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档案分类整理制度

一、整理分类的定义及方法
整理分类是建立物业类档案基础的重要工作，是由物业管理公司或下属管理处将收集的资料按四类常见档案的类型区分、归类整理，组成物业管理公司内部所需保存的档案。同时根据所售或租物业的特点，按一户一档的办法，为每幢物业的业主或租户建立相应的档案。每售出或租出一套物业，预立卷工作同步进行，总卷与一户一档的整理归类工作也要同步开展。

二、收集归类，整理成卷
这里所说的收集的档案资料，是物业管理公司需要总体掌握的资料，然后按部门、内存、年度顺序整理成为物业管理公司所需的若干大类总卷宗。
1.业户档案资料。
（1）购房合同及身份证的复印件、入伙通知单、入伙手续书、业主公约、验房单等。
（2）业主详细资料登记表。
（3）家庭人员登记表。
（4）业主房屋维修档案。
（5）缴费情况一览等。
2.工程技术档案资料（含产权）。
（1）规划图纸、项目批文、用地批文。
（2）建筑许可证、投资许可证、开工许可证。
（3）拆迁安置资料。
（4）竣工总平面图。
（5）地质勘查报告、开（竣）工报告、图纸会审报告。
（6）工程合同、工程预决算。
（7）工程设计变更通知。
（8）竣工图：单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图，消防、燃气等；工程及地下管网竣工图。
（9）房屋、消防、燃气竣工验收证明书。
（10）主要材料质量保证书，新材料、购配件的签订合同 、证书。
（11）水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料。
（12）砂浆、混泥土块试压报告。
（13）绿化工程竣工图。
（14）各类房屋清单。
（15）出售房屋的产权范围或成本核算清单。
（16）公用设施设备及公共场地清单。
（17）未完工房屋公用设施设备及公共场地的竣工日期。
（18）产权方面的资料。
（19）其他工程技术资料。
3.服务档案资料。
服务档案，一般又可细分为业户服务档案、装修档案、维修档案、治安交通管理档案、设备设施管理档案、绿化清洁管理档案、社区文化档案等资料。
（1）业户服务档案：业户意见调查、统计结果；业户接待记录；业户投诉及处理记录；回访记录等。
（2）装修档案资料：二次装修申请表、装修责任书；施工企业资质证明、装修人员登记表；室内装修设计平面图；装修竣工图等。
（3）维修档案资料：维修申请记录、回访记录；维修派工单；公共设施巡检记录等。
（4）治安交通管理档案：日常“四防一保”网络图、巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线；日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带；进出入记录、应急处理记录；车辆管理记录、车辆详细资料等。
（5）设备设施管理档案：公用设备设施维修保养计划；公用设备设施维修保养记录；机电设备运行、巡查记录；设备承包方资料；公用设备设施台账及更新记录等。
（6）绿化清洁管理档案：清洁班月检记录、周检记录；绿化工作记录、检查记录；消毒、杀虫记录；绿化病虫害检查记录等。
（7）社区文化档案：社区文化创建构想、组织活动计划及实施情况记录；社区文化活动图片等记录内容；传媒报道资料；文化活动场所、设施台账及使用记录等。
4.其他管理档案：在物业管理日常工作中形成的一些公务性、行政性、指导性的管理文件资料。一般有行政文件、管理指导文件和业委会相关资料。
（1）行政文件：财务文件；人事管理记录、文件；政府主管部门文件；内部管理规则制度、通知、签报等文件。
（2）管理指导文件：质量手册；程序文件（质量）；环境手册；程序文件（环境）；作业文件等。
（3）业委会相关资料：下属管理处业委会筹备成立文件；下属管理处业委会成立后的运行文件等。
三、建立一户一档
根据业主或租户所有或使用（租用）的一幢物业的性质、特点、将总卷宗内部分涉及的相关资料集中，然后分别建立相应的档案。
1.旧公房出售类档案卷应含的基本资料。
（1）住房审批表。
（2）公有住房买卖合同。
（3）付款凭证。
（4）购买公有住房委托书。
（5）购买公有住房员工连续工龄证明。
（6）购买公有住房员工的职称、职级证明。
（7）本户人员情况表。
（8）出售公有住房建筑面积摊算表。
（9）公有住房价格计算表。
（10）住宅债券单或减免债审批手续。
（11）旧房卡。
（12）公房维修合同。
（13）各户维修签报单、报修单、结算单。
（14）拆损房屋扣押金签报。
2.商品房类案卷应含的资料。
（1）商品房出售合同。
（2）商品房认购书。
（3）商品房出售会签单。
（4）商品房用地面积表。
（5）公证书。
（6）产权证。
（7）房屋价目表。
（8）入伙通知书。
（9）入伙手续流转单。
（10）入伙交费表。
（11）业主公约。
（12）房屋自用部位验收单。
（13）入户资料签收单。
（14）业户入伙所交费用一览表。
（15）住宅装修申请表。
（16）室内装修施工登记表。
（17）各户维修、报修单、结算单。
3.外销商品房类案卷应含资料。
（1）外销商品房出售合同。
（2）外销商品房出售认购书。
（3）外销商品房出售公证书。
（4）外销商品房出售产权证。
（5）业户付款情况明细表。
（6）甲、乙双方聘请律师协议书。
（7）房屋使用、管理、维修公约。
（8）房屋维修合同。
（9）房屋价目表。
（10）借、贷款协议书。
（11）入伙通知书。
（12）入伙缴费一览表。
（13）转售方案。
4.员工购房类案卷应含的资料。
（1）房屋出售合同。
（2）房屋置换协议书。
（3）房屋置换细则。
（4）产权交换合同。
（5）入户通知单。
（6）住房签收单。
（7）补充协议。
（8）产证编号。
（9）分房一览表。
（10）征询单。
（11）缴费一览表（各类缴费收据以及借据）
（12）业主公约。
（13）住宅装修申请表。
（14）各户维修报修单、结算单。
5.出租类公房案卷应含的资料。
（1）住房调配单。
（2）动拆迁（过渡）协议书。
（3）建设债券证明或减免债券审批手续。
（4）拆迁户建设债券认购单。
（5）房屋拆迁安置协议。
（6）私房保留产权协议书。
（7）公房管理协议书。
（8）旧房卡。
（9）工会证明及家庭成员身份证复印件。
（10）小区管理公约。
（11）房屋维修合同。
（12）维修签报单。
（13）报修单、结算单。
（14）拆损房屋扣押金签报。
6.租赁商品房类案卷应含的资料。
（1）业户委托协议书。
（2）租赁合同、会签单。
（3）租户入住通知。
（4）租户身份证复印件。
（5）验房单。
（6）缴费一览表。
（7）维修公约。
（8）房租调整协议。
（9）房屋维修签报单。
（10）报修单、结算单。
7.租赁商业办公楼类案卷应含的资料。
（1）租赁合同。
（2）来往函件。
（3）降租、退租、续租协议。
（4）欠租、催交租金的来往公函、法院审理判决材料。
8.公建配套设备设施类案卷应含的资料（按设备类别分类，而后根据设备所属物业区分建相关档案）。
（1）设备设施产品合格证。
（2）电器线路图纸。
（3）安装调试保养手册。
（4）使用说明书。
（5）安全检验报告书。
（6）危险性较大的生产设备技术登录薄。
（7）设备设施安装质量等级核定书。
（8）设备设施分部工程质量评定书。
（9）设备管理检查表。
（10）安装（大修）检验报告书。
（11）维修合同。
（12）维修报告。
（13）日常运行检查记录等。
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