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办公室工作步骤第一部分 办公室工作步骤步骤1.1: 收文步骤收文步骤办公室文员办公室主任总经理分管领导及处理收文步骤起始签收、 登记审阅 关键文件 承接、 督办通常文件阅读、 拟办承接、 落实步骤结束步骤1.2: 发文步骤发文步骤办公室文员办公室主任总经理分管领导及处理步骤起始步骤结束编号、 发文存档初核拟稿 审阅 关键文件 通常文件 打印、 查对签发签收步骤结束步骤2.1: 印章使用管理步骤用印人各职能部室领导办公室主任办公室文员申请填写印章使用申请单步骤起始审批 同意 同意 同意 统计、 存档盖章步骤结束步骤2.2: 印章借用管理步骤用印人各职能部室领导办公室主任办公室文员用印人申请填写印章借用申请单步骤起始审批 同意 同意 同意 印章管理员审核签字步骤结束统计、 存档借出收回步骤3: 档案借阅、 复印管理步骤档案使用人各职能部室领导办公室主任档案管理员用印人申请填写档案借阅、 复印申请单步骤起始审批 同意 同意 同意 档案管理员审核签字步骤结束统计、 存档借出、 复印收回步骤4: 礼品管理步骤礼品使用人各职能部室领导主管领导总经理总经理秘书办公室主任填写礼品使用申请计划步骤起始审批 同意 审批 同意 同意每个月盘点步骤结束发放采购礼品验收入库步骤5.1: 接待工作步骤来访客人相关部门接待人员各部办领导办公室主任总经理财务处步骤起始客人到访具体落实汇报、 拟账请示相关领导明确客人身份、 来访事由 制订接待方案了解情况 通常客人 费用审批制订接待方案了解落实情况汇报、 报账落实了解落实情况费用审批审批费用报销步骤结束步骤5.2: 小型接待步骤（来电、 来人）办公室文员办公室主任总经理分管领导接听来电统计内容/接待来访步骤起始 情况处理 关键情况 承接、 督办通常文件拟办承接、 落实步骤结束步骤5.3: 大型接待步骤办公室文员办公室主任总经理各职能部门步骤结束组织接待了解具体情况形成接待方案步骤起始 审批 落实接待准备情况 同意与各职能部室相关组织接待步骤结束步骤6.1: 参与外部会议步骤办公室文员办公室主任总经理各职能部门通知参会人员接到会议通知步骤起始 审批 关键会议 通常会议落实参会人员 同意参与会议步骤结束步骤6.2: 组织内部会议步骤办公室主任办公室文员各职能部门办公室档案员步骤起始通知开会 参会人员通知会议准备材料准备 会议统计部署会场形成会议纪要 参与会议落实落实步骤结束归档步骤7: 办公用具、 固定资产采购、 入库、 领用步骤处室办公室主任总经理领用步骤结束步骤起始依据需求提出计划划提出 审核 大宗物品 物资采购验收入库、 登记并建立台账 审批第二部分 办公室管理制度一、 收文、 发文管理制度1、 收文（1）登记。收文后, 依据来文单位（上级来文、 平级来文、 下级来文）立刻录入来文登记簿; （2）办理。来文登记后, 视缓、 急情况, 立刻填写文件处理标签报送相关领导阅批; （3）归档。文件办理完成, 立刻归档, 定时或按企业要求将已归档文件再次分类整理, 交由企业档案室集中管理。2、 发文（1）提出申请。各部门依据需要提出发文申请, 由部门责任人草拟文件内容（草拟内容需用水笔书写, 方便长久保留）; （2）文件审核。各部门草拟文件必需交总经办统一审核; （3）领导审批。全部企业发文必需由企业领导审批后, 方可印制; （4）文件公布。企业文件领导审批后, 由总经办校对, 用印, 然后正式公布; （5）文稿归档。全部企业发文文稿统一由总经办整理归档。二、 会议筹备制度1、 会议组织（1）每年召开一次总结表彰大会; （2）每六个月最少召开一次支部大会和经理以上管理人员会议; （3）每季度召开一次办公会; （4）每个月召开一次产品沟通会议; （5）每七天各部门召开一次周例会。2、 会前准备: （依据会议规模大小、 关键程度安排）（1）安排会议议题; （2）确定会议筹备方案; （3）办理会议报批手续; （4）印发会议通知; （5）准备会议文件材料; （6）会场卫生、 照明、 通风、 音响、 桌椅排列; （7）安排座次编组和邀请嘉宾; （8）关键会议新闻公布。3、 会中、 会后安排: （1）会议签到; （2）导入会场; （3）安排讲话; （4）会议统计（录音）; （5）会场秩序和后勤服务; （6）参会人员离会; （7）清理会场; （8）会议文件整理; （9）会议新闻报道; （10）会议纪要印发; （11）会议精神落实; （12）会议决定事项督办。4、 精简会议: 办公室应该从实际出发严格控制会议规模、 会期, 力戒形式主义, 开会不得攀规格、 讲排场, 要严格控制会议成本, 努力提升会议质量。三、 办公用具管理制度1、 采购、 印制（1）提前三天书面申请。部门责任人审核, 报企业总经理同意, 交由办公室统一采购或印制。（特殊情况可委托办理）。（2）各部门在申报时, 需认真填写计划单, 计算好月使用量, 通常采购或印制数量以六个月使用数为上限。（3）申请印制, 应设计好规格、 件数, 并提出初步印制价格。（4）各部门验收时, 要先查明物品规格、 件数、 价格是否相符, 确定后在交货单上签字。（5）办公室在审核发票时, 认真查对交货单, 确定无误后签字, 报总经理同意后付款。（6）低值易耗办公用具, 各部门应本着不铺张不浪费标准, 从严从细控制使用。（7）高值办公耗材（如电脑、 传真机）在使用中, 应注意日常维护与保养; 确需维修时, 报请总经理同意后, 办公室通知具办。2、 文印、 传真（1）文印、 传真用纸一律由办公室统一采购, 各部门登记领用。（2）除有特殊要求外, 多种文字材料用纸统一使用A4纸, 标题用华文中宋体, 小二号字, 正文用仿宋体, 小三号字, 纸张尽可能双面使用。（3）要求能够手工书写材料尽可能手工书写。（4）工作之外, 需要打、 复印, 一律收费（总经办代收）; 不许可私自打、 复印或发传真, 一经查实, 将给予当事人10元50元/次罚款。收费标准: 打印: A4纸0.50元/张 B5纸1.00/元张 复印: A4纸0.50元/张 B5纸1.00元/张 A3纸1.00元/张传真: 2.00元/次（发） 1.00元/次（收）四、 印章管理制度1、 印章刊刻与启用（1）企业行政章、 协议专用章、 财务专用章、 钢印、 法定代表人署名章、 财务使使用方法定代表章, 在刊刻前应该由经办人到企业办公室开具专门介绍信。（2）企业直属机构印章和出纳印章刊刻前应由经办人到企业办公室开具介绍信。（3）机构注销、 裁撤、 法定代表人变更及出纳变更时, 相关印章必需由办公室立刻收回、 集中保管。（4）印章启用与变更按公安机关相关要求实施。2.、 印章保管（1）各类印章应确定专员保管, 保管人员应该同企业签署责任状。（2）各类印章保管人变动, 必需先办理印章交接手续。3、 印章使用（1）用印审批: 经济协议、 正式文件用印前必需经领导文字同意, 日常事务由办公室主任或分管副职同意。（2）盖章登记: 印章保管人盖章时, 应逐笔在用印记录表上登记, 口头同意用印领导必需在记录表上签字。（3）空白介绍信: 未经主管领导部门文字同意, 严禁发出空白介绍信, 空白介绍信必需留存根, 领导人必需在村跟上签字, 空白介绍信上必需注明使用期, 未使用空白介绍信应立刻退回。（4）空白信笺: 未经领导同意, 严禁发出空白信笺。经同意发出空白信笺印章上必需注明用途。（5）携章外出: 办公室主任及经理层人员确因工作需要须携章外出, 应该登记, 携章人应该签字并确保妥善保管、 立刻退还。五、 协议管理制度1、 签订协议必需使用湖南省工商局制订统一文本或经省工商局同意、 监制, 企业设计格式协议文本和数据电文协议, 如: 电子邮件、 电报、 传真等, 要求先签署协议。若特殊情况用电话、 口头、 便条订货, 必需严格实施事后补订协议。2、 对外签订协议时, 必需掌握供方部分基础情况, 必需时对供方进行现场考察。3、 签订协议必需遵照平等、 自愿、 公平老实信用和遵法标准, 不得徇私舞弊, 违反国家法律法规, 损害国家和企业利益。4、 所定协议必需主体合格, 标正当, 手续完备, 条款齐全, 意思表示真实, 约定明确, 文字清楚, 语言规范, 无矛盾条款, 无空白条款。5、 严厉协议报批制度, 签订协议时, 必需使用统一协议审批标签, 经部门责任人审核、 签字, 报请企业或集团主管领导同意后, 加盖协议专用章方为生效。6、 协议管理人员建立协议档案分类台账, 协议实施完成叫集团协议管理员存档。7、 委托代理人在签署协议时, 不得超越委托书权限范围, 不得签署无效协议, 违反协议。8、 协议文本由专员保管登记使用。9、 凡与协议相关人员, 必需严格遵守企业制度, 严守协议秘密。六、 档案管理制度1、 归档范围企业文件材料归档范围, 包含上级机关印发相关文件, 批件及各部门产生多种文件材料, 关键在以下多个方面: 基础管理; 党群工作; 经营管理; 产品研发; 科学技术; 基础建设; 会计核实。2、 归档要求: （1）办公室为企业临时档案室, 集中统一管理企业形成全部档案; （2）归档文件材料应完整、 准备、 系统; （3）文件书写和载体材料应耐久保留, 文件不能以铅笔, 圆珠笔书写, 传真件、 复印件不得长久存档; （4）文件材料整理符合规范; （5）归档电子文件、 应有对应纸质文件材料一并归档保留; （6）各类文件通常归档一份, 比较中和利用频繁文件归档2-3份; （7）各部门负责归档文件搜集和整理并定时或按企业要求交企业办公室集中管理, 办公室定时或按集团要求将各部门已归档文件再次分类整理, 交由集团档案室集中管理。3、 归档时间（1）党群工作、 行政管理、 生产技术管理类文件通常按年度一年归档一次, 在第二年第二季度前归档; （2）会计类文件由财会部门整理立类, 保管一年后向集团综合档案室移交; （3）企业协议工个人档案要随时归档, 如有特殊情况, 也能够分阶段归档。4、 档案管理与利用（1）档案分类: 档案形成数量多, 可设二级类目; 档案行程数量少, 可将相关类目合适合并, 归档文件整理质量要符合国家标准要求, 并要编制各类档案目录; （2）保管条件: 有专室或专柜存放档案, 要防潮、 防火、 防尘、 防有害生物等安全设施、 并定时检验档案保管情况, 对破损或蜕变档案要进行修复, 以确保档案完整与安全, 并切实加强对知识产权档案和商业秘密档案管理。（3）保管期限: 对企业有长远利用价值档案应永久保留; 对企业在一定时期内有利用价值档案分别为长久或短期保留; 通常结余两种保管期限之间档案, 其保管期限一律从长。（4）判定与销毁: 定时进行档案判定工作, 判定具体时间依据实际需要确定; 销毁前要造销毁清册, 提出销毁汇报, 经总经理同意（关键档案应报集团或县档案机关立案）, 并由档案人员监销。（5）其她要求: 部门或个人借阅档案, 应到办公室登记, 立刻归还: 对不按要求归档而造成文件材料损失, 或对档案进行涂改、 抽换、 仿造、 偷窃、 隐匿和私自销毁而造成档案丢失或损坏直接责任者, 给予对应处分, 后果严重, 将依法进行处理。七、 办公室管理制度1、 保持办公室地面、 墙面、 窗帘、 窗户洁净、 清洁, 多种公用设施完好无损, 严禁乱涂乱贴乱画, 严禁在档案柜顶层堆放物品。2、 保持文件资料摆放整齐有序, 办公室若配置盆景, 要保持盆景鲜艳; 水瓶、 盆景、 报纸夹、 办公桌椅、 工艺品、 办公用具等放在办公室固定位置, 严禁随意挪动。3 上班时间严禁窜岗、 嬉戏、 溜号、 大声喧闹; 严禁在办公室吃早餐、 零食、 抽香烟、 嚼槟榔等。4、 讲文明礼貌, 注意言行, 不假公济私, 热情大方, 严守企业机密。5、 下班后, 整理洁净桌面, 关闭电脑、 空调、 电灯等公用设施, 关好门窗。上班期间人员外出办事或下班后, 未关闭空调等设施, 给予部门责任人20元/次罚款。6、 建立“投稿”专箱, 报纸、 杂志等分类挂放在报纸夹上。7、 样品室摆放美观整齐, 窗明几净, 废弃物要立刻清理。第三部分 企业办公工作表单收文登记簿编号: GL/YJ-BG-01所属企业表单名称收文登记簿表单编码表单用途应用部门办公室次序号收文日期来文机关来文号文件标题份数性质机密程度承接单位或个人签收编存备考收文簿表单应用步骤说明发文登记簿编号: GL/YJ-BG-02所属企业国旅企业表单名称发文登记簿表单编码表单用途应用部门办公室发文日期发文编号发文单位文别字号机密程度事由附件办理情形承接人归档备考日期档号发文簿表单应用步骤说明第四部分 办公室多种表单使用及销毁步骤1、 控制清单使用及销毁步骤 编制 填写 审核、 签字 保留二年办公室 相关部门 总经理 办公室主任 销毁（责任人: 办公室主任）2、 部门控制清单搜集处理汇总表使用及销毁步骤 编制 填写 搜集、 审核 保留一年办公室 相关部门 总经理 办公室主任 销毁（责任人: 办公室主任） 3 收文记录表使用及销毁步骤编制 填写 审核 保留二年办公室 相关部门 办公室主任 办公室主任 销毁（责任人: 办公室主任）4、 发文记录表使用及销毁步骤编制 填写 审核 保留二年办公室 办公室文员 办公室主任 办公室主任 销毁（责任人: 办公室主任）5、 固定资产记录表使用及销毁步骤编制 填写 审核 办公室 办公室文员 办公室主任 办公室文员（长久保留）6、 房租记录表使用及销毁步骤编制 填写 审阅 保留二年办公室 办公室文员 办公室主任 办公室文员 销毁（责任人: 办公室主任）7、 定额费用记录表使用及销毁步骤编制 填写 审核 保留一年办公室 办公室文员 办公室主任 办公室文员 销毁（责任人: 办公室主任）8、 手机费用记录表使用及销毁步骤编制 填写 审核 保留一年办公室 办公室文员 办公室主任 办公室文员 销毁（责任人: 办公室主任）9、 印章使用统计表使用及销毁步骤编制 填写 审核、 签字 保留二年办公室 使用人 总经理 办公室主任 销毁（责任人: 办公室主任10、 客餐招待通知单使用及销毁步骤 保留一年编制 填写 办公室主任 销毁（责任人: ）办公室 相关部门 办公室 随账报财务 11、 档案明细表使用及销毁步骤编制 填写 审核 办公室 相关部门 办公室主任 办公室主任（长久保留） 12、 协议记录表使用及销毁步骤编制 填写 审核 保留十年办公室 相关部门 办公室 办公室主任 销毁（责任人: 办公室主任）13、 会议签到簿使用及销毁步骤编制 填写 搜集、 审核 保留一年办公室 参会人员 办公室 办公室主任 销毁（责任人: 办公室主任）14、 会议统计簿使用及销毁步骤编制 填写 搜集、 审核 保留一年办公室 各部门 办公室 办公室主任 销毁（责任人: 办公室主任）15、 办公室评分表使用及销毁步骤 汇总评选办公室 参与检验人员 保留一年办公室 文员 销毁（责任人: 文员）16、 介绍信使用及销毁步骤 送 相关部门 销毁（责任人: 部门责任人） 编制、 填写 办公室 存 整理归档 保留一年办公室 文员 销毁（责任人: 办公室主任）第五部分 办公室工作标准标准1: 办公室人员岗位关键职责及工作常规岗位名称: 办公室主任汇报对象: 企业总经理关键职责: 1、 落实集团精神; 实施企业方针, 安排本部门工作, 配合各企业、 各部门工作; 2、 率领部门职员提升业务水平和市场意识; 3、 全方面负责办公室业务、 管理、 会议、 接待、 宣传、 后勤等工作; 4、 做好企业内部各部门、 企业与集团各部门之间协调工作; 5、 接待来访用户安排商务谈判; 6、 草拟企业文件及相关材料; 保管企业档案及其她物件; 7、 召集企业例会, 召创办公室例会; 8、 帮助总经理健全企业规章制度; 9、 管理车辆及后勤工作, 组织卫生检验; 10、 管理维护多种设备, 确保水电供给正常, 网络、 通讯设备运行良好; 11、 处理紧急事务及突发事件; 12、 落实总经理具体事务立刻提醒总经理办理相关事宜; 13、 企业电脑新增、 报废登记上报; 网络开通情况登记、 上报; 14、 帮助企业职员办理电信手机业务。工作常规: 1、 办公室主任日常工作常规: 时间具体事项日常规工作对办公室人员安排当日具体工作事务; 与各分企业、 各营业部或集团各部门联络落实相关事宜; 具体安排当日工作关键; 日常事务处理; 办文、 办会、 办事等; 后勤管理方面监督检验; 来人接待; 社会关系维护; 车辆管理使用; 总结当日工作、 安排明日工作; 2、 办公室主任周工作常规: （1）每七天一（几点）召创办公室人职员作例会（现场或电话方法）; （2）每七天一安排本周关键关键工作任务; （3）每七天一安排办公室人职员作备忘录; （4）每七天一至周五开展正常工作并落实企业及集团交办各项事宜。3、 办公室主任月工作常规: （1）每个月1日-3日组织召集企业月度工作例会; （2）每个月22-24日对总社各部门进行月度内务大检验并做检验通报; 4、 办公室主任年度工作常规: （1）年末召开企业年度总结及表彰大会; （2）每七天一初组织企业经理例会; （3）6月召开各部门和各分企业六个月工作总结会; （4）12月准备企业年度工作总结及下年度工作汇报。5、 办公室主任交接内容: （1）多种印章 企业证照; （2）企业文件及外来文件; （3）各部及各处室批文; （4）多种工作手册; （5）其它各类批件（如文件、 旅游申请、 协议协议等）; （6）其它在用公共财产; （7）企业其她档案及多种未办事宜。岗位名称: 办公室综合文员汇报对象: 办公室主任关键职责: 1、 熟悉企业制度, 完成领导交办事宜; 2、 企业日常通知, 与各分企业、 营业部联络、 沟通; 与集团各部门联络; 4、 负责集团华天报通讯。企业各部门和分企业稿件征集和通报; 5、 负责本部门日常接待; 6、 收发文件, 打印、 复印、 登记、 发放、 归档多种材料; 7、 负责相关文件保密, 拒绝她人查阅, 要求她人回避 8、 总经理和办公室主任交代其她工作和临时性工作。工作常规: 1、 综合文员日工作常规: 时间具体事项日工作常规打印复印、 收发传真、 拿取报纸、 分发信件卫生茶水, 接待收发文, 通知领取包帽核实包帽费、 办公用具费、 话费各类证照送检、 更换总结当日工作、 安排明日工作2、 办公室综合文员周工作常规（1）每七天一（8:30）参与企业经理例会, 并做好例会统计; （2）每七天一（几点）参与办公室工作例会, 上报本周工作计划, 接收主任安排事宜; （3）每七天五晚总结本周工作任务完成情况, 补缺补差, 立刻完成。3、 办公室综合文员月工作常规（1）每个月1日参与办公室月度工作会议, 汇报上月计划实施情况, 安排本月工作; （2）每个月5日至10日, 做好定额费用登记（差旅费、 电话费、 水电费、 办公室招待费、 手机费、 固定资产购置费、 房租费等）工作; （3）月底汇总办公室本月工作资料, 撰写办公室工作总结; （4）每年5月底搜集上六个月工作小结, 每个月12月底搜集整年工作总结; 每季度末（25-30日）搜集各分企业、 营业部季度工作小结。4、 综合文员交接内容（1）企业发文、 字号文件、 企业办文件原件, 外来文件以及其发放回收记录表; （2）企业多种证照、 复印件及备份; （3）企业文员类、 经营类档案资料; （4）企业经营性协议、 后勤类协议等; （5）车辆费用记录表及相关批件; （6）多种在用公共财产; （7）多种未办事宜。标准2: 办公室日常行为规范（1）办公电话接听规范响铃时, 在三声之内接起接听时, 要致以问候, 语气要热情, 标准语为: “您好, ？国际旅行社办公室! ”在有必需知道对方姓名时能够说: “请问您是什么单位, 请问您贵姓？”并确定: “XXX先生/小姐, 您好! ”认真倾听对方来电事由, 如需要传呼她人应请对方稍等, 轻轻放下电话传呼她人。如对方通知或问询某事应按对方要求逐条统计并复述给对方听, 关键事情要用书面回复并作统计, 不得在电话中回复了事。接听电话时, 不管对方是何等态度, 何种语气, 都要心平气和, 态度和蔼。中止时, 应立刻挂上电话, 再次接通以表歉意。通话结束时, 应等对方挂断以后再轻轻放下电话。对于打错电话要耐心说明或转告相关人员, 切勿生硬拒绝, 影响企业形象。打出电话时, 应预先将通知内容整理好, 语言要简练, 首先向对方致以问候并作自我介绍, 标准语为: “您好, 我是？国际旅行社办公室XXX。”然后按事先准备提要逐步简述电话内容。如需接电话或传呼她人, 语气要客气, 标准语为: “请问XX处室（企业）XX同事在吗？”“麻烦您, 我找XX同志听电话, 谢谢! ”（2）常规接待规范客人来访时, 起身问好, 面带微笑, 握手或行鞠躬礼。确定来访者姓名、 身份, 请其到接待室或会议室入座。给客人送水, 动作要轻。问询客人来访事由。如客人要找人不在, 问询客人是否留下联络方法或留言转达, 并做好统计。