OA系统管理办法(试行).doc

成都帝安姆内部办公管理（OA）系统
使用管理办法 （试行）

第一章 总 则
第一条 帝安姆内部办公管理（OA）系统由帝安姆自行开发的办公自动化系统(以下简称本系统)。本系统的运行坚持优化办公流程、提高办公效率、降低管理成本的原则，以无纸化办公、资源共享、高效快捷的现代化办公模式为目的。
第二条 本系统功能包括:个人办公、行政办公、文化系统、公文管理、人事管理、文档管理、会议管理、公共信息等。
第三条 本系统现阶段主要解决一般性通知、公告、移动办公等事项，对于涉密的事项不适用本系统。
第四条 为保障本系统安全、高效、规范的运行，特制定本办法。
第五条 本办法适用于帝安姆家具行政办公人员（拆单组除外）。
第二章 运行机制及人员职责
第六条 本系统的运行由行政部统一管理。行政部是本系统的主要管理部门，实施对本系统的应用、运行管理和监察工作，负责OA系统的组织机构和人员信息审核、调整等管理工作。其他部门负责本部门信息收发、日常管理及检查维护等工作。
第七条 本系统管理员1名，负责本系统基础数据的设置、数据备份、网络接入维护、人员权限设置管理及其它技术支持工作。
第三章 系统办公
第八条 各用户应遵守本系统的相关管理规定，掌握本系统的操作方法。在使用本系统处理办公业务时，应遵守以下规定:
（一）行政办公人员每天上班时间应及时登陆本系统，查看、处理系统上待办事务和阅读最新通知通告信息，并作好工作记录。不能以未获取办公信息的任何理由延误工作。
（二）办公室行政办公人员（总经办、行政部、人力资源部、营销中心、业务部、财务部、采购部、仓储部、生产部、品质部）要求每天登录系统，进行系统打卡考勤，考勤时间：上午：9：30-12：00下午：13：30-17：30 ，严格要求上下班打卡，详细操作详见OA系统使用说明书。
（二）按规定应使用本系统的人员如因出差、请假等特殊原因离开时，须在出差登记里面登记出差，请假人员以员工请假条为准，或委托相关人员代为日常办理事务，代理人应履行委托人的一切义务。
（三）不得在本系统上发布与工作无关的公告或讨论;一切言论应遵守国家相关法律法规，同时尊重他人权益及隐私，严禁在交流讨论区发布私人信息。
第九条 发文、收文
（一）由机关各部门拟制的各类文件，其程序是相关部门工作人员将文件打印，提交公司或部门领导审批，并告知行政部。公司或部门领导审核、署名后，由发起部门提交领复印件到行政部备案，并提交电子档文件到OA系统管理员处，OA系统管理员负责该文件在本系统上的发布和管理等工作。
（二）以部门名义发布一般性文告、信息等，要求信息内容完整准确，格式规范，文责自负。部门发布的公告，经部门领导审核后，可直接提交电子档给OA系统管理员；有OA系统管理员发布
（三）部门会议纪要在呈送纸制文件的同时，应同时在本系统上发布会议纪要，并告知行政部。
第十条 文档的管理
行政部按有关规定管理文档。OA系统管理员负责本文档的新建、分类、使用人员权限设置，并对需保存、共享的资料（包括各类公文等）进行分类整理，形成档案后归档。重要文档需个部门自行备份。
第四章 安全管理
第十一条  使用本系统应严格执行国家有关法律、法规，遵守公司的规章制度，确保公司机密和公司利益安全。
第十二条  本系统中公文流转为非涉密电子公文。通过本系统发布的各类信息和公文，与相同内容的纸质文件具有同等效力，对涉及公司机密和不宜公开的公文，仍以纸质文件按规定范围发布，如本系统中出现上述公文等，视为无效。
第十三条 所有用户向本系统上传送的资料须先通过杀毒软件扫描，以防病毒在本系统中传播。
第十四条 本系统用户管理实行实名制，通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，各用户应注意对密码的保护，不得泄露给他人，同时根据需要及时更换。因密码泄露造成的一切后果由本人负责。
第五章 系统维护管理
第十五条  行政部负责对本系统进行技术维护，避免计算机病毒传播和网络攻击，保证数据及网络安全，行政部为本服务器安装防火墙及网络防病毒软件，并定期检查服务器。各系统用户应负责为个人计算机安装防病毒软件并及时更新操作系统安全补丁及病毒特征码。
第六章 考 核
第十六条  OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入季度或年度考核范围。
第十七条  奖罚
1．对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理，对考考核周期内处理事务周期较短的奖惩相关规定进行奖励。
2．对不遵守规定、影响OA正常运行的使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。
3．对泄落机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。

第七章 附 则
第十八条  本系统涉及使用的真实姓名为行政部授权使用人真实姓名，一经认可并在本系统上使用，则具有同个人手写签名同等法律效力。任何人采用非法手段攻击网络或盗用他人帐号进行违法操作的，公司和受害人将按有关程序追究其法律责任。
第十九条　 本办法从下发之日起试行，2011年7月1日正式执行。
第二十条  本办法由帝安姆行政部负责解释。