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协议管理制度

第一章 总则
第一条 为加强许昌嘉苑房地产开发有限企业协议管理, 规范经营行为、 降低风险, 维护企业正当权益, 依据《民法通则》、 《中国协议法》等相关法律法规要求, 结合本企业实际情况, 制订本制度。
第二条 本制度所称协议是指企业所属各部门企业名义与企业外各类法人、 自然人、 其她各类经济组织所进行各类经济活动和非经济活动所签署多种协议、 协议、 章程等。本制度不包含职员与企业签署劳动协议。
第三条 协议管理是指协议预案审查、 协议实施、 协议监督、 协议管理。包含从资信调查、 协议签署、 推行、 变更与解除、 纠纷处理、 协议终止归档等全过程管理。
第四条 企业协议管理实施"统一管理、 分级负责、 授权签署"标准, 实施协议承接部门负责制。落实以预防为主标准, 维护企业正当权益。
第二章 协议管理部门
第五条 企业综合部为协议事务主管部门, 设置法律事务专员负责企业协议具体管理工作。
第六条 综合部协议管理职能:
1、 负责监督指导企业格式条款协议以及部分非格式条款协议起草制订, 对部分重大及关键协议条款内容进行审核, 避免出现法律漏洞。
2、 组织、 协调协议审查及会签程序。
3、 对包含企业协议签订、 变更、 实施、 终止等行为进行监督。
4、 负责处理企业与外部重大协议纠纷。
5、 负责企业协议及其纠纷处理资料汇总归档、 分类保留、 调阅登记等日常协议档案管理工作。
第七条 法律事务专员在协议管理方面关键职责是:
1、 熟练掌握并宣传经济协议法律法规及其她法规。
2、 帮助进行重大协议可行性分析, 并提出书面分析汇报。参与企业重大协议谈判及文件起草工作;
3、 对企业各类协议签署及推行情况进行监督、 检验;
4、 参与协议纠纷处理;
5、 负责协议纠纷引发法律诉讼处理;
6、 对企业签署各类协议统一登记、 编号并分类保管, 并造册统计已签署协议推行情况; 对已推行协议装订成册, 分别整理归档;
7、 立刻向企业领导如实汇报协议管理、 签署、 推行中问题, 遇有紧急情况时应采取方法预防问题扩大。
第八条 协议承接部门关键职责:
1、 依据授权依法组织协议签署、 变更、 解除等事宜;
2、 负责初审协议承接人草拟协议可行性、 对方经营范围、 资信及履约能力;
3、 依法推行协议, 立刻向司法办通报推行中发生重大问题及处理方案;
4、 参与对协议纠纷协商、 调解、 仲裁、 诉讼;
5、 负责本部门协议文本管理及归档移交工作。
第九条 协议承接人关键职责:
1、 依据授权办理签署、 变更、 解除协议事宜;
2、 草拟协议, 提供草拟协议可行性论证及对方经营范围、 资信情况及履约能力调查材料, 并对其真实性和正当性负责;
3、 按协议签署权限, 提前向协议承接部门提交协议草本及前款要求材料, 提请相关部门审查;
4、 认真推行已生效协议, 随时检验协议推行情况;
5、 立刻向主管领导及办公室汇报在推行中发生问题, 并按时将协议相关文件交协议管理员归档;
6、 依法参与协议纠纷协商、 调解、 仲裁、 诉讼。
第十条 协议管理员关键职责:
1、 落实实施协议管理措施;
2、 帮助协议承接人依法签署或变更协议, 必需时参与本部门重大协议谈判与签署;
3、 帮助协议承接人草拟协议并对协议进行初审, 确保协议完整性、 正当性、 可行性, 预防不完善或不正当协议出现;
4、 检验协议推行情况, 帮助协议承接人处理协议推行中出现问题;
5、 对签署、 推行协议中出现重大问题, 立刻向司法办和部门领导汇报;
6、 参与处理本部门协议纠纷;
7、 负责编制协议付款、 收款计划, 取得部门领导同意后报财务部立案。
8、 负责协议台账、 档案建立及协议文本（包含协议书、 相关文件、 信函、 图表）管理;
9、 每季度向司法办汇报协议管理工作, 送交协议登记总台账及协议管理情况统计表。
第三章 授权
第十一条 下列人员有权代表企业签署经济协议:
1、 企业法定代表人;
2、 企业法定代表人书面授权法人委托人。
第十二条 各法人委托人具体代理权限由法定代表人在签发《法人委托书》时注明。法人委托人必需严格按授权范围行使签约权, 严禁超越代理权限对外签约。
第十三条 法人委托人关键职责
1、 在授权范围内负责谈判、 签署协议, 既不能违章越权, 也不能消极推诿;
2、 对所签署协议正当性、 完整性和可行性负责;
3、 对须报请上级领导审批协议, 办理申报手续, 提出本人意见并对本人意见负责;
4、 对所签署协议推行负责, 推行中发觉问题应立刻上报, 同时主动想措施处理; 对发生协议纠纷负责处理或帮助相关部门处理;
5、 负责保管好本人所签协议一切资料, 协议推行完成后应立刻将资料上交归档。
第十四条 任何部门及工作人员未经法定代表人授权委托, 不得以企业名义对外签署协议或改变协议内容, 不得变更、 解除协议及放弃协议要求权利。
第十五条 企业内部职能机构不得以自己名义对外签署协议。
第十六条 授权委托分为期间授权委托和单位时间授权委托。
第十七条 单位时间授权委托仅在单位时间内授权委托有效。
第十八条 被授权部门行政责任人标准上不再向其她相关人员办理继续授权委托, 如情况必需, 办理之前须取得授权人书面同意。
第十九条 期间授权委托制, 即一事一委托, 期间能够为协议签署全过程也能够为协议签署某一阶段。具体程序为: 经办部门责任人提出书面申请, 附协议拟稿和可行性汇报及其它材料送办公室审查, 经总经理同意和授权后, 对外签立协议。

第四章 协议审批权限
第二十条 企业董事长或其授权人各项协议签署最终审批人。协议标在100万元以下, 授权总经理审批。
第二十一条 协议主办部门或提报部门提请协议时, 必需在办公室组织和监督下, 取得对应审批同意, 并将对应审批意见连同所要提请协议一起并入协议签署审批步骤。

第五章 协议审查
第二十二条 协议应由承接部门、 相关职能部门及企业领导进行审查。
第二十三条 协议审查具体程序为:
1、 首先由协议承接部门协议承接人和协议管理员对所提报协议以及与协议相关全部事宜进行自查和初审, 并在此基础上完成协议初稿和必需情况说明书;
2、 然后将协议文件移交办公室, 由办公室和协议承接部门会同相关职能部门（如财务部）逐条审查协议条款及其她相关事项。
3、 最终由办公室将协议文件提交企业工程建设分管副总、 财务分管副总、 总经理逐层审批。
第二十四条 需关键审查内容包含:
1、 对方主体资格: 含有经年检合格企业法人营业执照或非法人营业执照, 其核载内容必需与实际相符。
2、 经营范围: 协议标应符合对方经营范围, 包含专营许可, 应含有对应许可、 等级、 资质证书;
3、 代理权限: 由代理人代签协议, 应出具真实有效法定代表人（责任人）身份证实、 授权委托书、 代理人身份证实;
4、 履约能力: 含有支付、 生产、 技术能力。必需时应要求出具资产负债表、 资金证实、 注册会计师签署验资汇报等相关文件。需提供担保协议, 应查明担保人担保资格和担保能力;
5、 履约信用: 重协议、 守信用, 无违约事实, 现时未包含重大经济纠纷或重大犯罪案件。
6、 协议内容
（1） 协议内容是否符合国家法律、 政策和本《制度》中相关要求;
（2） 协议应含有条款是否齐全、 合理、 严密;
（3） 双方当事人意思表示是否真实、 一致, 双方权利、 义务是否明确、 平等;
（4） 协议条款中有没有潜在对企业不利或可能损害企业利益条款;
（5） 是否存在无效条款。
（6） 签约双方用章是否为协议专用章。
7、 协议文字
（1） 协议用语是否规范;
（2） 文字表示是否确切无误。
8、 协议经济效益
（1） 估计取得经济效益和可能负担风险;
（2） 协议非正常推行时可能受到经济损失。
第二十五条 在协议审查时, 依据企业实际, 应注意事项:
1、 对于标额较大涉外协议、 货物交付或工程完工之日起一年后才能付清款项协议。
2、 销售、 加工承揽、 工程承揽协议中质保期约定应不超出一年, 质保金约定标准不超出协议总标额5%,且必需在质保期满之日一次性付清, 以上内容国家、 行业有要求依要求。
3、 销售、 加工承揽协议中付款期限约定通常应为付款提货、 货到付款, 按百分比付款时全部款项付清期限最长不能超出自货到之日起三个月。
4、 工程承揽协议中付款方法约定通常应为按工程进度付款, 且付款时间和付款数量约定必需明确, 全部工程款付清期限最长不能超出自工程完工之日起三个月。
5、 为了有利于可能因为协议推行而引发法律诉讼, 应在协议条款中作以下要求:
（1） 我方为需方时必需约定我方所在地人民法院管辖;
（2） 我方为供方, 在尽努力争取取我方所在地人民法院管辖成为不可能时, 可约定“发生纠纷应协商处理, 协商不成, 任何一方均可向起诉方住所地人民法院提起诉讼”;
（3） 我方为供方, 如约定需方到供方所在地提货时, 我方为协议推行地, 在争取我方所在地人民法院管辖成为不可能时, 可约定“发生纠纷应协商处理, 协商不成, 依法律要求经过诉讼方法处理”;
（4） 在协议签署时, 估量我方违约可能性大, 且又争取我方所在地人民法院管辖成为不可能时, 可约定“依法律要求, 经过诉讼方法处理”。
第二十六条 审查时如对对方当事人推行能力及资信情况存在疑义时, 应要求其提供对应担保并要求在协议中注明。
第二十七条 办公室和财务部必需在协议文本送达三日之内出具审核意见书, 不得拖延, 在审核或审查过程中, 发觉重大错误、 遗漏或不妥时, 提出修改意见书, 并与协议对方当事人取得联络, 直到修改意见达成统一为止。
第二十八条 负责审查协议部门和职员, 因工作渎职或循私舞弊而疏忽、 放任审查, 致使不该签署协议得到签署而造成经济损失, 应按后果及其责任大小, 负担对应行政责任、 经济赔偿责任直至法律责任。
第二十九条 审查完成后, 负责审查人员应出具审查意见书, 审查意见书应附有审查人员署名。

第六章 协议签署
第三十条 签署协议必需内容正当、 具体、 条款齐全、 责权明确, 用语确切, 手续完备, 程序正当。
第三十一条 协议承接人签署协议, 必需先办理授权委托书, 明确授权范围和权限。未经授权委托或超出授权范围签署协议为无效协议, 由承接人负担责任。法人授权委托书由办公室负责办理。
第三十二条 协议承接人凡签署不能即时清结协议, 都必需采取书面形式; 凡标额在10万元以上虽能即时结清重大协议, 也必需采取书面形式。当事人协商一致同意相关修改协议文书、 电子邮件、 图表等均是协议有效组成部分。
第三十三条 凡国家或行业有示范文本, 应该优先使用, 但在选择时, 对包含权利义务关系条款经办人和办公室要关键审查, 必需时能够进行修改。无范本协议采取企业办公室提供示范文本。协议承接人不能自拟协议文本。
第三十四条 企业协议签署审批常规步骤以下:
1、 协议承接部门确定协议承接人会同本部门协议管理员负责起草协议（草案）并填写“协议审批表”;
2、 协议承接部门责任人负责对协议业务内容进行审查, 并签署意见;
3、 办公室负责对协议法律条款进行审查, 并签署意见;
4、 财务部负责对协议财务条款进行审查, 并签署意见;
5、 如该协议牵扯其她业务部门, 由办公室分送该业务部门经理进行审查, 并签署意见;
6、 分管副总对协议进行审查, 并签署意见;
7、 在完成以上审查修改后, 由办公室将协议报送企业总经理审批;
8、 协议标在100万元以上, 须经董事长审批。
9、 办公室在相关责任人或授权代表在“协议签约审批表”上签字同意后, 加盖企业协议专用章。
第三十五条 协议生效后, 各相关部门应妥善保留协议推行过程中多种凭证, 包含结算单、 结算证实、 支付凭证、 银行进账单、 收料单、 入库单、 过磅单、 发票等。

第七章 协议推行
第三十六条 协议依法成立后, 即含有法律约束力。一切与协议相关部门和人员, 应严格推行协议要求义务, 确保协议推行。
第三十七条 协议实施部门责任人应随时了解、 掌握本单位协议实施情况, 并督促本部门协议管理员按月统计协议实施情况。
第三十八条 协议实施部门应同时负责统计和监督对方协议单位履约情况, 保留好相关单据、 信函等文字资料; 并由协议管理员按月填写“对方协议实施情况监控说明”, 其中必需列明和验证对方各项履约行为和承诺（如质量、 进度等）, 以此作为付款基础依据。每个月“对方协议实施情况监控说明”必需由协议实施部门经理审核签字, 分别报办公室、 财务部立案。
第三十九条 协议结算条款要求对方有付款义务, 协议实施部门应按付款条款中要求立刻向对方收取, 由财务部统一出具发票。
第四十条 协议结算条款要求本企业有付款义务:
1、 实施协议各部门应依据财务部门相关要求和协议具体约定, 在协议签署以后向财务部报送项目整体用款计划立案。
2、 实施协议各部门应填写《协议资金支付申请表》, 本表一式三份, 由办公室、 财务部、 实施部门分别留存。
3、 款项拨付基础依据是由协议实施部门提交“对方协议实施情况监控说明”, 款项拨付必需在分管副总、 财务分管副总及总经理逐层审批同意后方可进行。具体程序参见相关财务管理措施。
4、 假如协议推行中出现违约责任中所要求行为, 业务部门应立刻以书面形式反馈给办公室, 并书面报送分管副总及总经理。总经理应按协议要求进行违约处罚, 并通知财务部在结算时实施。
第四十一条 协议推行过程中出现问题, 业务部门应立刻督促处理。如无法履约, 应向分管副总和总经理汇报。
第四十二条 协议推行过程中如发觉对方当事人履约能力及资信程度下降应立刻通知办公室并向分管副总和总经理上报, 立刻向对方出具不安抗辩书, 维护企业正当权益。

第八章 协议变更与废除
第四十三条 协议一经签署即依法成立, 任何人不得私自变更或解除。但协议在推行过程中, 如碰到法律要求或协议约定许可变更、 解除协议条件时, 能够变更或解除协议。
第四十四条 协议变更或解除必需符合《经济协议法》要求, 并应在法律要求或合理期限内由协议当事方共同商议。
第四十五条 变更、 解除协议审批权限和程序与原协议签订审批权限和程序相同。
第四十六条 协议承接人在收到对方要求变更或解除协议正式文件、 电子邮件、 电话后, 必需立刻请示领导, 立刻处理, 紧急事宜不得超出一天, 通常事宜不得超出三天, 并在使用期限内正式回复对方。超出期限再作回复, 造成严重后果, 承接人应负担对应责任。包含经济纠纷复电、 复文, 须经协议管理机构审阅后方能发出。
第四十七条 变更解除协议必需采取书面形式（包含双方信函、 文件、 传真等）, 由双方签署确定书。
第四十八条 协议变更、 解除应注意以下事项:
1、 主体变更应取得协议各方同意;
2、 有担保条款协议变更, 应取得原担保单位同意并在变更协议上加盖担保单位印章;
3、 经上级主管机关同意协议或协议变更、 解除, 应报原同意机关同意;
4、 经公证、 鉴证协议, 所达成变更、 解除协议, 应报原公证、 鉴证机关立案;
5、 联营、 承包经营、 租赁经营、 涉外等协议变更或解除, 法律有尤其要求, 应依尤其要求办理;
第四十九条 变更、 解除协议协议在还未达成或同意以前, 原协议继续有效, 仍应推行。
第五十条 如因变更（解除）协议可能使当事人受到损失, 双方应在变更（解除）协议协议中明确要求各自应负担责任。

第九章 协议纠纷处理与诉讼管理
第五十一条 提请协议纠纷程序:
1、 已经签署协议在推行过程中产生纠纷, 协议推行部门应依据协议中相关纠纷处理条款与协议签订方协商进行处理。
2、 协商不成时, 必需在一个工作日向办公室汇报, 并在三个工作日内提供相关资料, 任何部门或个人不得延误诉讼时效或私自放弃实体权利, 更不得隐瞒实情。
3、 办公室应在接到汇报三个工作日内提出处理意见。依据协议纠纷不一样情况, 向企业相关领导汇报。经协商无法处理纠纷, 经总经理同意后, 可向仲裁委员会申请仲裁或直接向人民法院起诉。
4、 如纠纷需进入法律诉讼程序处理, 应按《中国协议法》、 《中国民事诉讼法》等相关法律、 法规和本措施处理。
第五十二条 集团企业各单位与对方当事人协商处理纠纷时间, 应在法律要求时效内进行, 并考虑留有申请仲裁或起诉足够时间。
第五十三条 发生协议纠纷时, 承接人除应将纠纷情况立刻汇报部门责任人和办公室以外, 还应同时应快速搜集下列相关证据:
1、 协议文本, 包含附件、 变更或解除协议、 信函、 图表、 视听资料、 广告、 授权委托书、 介绍信及其她相关资料等;
2、 开工、 验收、 提货、 发票等相关单位票据;
3、 货款承付、 托收凭证、 相关财务账目;
4、 产品技术规范、 质量标准;
5、 证人证言;
6、 其它与处理纠纷相关材料。
第五十四条 处理协议纠纷, 应尤其注意以下问题:
1、 在证据可能丢失或以后难以取得情况下, 立刻采取证据保全方法;
2、 发觉对方当事人或利害关系人有可能隐匿、 转移财产将使我方权利难以实现时, 适时依法申请采取财产保全方法;
3、 对于债权债务关系明确、 正当且双方对债务无异议, 依法立刻向人民法院申请支付令或提起诉讼;
4、 做好每起协议纠纷实况统计、 存案备查;
5、 凡属我方责任协议纠纷, 应逐笔查明原因, 分清责任, 要求责任人员负担责任, 并责成其提出补救方法。
第五十五条 协议纠纷经协商达成一致处理意见, 应签订书面协议, 双方代表签字并加盖单位公章。
第五十六条 双方已签署处理纠纷协议书、 仲裁机关调解书、 仲裁决定书及法院裁定书、 调解书、 判决书, 在正式生效后, 应复印若干份, 交给相关部门收执、 立案或存档。
第五十七条 协议纠纷处理完成, 应立刻将相关材料汇总、 归档、 以备考查。

第十章 协议登记、 立案与归档
第五十八条 协议文本必需最少一式四份, 其中二份交对方签约人, 其它原件必需在协议签署以后三个工作日内报送办公室和财务部。协议签署部门、 协议推行部门因工作需要使用原件时, 向办公室办理暂借手续。
第五十九条 协议档案管理是协议管理基础工作, 办公室应依据实际情况建立协议台帐、 报表, 并按时填报。
第六十条 办公室应对企业内全部协议文本以及与协议相关往返法律文件进行汇总, 并编号登记, 制作月度协议签署情况一览表, 反应企业协议签署以及由协议引发诉讼情况。
第六十一条 协议签署部门协议管理员对已生效协议应该编号登记, 分类归档, 并建立协议台帐。协议统计报表实施季报制, 各部门于每季度第一个月前三个工作日内填报上季度报表报送办公室。办公室应于每季度前十个工作日内汇总, 报企业主管领导。
第六十二条 协议签署后三个工作日内, 协议承接部门协议管理员应将协议档案原件整理装订送交办公室存档。协议档案范围包含: 信誉调查汇报、 意向接触汇报、 协议文本初稿、 协议签署审批表及审批修改意见、 法人授权委托书、 对方资质证实文件、 多种审批管理表格、 协议谈判统计、 协议正本及附件、 协议签署、 变更、 解除过程中信函、 电报、 电话统计、 传真资料、 票据凭证以及其她相关资料、 文件。
第六十三条 协议推行完成后, 协议承接部门协议管理员应于五个工作日内将协议文本及协议实施期间全部往来信件、 变更协议、 收（付）款统计、 请示汇报等相关资料交一并归档, 丢失必需查清原因。

第十一章 附则
第六十四条 本制度由综合部制订并负责解释。
第六十五条 综合部应依据不一样发展阶段管理要求对本制度进行修订、 补充和完善, 确保协议管理制度能够起到切实有效作用。