连锁酒店组织架构及财务采购流程.doc

连锁酒店组织架构及财务采购步骤
董事会
COO
主管总经理
主管总经理
市场
部
技术
部
商
务
部
行政采购
部
财务
部
品牌
部
运行
部
人力资源
部
工程
部

直营店

直营店

直营店

CEO/总裁
2.1 -企业组织结构

依据企业业务发展需要, CEO、 主管总经理所主管部门能够调整, 实施纵向扁平化横向紧密配合管理体系, 提供实施和决议效率。
2.2 -企业部门关键职责
商务部职责:
负责企业连锁店发展,包含直营店和特许经营店等
- 市场信息寻求, 可行性方案测算
- 商务谈判
- 协议签署及后续协调
市场部职责:
负责企业统一市场和销售工作以及中央预订管理
- -销售政策制订, 对直营店销售教导和培训
- 市场推广和促销活动提议和组织
- 用户忠诚度计划制订、 实施和维护
- 家宾俱乐部和家宾卡会员促销和管理。
- 企业和直营店VI系统实施和管理
- -本身媒体: -通讯、 网站等建设
- 包含媒体在内公共关系
- 广告活动
- 中央预订平台
- 用户服务工作, 包含投诉处理、 用户调研、 来宾满意度调查分析等
- 市场研究, 包含市场调研、 竞争对手分析等
运行部职责:
负责直营店日常运行管理
- 酒店开业准备
质量管理体系实施与维护
直营店质量管理, 实施各项质量检验计划:
自查、 互查和总查计划、 暗访计划
特许店和连锁酒店质量检验、 评判和反馈
特许经营店特许管理和工作协调
品牌部职责:
负责-酒店运行品牌标准
- 制订和维护-运行服务品牌标准
- 建立和维护-企业培训体系: 包含大学、 直营店培训、 店长见习制度实施
- 围绕-品牌, 设计和组织服务技能比赛: 如“微笑大使”
技术部职责:
- -PMS系统安装和维护
- 开发和维护-中央预订系统（CRS）
- 开发和维护-酒店管理平台
- 酒店和企业计算机、 数据和语音系统设计、 采购及维护
人力资源部职责:
- 人才招聘, 关键是店长级和企业管理人员
- 考评工作, 并建立人事考评档案
- 薪酬和福利制度制订
- 企业文化建立
- 直营店人事制度教导和监督
- 职员满意度调查和分析汇总
财务部职责:
- 制订-财务管理制度和要求
- 日常财务工作
- 日常费用控制
- 法律工作, 如协议审批
- 选派酒店会计和出纳人员
行政采购部职责:
- 负责-集中采购物品采购
- 负责-VI应用具（客用具、 印刷品）制作
- 企业日常行政工作
工程部职责:
- 提供项目工程概算和预算
- 负责酒店装修改造
- 负责酒店日常运行中设备系统维护保养

2.3 直营店组织结构
企业总部
酒店总经理
总经理助理
值班经理
客房主管
会 计
客房服务
前厅服务
餐厅服务
工程维修（
安保
出 纳

5.0 财务管理制度
5.1 财务管理体系
（1）分店核实、 企业汇总、 统一纳税
（2）企业本部财务部
* 财务总监财务顾问
* 财务经理
* 会计
* 出纳
（3） 分店财务人员配置
* 会计 1名
* 出纳兼文员 1名
（4）领导关系
业务上: 企业财务部统一领导, 责任人员
5.2财务工作职责
企业财务部
（1） 企业总部及分店财务制度建立并实施
（2） 对企业资本性运作进行控制
（3） 编制各部门及分店预算, 并监督实施
（4） 落实落实各部门及分店经济效益及财务考评评价指标
（5） 汇总财务汇报
（6） 各店资金筹集、 调配、 收缴和监督使用
（7） 各店财务核实及制度实施情况检验落实
（8） 分店财务人员考评评价
（9） 分店财务人员业务培训
直营店财务
（1） 建立分店财务核实总帐及明细帐
（2） 核实分店营业收入及业务支出情况
（3） 核实各分店固定资产购置、 报废并按要求计提折旧
（4） 按制度要求预提、 分摊各项费用
（5） 核实分店人职员资、 福利费。建立固定资产、 低值易耗品、 物料用具三级帐, 固定资产建卡, 并负责核实、 盘点
（6） 编制财务报表并按时上交
5.3 年度预算
（1） 企业按部门划分利润中心及费用中心
- 利润中心: 各直营店、 市场销售及商务部
- 费用中心: 品牌部、 品牌G&A
（2） 各中心年初制订整年收入及支出预算
（3） 财务部汇总预算
（4） 每个月预决算比较
（5） 年底考评
5.4 提交月报和日报
提交月报表
直营店报表
（1） 资产负债表
（2） 损益表
（3） 现金流量表
（4） 现金流量附表
（5） 直营店经营情况明细表
（6） 管理费用明细表
（7） 财务费用明细表
（8） 应交多种税费明细表
（9） 营业外收支明细表
（10） 在建工程明细表
（11） 应收帐款、 其她应收款明细及帐龄表
直营店报表核实期间, 每个月1日至30日（或31日）
直营店报表上缴日期, 每个月5日早晨, 节假日顺延
直营店报表盖章签字
（1） 直营店店长盖章
（2） 直营店会计人名章
（3） 直营店财务章
5.5 签字审批步骤
直营店签字审批步骤
（1） 单项支出元以下, 店长签字审批
（2） 单项支出元以上, 企业领导签字审批
（3） 正常客用具支出, 各店申请, 店长审批, 企业集中采购, 直营店付款
（4） 固定资产购置、 售出及报废, 分店申请, 企业领导审批, 直营店付款
异地签字审批形式
（5） 传真
（6） 若审批步骤多于3人, 传真影响效率和申请单清楚度, 能够email审批, 财务付款时将email打印出来作为附件
5.6 直营店资金管理
（1） 直营店继续实施收支两条线要求
（2） 直营店备用金: 银行RMB 5万, 现金2万
（3） 现金低于RMB 0.5万, 向企业申请补足
（4） 存款高于RMB 5万, 高出存款划拨企业总部帐户
5.7 直营店资产管理
（1） 应收帐款
- 各店应收帐款由各店负责催收
- 月末个人借款若未结清（包含出差等因公借款）可直接从工资中扣除
（2） 存货
- 收: 使用部门验收签字
- 发: 领用需店长助理签字
- 存: 文员负责收发存统计
（3） 固定资产
* 建帐: 三级帐
* 设卡
* 采购审批权限: 企业领导
* 折旧年限: 按制度要求
5.8 采购申请步骤
（1） 各店申请, 企业集中采购, 企业统一配送, 分店付款
食品原材料、 库存商品除外, 由分店自行采购
（2） 采购负责部门: 企业财务部
（3） 比价政策
* 金额 10,000～100,000元, 提供不少于 2 家报价
* 金额100,000～500,000元, 提供不少于 3 家报价
* 金额大于500,000元, 提供不少于 4 家报价
* 垄断行业除外
* 每次采购需注明上次采购价格及库存数量
（4） 采购申请步骤

A. 工程设备 / 项目采购
(a) 项目经理: 提供可选方案, 包含供给商、 技术参数、 价格、 品牌、 品质、 规格、 型号、 外观、 颜色等。必需时咨询店长意见。
(b) 工程部经理:
(c) COO审批
(d) 财务部: 商务洽谈价格、 条款
(e) CEO审批
(f) 财务部: 签署协议
B. 工程设备 / 项目付款
(a) 项目经理申请: 提供验收单（含数量、 质量）发票
(b) 工程部经理签批: 必需时店总经理会签
(c) COO签批
(d) CEO签批
(e) 财务部付款

C. 客用具采购
(a) 店长申请, 提供数据: 数量、 金额、 库存、 使用期限
(b) COO审批
(c) 财务部查对数量、 金额
(d) CEO签批
(e) 财务部采购
(f) 供给商送货, 验货（质量、 数量）
(g) 店长: 凭验收单付款, 付款时间依据协议实施
备注: 通常印刷品(表格、 信封、 信纸等)采购步骤同上。

D. VI印刷品采购
(a) 店长申请, 提供数据: 数量、 金额、 库存、 使用期限
(b) 主管市场部总经理审批
(c) CEO审批
(d) 对已定型VI应用产品, 财务部直接采购
(e) 对未定型VI应用产品, 由市场部设计确定后, 财务部采购
5.9 直营店消费签单
（1） 适用范围: 免房、 店内宴请
（2） 签单权限: 企业主管总经理（副总裁）以上领导、 各店总经理
（3） 企业各级领导及职员在店消费: 以现金结算(取消代用券), 价格优惠, 报销凭杂项收入转帐单（盖财务章）, 注明: 事由、 招待单位/人员、 总人数、 本企业参与人员、 原金额、 折扣后金额等;
（4） 工作餐: 无签单, 直接付现;
（5） 各店总经理每个月签单须填写“内部资源使用申请单”, 注明: 使用资源名称、 数量、 金额、 事由、 招待单位/人员、 总人数、 本企业参与人员等, 签单每个月汇总后交企业财务部