浅析档案、图书、情报管理互鉴的理论基础.doc

论档案、图书、情报一体化管理的理论基础
(中原工学院，河南 郑州 450007)
赵春辉
【摘要】：随着社会经济文化和信息技术的飞速发展，图书、情报、档案工作的一体化管理成为热门话题,本文首先阐述了档案、图书、情报三者的含义、作用及一体化管理意义，然后从信息交流理论、信息传播理论、知识管理理论等六个方面重点剖析了三者一体化管理的理论基础。
【关键词】：档案 图书 情报 理论基础

1．档案、图书、情报管理的基本内涵及作用
1.1档案、图书、情报的涵义
图书指通过文字、图像、公式、声频、代码等手段，把反映客观事物本质与发展规律的学科性知识、信息，经归纳、概括、总结后，而记录或描述在一定的物质载体上的一种系统化、有序化的文献资源；情报是人类社会的一种信息现象，通常指的是一种无形的知识、信息内容，与其所依附的载体形式无多大关系，它的来源极其广泛，其中相当一部分来自于图书、档案信息，但它强调新颖性实用性，所以它一般是正在报导、交流的具有特定使用对象的知识信息；而档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存以历史备查或现实参考的文字、图形、声像或其它各种形式的原始记录，它是对客观事物本身的内源性、回溯性、真实性的记载与印录。
1.2档案、图书、情报的作用
（1）图书全面的信息服务功能
图书提供的主要是内容相当丰富、系统、序化的学科性文献信息，其承担的职能是实行系统性的知识存贮、交流和传播，故其不仅通过文化教育、技能培训、兴趣阅读等途径，促进员工的文化素质、知识结构、能力修养等个性知识水平的提高、个性能力的培养与发展。
（2）情报突出的现实服务效能
情报作为精心收集、抽取、提炼与分析出来的最新知识信息，其动态性与特定性十分明显，对于竞争性情报而言，还具有较为突出的比较效益性。所以它强调传递与利用的时效性和针对性。
（3）档案双重的原始服务职能
档案突出的属性是本源性，因而它的历史依据、凭证作用十分突出，此外它主要来源于组织机构的职能部门和工作业务中产生的文件材料，所以档案包含的知识、信息职能性和事务性特点明显。
2．档案、图书、情报一体化管理的意义
科学技术发展的规律是“综合一分化一综合”或“整体一分流一整体”、档案、图书、情报，在古代是同出一源、同为一体的。由于社会的发展，三者进行了分流，发展为各自的学科，建立了各自的独立系统但是，随着科学技术向综合化整体化发展，学科之间相互渗透、相互交叉会越来越多，科学研究方法也在向整体化发展。
首先，有利于更好地发挥决策作用。由于档案的史料性质，一般内容都是“时过境迁”的，要想“推陈出新”，必须借助图书、情报，以吸收外来营养，多方面信息的汇总，为领导决策提供丰富的依据。
其次，有利于更快、更好地向现代化管理过渡。档案的史料特点，决定了采用传统手段可以相对满足对档案利用的一般要求，但与图书、情报一体化管理的体制则是作为一个信息系统来对待的。
然后，档案、图书、情报一体化管理的理论基础更易使领导下决心采用现代化管理技术。
有的档案部门，在档案管理升级定级时用上了电子计算机，由于没有发挥多少作用，升级后不久就撤走了，而实现一体化管理的档案部门不会存在这种间题。只有通过标准化管理，使其实现信息共享，才能打破以往传统的、封闭的管理方式和地域、空间界限，加快现代化管理步伐。
最后，实行一体化管理，可以避免不必要的浪费，节省人力、物力、财力。档案、图书、情报信息是随时间推移而逐步衰减的，传统的收集、整理、移交、归档诸多程序性环节不可避免地造成时间浪费，或者由于在原作者那里无效保存而导致降低或丧失利用价值。实行一体化管理，既可使档案、情报、图书信息得到及时充分的利用，又可有效节省人、财、物力。
3．档案、图书、情报管理的理论基础
3.1信息交流理论
信息交流理论的定义是社会活动中信息借助于某种符号系统，利用某种传递通道而实现的不同时空中信息发送者和信息接受者之间的传输和交换行为。从最普遍的意义上说，信息交流是一个系统通过操纵可选择的符号去影响另一个系统，这些符号能够通过连接它们的信道得到传播。
在我国，最早将信息交流理论引入档案、图书、情报工作的是北京大学周文骏教授，最早见于1983年《图书馆学研究》第3期发表的《概论图书馆学》一文，文中周教授提出图书、情报、档案等一系列文献交流机构的活动的共同理论基础是文献交流原理,并将它作为图书情报学理论的共同基础。而较为系统地介绍文献交流理论则始于1986年周教授《文献交流引论》一书的出版，书中周教授借鉴传播学等多种学科理论与方法,进一步将文献交流理论扩展到档案学、目录学等领域，分析了图书馆、情报、目录和档案出版等工作的工作原理,指出文献交流学是一门研究文献交流全过程的科学。
文献交流理论改变了以前研究中‘各自为政’的弊端,使图书、情报、档案学研究走向一体化，在文献交流理论指导下研究的成果既可应用于图书馆学,也对情报学、档案学有指导意义,是图书、情报、档案一体化管理研究的思想指导和哲学基础。
3.2信息传播理论
传播学是研究人类一切传播行为和传播过程发生、发展的规律以及传播与人和社会的关系的学问，是研究社会信息系统及其运行规律的科学。简言之，传播学是研究人类如何运用符号进行社会信息交流的学科。而信息传播的含义则是：用任何方法或形式，在两个或两个以上主体（如人或电脑）之间传递、交换或分享任何种类的信息的任何过程。
档案、图书、情报的一体化管理的无论从三者的理论关系（同源性、互补性等）还是从资源共享行为的角度来说，都符合现代传播学理论的定义和特点：
首先，三者的一体化管理的行为和目的正是一种资源共享活动，即社会信息共享活动，其信息交流活动是建立在档案、图书、情报三个部门社会关系的基础之上的，是三个部门社会关系的一种体现。
其次，三个部门之间的信息传播是一种双向的信息互动行为，档案是人类实践活动最原始的直接记录，具有保存价值；当档案这种原始记录经过人们的综合整理，并经过不同程度的广泛流传后，便被称为图书资料；而情报是激活了、激化了的知识，可见三者的交叉性之密切。
最后，三个部门信息传播成立的前提是传受三方具备着共同的意义空间。图书突出其系统性,它是经过归纳、总结而撰写的文献资料；情报突出其时效性,它是最新的知识信息,强调传递速度,反映新的动态；档案突出其本源性,它是人类社会各项实践活动的历史记录,是对客观事物的直接记录。一体化管理综合了图书、情报、档案的这些特点,形成了综合化、整体化传递信息的优势,这种优势正是人类社会发展到今天,各类学科迅猛发展所需要的。
3.3知识管理理论
所谓知识管理就是，在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环，在组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于组织做出正确的决策。
通过知识管理组织可以及时扑捉和报告决策（竞争情报、内部资讯），预先总结及归纳的最佳分析手段随时可供选用；其次决策和管理体系可以不断吸收内外部的经验和教训而得以完善；然后组织的管理层和成员可以在学习型的文化氛围中不断提高专业水平；另外，丰富而有序的知识内容、专家渠道和知识渠道可以随时应用于工作实践和知识创新。
档案、图书、情报一体化管理的实现，尤其是实行一体化管理后三部门间知识传播和信息共享的效率和效果，则主要取决于是否有一个科学、完善、实用的一体化管理系统，即档案、图书、情报一体化知识管理系统。
档案、图书、情报一体化知识管理系统是其知识管理各构成元素、功能和作用在 IT 技术环境中的综合体现和反映。实质上，一体化知识管理通过其技术软件系统的良好构建，以图获得它各项相关功能全面发挥的环境和有机增长的空间。知识管理系统作为一个综合性的计算机通讯网络系统，是组织所辖属各部门、业务流程的知识管理综合集成与组织起来的技术整体，它的运行和操作并非集中独立的，而是依靠这些分支系统共同支持、连动协作完成的。
3.4现代服务学理论
现代服务学是以服务科学为研究对象和核心内容的一门科学，服务科学首先由国际商业机器公司(IBM)在2004年5月提出，其目的是促进技术向服务领域的应用、转化，以帮助商家、政府和其他组织改进目前的服务。目前，关于服务科学的学术论述可分为广义和狭义两种：广义的“服务科学”是指有关“现代服务”的探讨，即“服务、科学、管理和工程”(service，science,managementandengineering，缩写为SSME)，其内涵比较广泛，因此它是一门新兴的复合交叉型学科；狭义的“服务科学”仅指SSME中的“科学”部分，即对服务认识的一种理论总结，或倡导企业广泛采用IT、网络技术及科技成果，改进服务性能，降低服务成本，增强服务效率，迎接和创造新的发展机遇，带有浓厚的商业实用型的特征。
从广义上来讲，它是提升国民经济素质和运行质量的战略举措，又是实施国民经济可持续发展战略的需要，同时也是实现跨越式发展的有效途径。档案、图书、情报部门作为基本的信息服务部门，它们的信息生产、信息传播、知识服务等信息服务能力的强弱，在很大程度上既影响着国民的信息素质和文化素养，也影响着社会信息需求机构的生产能力和运行质量，从而对国民经济的可持续发展有着根源性的影响。
从狭义上来讲，现代服务业中的科学技术问题是如何加强它的应用性、系统性和集成性，将通信技术、电子商务技术、信息服务技术应用到具体工作中，通过先进技术的跨越式发展推动经济社会的全面、协调发展，为走向知识社会创造条件。作为提供知识服务的档案、图书、情报部门，更需要在该理论的指导下，大胆尝试将计算机集成技术、软件技术、通信技术应用到具体的信息工作中，实现联网协作式工作，加快部门间信息传播速率，提高协作信息服务能力，增强对社会知识服务的作用。
3.5信息不对称理论
信息不对称理论本身是指在市场经济活动中，各类人员对相关信息的了解是有差异的：掌握信息比较充分的人员，往往处于比较有利的地位，而信息贫乏的人员，则处于比较不利的地位。信息不对称理论是由三位美国经济学家——约瑟夫。斯蒂格利茨、乔治。阿克尔洛夫和迈克尔。斯彭斯提出的。该理论认为：市场中卖方比买方更了解有关商品的各种信息；掌握更多信息的一方可以通过向信息贫乏的一方传递可靠信息而在市场中获益；买卖双方中拥有信息较少的一方会努力从另一方获取信息；市场信息显示在一定程度上可以弥补信息不对称的问题；信息不对称是市场经济的弊病，要想减少信息不对称对经济产生的危害，政府应在市场体系中发挥强有力的作用。
根据信息不对称理论在市场经济中的三大作用——指出了信息对市场经济的重要影响、揭示了市场体系中自发性、之后性的缺陷、强调了政府在经济运行中的宏观监督重要性，我们可以发现在档案、图书、情报三部门的信息组织、信息传播、信息共享等活动中，信息不对称理论同样有着举足轻重的指导意义。
首先，指出了作为信息的生产、加工、存储、传递部门，档案、图书、情报机构在信息共享中同时扮演着重要角色，三部门间协作加工信息、协作传播信息、协作共享信息的能力将大大决定着整体工作效率和外部信息环境；
其次，像市场经济自身的滞后性等缺陷一样，在档案、图书、情报三部门的信息环境中，也存在着信息自我调节的滞后性，主要是指三部门“各自为政”时信息屏障、重复加工、共享效率低等现象；
最后，像通过政府宏观调控来消除市场经济中的信息不对称一样，在档案、图书、情报三部门间，欲消除信息不对称现象，提高信息共享的效率和效果，同样需要一个宏观调控机构，即在三部门间建立统一的信息领导机构，按照“全局集中、局部分散，通用集中，专用分散”的原则建立纵向有层次，横向协调多功能、高效益的立体型管理体系，对档案、图书、情报三个部门进行科学化的管理。
3.6系统论机理
系统论是研究系统的一般模式，结构和规律的学问，它研究各种系统的共同特征，用数学方法定量地描述其功能，寻求并确立适用于一切系统的原理、原则和数学模型，是具有逻辑和数学性质的一门新兴的科学，该理论是由奥地利理论生物学家贝塔朗菲发现的，他认为，整体性、关联性，等级结构性、动态平衡性、时序性等是所有系统的共同的基本特征。
贝塔朗菲强调，任何系统都是一个有机的整体，它不是各个部分的机械组合或简单相加，系统的整体功能是各要素在孤立状态下所没有的性质。他用亚里斯多德的“整体大于部分之和”的名言来说明系统的整体性，反对那种认为要素性能好，整体性能一定好，以局部说明整体的机械论的观点。同时认为，系统中各要素不是孤立地存在着，每个要素在系统中都处于一定的位置上，起着特定的作用。要素之间相互关联，构成了一个不可分割的整体。要素是整体中的要素，如果将要素从系统整体中割离出来，它将失去要素的作用。
应用到“一体化”研究中，即是档案、图书、情报各自作为一个独立的系统，有着自已的独立功能，但这三个系统功能简单相加的总和，是会小于“一体化”整体功能的，只有档案、图书、情报融为一体后，它们才能产生横向联系与协作，减少了重复检索的环节，缩短了信息生产周期，从而促进档案、图书、情报资源共享。
因此“，一体化”的本质就是整体内各个小系统在物质、能量、信息的合理流通中，向着“合”的方向发展，促进系统属性和功能增加。只有档案、图书、情报融为一体后因为图书、情报、档案融为一体后，尤其是建立了统一的现代化的图书、情报、档案网络之后，信息数据库可相互检索利用，便于图书、情报、档案部门之间的横向联系和协作，实现更大范围的资源共享。因此“一体化”的本质就是整体内各个小系统在物质、能量、信息的合理流通中，向着“合”的方向发展，促进系统属性和功能的增加。
4．结语
总之，建立一体化管理信息中心,实现档案、图书、情报一体化管理是信息社会发展的必然要求，也是实现信息资源共享的有效途径。有了信息交流理论、信息传播理论、知识管理理论、现代服务学理论、信息不对称理论、系统论这些基础理论的支撑，档案、图书、情报的一体化研究将会更加“有章可循、有路可探、有的放矢”，实行一体化管理是信息资源开发利用发展的必然趋势。
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赵春辉 男 1983年生，硕士学历，馆员 毕业于郑州大学图书馆学专业，现在中原工学院图书馆工作，在正式刊物发文数篇。
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