浅析会计档案的科学管理.doc

浅析会计档案的科学管理
[摘要] 会计档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。会计档案的收集、立卷与归档；会计档案的保管、销毁、调阅与利用，都必须遵循国家财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》及其实施办法。会计档案工作的好坏，对国民经济的正常运行，经济秩序的确立，各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响。在会计电算化中的档案管理。
[关键词]会计档案 科学管理 会计电算化 作用

一、会计档案管理及其范围和原则
会计档案管理是会计工作的一项基本内容，也是实现基础工作规范化的重要环节。随着市场经济的不断发展和完善，会计档案管理工作的重要性日益凸现。会计档案作为记录和反映经济业务的重要资料和证据，为国家和企业提供了大量的经济信息资料，对促进经济发展有着重要的作用。“真实、公允”是会计信息质量的基本要求，要保证会计信息的客观真实性和完整性，必须使各方面的会计管理工作都实现科学化、规范化，会计档案管理工作的规范化是其中重要的组成部分。加强会计档案管理对维护正常的会计工作秩序、建立和完善规范化的会计基础工作体系，促进社会主义市场经济建设具有重要意义。1984年6月国家财政部和国家档案局联合发布了《会计档案管理办法》（以下简称“办法”）。制定《办法》的目的，就是为了加强会计档案的科学管理，统一全国会计档案工作制度，更好地为社会主义经济建设事业服务。
会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的史料和证据。会计档案是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料，是通过会计核算所取得的会计资料，是单位、企业、社团会计工作从凭证到账簿、再到报表的整个过程的客观反映。具体内容包括：会计凭证、会计账簿、财务报告和其他专业资料等四类，不包括单位的财务预算、计划、制度、规章等文件材料（它们属于文书范围）。鉴于计算机广泛运用于各单位、企业的会计核算当中，《办法》规定这些单位应当保存打印出的纸质会计档案，同时未排除采用磁带、磁盘、微缩胶片等磁性介质会计档案。
全国统一的档案管理办法由国家财政部、国家档案局统一制定，各省、自治区、直辖市财政机关、档案行政管理部门是各地区、各部门（行业）的会计档案管理的主管部门。可以根据《办法》的规定结合本省（区）、市的具体实际情况制定实施细则。并共同负责进行业务指导、监督与检查。国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他经济组织，是会计档案管理的主体单位，也是责任单位。这些单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，做到科学管理。即会计资料收集齐全、完整；会计档案妥善保管；有秩存放，方便查阅、严防毁损、散失和泄密。会计档案工作的好坏，对国民经济的正常进行，经济秩序的确立，各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响。计档案的管理应遵循两大原则：1.保密性原则。会计档案反映和记录单位经济活动的全部信息，经济活动的性质决定了会计档案的保密性。会计档案中记载的许多经济信息属于单位的山业机密，其保密要求随着市场经济的发展和市场竞争的加剧不断提高。因此，在会计档案的保管、交接、查阅和销毁的各个环节，都应防止档案的失密。2.完整性原则。在会计核算工作中，一切经济活动的发生都需要通过会计凭证、会计帐簿、财务报告等记录和反映。因此，通过会计档案，可以了解单位每一项经济活动的来龙去脉，前因后果。如果不能完整地保存会计档案，对经济活动过程和结果的了解就会片面，甚至出现错误的判断。所以，会计档案的保管必须具备完整性。
二、会计档案的特征及作用
会计档案与其他类型的档案相比较，有它的几个特点：（１）具有广泛性。凡是具备单独核算的单位，都会产生会计档案；（２）具有严密性。会计工作有严密的法规和规章制度作保障。会计档案是会计核算的产物，主要与会计核算中的每项具体细致工作息息相关没有会计核算这个环节， 也就无所谓会计档案。从会计档案的内容和程序来看，它先有会计凭证，然后依据会计凭证填写会计账簿，最后根据会计账簿编制会计报表。在反映经济活动与财务收支方面，一环扣一环，具有连续性，联系十分紧密。一项经济活动或一次财政开支，从其业务发生到结束上报，连续地进行记录，对一连串的数字进行正确地计算、综合和分析，在一系列程序中，会计凭证、会计账簿和会计报表密切相连，不能脱节。这种内容与程序的严密性，远远超过了普通档案。（３）具有稳定性。会计系统包括工业会计、农业会计、商业会计、银行会计、行政事业单位会计档案尽管内容与种类繁多， 但是它的基本成 分只有三个方面：会计凭证、会计账簿和会计报表。这种成分的稳定性，是区别于其他档案的重要标志之一。
　　会计档案管理工作依靠财会部门和档案部门的紧密配合，按照《会计档案管理办法》和《会计人员职权条例》等有关法规的决 定，与各级档案部门一道，建立健全会计档 案管理制度，以确保会计档案工作为国家经济服务。由于会计档案工作的特殊性，会计档案形成的复杂性，会计档案的管理就需要财会部门与档案部门的密切配合。
会计档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。主要体现在：第一，为企业、事业、机关团体等基层单位加强内部的微观管理，提高经济效益和社会效益提供丰富的原始数据；第二，它为国家进行经济建设计划和决策，对国民经济进行宏观管理和监督提供真实可靠的会计信息；第三，它为保护国家财产和打击经济领域里的不法行为提供有力的证据；第四，为研究财政、经济历史和发展提供可靠的史料。总之，会计档案工作的好坏，对国民经济的正常进行，经济秩序的确立，各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响。
三、会计档案的收集、立卷与归档
会计档案的收集是通过执行归档制度来实现的。然而由于认识的误区和制度不健全，一些会计人员觉得会计档案比较特殊，谁经手谁保存，因而把会计档案和账簿视为禁区，不让别人介入；还有的单位没有建立和实施归档制度，会计档案任人长期分散保存，直至丢失无人问津，有的会计人员调动时，甚至走到哪带到哪。为了维护会计档案的完整与安全，必须按《办法》的要求，收集归档的全部会计文件材料，向历任会计人员收集，要求逐人逐年把会计材料移交齐全，逐件登记，对遗失会计材料的应严肃追究责任并处理。
会计档案的立卷，应由财会部门在会计期间工作事项，按照现金、银行存款等会计科目装订成册，会计凭证应按月整理，加具封面、封底装订成册，会计账簿的装订顺序是：封面、启用表、目录、帐页、封底。订本式账簿未用完的空白账页不得取出，要保持原装100页（或50页）完整无缺。会计报表的装订顺序是：封面、财务情况说明书及附列资料和编制表说明、会计报表、封底。年度终了，应将各月、各季的会计报表分别月、季度报表合并装订成册，另加封面。各期报表均按编报时间顺序排列装订。立卷的会计资料在本部门保存一年后移交本单位档案管理机构。
会计档案的归档，即在会计年度终了后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。会计部门文件的立卷整理归档，对档案部门会计档案的管理有着直接的影响。会计文件的齐全、完整直接关系到会计档案的质量，会计文件的收集、整理、立卷、归档即会计档案的形成，为会计档案的管理奠定基础。财务会计部门应按照规定整理好会计档案，全部移交给档案部门，不能自行封包保存，档案部门不应拒绝接收。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷（宗）册的封装，个别需要拆封重新整理的，应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。但是在实际工作中，有些单位将会计档案由财务部门长期保管，而没有移交档案部门保管，这种做法，是与《办法》不符的。
四、会计档案的保管、销毁、调阅和利用
会计档案的保管期限原则上按《办法》和省（区）、市实施细则的规定执行。属于定期保管期限的档案如因特殊需要，可以延长保管期限。凡是在本单位会计核算中形成的记录和反映会计核算的，对工作总结和考查及研究经济活动有长远利用价值的会计资料作为永久保存。如年度会计报表（决算）、财政总预算、行政和事业单位的决算、税收年报、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
根据《办法》的规定，会计档案保管期满需要销毁时，应由单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和该档案应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案管理和会计机构共同派员监销，监销人在销毁会计档案前，逐项对会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案无误后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位领导。在销毁会计档案前，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，涉及到林、地房产权转让契约、证券、图纸；有关的货币收支凭证；涉及到外事的凭证以及处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证，均应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到确无保管必要时销毁。建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
会计档案应为本单位积极提供利用，也可以为上级单位提供利用。调阅时，要严格办理手续。本单位人员调阅，要经会计主管人员同意；外单位人员借阅，要有调阅单位的正式介绍信，并注明调阅会计档案的内容，经单位领导人和会计主管人员批准后，办理调阅手续。在调阅过程中，只能调阅与调阅内容有关的资料，不能调阅与调阅内容无关的资料。原则上档案原件不得借出，也不得拆散原卷（宗）册。外单位调阅会计档案，要抄录和复制的由会计主管人员签署意见，经本单位领导批准。如有特殊需要，经本单位负责人批准后，提供查阅或者复制，并办理登记手续。各单位应当建立会计档案查阅、复制登记制度，为会计档案的利用提供依据。
五、做好会计电算化档案管理工作
会计电算化工作是一种无纸化工作，所产生的数据均存在计算机的硬盘上，因此单位所发生的新的经济业务内容经过电算化帐务处理后，应坚持当天备份，且要双重备份，并分处、分人保管。但在实际工作中常有以下几种不当情况发生：一是部分操作人员未养成每天备份的习惯，机器一旦出现故障，则部分账务数据将会丢失。二是不少操作者对备份的数据盘不能做到定期检查，一旦发生问题就无法进行补救。三是习惯性用软盘备份。由于软盘存在着容量小、易出故障等缺陷，在数据恢复上易出现麻烦。
为了更有效地做好会计电算化档案管理工作，我们必须根据会计电算化档案的特点，分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面工作：1.会计电算化档案的收集。财务部门应定期把计算机系统中的所有会计数据备份，存储到磁性介质或光盘上，把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后在最短的时间内、在最小损失下恢复原有的会计电算化系统。2.会计电算化档案的管理与保存。由于会计电算化档案是存储在词性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双重备份，并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名，存放在两个不同的地点，以防止以外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档嗄时还应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失。
总之，随着我国各项建设事业的发展，对经济管理和会计工作不断提出新的要求。一些新技术、新方法日渐引进经济管理和会计领域， 档案管理技术也在发展更新。随着电子计算机在会计工作中的应用，会计凭证、会计账簿和会计报表等会计档案的形成也将发展变化，需要通过调查研究，适时作出会计管理的新规定。

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