公司行政部门管理方案.doc

公司行政部门管理方案
1． 本制度依据公司的有关规章制度并结合公司的特点制定，适合公司全体员工。
2． 本制度包括档案管理、印鉴管理、办公及劳保用品管理、库房管理、公文打印管理、考勤管理六个方面。
2.1档案管理
1) 归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、考勤工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通告、通知、外来文件、技术资料等具有参考价值的材料。
　　2) 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。行政部门每半月做一次档案归档，汇总工作。
　　3) 档案管理的借阅和索取
　　①总经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。
　　②公司其它人员需借阅档案时，要经总经理批准，并办理借阅手续。
　　③借阅档案必须爱护、保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属需要摘录和复制，必须由总经理批准方可摘录和复制。
　　4) 档案的销毁
　　1) 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
　　2) 若按规定需要销毁时，须经总经理批准后方可销毁。
　　3) 经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写编制销毁清单，由专人监督销毁。
2.2印鉴管理
　　1) 公司印鉴由财务部保管，（各部门印鉴由各部门主管负责保管、使用）
　　2) 公司印鉴的使用一律由总经理签字批准后，管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人负责。
　　3) 公司所有要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
　　4) 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需要开具时，必须经总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
　　5) 盖章后出现的意外情况由批准人负责。

2.3办公及劳保用品管理
1) 公司的固定资产由办公室统一管理，由专人负责造册登记，统一编号、建帐。
2) 公司的办公用品包括办公桌椅、电脑、电话、移动通讯工具及办公所需的低值易耗品等，实行"谁使用，谁负责"的原则，由领用人签字，并填写办公用品去向登记表并办理出入库手续。
3) 领用人要爱护公司财物，对于电脑设备，应严格按规程操作，注意保护机器，延长寿命。如发现办公用品有丢失、损坏，应视具体情况由领用人负责赔偿责任。
4) 各部门应在每月月底前将该部门所需办公用品（包括低值易耗品）购置计划报办公室，由办公室主管审批后，根据缓急情况安排购置、分发。
5) 总经理指定专人制定每月办公用品计划的预算；经总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发各部室，由负责人签字领回。
6) 除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理批准方可领用。
7) 公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部、室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。
8) 负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全，品种对路，量足质优，库存合理，开支适当，用品保管好，建立帐本，办好入库、出库手续。出库一定由领用人员签字。
9) 办公用品管理一定要严格按照规章制度办理，不允许非工作人员进入库房。
10) 大宗办公用品的购置需经总经理办公会议决定。
11) 劳保用品由办公室根据各部门的实际工作需要统一购买，统一发放。
2.4库房管理
1) 库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
2) 采购人员购入的物品必须附有入库单，收票时当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即统计其数量，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
3) 物资入库后，应当日填写帐卡。
4) 格执行出入库手续，物资出库必须填写领料单，由领料人签字方可领出。领用特殊物品必须由总经理签字批准方可领出。
5) 库房物资一般不可外借，特殊情况由总经理批准，办理外借手续。
6) 严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写清楚，整洁，计算准确，做到帐、卡、物相符，不得随意涂改。
2.5公文打印管理
1) 公司公文打印工作由专职文员负责。
2) 公文打印需由文员填写打印单，并由经办人签字后，存档备查。
3) 文员应自觉节约耗材，降低办公成本，办公及复印用纸力争两面使用。
4) 文员不得接受与公司业务无关的资料打印。
5) 文员应具有保密意识，重要文件、资料要建立专门的文档，并设置密码，打印完后，废弃的文件资料应及时销毁，防止泄密。
2.6考勤管理
1)人事专员负责各部门考勤的填报工作（以考勤机为准）。记考勤时由当月一日起至当月底止。考勤员应认真如实的填报考勤表，经负责人核实签字后于次月五日前报公司，上报时需附齐各类缺勤假的原始凭证。
2) 员工上下班实行打卡或签到制度，迟到、早退以打卡为准。各部门统一到指定地点签到或打卡。
3) 具体规定参照《公司员工考勤制度》。