什邡宏达医院公文管理制度附表格及流程模板.doc

什邡宏达医院公文管理制度

一、 目
为规范医院各类办公文件管理, 提升工作效率, 依据国家相关要求, 结合医院实际情况, 特制订本管理制度。
二、 适用范围
本制度适适用于医院各类办公文件处理。
三、 常见公文文种
1、 公文包含决议、 决定、 命令、 公报、 公告、 通告、 意见、 通知、 通报、 汇报、 请示、 批复、 议案、 函、 纪要累计15个种类。
2、 本医院用公文种类有: 通知、 通报、 汇报、 请示、 函、 纪要、 决定等。
l 通知: 适适用于公布和传达医院内部事项;
l 通报: 适适用于表彰优异、 批评错误、 传达关键精神和通知关键事项;
l 汇报: 适适用于向上级单位汇报工作, 反应情况, 回复问询;
l 请示: 适适用于向上级单位请求指示和同意;
l 函: 适适用于不相隶属单位之间商洽工作, 问询和回复问题, 请求同意和回复审批事项;
l 纪要: 适适用于统计、 传达会议情况和议定事项;
l 决定: 适适用于对关键事项或者重大行动做出安排, 奖惩相关单位及人员等。
3、 公文保密等级分为: 绝密、 机密、 秘密、 通常文件。
四、 版面要求
1、 纸张尺寸:
公文用纸通常采取国际标准A4 型纸（210mm×297mm）, 特殊形式公文用纸, 可依据实际需要确定。
2、 版面（附件1《公文样本》）
l 页边距: 上: 2.8厘米, 下2.8厘米, 左2.8厘米, 右2.5厘米。如使用医院红头稿纸（附件2）, 则可去掉《公文样本》中“版头”, 并将页边距上尺寸调为4.5厘米。
l 字体和字号: 如无特殊说明, 公文格式各要素通常见3号仿宋体字, 特殊情况能够进行合适调整。
l 文字颜色: 如无特殊说明, 公文汉字字颜色均为黑色。
l 装订: 公文应左侧装订, 不掉页。
五、 公文内容要素划分及格式要求
公文内容要素分为版头、 主体、 版记三部分。版头指公文首页红色分隔线以上部分; 主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、 公文末页首条分隔线（不含）以上部分; 版记则是指公文末页首条分隔线以下、 末条分隔线以上部分记。
1、 版头: 字体为华文仿宋, 字号小初, 加粗, 文字颜色为红色; 分隔线为2.5磅粗直线。文字和分隔线均居中。
2、 主体: 从版头下空一行开始编排, 文字颜色为黑色, 从左到右横写、 横排。正文行距为单倍行距, 特殊情况能够进行合适调整。
l 标题: 通常见2号宋体字, 加粗, 编排于红色分隔线下空一行位置, 分一行或多行居中排布; 回行时, 要做到词意完整, 排列对称, 长短适宜, 间距合适, 标题排列应该使用梯形或菱形。
l 发文字号: 通常见3号仿宋字, 编排在标题下方, 居中排布。年份、 发文次序号用阿拉伯数字标注; 年份应标全称, 用六角括号“[ ]”括入; 发文次序号不加“第”字, 不编虚位（即1不编为01）, 在阿拉伯数字后加“号”字。
l 正文: 通常见3号仿宋字, 编排于发文字号下空一行位置, 每个自然段左空二字, 回行顶格。数字、 年份不能回行。
l 附件说明: 如有附件, 在正文下空一行, 左空二字编排“附件”二字, 后标全角冒号和附件名称。如有多个附件, 使用阿拉伯数字标注附件次序号（如“附件: 1. XXXXX”）; 附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时, 应该与上一行附件名称首字对齐。
l 发文单位署名、 成文日期和印章: 通常距离正文（或附件说明）一行, 发文单位通常向右对齐编排, 成文日期居于发文单位之下, 以发文单位为准, 居中编排。成文日期中数字应用阿拉伯数字将年、 月、 日标全, 年份应标全称, 月、 日不编虚位（即1不编为01）。印章用红色, 要端正、 居中下压单位全称和成文日期, 印章用红色, 不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下署名、 印章或成文日期时, 能够采取调整行距、 字距方法处理。
l 附注: 如有附注, 居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
l 附件: 附件应另面编排, 并在版记之前, 与公文正文一起装订。“附件”二字及附件次序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题用2号宋体, 加粗, 居中编排。附件次序号和附件标题应该与附件说明表述一致。附件格式要求同正文。
3、 版记
l 版记中分隔线: 版记中分隔线与正文边距等宽, 分隔线用0.75磅直线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上, 末条分隔线与公文最终一页下边缘重合。
l 主送、 抄送部门: 通常见4号仿宋字, 在印发日期之上、 左空一字编排。“主送”“抄送”二字后加全角冒号和报送部门全称, 回行时与冒号后首字对齐, 最终一个报送部门名称后标句号。现有主送部门又有抄送部门时, 主送部门应置于抄送部门之上一行, 之间不加分隔线。
l 印发单位和印发日期: 印发单位和印发日期通常见4号仿宋字, 编排在末条分隔线之上, 印发机关左空一字, 印发日期右空一字, 用阿拉伯数字将年、 月、 日标全, 年份应标全称, 月、 日不编虚位（即1不编为01）, 后加“印发”二字。版记中如有其她要素, 应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。
l 页码: 通常见4号宋体阿拉伯数字, 居中编排。公文附件与正文一起装订时, 页码应该连续编排。
六、 公文处理
公文处理包含收文和发文。
1、 收文处理
收文处理程序包含: 登记、 填写《文件呈阅表》（附件3）、 根据《收文步骤》（附件4）进行分送、 承接、 催办、 回复、 存档等。
l 登记。医院全部公文均应做好统计。医院内部公文, 标准上对口受理; 其她外部收文, 如无明确目标部门, 则统一由行政部负责处理。行政部收文后, 应逐件清点, 查对无误后, 填写《文件呈阅表》, 做好编号。
l 分送。依据公文内容、 要求和工作需要, 确定公文分送范围, 将公文与《文件呈阅表》一并交由医院领导指示。
l 承接。根据医院领导最终指示, 将公文立刻送达承接部门办理; 需要两个以上部门办理, 应该明确主办部门。紧急公文还需明确办理时限。承接部门对交办公文应立刻办理, 有办理时限要求应在要求时限内办理完成。
l 催办和回复。收文部门要立刻了解公文办理进展情况, 督促承接部门按期处理完成, 紧急公文可由专员负责催办。对公文办理结果, 收文部门应立刻回复来文单位。
l 存档。收文流转结束后, 由行政部归档, 以确保文档完整。
l 任何部门和个人收到公文, 应立刻送行政部按要求程序办理。
2、 发文处理
发文处理程序包含: 拟稿、 填写《公文稿纸》（附件5）、 根据《发文步骤》（附件6）分别由承接部门责任人审核、 分管领导会签、 总经理指示、 行政部人员编写文号、 用印、 分发、 存档等。
l 拟稿, 根据职能分工标准, 由关键承接部门负责, 包含到两个或两个以上部门, 由主办部门和协办部门商议草拟。
l 分送: 拟稿人草拟好公文, 并填写《公文稿纸》, 首先交由部门责任人审核签字; 以后交由分管领导会签; 最终报总经理指示。
l 修改: 如公文在审核、 会签过程中, 需要做重大修改, 应注明具体修改意见, 并交由承接部门重新进行公文流转审核程序。
l 医院全部公文统一由行政部进行编号、 用印、 分发和存档, 有领导指示, 还应附批复件。
七、 会签权限
1.以部门名义行文公文, 由各部门责任人签发;
2.以医院名义行文公文, 由分管副总经理签发;
3.包含全局性关键公文, 需由法人指示签发。
八、 保密要求
1.未经领导签发公文不得分发;
2.已签发保密文件应由专职人员统一收发、 归档和销毁, 内容不得泄漏和外传。
3.已归档公文, 如需查阅, 应根据医院档案管理要求进行借阅。
九、 附则
1.本制度细则由行政部负责解释。
2.本制度自下发之日起开始实施。
十、 附件
1. 公文样本
2. 红头稿纸
3. 文件呈阅表
4. 收文步骤
5. 公文稿纸
6. 发文步骤

XXXXXXXXXXXXX宏达医院
XXXX年XX月XX日

附件1: 公文样本
什邡宏达医院

XXXXXXXXXX通知
XX[XXXX]XX号

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, 通知以下:
1. XXXXXXX
2. XXXXXXX

附件: XXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXX
XXXX年XX月XX日

主送: XXXXXXXX, XXXXXXXXX。
抄送: XXXXXXXX, XXXXXXXXX。
XXXXXXXXXXXXXXXXX XXXX年XX月XX日印发
附件2: 红头稿纸(略)

附件3: XXXXXXXXX
公文稿纸

总 经 理 批 示

分管领导 会签

承接部门
责任人
审核

标题

专题词

文号
[20 ] 号
密级

急缓

拟稿部门

拟稿人

拟稿日期

主送部门

抄送部门

附件

填写要求:
1. 专题词: 能够代表公文专题内容词语。
2. 文号: 统一由行政部进行编号填写。
3. 密级: 依据需要填写绝密、 机密、 秘密、 通常文件。
4. 急缓: 依据需要填写急件、 通常文件。
5. 主送部门: 公文关键受理单位, 即需根据公文内容回复事项、 办理工作单位。
6. 抄送部门: 除主送部门外需要实施或知晓公文其她部门或主送部门相关领导或管理部门。

附件4: XXXXXXXXXX医院
发文步骤
需要修改, 根据要求修改以后重新提交。
承接部门拟稿并填写 《公文稿纸》
承接部门责任人 审核署名
交分管领导会签
交法人指示
行政部人员编写文号、 用印、 分发、 存档

附件5、 XXXXXXXX医院
文件呈阅表

编号:
文件 名称

来文号

来文 单位

密级

收文 日期

拆阅 登记人

拟办 意见

医院 领导 指示

承接 部门 意见

部门责任人签字:

附件6: XXXXXXXXXXXXXX
收文步骤
收到公文统一编号, 填写 《文件呈阅表》
分送部门责任人及医院领导审核、 指示
根据指示
送交承接部门按期处理
收文部门催办
并将结果回复来文单位
行政部人员
收回来文并归档