例谈布置事项通知的写作.doc

例谈布置事项通知的写作

一、撰写素材
10月25日，师召开首长办公会，研究决定11月上旬，由师政治部1名领导带机关4名干事组成工作组，围绕加强和改进政治机关自身建设，到各团进行调研，主要是摸清基本情况，找准矛盾问题，拿出对策措施。
　　请你以工作组一名干事的身份，以到步兵一团为例，按照半天的活动时间，拟制一份调研通知，署名为步兵第×师政治部。
二、拟成初稿
　　初稿一
　　关于开展加强和改进政治机关自身建设调研的通知
步兵一团政治处：
　　为加强和改进政治机关自身建设，经首长办公会研究决定，由政治部徐副主任带机关4名干事组成工作组，于11月12日上午赴你团开展加强和改进政治机关自身建设调研。调研重点是摸清政治机关建设基本情况，找准矛盾问题，拿出对策措施，请你团做好相关准备工作。
步兵第×师政治部
二○一一年十月三十日
初稿二
　　关于加强和改进政治机关自身建设的调研通知
步兵一团：
　　为了加强和改进政治机关自身建设，摸清各团政治机关基本情况，找准矛盾问题。经师党委研究决定11月12日由师政治部王××主任带领张××干事、李××干事、周××干事、李××干事共5人到你团进行为期半天的调研活动，望积极配合。现将有关事项通知如下：
　　一、调研目的
　　为了有效促进新形势下部队的管理，分析研究机关在自身建设方面面临的问题，研究解决部队管理方面的新思路，推进单位建设全面发展。
　　二、调研内容
　　1.基本情况。单位的基础建设、人员编制、人才状况等。
　　2.工作情况。创新发展情况、思维观念、工作作风、工作经验等。
　　3.围绕加强和改进政治机关自身建设，以连为单位进行问卷调查。
　　三、相关要求
　　1.高度重视。根据调研目的和内容，针对本单位特点写一份汇报材料。
　　2.认真配合。扎实有效地搞好本次调研活动。
　　师政治部
　　 2011－10－30
初稿三
　　关于加强和改进政治机关自身建设调研的通知
步兵一团党委：
　　根据10月25日师首长办公会精神，由师政治部一名领导带机关4名干事组成工作组，于11月12日至13日到你团就加强和改进政治机关自身建设进行调研，重点是摸清政治机关建设基本情况，找准矛盾问题，拿出对策措施，为下一步全师开展政治机关整顿做好相关准备工作，请你团结合自身政治机关情况，按照要求做好相关准备。
　　一、调研的主要方式
　　根据师政治部领导指示，政治机关自身建设调查研究主要采取“听、查、看、问、谈”等方式进行。“听”主要是开一个座谈会，由股长以上政工干部参加，听取今年政治工作开展情况。“查”是查软件材料是否齐全，是否符合要求。“看”是看复杂棘手问题是否解决，看单位完成任务是否圆满，看官兵精神面貌是否昂扬。“问”要求政治处所有干事参加，进行一次问卷调查。“谈”是采用随机抽取方式进行个别谈话。
　　二、活动安排
　　活动时间：2011年11月××日8：00－12：00。
　　组织实施：8：00－9：00进行问卷调查。9：10－11：00进行座谈，人员为参与问卷调查的所有人员。11：00－12：00进行随机走访。
　　场地安排：由你团具体指定。
　　三、要求
　　为确保此次调研能真实反映情况，达到提高政治机关工作能力的目的，根据首长指示，特提出以下两点要求。
　　（一）高度重视，认真准备。
　　参与调研的人员要认真收集材料，摸清情况，提出宝贵意见。主要围绕如何提高政治机关工作能力，座谈时要言之有物，言之有据，不能泛泛而谈。
　　（二）要周密布置，严密组织。
　　在调研的过程中，要妥善安排好人员和场地，既要反映真实情况，又不能弄虚作假。
步兵第×师政治部
二〇一一年十月三十日
三、点评初稿
　　点评初稿一
　　这份通知看上去简洁，但存在问题不少，主要有：
　　1.标题表意不准确。《关于开展加强和改进政治机关自身建设调研的通知》，容易理解为，师政治部布置，在全师范围内开展加强和改进政治机关自身建设的调研活动，师机关和团机关都应做好调研工作；而发这份通知的主旨是师工作组围绕“加强和改进政治机关自身建设”，到步兵一团进行调研，请该团做好相关准备。
　　2.通知的事项交代不清。文中写了一句“调研重点是摸清政治机关建设基本情况”，什么是机关建设的“基本情况”，人们通常把机关的人员编制、现有人员的工作经历情况、年龄结构、配备的梯次情况、文化结构、数质量情况等作为“基本情况”，那思想建设、作风建设、队伍建设、业务建设等算不算“基本情况”，这就让受文单位难以把握。
　　3.对需要落实办理的主要事项没有交代。如围绕这一主题调研哪些具体内容，调研采用什么方式，如何组织，受文单位要做哪些准备，通知中均未提及。文中只提了一句，“请你团做好相关准备”，太笼统。
　　4.调研时间交代不清。通知只说“12日上午”，这是不够的，这会让受文单位产生很多疑问，如上午什么时候到，什么时间开始，调研时间是半天还是一天等等。综上所述，这份通知缺乏可操作性。
　　点评初稿二
　　这篇初稿存在的主要问题有四：
　　第一，结构有点乱。如通知开头第一句已经说了发文目的，事项部分又专门立出一项“调研目的”，明显重复。即使要专门写一条“调研目的”，目前的内容“为了有效促进新形势下部队的管理”“研究解决部队管理方面的新思路”，也偏离了行文主旨，不符合要求。此外，通知的执行要求“望积极配合”，应放到通知的末尾。
　　第二，调研内容表述不具体，不规范。如“工作情况”，通知设置了“创新发展情况、思维观念、工作作风、工作经验等”，这些表述比较空泛，同样让受文单位难以把握。“围绕……进行问卷调查”，这不是调研内容，而是调研方法。
　　第三，通知的第三项“相关要求”，如果按照目前的意图表达，总体上交代一句“望积极配合”即可，让下级机关“根据调研目的和内容，针对本单位特点写一份汇报材料”的要求亦无必要。“扎实有效地搞好本次调研活动”也太笼统。
　　第四，素材设置的情况是“首长办公会”，而不是“党委研究”。缘由部分的“5个干事”，不简洁。此外，主送机关和公文署时不规范。总之，这份通知结构乱，内容空，受文单位难落实。
　　点评初稿三
　　初稿三的主要问题：
　　一是标题表意不清（同点评初稿一）。
　　二是缘由部分层次不清，逻辑混乱，语言不简洁、不准确。首先，从内容上看，既写了发文依据（“根据师首长办公会精神”）又写了通知的事项（“11月12日至13日到你团就加强和改进政治机关自身建设进行调研”），接着又写发文目的（“找准矛盾问题，拿出对策措施，为下一步全师开展政治机关整顿做好相关准备工作”），逻辑顺序乱了，最后还写了执行要求（“请你团结合自身政治机关情况，按照要求做好相关准备”），而这一部分通常只要写依据、目的、意义即可。其次，从语言表达看，不简洁，不准确。“根据10月25日……”这里“10月25日”可以删除。“11月12日至13日到你团……”而下面对时间安排的表述又是“×日8：00—12：00”，前后不一致。
　　三是通知的事项详略不当，主题不集中。其中第一项“调研的主要方式”，“主要采取‘听、查、看、问、谈’等方式进行”，并分别进行了解释，一方面，这里可以略写，因为这些方式在下面的活动安排上都有所体现，另一方面，解释偏离了调研的主题，如“听取今年政治工作开展情况”、“看复杂棘手问题是否解决，看单位完成任务是否圆满，看官兵精神面貌是否昂扬”。此外，有的语言晦涩难懂，如“查软件材料是否齐全”。这里应围绕调研主题，重点将调研内容具体化，以便下级机关把握和准备。
　　四是“要求”部分不简洁，太笼统。第一小节可以删除，也无需再分条列项提要求。另外，主送机关标识不妥。
四、撰写布置事项的通知的一般要求
《党政机关公文处理工作条件》中规定：通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。在实际工作中，不同类型的通知，写作要求是不一样的。撰写布置事项的通知，关键是把事情说清楚，要求讲明白。
　　1.标题要准确简要概括行文内容，不能产生歧义。初稿一和初稿三的标题《关于开展加强和改进政治机关自身建设调研的通知》、《关于加强和改进政治机关自身建设调研的通知》，阅后容易产生不同的理解，作者没有把自己想要表达的意图表达出来。
　　2.通知的缘由要简洁，侧重交代行文的依据、目的、意义，与此无关的不写。
　　3.通知的事项，要围绕主旨，突出需要下级办理的项目，将要办的事项讲清楚，说明白。涉及时间节点等要素的，表达一定要准确到位，不能模棱两可。在层次结构的安排上，要分条列项，做到条分缕析。
　　4.“要求”部分，如果在“事项”部分已将要求说清楚，也可不单独成条，以“望认真执行”等习惯用语结束即可。如果就有关问题加以强调，专门写“要求”，则应明确具体，切忌笼统，每一点要求都应有明确的指向。
　　撰写这一类通知，少数同志有一种误区，认为一般的陈述，体现不了自己的思想水平和文字功底。于是，在观点提炼和文字归纳上做文章，结果弄巧成拙，把简单的事情复杂化，想要表达的意图没有表达清楚。殊不知，这种类型的通知，它没有我们想象的那么复杂，不需要有什么“高度”和“深度”，这类通知的“高度”，体现在行文目的上，体现在行文的字里行间，不需要归纳提炼层次观点，只要把事项交代清楚、讲明白，便于受文单位操作即可。
　　综上所述，要把此类布置事项的通知写好应注意以下四个问题：
　　第一，标题要概括行文内容，准确表达作者所要表达的行文意图，不能产生歧义。
　　第二，缘由要简洁，只写依据、目的和意义（有时只写其中的一个或两个要素），与此无关的不写。
　　第三，事项部分要分条列项，围绕主旨展开，无需提炼概括层次观点，只要把事项交代清楚，把要求讲明白即可。
　　第四，“要求”部分，应具体明确，有问题指向，不能太笼统。
五、参考例文
师工作组赴你团开展
“加强和改进政治机关自身建设”调研的通知

步兵一团政治处：
　　为进一步加强政治机关自身建设，经师首长办公会研究决定，师工作组拟到你团就加强和改进政治机关自身建设进行专题调研。现将有关事项通知如下：
　　（一）时间
　　11月12日上午半天（见附件《行程安排表》）。
　　（二）工作组成员
　　由师政治部副主任×××带队，组织科张××、干部科李××、宣传科周××、保卫科李××4名干事参加。
　　（三）内容与方法
　　主要围绕加强和改进政治机关自身建设开展调研。具体内容包括：
　　1.今年以来政治机关自身建设好的做法。
　　2.当前政治机关自身建设存在的问题及原因。
　　3.对有效加强政治机关建设的建议。
　　调研以专题汇报、召开座谈会、问卷调查和个别访谈等方式进行。
　　（四）参加人员
　　政治处全体干部；各营、连、分队的政治主官，部分基层官兵。
　　（五）要求
　　政治处要协调好相关工作，参与调研的人员要认真准备，注重量化分析，反映工作力求准确客观，查找问题力求切合实际，建议措施力求实在管用。
　　附件：行程安排表

步兵第×师政治部
二〇一一年十月三十日

附件：
行程安排表

调研活动具体安排

　　联系人：政治部组织科　李××
　　电话：××××××
——选自《应用写作》，内容根据2012年《党政机关公文处理工作条例》略有修改