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远东盛通生态开发集团办公行政管理制度

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鄂尔多斯市远东盛通生态综合开发集团有限公司
行政管理制度
第一章 行政管理规定
第一节 公文管理规定
第一条 提高本公司的工作效率, 充分发挥文件在各项工作中的指导作用, 特制定本制度。
第二条 公文定义: 指与政府职能部门、 相关单位间传送的文件, 以及内部各单位相互传送的各类文件( 包括会议纪要) 、 制度、 规范等, 但不包含协议、 合同类文件。公文种类主要有: 命令( 令) 、 决定、 公告、 通告、 通知、 通报、 报告、 请示、 批复、 会议纪要等行政类公文。
第三条 公文处理的原则: 快速、 准确、 安全、 保密。
第四条 公文处理的主要工作: 包括发文、 收文、 传递、 批示、 承办、 跟踪催办、 归档等工作。
第五条 公文协调处理部门: 集团行政部。
第六条 各级单位除行政部以外其它部门不得对外正式行文。
第七条 发文:
一、 拟稿: 按照专业化拟办的原则, 拟稿由相应的业务部门负责, 涉及两个以上部门的, 由主办部门牵头拟办。稿件需填写《发文申请表》作首页, 按规定要求拟稿。
二、 会签: 公文的会签由拟文单位负责人或行政部决定会签次序。
三、 签发权限: 各部门对集团内部对口部门的发文, 由该部门负责人审核, 总经理签发。以集团名义对政府部门及集团外单位的公文, 由公司董事长签发。其余文件均由公司董事长或其授权人员签发。
四、 编号、 文种代号由行政部统一管理。
五、 格式: 详见附表。
六、 打印; 由集团行政部负责。
七、 盖章: 拟稿单位完成审批手续, 由行政部盖章。
八、 发文: 行政部应对每份发文建立台账, 做好发文登记工作; 由承办部门自行送达的文件, 应在行政部办理登记、 签收。
九、 集团公司各项制度颁发必须经过会签程序, 经集团公司领导签发后, 由集团行政部颁发。
第八条 收文:
一、 登记: 行政部收到文件后, 对来文进行编号、 备份( 外单位来文) 。
二、 批转: 行政部根据来文内容、 性质在OA系统《来文处理阅办单》或直接在《文件阅办单》上提出拟办意见并确定公文紧急程度, 送上级领导批示或批转其它单位承办。对需送多位领导批示的公文, 一般应按领导排序由后向前传批。
三、 收文工作,急件即收即办.普通件应在4个工作小时内完成。
四、 接收异地单位发文通知, 须在接到文件2 小时内主动回复发文方, 并传真收文回执, 超过时限以误办处理。
第九条 传递:
有关公文需经相关部门传阅, 各部门应在4 个工作小时内签阅完毕并送回行政部; 对需送多位领导传阅的公文, 一般应按领导排序由后向前递送。
第十条 会签和批示:
一、 对需送公司领导批示的公文, 根据谁主管谁批示的原则办理。
二、 公文批示时, 对有具体办理事项的, 批示人应当明确签署意见、 姓名和审批日期, 其它批示人签阅视为同意; 没有具体办理事项的, 签阅表示阅知。
三、 批示人不能亲自批示( 如开会、 外出等) , 由行政部负责电话联系, 并根据电话记录代为签署意见, 事后, 由批示人补签。
四、 ”普通”公文应在8个工作小时内批示完毕; ”紧急”类公文应在4个工作小时内批示完毕; ”加急”公文应随到随批, 必要时能够集体商榷。如承办事项复杂, 时限可适当延长, 原则上不得超过规定时限的两倍。
第十一条 承办: 有关公文事项承办部门按上级公文规定或按领导批示确定; 如有多个领导批示按级别最高的领导指示确定。承办部门收到不属于其职权范围内的公文后, 应及时交由行政部处理。
第十二条 跟踪催办: 行政部应对由其发出或接收的每份公文建立台账, 登记公文处理情况, 并做好公文催办工作。
第十三条 立卷及归档: 各单位应对公文按编号进行分类登记, 并将公文的编号、 时间、 内容、 处理情况等输入电脑以便查证。立卷后的公文应按投管集团《档案管理制度》及公司《档案管理规定》要求移交档案管理部门, 并把复印件送各会签部门。各部门公文处理情况应每季度汇总送公司行政部备案。内容包括发文、 文件阅办( 包括处理结果) 等。
第二节 印章管理规定
第十四条 公司内部各种印章刻制、 启用、 变更、 销毁等事项由投管集团董事长最终审批。
第十五条 印章的刻制: 无对外业务的部门无需刻制印章; 各级单位刻制印章, 必须经投管集团董事长核准, 并由投管集团总裁办或其授权项目公司行政部统一负责办理刻制。
第十六条 印章的启用: 印章的启用由投管集团总裁办发通知及印章样式至投管集团各中心、 下属单位; 行政部统一转发至各单位。
第十七条 领取: 印章保管人员根据本规定从公司行政部领取需自己保管的印章并签收备案。
第十八条 分类: 印章分为公司公章( 印章) 、 部门章和业务章, 在筹建期, 原则上除财务部外不得刻制其它部门章。
保管: 根据印章的使用功能, 印章分别由各级相关部门指定专人负责保管。用章按有关制度进行审批。
第十九条 公章的使用范围及审批:
一、 集团公章使用范围及审批:
对外公文使用集团公章, 须经部门负责人、 行政部负责人、 管线总、 总经理审核, 董事长审定后报集团办理相关审批手续用章。
二、 公司公章使用范围及审批:
1、 对政府部门及集团外单位公文使用公司公章, 一般须经部门负责人、 行政部负责人、 管线总、 总经理审核、 董事长签发后, 方可用章;
2、 其余对外公文使用公司公章, 须经部门负责人、 行政部负责人、 管线总审核, 总经理审定后, 方可用章;
本文件未经公司同意不得外传 4 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度
3、 原则上所有合同和协议须按照《合同管理制度》的规定执行, 会审或会签手续齐全并经法律部门对合同或协议条款审核无误后方可盖章。特殊情况下, 未经过合同会审程序,即使分管副总经理及行政人事管线总在《用章审批表》上签字同意合同及协议的用章, 也须经法律部门对合同或协议条款审核无误后, 方可用章;
会审或会签手续齐全方可盖章。特殊情况下, 未经过合同会审程序,即使分管副总经理及行政人事管线总在《用章审批表》上签字同意合同及协议的用章, 也须经法律部门对合同或协议条款审核无误后, 方可用章;
4、 对外常规业务( 各种年检、 年审、 报建、 招投标、 工程资料、 法律业务文件等) 使用公章, 须经部门负责人、 管线总审签, 方可用章;
5、 凡涉及财产抵押、 财产产权、 贷款、 借款、 担保的法定代表人委托书、 法人代表证明书, 须经投管集团董事长或其授权人审签, 方可用章;
6、 凡涉及财产抵押、 财产产权、 贷款、 借款、 担保等相关资料、 文件的盖章, 须经投管集团董事长或其授权人审签, 方可用章。
7、 未经公司授权批准, 擅自进行投资经营活动, 对外担保, 对外借贷款, 对外签订合同等活动, 印章管理人员不得盖章。
三、 法人章( 公章) 对内的使用范围及审批:
1、 公司规章制度的发布、 人事任免等用章, 须经公司行政部审核, 管线总、 总经理审签、 董事长审定。
2、 一般业务性用章, 须经行政部审核, 管线总及以上领导审定。
四、 部门章使用范围及审批:
对外公文使用部门公章, 须经部门负责人、 行政部负责人审核, 管线总审定后, 方可用章。
第二十条 业务章的使用范围及审批:
一、 业务章的使用范围:
1、 财务专用章用于办理有关银行业务;
2、 发票专用章用于开具发票业务;
3、 工程专用章用于现场工程的确认、 审核及与有关施工、 监理单位的工作联络;
4、 图纸专用章用于工程图纸;
5、 设计专用章用于设计变更的确认、 审核及与设计、 施工、 监理等部门的工作联系;
6、 合同专用章用于合同签订;
7、 预算专用章用于工程预算的审核、 确认及与施工、 监理等单位的预算工作联系。
二、 业务章使用的审批: 财务专用章和发票专用章须经财务部门负责人审批、 管线总审定后方可用章; 工程专用章、 图纸专用章、 设计专用章、 合同专用章、 预算专用章须经经办部门负责人、 管线总审定后, 方可用章。
第二十一条 有关公文经签发人签发, 可使用《拟文稿纸》申请用章, 不须使用《用章审批表》申请用章。
第二十二条 各单位自行保管的部门章( 业务章) , 在本制度所规定的范围内使用; 超出本制度所规定的范围使用的, 经办人及该单位主要负责人必须承担责任和连带责任。
第二十三条 使用印章必须严格按照有关用章审批程序执行, 手续不全者严禁用章。
第二十四条 除本办法第二十二条规定之外, 所有公文用章, 须填写《用章审批表》, 按照审批权限审批后, 方可用章。
第二十五条 用章前印章管理人员须认真审核, 明确了解用章的内容和目的及用印的文件份数, 确认符合用章手续后, 由经办人在用章登记簿上逐项登记, 方可用章。
第二十六条 凡符合用章规定, 会签手续齐全的合同、 协议、 文件、 资料等经审核无误后, 按先后缓急的顺序, 即接即盖章, 不得拖延用章时间。
第二十七条 各级印章管理人员对未经核准的文件, 不得擅自用章; 对不符合本管理办法、 《合同管理办法》或其它有关制度规定的, 应立即向行政部负责人汇报, 未经同意, 不得盖章。
第二十八条 不得在空白凭证、 便笺上加盖印章。
第二十九条 在急需用章而本部门负责人外出, 以传真形式审签; 以传真形式无法审签的, 须由行政部负责人或分管领导以上审签, 方可用章。
第三十条 一般情况下不得将印章携带出办公室使用, 如确因工作所需, 经本文件未经公司同意不得外传 6 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度本部门负责人审批同意建立登记手续后, 应由印章管理员或指定人员携带印章到现场盖印或监印。由行政部负责保管的印章, 外借使用时须经董事长批准; 部门保管的印章, 经部门负责人批准。
第三十一条 印章外借原则上不超过一天。印章外借使用完毕后, 应及时办理归还手续。印章管理员须负责督促印章借用人员按时归还外借的印章。
第三十二条 行政部将定期检查本部门及各下属公司的用章情况。
第三十三条 印章管理员需与公司签订岗位责任书, 认真履行岗位职责, 确保用章安全。印章管理人员离职或调任时, 须为印章办理交接手续。
第三十四条 印章管理员应确保单位能随时与之取得联系, 保证及时用章, 不得拖延时间。如请假或外出时, 须事先取得部门负责人同意, 然后将印章移交给行政部主要负责人, 并办理印章暂时代保管手续( 部门章移交部门负责人指定人员保管) 。
第三十五条 印章遗失或失窃应立即向上级汇报, 并依法公告作废。对伪造公司各种印章的人员, 依法交国家司法机关处理。
第三十六条 对需要留存的重要资料( 合同、 协议及对外重要文件) , 应在盖印后( 对外文件可留未经盖章的复印件) , 留存一份, 立卷存档。
第三节 档案管理规定
第三十七条 公司根据《中华人民共和国档案法》、 国家档案局、 国家经贸委国家计委联合颁发的《企业档案管理规定》等有关企业档案工作的规定, 结合公司具体情况制定有关管理规定。
第三十八条 档案管理体制和原则
一、 档案管理工作涉及生产、 经营、 建设等各项活动, 涉及各个部门, 应将档案工作列入企业发展规划和年度工作计划, 制定企业档案发展规划和年度计划, 并确定一名领导分管档案工作。
二、 档案工作坚持集中统一的管理原则。内蒙珠江公司行政部门设立综合性档案室, 并指定专人负责档案管理工作, 负责协调、 组织、 管理我司档案工作。各业务部门要配备兼职档案工作人员, 负责本部门形成的应归档文件材料的积累、 整理和归档工作。
三、 自治区及鄂尔多斯档案管理部门对我公司档案室进行业务指导、 监督和检查。
四、 公司文书档案由行政部管理, 人事档案由行政部人事主管负责管理, 技术档案由工程技术部档案管理员负责管理, 财务、 开发等专业档案可由相应职能部门负责管理, 声像档案由各部门派专人管理, 每月月底向行政部档案管理员进行归档移交。实物档案等其它载体的档案可随时进行归档移交。
第三十九条 归档范围
包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料:
一、 内蒙珠江公司成立及变更文件: 包括公司的成立及变更的相关文件资料、 合作合同、 章程等。
二、 管理文件: 在经营活动中具有重要依据的各类文件, 包括规章制度、 部门工作职责、 年度工作总结和计划、 大事记; 各类公文、 会议纪要、 业务来往函件和传真件、 会签阅办意见等;
三、 核准文件: 包括项目的可行性报告、 评估报告等文件, 以及政府部门关于项目核准的各种批复文件等;

四、 证照文件: 经营活动中产生的各类证件、 执照等;
五、 资信文件: 验资、 审计、 评估报告等;
六、 合同文件: 经营活动中产生的各类合同、 协议等;
七、 项目开发报批文件: 征地文件、 规划报建文件、 施工及竣工验收文件等;
八、 技术和设备文件: 设备、 技术资料等;
九、 国家有关行业发展的政策、 法律、 法规等文件; 上级主管部门、 单位的来文等;
十、 声像信息类: 投管公司具有重要价值的、 或用于营销策划广告的照片、 录音、 录像、 电子文件等;
十一、 证书、 奖状、 奖杯、 奖旗、 牌匾等特殊载体;
十二、 其它需要归档的重要文件。
公司规定的应归档的档案材料是本公司的宝贵财产, 必须按照本标准规定定期向档案室或本部门兼职档案员移交, 任何个人不得据为已有。
第四十条 收集归档
一、 档案在形成过程中, 经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理, 不遗漏、 不丢失, 保证全部资料能够真实、 完整、 齐全地向档案室移交归档。
二、 凡属归档范围的文件, 经办部门或单位的资料员应在文件办理完毕一个工作日内将原件及时归档, 并办理移交签发手续, 不得私自留存; 文件的复印件可存于本部门备查。
三、 以公司名义发出的日常文件、 各类会议纪要、 往来函件和传真件等由行政部负责收集、 整理, 按年度立卷归档。
四、 为避免归档档案的遗漏和混乱, 档案员要认真核对归档档案的名称、 份数、 原件或复印件等情况。经办人要设立档案归档签收本, 列明档案的名称、 份数及必要说明并办理签收手续。各部门资料员每月应与档案管理员核对档案的归档情况。

五、 归档的文件材料必须完整、 系统、 准确、 各项签字手续完备。归档的文件材料应为原件。重要的电子文件, 应另外形成纸质文件材料归档保存。归档的文件材料如不符合要求, 档案管理员有权要求有关人员进行重新整理和补充。

六、 由兼职档案员负责本部门文件材料的收集整理, 并按规定在次年6 月底前将本部门当年的文件材料收集整理后, 做好移交清单一式二份, 向行政部档案室移交。

七、 基建工程或其它技术项目, 在任务完成后或告一段落时, 将应归档的文件材料向档案室归档。

八、 科技成果鉴定、 基建工程验收必须有档案部门参加, 文件材料不完整、 不准确、 不系统、 不能经过鉴定、 验收。

九、 新购重要设备仪器(含进口)到货, 有关专业部门就会同档案部门检查验收文件材料, 并及时归档。

十、 工作人员因公外出参观学习、 考察及参加各种会议的文件材料, 应按照文件归档案范围的要求向文件中心归档。

十一、 需报集团备案的档案, 根据集团相关规定执行。

第四十一条 分类编目

一、 档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、 电脑登记、 编号、 备份、 归档和建立检索目录, 提高档案利用率, 保证档案管理工作的顺利进行。本文件未经公司同意不得外传 9 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度

二、 档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求, 并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。

第四十二条 档案保管

一、 档案室必须做好防火、 防潮、 防蛀、 防盗工作, 保持档案完好无缺; 一旦出现险情, 必须立即向行政部领导报告。

二、 严禁无关人员进入档案室; 非档案管理人员无故不许在档案室逗留。

三、 档案发生损毁或丢失时, 根据给单位所造成损失的大小, 按规定对有关责任人进行处罚。

四、 档案管理员工作变动, 应办理档案的清点及移交手续。

五、 档案保管期限

1、 档案保管期限分为永久、 长期、 短期。长期为16～50年, 短期为 以下;

2、 档案保管期限划分的标准, 详见《建设工程文件归档范围和保管期限表》。

第四十三条 档案借阅

一、 借阅任何文件资料, 必须办理书面审批及借阅登记手续, 归还存档时, 经检查无误方可办理注销手续;

二、 查阅非密级普通文件, 须经行政部负责人同意; 借出原件, 须经行政部管线副总经理同意;

三、 查阅密级文件或借出复印件, 须经行政部管线副总批准; 借出原件, 须经总经理审批;

四、 因办理相关政府事务所需的资料, 须经行政部管线领导批准方可借出;

五、 外部人员来查阅资料, 应出具其单位书面证明, 并经行政部管线副总经理以上领导批准, 方可查阅;

六、 任何人借阅档案原件, 原则上不准拆散案卷、 折页、 摘抄、 复制; 不准在文件上作记号、 涂改、 污损。确因工作需要摘抄、 复制, 须经行政部负责人批准;

七、 借阅档案者必须严守公司机密, 绝不能将档案资料内容外泄; 由于泄漏机密而给公司造成损失者, 将按奖惩规定对其进行处罚直至追究其法律责任。

第四十四条 档案移交

本文件未经公司同意不得外传 10 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度

若档案需要向政府部门( 专业档案馆) 或外单位移交, 应将档案移交的详细目录上报行政部管线副总经理审批, 方可移交。

第四十五条 档案销毁

档案销毁需经行政部管线副总经理批准, 并需档案管理员和行政部负责人同时在场监督。

第四十六条 其它

人事、 财务、 开发等专业档案的管理可根据其特点增加其它要求, 但必须遵守本规定基本原则, 并由各职能部门负责。

第四节 保密管理规定

第四十七条 保密范围:

一、 政府、 主管部门下发的内部参阅、 秘密级以上的文件;

二、 重大决策中的秘密事项;

三、 尚未付诸实施的经营战略、 经营方向、 经营规划、 经营项目及经营决策; 开发报建、 设计施工; 诉讼或仲裁事项及纠纷的解决方案等;

四、 章程、 合同、 协议、 意向书、 制度、 规定及可行性研究报告、 初步设计( 含安全专篇等各种专篇) 、 施工图、 概算、 预算( 含招标标底) 、 机电设备器材目录、 ; 环评报告、 水保报告、 土地预审报告、 土地勘界报告等各种专项报告;

五、 各级机构上报、 下发和相互交换的内部文件、 资料;

六、 各级机构每个时期的工作计划、 总结和情况综合文件、 资料;

七、 各类行政、 业务会议的文件、 资料、 记录录音、 录像、 纪要;

八、 财务运作、 资金运作计划、 统计报表, 财务预决算报告及各类财务报表、 金融管理部门的原始数据、 资料;

九、 人事档案, 职工个人工资、 奖金及劳务性收入资料, 职工情况综合材料;

十、 公司在经营过程中形成的市场调查、 预测、 投资项目可行性研究、 项目评估、 项目进展情况等专题报告及有关资料;

十一、 生产关键技术、 生产工艺、 技改、 营销策略等资料;

十二、 招投标资料、 底价及竞争对手的有关情况等;

十三、 工程预算、 结算书和各种图纸;

十四、 领导人住址、 行踪;

本文件未经公司同意不得外传 11 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度

十五、 各级机构所有印章、 财务用章、 法人章等;

十六、 各级机构所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息;

十七、 生产事故、 意外或突发事件, 其它经公司确定应当保密的事项。

第四十八条 密级确定:

属保密范围的文件、 资料、 图纸等, 应分类编定为秘密、 机密、 绝密三个密级。

一、 公司经营发展中, 直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级;

二、 公司的规划、 公司经营情况、 重要会议记录为机密级;

三、 公司人事档案、 财务报表、 统计资料、 法律诉讼资料、 合同、 协议、 职员工资性收入、 尚未进入市场或尚未公开的各类信息及其它为秘密级。

第四十九条 保密措施

一、 密件应由各级行政管理部门分别盖上相应密级的印章。

二、 密件应有专人兼职、 保管, 存放在保险箱或保险柜内; 条件一时不具备的, 也应存放在上锁的资料柜、 抽屉内。

三、 机密级( 含) 以上的文件传阅至公司领导; 秘密件传阅公司经理以上级别人员。非经以上人员批准, 不得复制、 摘抄或传阅。

四、 密件的制作、 收发、 传递、 使用、 复制、 摘抄、 保存和销毁, 由行政部或管线副总经理指定专人执行; 采用电脑存取、 处理、 传递的公司秘密由经办人或电脑管理员负责保密。

五、 外出携带密件, 由指定人员负责保密并采取必要的安全措施。

六、 凡涉及保密内容的底稿、 资料、 文件、 笔记簿等, 废弃时必须销毁。

七、 查阅、 借阅密件, 要经公司第一负责人以上级别领导书面同意, 并经密件保存部门负责人审批后, 方可借阅。机密件需先经行政部负责人审批, 再经公司负责人以上领导批准后才能借阅。当天借阅, 当天归还。

八、 公司档案室、 打字室和职能部门资料室设为保密室, 未经管理员同意, 无关人员不得擅自进入保密室。各级领导的办公室, 未经本人同意, 不得进入。

九、 全体员工要严格遵守保密制度, 预防丢失或被窃取文件资料; 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密; 不准在公共场所谈论公司秘密; 在正常的工作交往中要注意保守公司秘密。

十、 具有属于公司秘密内容的会议及其它活动, 主办部门应采取下列保密措本文件未经公司同意不得外传 12 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度施:

1、 选择具备保密条件的会议场所;

2、 根据工作需要, 限定参加会议人员的范围, 对参加涉及密级事项的人员予以指定;

3、 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件;

4、 确定会议内容是否传达及传达范围。

十一、 任何员工发现公司秘密已经被泄露或可能被泄露时, 应当立即采取补救措施并及时报告行政部负责人处理。

十二、 公司各部门在生产经营中如遇有可能给公司造成负面影响的紧急情况, 在场员工应立即处理, 无法处理时应立即向所在单位负责人报告。对有负面影响的突发事件除有义务协助司法机关调查取证外, 不得对外发布任何消息; 确有必要时对外发言时, 应由公司负责人以上领导指定专人进行或在统一口径的情况下经公司负责人同意或认可后进行。

第五十条 对于OA发文的保密级别界定:

一、 OA上所发放文件的阅览权限基于不同人员进行不同的保密设置;

二、 如未被授权者需阅览特定文件, 书面向行政部提出申请, 并取得相关领导批准后, 由公司资料员转发传阅。

第五十一条 本制度规定的泄密是指下列行为之一:

一、 本公司秘密被不应知悉的。

二、 使公司秘密超出了限定的接触范围, 而不能证明未被不应知悉者知悉的。

第五节 图书管理规定

第五十二条 目的: 规范图书的购进、 保管、 整理、 外借与归还。

第五十三条 图书管理由行政部门档案员负责。

第五十四条 图书申购程序

各部门经理可根据业务实际需要, 合理安排购买业务参考书籍, 依申购程序办理, 否则费用自理。

一、 填写申购单;

二、 部门负责人批准;

本文件未经公司同意不得外传 13 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度

三、 行政部负责人审核;

四、 一次购买 元以上, 申购单需由总经理审批同意;

五、 申购人购买;

六、 申购人填写报销凭证, 购买的书籍交行政部门登记, 行政部门负责人在报销凭证上签字确认。申购人将报销凭证与经过审批的申购单交财务部门报销。

第五十五条 图书分类

凡新购进的图书由档案管理员按图书分类科目进行分类整理与编号, 贴上标签, 输入计算机进行管理。

第五十六条 图书借阅

一、 部门图书, 由本部门负责保管。

二、 图书只允许本投管公司员工借阅。图书管理员造册登记图书的借阅情况。

三、 期限: 普通图书借期一月, 专用工具书籍的借阅期限视具体情况限定

四、 续借: 借阅图书到期, 必须到行政部门办理续借手续。

五、 归还: 员工借出图书不得批改、 圈点、 画线、 折角、 涂写, 如有破损或遗失等情况, 一律照原图书版本购赔或照原价赔偿。员工借书期限届满, 经通知仍不还书者, 将由行政部门做出相应处罚。

第六节 台帐管理规定

第五十七条 目的: 台帐作为每个岗位的工作日志, 用以详细记录每个岗位的相关工作内容。建立完整的台帐, 有助于资料查阅而且成为制定各类报表的基础, 便于各级领导了解实际经营状况。

第五十八条 台帐分类: 台帐分为经营分析型台帐及管理控制型台帐。

一、 经营分析型台帐: 一般为数据型台帐, 如财务、 工程类台帐。经营者能够经过其随时掌握公司的经营状况, 是经营分析的最直接和最重要资料来源, 经过对这类台帐的分析能够发现存在的问题, 检查目标实现情况, 为经营决策提供可靠依据。

二、 管理控制型台帐: 每个部门的日常工作台帐, 依此来掌控每个部门的工本文件未经公司同意不得外传 14 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度作进展状况。经过对此类台帐的控制, 能够使各项管理工作处于受控状态, 一方面能够对所有的过往工作有所记录, 另一方面也可时刻对当前的工作状态有所控制, 同时也可根据情况对下步工作计划做出安排。

第五十九条 台帐系统及编写部门

一、 财务系统台帐, 责任部门: 公司财务部;

二、 行政系统台帐, 责任部门: 公司行政部;

三、 人力资源系统台帐, 责任部门: 公司行政部;

四、 招标系统台帐, 责任部门: 公司计划合约部;

五、 工程系统台帐, 责任部门: 公司工程技术部;

六、 设计系统台帐, 责任部门: 公司工程技术部。

以上各责任部门负责编写台帐样表, 报公司行政部汇总下发。

第六十条 台帐填写要求

一、 口径统一

1、 各部门应使用由公司行政部统一下发的台帐样表, 并根据样表上的要求指定专人负责填写。

2、 各部门在归结本部台帐时, 须保持用词的前后一致性。

二、 数据统一

1、 当次核准有关数字, 使总数与明细能一一对照。

2、 注意历史数据与当月发生累计数的统一性, 杜绝前后不一的情况。

三、 格式统一

1、 表格部分要水平居中、 垂直居中。

2、 表格顶端统一使用”单位”、 ”岗位”格式, 表格结束时统一使用”填写人”格式。

3、 没有内容显示的位置请以”—”表示。

四、 专人填写

每一台帐必须由专人负责建立和登记, 并用EXCEL或WORD格式建立以便为公司办公自动化工作做好准备。

五、 日清月结

各填表人应每日整理台帐内容, 并于每月最后一个工作日进行归结, 下月启用新的空白台帐。

本文件未经公司同意不得外传 15 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度

六、 注意保密

重要台帐特别是数据型台帐, 应设置文档修改与查看密码, 防止错误操作或无关人员阅读。

七、 台帐交接

台帐交接工作是员工工作交接的重要内容之一。因此在员工调岗、 离职时要将台帐交接作为一项重要内容, 认真做好。要做到交接规范、 内容完整。本部门负责人要监督交接, 确保台帐的延续性。

第七节 会议组织管理规定

第六十一条 目的: 规范会议组织工作, 提高会议效率, 及时沟通, 解决工作中存在的问题。

第六十二条 分类: 总经理办公会议、 部门会议、 专题会议、 年中/年度工作总结计划会等。

第六十三条 会议的主办部门: 总经理办公会、 年中/年度工作总结计划会等由行政部负责主办; 其它专题会议由相关的经办部门负责组织, 行政部协助。

第六十四条 会议内容

一、 总经理办公会议

传达上级单位有关指示、 精神, 各部门围绕本部门工作任务层层分解工作, 分析存在问题, 提出问题解决方案; 并提出和下阶段工作计划及近期目标, 着重检查上月计划完成情况, 制定下月计划。

二、 年中/年度工作总结计划会

对工作进行总结, 分析存在问题, 对企业发展进行战略性思考, 并提出下一阶段发展计划。

第六十五条 会议的举办单位

总经理办公会议: 各部门及公司领导

年中/年度工作总结计划会: 公司

第六十六条 会议记录

行政部应做好会议记录工作, 并将会议记录抄送上级单位。

本文件未经公司同意不得外传 16 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度

第八节 电脑管理规定

第六十七条 员工领用电脑时需经部门领导同意, 并在《资产领用签收表》上签字。

第六十八条 每台电脑应配备档案, 记录配置情况、 使用人变更情况、 维修记录等。

第六十九条 严禁在电脑上装载游戏软件或与工作无关的软件。严禁私自修改软件内容或配置, 特别是系统配置软件和批处理软件。如确因工作需要须增添、 修改软件, 可提出申请, 经部门负责人签字认可后, 由行政部负责统一落实。

第七十条 任何人员上班时间, 均不得利用公司电脑做与本职工作无关的事情, 不能进入与工作无关的网址, 更不能查看不健康的内容。

第七十一条 各部门员工未经行政部门同意, 严禁私自拆装电脑硬件及设备。如果发现电脑经拆除后的配置跟原配置不相同, 将由当事人承担一切经济责任。

第七十二条 各单位使用的电脑及配件如有故障须维修, 应由使用人填写好维修申请表, 由行政部查实并由电脑管理员落实维修, 维修后由使用人填写维修结果验收单。维修过程中如须支出维修费用的, 经办人应同时附上维修申请表及维修结果验收单和有关收费凭证方可报销支出费用。

第七十三条 各部门或各单位建立文件时, 应对重要文件进行备份, 以免造成文件的丢失或无法查询, 秘密文件或投管公司内部资料需加密码管理。

第七十四条 任何人员未经她人同意,不得查看、 修改、 删除她人的文件内容。

第七十五条 单位电脑网络建立后, 电脑程序和基本的配置参数不能随意改动, 避免造成软件故障或网络不通。如出现非人为原因造成网络不通时, 应立即通知行政部门电脑管理员进行检查和处理, 不得自行对电脑设置进行更改。

第七十六条 员工不能随便移动电脑, 网络线连接电脑的接口不能随意拔开, 以免网络接口与电脑接口松开, 造成网络不通。如因非人为原因出现此类情况时, 应通知电脑管理员进行检查和处理。

第七十七条 部门和个人邮箱由行政部门负责分配和开通, 人员离职时本文件未经公司同意不得外传 17 内蒙古珠江投资有限公司行政管理制度及时撤销邮箱。

第七十八条 行政部门应不定期检查各部门计算机安装的应用软件及防毒软件, 违反规定者将给予相应处罚。

第七十九条 对于借出办公室的手提电脑或其它贵重设备, 如因当事人的不慎而被盗、 遗失, 当事人应按借出设备的账面净值或市场价值赔偿; 如因客观原因导致设备被抢, 当事人也须按公司处理结果进行赔偿。

第九节 通讯费用管理规定

第八十条 报销范围:

一、 各部门的办公电话、 经批准的员工手机话费可限额报销。

二、 公司总经理助理以上领导家用电话可报销。

第八十一条 报销标准:

一、 各部门办公电话的报销标准按每年的行政费用预算的标准执行。

二、 手机话费: 按当年预算标准执