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浅谈
表格化管理

11月5日印

表格化管理是人类对本身行为管理高度概括, 是用线条将人类本身与世界, 世界与世界万千大千世界中千丝万缕繁复关系高度概括和联络起来最有效和最直接工具, 是事物之间最本质关系直接现实。表格化是人类对本身行为管理一个历史性里程碑。学校工作中多种表格, 表示是学校工作中多种原因在各个工作步骤中最直接、 最本质关系和要求, 是学校管理行为最集中、 最有效形式之一。所以, 一直是学校和教育行政管理机构, 学校管理, 学校领导者和各工作步骤管理上必需用到常备工具。
　　表格思维是现代领导者必具管理思维形式, 是脱离经验和人治管理, 进行理性、 科学和制度管理, 脱离形式思辩, 进行数字化量管理, 脱离小产生、 小单位自我封闭管理意识, 进行事务性、 社会化管理领导者必需含有现代管理思维素质。不会或不善于使用表格领导者将被排斥在现代管理者大门之外。因为表格是了解网络世界大门。作为学校校长、 学校各个工作步骤管理者, 必需要善于使用表格, 用表格要求思索工作中实际问题, 处理工作中实际问题。就是要善于把一切管理上问题装在表格中, 这是提升管理效能肯定, 也是一个很自然管理技术。
　　表格还是网络世界和数字化生存先行组织者和基础手段, 由表格组织起来网络世界首先用数字形式表示了大家组织行为和生存状态, 网络思维很多都是由表格开始, 由表格来完成, 它也是信息时代最有效管理工具之一。学校管理伴随学校局域网建设逐步实施, 也将会逐步纳入网络管理技术之中, 开通和建设学校局域网, 将是学校管理在二十一世纪走向数字化管理和网络管理决定性一步。而建设学校局域网, 先即要用到大量学校工作各个步骤上管理表格。以后, 我们组织了相关组织行为学、 思维科学、 教育学、 管理学等方面教授, 搜集了大量学校工作各个步骤上日常使用表格和图式, 并对其进行了规范化整理和技术化归纳, 使其更适适用于实际工作。这些表格包含到学校工作方方面百, 各个步骤, 包含学校行政管理、 教育行政和督导工作管理、 校长和学校办公行政管理、 学校教务和教学管理、 评价、 老师和学校人际关系管理, 班级组织和行为、 在校学生管理、 行为管理、 学习管理, 思想品德管理、 学校德育工作管理、 体育卫生工作管理, 图书资料管理、 总务财务管理、 学校环境管理、 科研教改工作管理等各方面实用图式表格, 完全根据工作实际需要当用, 现有样表, 又有例表, 原大原用, 可直接复制, 附有案例实例, 示范使用方法。还有成功格式可直接使用。这些表格, 对立即开始学校、 局域网建设和学校工作网络化管理, 将是不可缺乏基础技术手段, 是学校局域网建设和学校工作网络化管理基础工程。另外, 本书还配有全套完整多媒体光盘, 可直接下载复制使用。并可直接并入学校局域网络中, 省去网络建设之初巨大基础投入。

浅谈表格化管理
一、 什么是表格化管理
　　表格化管理是提升管理水平, 尤其是管理效率, 做到“事有所知, 物有所管。人尽其职, 物尽其用。”很好方法。
　　所谓表格化运行管理体系 , 是采取系统思维创新管理方法, 经过运行体系建设, 深入分析和辩识“职能”和“职责”关系, 杜绝职能分配管理“真空”。利用步骤控制工作方法, 规范职能运作, 理顺业务步骤, 消亡管理“盲区”和“死角”。以表格为载体 , 用表格化工作语言固化职能、 优化步骤、 提升工作效率, 实现管理创新。
　　二、 实施表格化管理原因
　　职员对待管理表格常常有抗拒心理, 有些人怕麻烦;有些人认为只要有业绩, 报表无所谓;有些人瞎编数字, 应付差使;有些人根本不会填表;更有些人认为表格根本就是多出。造成这些现象原因, 一是企业表格设计不合理, 照搬其她企业, 或对上报结果不重视;二是职员本身对企业报表了解不够, 不知道怎样利用表格进行管理。
　　(一)表格是管理书面表现, 也是管理工具。
　　管理学上有一个著名PDCA 循环:
　　P—Plan 计划
　　D—Do 实施
　　C—Check 检验
　　A—Action 改善
　　有效管理, 必需完整包含这多个步骤, 而表格, 就是PDCA 管理循环最
　　直观表示。将纷繁复杂管理工作分门别类, 会让我们思想条理清楚, 避免无序造成时间和费用浪费。
　　(二)表格是行动指南
　　多种表格及其中栏目, 其实在告诉你, 这些栏目, 都是你必需要做好工作。
　　(三)表格是业绩表现
　　经过表格, 能够反应每个人业绩。业绩, 其实只是一个结果, 结果好坏是怎样得来, 返回头又能够经过研究表格得出结论。
　　4)厚厚一摞表格, 看似复杂, 其实条理非常清楚, 表现着管理精神。
　　三、 表格化管理意义
　　所谓管理表格化, 是企业规范化管理关键实施路径。把制度转化为表格, 表格化是落实制度关键路径。其含有简练、 明了、 易操作特点, 易把制度化东西转化为可实际操作东西。数据化是企业规范管理现实表现。只有数据最能表现结果。不管是制度化, 还是表格化, 最终能表现规范管理只能是数据。
　　数据最能表现成绩, 最能表示结果。理论化是加紧企业规范管理实际结果。在数据化基础上形成更高理论体系, 理论创新, 制度化建设才能不停完善。企业精细化服务是一个规范化、 标准化、 制度化、 程序化、 表格化、 数据化、 理论化不停循环反复过程。
然而, 管理工作成败, 取决于能否做出有效决议, 而决议正确是否在一定程度上取决于对整体把握和后期实施质量程度。这就要求我们企业在经营管理上愈加统筹化、 层次化和条理化。理清工作步骤, 理顺管理思绪, 向管理要效益 , 善经营谋发展。这也是我们建立表格化创新管理体系初衷。
　　四、 表格化运行管理体系建设
　　表格化运行管理体系建设, 务实地把企业人力、 物力、 财力以立刻间等原因作为资源, 揉和成表格, 以可靠、 通畅、 严谨步骤化形式承接出来, 以此为切入点, 寻求企业内外协调发展, 实现管理规范化目标。
　　具体说来, 表格化运行管理体系以“全员参与, 统筹计划;科学设计, 系统实施;创新管理, 连续改善。”为指导思想;以建立表格化运行管理体系, 用表格化工作语言固化职能、 优化步骤、 提升效率, 实现企业管理规范化为目标。
　　“全员参与 , 统筹计划”即是指企业全体职员直接或间接地参与表格化管理和实施过程, 此过程包含到企业计划、 生产、 经营管理等活动方方面面, 而这些方方面面和各个步骤工作都是由企业不一样部门和个人分担。所以企业上至管理决议层, 下至基层职员, 都以表格为红线, 全方面优化工作步骤, 形成有机效用整体。另外, 在制订表格化运行管理整体计划上, 落实“强化理念 ,全方面统筹 , 完善步骤 , 重视实效”方针, 既考虑到优化局部管理, 又兼顾部门间以及全局资源优化配置, 坚持用统筹眼光来审阅问题和处理问题;“科学设计, 系统实施”是一个有效承接过程, 科学设计是指要用全局思维、 发展眼光、 合理手段和有效方法来设计方案, 引导表格化运行管理体系系统实施。同时系统实施在科学设计指导下 , 分步骤、 分轻重、 分节点来一步步实现体系建立。这么我们划分了四个阶段来系统实施表格化运行管理体系, 努力使该体系运作起到事半功倍效果;“创新管理, 连续改善”是规范化管理一个永恒目标。在此次表格化运行管理体系中 , 不停提升企业职能分配合理性和业务步骤设计实效性, 使工作效率大大提升, 管理工作按部就班 , 组织生产有条不紊。连续改善包含 : 了解表格化运行现实状况、 重建目标、 实施、 评价和用表格来框架问题、 以动态步骤重组处理问题等活动。最终形成以表格化工作语言形式固化职能、 优化步骤、 提升效率, 实现创新管理。
　　该管理体系分四个阶段来实现, 即业务步骤清理阶段、 业务步骤表格设计阶段、 推进试行阶段和管理体系固化及总结阶段。
　　(一)第一阶段: 管理业务步骤清理
　　管理业务步骤清理阶段是一个顶层策划过程, 是整个体系建设工作中关键步骤。关键完成管理业务步骤清理及步骤图编制。所谓业务步骤清理即是指对本职岗位上全部工作内容以步骤形式做一个详尽归纳和诠释 , 清理原有步骤中非增值步骤 , 给予简化并对分解开步骤进行整合, 使整个步骤愈加顺畅, 使整个工作愈加协调。
　　在这个阶段识别步骤是最关键, 每个职员都要把所负担各项管理工作了解成一个步骤, 用步骤思维去分解工作, 从而实现对工作过程控制。各级部门应系统梳理本部门职能分配, 用体系思维方法重新审阅部门职能, 深入了解“职能”和“职责”关系, 杜绝职能分配“真空”。
　企业各级领导组织职员对“表格化运行管理体系”相关文件进行学习, 并识别出所负担业务职能及工作步骤, 编制本部门相关业务步骤图。而且各部门就本部门相关业务步骤图(草案)组织初步评审, 关键关注业务步骤完整性及表格化适应性。最终以统一编号形式规整全部业务步骤, 形成有机管理业务步骤图库。
　　(二)第二阶段: 管理业务步骤表格设计
　　表格化是落实管理规范化目标载体 , 同时表格还要表现制度要求, 把对步骤有效控制要求落实在表格上, 无效、 不增值控制步骤应给予剔除 ,最终在该阶段完成管理业务步骤表格设计工作。
　　表格设计要表现步骤 PDCA 基础管理思想, 内容应清楚、 完整、 简练;表格中有包含指标和节点要求时, 应进行明确量化表述。管理业务步骤表格体系还应分出层次和类别, 如部门上报企业领导报表、 横向部门间报表、 综合性报表、 专业性报表、 数据性报表等。
　　另外, 还要强化各级评审 ( 部门内部评审、 工作小组评审、 领导小组评审 ) , 经过评审促进“统一管理思想、 理清管理思绪、 提升管理素养”阶段目标实现。最终以统一编号形式规整全部类别表格, 形成有机管理业务表格图库。至此, 表格化运行管理体系第一阶段和第二阶段邺已完成, 形成关键步骤图库和表格图库。顺利实施这两个阶段对于完成此表格化管理运行体系并达成管理规范化目标致关关键。
　　(三)第三阶段: 体系推进试行
　　企业工作语言就是表格, 以表格为载体 , 规范职能运作, 理顺业务步骤 ,实现企业“管理业务步骤表格化”阶段性目标。在全企业范围内实施表格化运行管理模式, 经过强化各级培训、 宣传、 考评等方法建立职员“做事前先找表”新型管理素养。经过体系试运行, 充足暴露管理“缺位”和“漏洞”问题, 最终完成新体系建设和自我完善过程。
　　第四阶段: 管理体系固化及总结阶段
　　完成企业表格化运行管理体系建设结果总结, 建立企业表格化运行管理体系, 用表格化工作语言固化职能, 优化步骤, 提升效率, 实现企业管理规范化目标。
　　(四) 体系建设结果标志有:
　　1 .企业表格化运行管理体系全方面建立。
　　2 .《企业部门职能分配及业务步骤管理图库》管理标准公布实施。
　　3 .《企业步骤管理表格库》管理模版公布实施, 固化管理结果。
　　经过建立表格化运行管理体系, 管理规范化目标在企业实际运作和工作中得到落实和实施, 在提升管理水平、 降低企业运行成本同时, 促进企业效益也得到长足增加和提升。表格所带来管理成效也会突出地表现出来, 用“四个一”创新结果表示, 即是“一个体系、 一个模版、 一个平台、 一个群体”。
　　第一, 完成“一个表格化运行管理体系建设”
　　经过一定时期体系建设和试运行, 基础完成了企业表格化运行管理体系建立, 用表格化工作语言固化职能、 优化步骤、 提升效率, 实现企业管理规范化目标。
第二, 完成“一个管理标准模版建设”
　　在体系建设过程中, 筛选整理出部门职能分配图和岗位管理步骤图, 并形成可操作可控制管理表格。建立了以企业职能分配关系及管理步骤为两条根本构建《企业部门职能分配及业务步骤管理图库》和《企业步骤管理表格库》, 基础实现了一个“可复制”管理标准模版。该管理标准模版经主管部门同意后下发, 用于全方面指导企业管理行为。
　　第三, 完成“一个信息化管理基础平台建设”
　　《企业步骤管理表格库》电子版可在企业局域网内部广泛使用, 利用 PDM等控制软件与企业信息化管理有机结合, 逐步推行无纸化办公。《企业步骤管理表格库》编制为企业下一步全方面实施信息化管理平台打下了良好基础。
　　第四, 完成“一个含有系统步骤思维青年管理骨干群体建设”
　　在表格化运行管理体系推进和建立过程中, 企业领导在体系策划早期就有意识地引入青年管理骨干负责和参与该项目, 从而培养和锻炼了一个含有系统步骤思维青年管理骨干群体。青年管理骨干们在项目方案策划、 讨论, 步骤图评审、 表格评审等工作中, 逐步熟悉和掌握了企业全方面管理步骤, 逐步学会了用系统思维方法分析和处理管理问题, 并经过体系推进实践, 极大锻炼了组织协调能力。使得“管理规范化目标” 根植于心、 “职能”与“职责”关系指导于思、 “步骤控制”工作方法牢抓于手。
　　将优异管理理念成功地应用于实践, 一直是众多企业面临首要问题, 这早已是不争事实, 在这一点上我们是清醒, 所以在表格化运行管理体系建立和实施过程中我们有目地分阶段实施, 确保该体系能够逐步、 逐层实施。
　　再将这些管理标准模版与企业信息化平台进行有机结合, 使表格化运行管理体系在信息化平台载体下发挥更高效作用。
　　总而言之, 建立一个良好管理体系只是整个创新管理过程中最初一环, 而且这一环还要在实践过程中不停完善, 能够自我完善是一切优异管理体系特质。企业表格化运行管理体系正是不停地随经营生产、 科研任务形势改变而立刻调整, 这么才可能保持长久生命力。“高明管理是理顺职员思维, 不高明管理是看管职员行为” 。我们利用统筹化系统分析思维, 利用步骤控制工作方法, 规范职能运作, 理顺业务步骤, 才不会使管理只纠正职员行为, 而是要使职员达成思想上共识, 朝着主动方向发展, 建立表格化运行步骤图库和表格图库而达成管理规范化目就在于此。
在此次实施过程中, 我们碰到了很多问题, 同时这些问题有效处理也是我们工作关键所在。首先, 在职员思想层面。一个组织文化会定型一个工作方法, 而组织文化形成有其较为牢靠存在空间和基础, 新兴管理思想和工作方法引入肯定会遭到不一样程度冲突。但企业目标是明确, 这目标是起源于对规范化管理孜孜不倦地追求。所以在表格化管理体系实施之初, 我们切实把处理职员思想问题摆在首位, 让职员明白, 实施此套方案会让大家工作更规范化、 简练化、 高效化;其次, 在组织实施层面。企业方方面面、 里里外外都需要归整职能和清理步骤, 怎样查漏补缺让工作更流畅、 管理更规范, 令我们煞费苦心。我们采取“双重评审”, 即成立领导小组和工作小组, 分别在实施层面和决议层面上对突出问题采取步步为营、 各个击破策略;再次, 在实施力层面。一开始便强调“全员参与”标准, 即利用归纳和演绎两种工作方法, 分别从管理层(工作小组)和操作层(基层部门)两端同时实施, 相互监督, 共同切磋, 统一思想, 实现该管理规范化目标。
　五、 表格化管理常见问题
　　假如对表格化管理作用和意义了解不透彻, 盲人摸象, 在应用上就出现片面化偏差, 达不到预期管理效果。汇报上来表格可能出现以下问题:
　　流水帐: 认为表格就是用来监控职员行为, 职员上报内容都成表面工作, 对业绩没有任何帮助。
　　诉苦表: 找理由, 而不是找方法。
　　千篇一律: 每七天、 每个月报表基础相同, 改动一下地址而已。
　　自相矛盾: 假如仔细分析以往报表, 能够发觉周报、 月报前后内容不一致,
　　没有逻辑关系, 因为其中内容可能就是编造。
　　六、 表格化管理注意事项
　　表格设置要简单务实: 不能完全照抄其她企业全套报表, 要依据企业实际情况设计, 简练而不繁杂, 务实而不空洞。
　　全部上报表格都要认真分析: 没有认真分析、 批阅报表, 报表化管理就完全成为一个形式主义, 不会有些人真正重视。
汇报、 总结等报表一定要反馈: 不管同意不一样意, 满意不满意, 有什么意见要有书面批复, 反馈给汇报人。书面批复意见作用远远大过电话通知。