业务承接部门, 在协议推行过程中依据发生具体事项对原签订协议进行补充、 变更和解除协议, 以确保企业利益不受损失、 维护企业信誉和形象。当协议进行补充、 变更时, 应重新进行谈判, 并签署补充、 变更或解除协议, 协议补充、 变更、 解除审批步骤和审批人与原协议相同。
C9节点: 协议结算
业务承接部门根据协议要求期限、 金额或方法办理结算业务。
对到期欠款, 财务科立刻督促业务承接部门催收。
财务科严格根据协议要求结算。
C10节点: 协议资料整理、 存档
协议资料指从协议立项到协议推行完成全部资料, 包含: 营业执照、 授权委托书等资质证实、 技术资料、 图纸、 协议、 出货单、 发票、 用户反馈、 索赔统计、 收款证实、 变更及解除协议等。
中国协议原件由财务科存档, 进口协议原件由物资供给部存档, 出口协议原件由国际业务部存档, 其她协议资料由各相关部门存档。其她部门在借阅协议时, 需登记《协议借阅记录表》（附件2）, 归还时再进行注销。
C11/D11节点: 协议评定
财务科每季度对各类协议推行总体情况进行抽查并形成统计, 抽查百分比不低于5%; 对重大协议推行（不少于3笔）情况进行分析评定, 形成评定汇报。对发觉问题立刻反馈并监督责任部门改善, 必需时组织召开专题会议。
10、 相关文件及统计
附件1: 《协议专用章使用管理要求》
附件2: 《协议借阅记录表》

附件1
协议专用章使用管理要求
1、 目
为加强企业协议专用章管理, 规范企业协议专用章使用及保管, 制订本要求。
2、 使用范围
协议专用章关键用于与企业发生经济业务往来单位签署多种书面协议、 协议。加盖“协议专用章”以后协议协议, 含有法律效力。
3、 协议专用章保管
协议专用章由财务科专员管理, 印章管理人员有事外出（如开会、 学习等）, 则依据财务科责任人指定人员代为保管并办理代保管手续, 代保管期间负有保管、 使用责任。在节假日期间, 与财务专用章等印章统一封存财务科保险柜。
4、 协议专用章使用
企业因业务需要对外签署协议由企业董事长或其授权签署协议责任人员签章, 同时业务经办人员签章, 财务科印章管理人员依据《对外签署协议授权委托书》授权权限审核无误后加盖协议专用章。财务科印章管理人员须对签署协议进行登记, 并按协议次序号依次存档。
印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查, 严禁对缺乏审核及报签文件协议、 属于代签但缺乏授权委托书协议及空白合相同不符合企业要求协议盖章。
协议专用章标准上不得携带外出使用。确因工作需要, 必需带协议专用章外出使用, 应经总经理同意, 到财务科办理立案手续。
印章管理人员必需妥善保管印章, 对于违反本要求, 给企业造成损失, 应该依法追究其法律责任。

附件2
协议借阅记录表
借阅日期
协议日期
协议编号
协议名称
借阅部门
借阅人签字
归还日期
归还人签字