2024年秋春电大办公室管理形成性考核册答案新版.doc

办公室管理形成性考核册答案（仅供参考）
作业1
1题P3.4 2题P22-23 3题P27-29 4题P29 5题P34-41
作业2
1题P45-52 2题P53-55 3题P63 4题P68-70 5题P89
作业3
1题P162-167 2题P172-176 3题P188-191 4题P208-210 5题P223-225
作业4
1题P249 2题P255 3题P276-278 4题P285-286 5题P317-318

作业1
  1．将办公室实务工作的简明内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。
办公室实务工作一览表
序号 国内一般性            国外一般性                  国内企业（含外企）
1    [文书撰写]    按上司的口头或书面指示完成信函。      统计上司指令及会谈、会议内容
2    [文书制作]    复印资料。                            打印文稿及表格
3    [文书处理]    在权限内按自己的意思发出信函。        信函和邮件的处理。
4    [档案管理]    档案管理。
5    [会议组织]    安排会议事务，并做会议统计或纲要。    统计上司指令及会谈、会议内容。
6    [调查研究]    协助上司准备书面的财务报告、研究报告。
7    [信息资料]    准备好企业要公开的资料；              搜集及整顿各种信息
8    [信访工作]    替上司接洽外界人士。例如记者、工会职工等。接待宾客和员工的来访。
9    [接待工作]    接待来访宾客；                        接待宾客和员工的来访。
10 [协调工作]    以电话往来维持和外界的良好公共关系。
11 [督查工作]    督导一般职工或速记员。
12 [日程安排]    替上司定约会并做好统计；
13 [日常事务"] 阅读并分类信件                        通讯事务、电话；
14 [办公室管理]                                  办公室环境的布置和整顿,保管办公室设备及用具
15 [其他暂时    以速记记下上司交待的事项；            执行上司交办事项办的事项-]
16             替上司申报交纳所得税及办理退税。
17                                                 外出办事，如银行、邮局等。
2、 公用易耗品重要包括哪些？
  办公用易耗品重要有：
  （1）信封、纸张；  （2）软盘、光盘等；  （3）铅笔；  （4）圆珠笔；  （5）签字笔或钢笔；
  （6）修正液或修正带；  （7）印盒；  （8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；  （9）小刀；  （10）日历等；
  （11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。

  3、简明论述文员工作的三个步骤，相互关系怎样？
  文员工作分为三个步骤：计划、实行和检查。
  （1）计划的步骤，要充足了解即将开始的工作内容，并思考以什么措施进行效率会最
佳。
  （2）实行的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所确定的次序进行；上司所指示的
工作无论是哪一个，都要正确地实行；配合上司预期的期限。
  （3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把此前进行过的工作或他人做过的工
作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
  其次，阐明三个步骤之间的关系。
  三者的关系为：
  先作计划，付诸实行，然后检查成果，围绕“计划——实行——检查”这么一个滚动的
过程开展。三者相互联系形成一个循环。
  文员首先要仔细制定计划，然后依照这个计划去实行，并严格检查其成果，使得这个结
果对下一次的计划有所协助和启示。

  4、按照“优先次序”处理工作标准，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。
  （本题的例子请同学们见教材第29页。同学们能够参考教材上的例子，自己制定一份计
划书，不要剽窃。）
1．将自己要做的事情分为：A.是否应当做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不能够做的事？对于A要集中精力做，对于B和C能够从计划中删掉。2．对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急不过并不重要的事（第二做）；重要不过并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，不过既不重要也不紧急的事（能够请他人代劳）。3．与上司形成默契，能够直接找上司商议、请示。
  5、从下列文员工作措施中，任意选择一个或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方
法的认识。
  1．请示措施和报告措施；
  2．计划措施和总结措施；
  3．受意措施；
  4．传达措施；
  5．进言措施；
  6．变通措施和挡驾措施；
  7．分工措施与合作措施。
  受意就是文员接收和领会上司的意图。能够分为直接收意（即领会上司在会议发言、文
件指示、工作布署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所刊登的意见和想法等，易
于文员判断和领会）和间接收意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就
某一问题、某项工作刊登的意见和见解等）。
  受意措施要注意：
  （1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；
  （2）备好统计本，统计下指示要点；
  （3）注意倾听，用心判断指示的用意；
  （4）必要时能够提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；
  （5）如有不一样意见，能够公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；
  （6）接收指示后，要不失时机地落实实行。
  结合实际谈体会。
  我曾经经历过一件事情，使我充足认识到，在受意时，充足做好统计的重要性。
  才开始工作时，我到一家房地产企业当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一
份企业的简介，内容要包括四个部分——企业的历史、企业的现实状况、企业的硬件和软件配备、
企业取得的成绩。当初，我没有经验，没有带上统计本，统计下指示的要点；事后，又怕显
得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，成果写出来的简介根
本就不行。日后，我再次向总经理问询，并备好了统计本做好了统计，依照总经理的授意，
才写出了各方满意的企业简介。
  从这个事情中，我体会到了在受意时，做好统计的重要性。
  注意：同学们在回答这道题的时候，能够只选择其中一个题目进行回答。不过要注意按
照以上的思绪作答；并且要注意结合教材，联系实际作答。既要简明阐明教材中的有关知识
点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学
们在回答本题时要加以注意。
  作业2

一、从文员工作的角度对比阐明打电话和接听电话的异同。
  同：（1）都应先问好，再传达自己的信息；
  （2）都应保持耐性、热情的态度；
  （3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；
  （4）都应简明扼要体现自己的意思。
  异：（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。
  （2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

  二、怎样做好为领导筛选电话的工作,重要做法有哪些？
1、问询对方来电目标，问询对方是什么人，假如是推销的，可直接拒绝。
2、日常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。
3、最佳有一本各单位的，和其他单位领导人的电话号码本。
4、假如领导不在，需要传话的话，统计下来，以防忘掉。

    三、简明回答邮件分拣的一般标准。
  （1）按照收件人的姓名分拣；  （2）按照邮件的重要性分拣；
  （3）按照收件部门的名称分拣。

  四、怎样处理上司不在时的邮件？
  答：1、假如上司习惯于天天给办公室打电话，就应当把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大体统计，这么就能够随时向上司报告；
2、假如上司没有天天给办公室打电话的习惯，应当积极打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他；
3、假如上司离开时间较长，应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他；
4、尽也许多处理某些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给企业其他人处理；
5、把寄给上司的邮包连续编号(如3—1、3—2、3—3、3—4)，这么就会懂得所寄的邮件上司是否所有收到了。假如上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；
6、假如上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，能够把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时能够得到回复.
7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司也许想读的各种各样的广告出版物)。

  五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？
  （答案请在书上第89页找，已标注！！）
作业3
一、提升会议效率,文秘人员应注意哪些方面，请列出有关要点。
答：为了提升会议的效率,有必要加强会议管理,做好会前准备、会中控制和会后跟踪三个步骤的工作。
1、 会前准备：质疑会议的必要性明确会议的目标
2、 确定会议议题：会议议题是指依照会议目确实定的要讨论的话题或决议的对象。
3、 确定与会人员
4、 确定会议的基本程序,就是明确会议先做什么,后做什么,再做什么。
5、 会中控制有效控制会议的议题和进程
6、 会后跟踪：会议结束后,应将会议内容整顿成会议纪要,会议纪要中应包括有关部门，应负担的责任、责任人,完成时间及验收标准等内容。

二、日程安排计划表的种类大体有几个？试以其中一个为例，编制一份××预定表。
  日程安排计划表的种类：
  （1）年预定表。是企业在每年度例行的重要业务活动，及有关企业的活动事项一览表，
所记载的活动事项有股东大会、董事会、企业创建纪念日、年休假等。一般于年初将整个年
度的活动事项整顿成表，再通知各部门。
  （2）月预定表、周预定表、日预定表。
  月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的
会议、面谈、出差、访问等预定计划。
  周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。
  日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，深入以时间为单位，详细地预定从
早到晚的业务活动。
  各种预定表的编制请同学们参考教材P.166—P.170上的例子，编写。
三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。
(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅行计划表要阐明出发和抵达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和抵达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。
　　旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。假如办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。
　　(2)制定约会计划。约会计划表应当包括：城市名和省(州)名(假如是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、企业和地址，电话号码及任何备注或尤其要提示的事情。
　　假如上司与某位洽谈业务的人此前见过面，要把当初统计的档案找出，交给上司。
　　(3)为商务洽谈搜集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文献准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他有关资料。你能够用橡皮筋或大号回形针把所有有关的文献扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。
　　(4)决定旅行用具。把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用具列出清单。打点行李时按照清单检查，这么就不会落下任何东西。

 四、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要包括哪些方面？
1．提神醒脑的服务。
上司早上到企业上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。
2． 私事方面的协助。协助的措施应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）尤其指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，因此文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充足的便利。（2）纯私人性祈求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他处理私人的事务。
3． 财物管理。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入达成一定的金额，或有两种以上收入起源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。尤其是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理——最重要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以防止被盗用冒领。
4． 其他。如每年的各种节日，上司收到礼品，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

5、举行一般规模的宴会,需要做哪些工作,请列出有关要点,并选择其中某一项工作，作出较为详细的阐明。
答：
1.依照参加宴会的人选地点，定档次
2.发请帖
3.确定参加人员，订餐
4.到举行宴会时间的前一天在进行一次人员核算。不能到到的人员再次邀请。
5.届时间正式进行。
文秘人员应在宴请开始的前一天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行，能够采取倒计时的措施，将以上内容再细化成更详细的表格，逐项确定期限，要求责任人完成进度，在宴请的当日，文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排，有否暂时发生的问题，如有应尽快予以处理，文秘人员在宴会当日应负责招待的工作，迎客、带路，宴会结束分送纪念品礼品，以及送客，要提示客人带回代办保管的物品，会后协助收拾会场。

  作业4
    一、简明论述社交话题的选择标准。
  适宜的话题包括：
  （1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；
  （2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；
  （3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人
情等；
  （4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；
  （5）积极、健康的生活体验的话题；
  （6）幽默、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。
  不宜的话题包括：
  （1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。
  （2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。
  （3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信奉和政治观点的分歧等。
  （4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。
  （5）夸耀自己的话题。
  （6）庸俗的、色情的话题。
  （7）不宜谈论的保密的话题。如包括商业机密的话题。

 二、印章的使用重要有哪几个形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围怎样？
  印章的使用的重要形式为：
  （1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）
封存章。
  落款章、骑缝章、更正章的使用范围：
  （1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表白作者的法定性和文献的有效性。
  （2）骑缝章用于带有存根的公函、简介信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。
  （3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行更正后，作为法定作者自
行更正的凭信。
三、简明论述收文处理的程序及分送的基本标准。
  收文处理的程序：签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。
  分送的基本标准：
  （1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文献或重大问题的请示、报告之类的文献，均应先送办公部门责任人或机关领导审阅或处理；
  （2）属于机关日常事务性的已经有明确分工的文献，或早有指示要求和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；
  （3）分送给机关领导阅批的文献，要先填好“公文处理单”，连同文献一并送批；
  （4）便函、请柬、简介信、广告、启事等，不作登记，直接交详细责任人办理；
  （5）在文献份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

 四、按照文书立卷特性立卷，重要有几个类型？简明阐明按照问题特性立卷的基本含义。
本题重要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一知识点。
1．类型：
（1）按问题特性立卷；（2）按作者特性立卷；（3）按文种特性立卷；（4）按时间特性立卷；（5）按地区特性立卷；（6）按通讯者特性立卷。
2．按问题特性立卷的含义：
将反应同一问题的文书组成案卷，这种措施能反应对某首先或某一详细问题的相互联系和处理情况，利用最广泛。
（同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的阐明和论述。回答第二个问题时，应举例阐明。）
五、 简明阐明电子文献归档的基本措施。
1、将应归档的最后版本的文献存入磁、光介质上。
2、采取数据压缩工具对网络上应归档的电子文献进行压缩，然后刻入磁、光介质上。
3、将确定要归档的电子文献在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存储在磁、光介质上。
4、采取“双套制”归档，即同时保存电子文献及其纸质形式。