例谈布置事项通知的写作.doc

例谈布置事项通知的写作

一、撰写素材
10月25日，师召开首长办公会，研究决定11月上旬，由师政治部1名领导带机关4名干事组成工作组，围绕加强和改进政治机关自身建设，到各团进行调研，主要是摸清基本情况，找准矛盾问题，拿出对策措施。
　　请你以工作组一名干事的身份，以到步兵一团为例，按照半天的活动时间，拟制一份调研通知，署名为步兵第×师政治部。
二、拟成初稿
　　初稿一
　　关于开展加强和改进政治机关自身建设调研的通知
步兵一团政治处：
　　为加强和改进政治机关自身建设，经首长办公会研究决定，由政治部徐副主任带机关4名干事组成工作组，于11月12日上午赴你团开展加强和改进政治机关自身建设调研。调研重点是摸清政治机关建设基本情况，找准矛盾问题，拿出对策措施，请你团做好相关准备工作。
步兵第×师政治部
二○一一年十月三十日
初稿二
　　关于加强和改进政治机关自身建设的调研通知
步兵一团：
　　为了加强和改进政治机关自身建设，摸清各团政治机关基本情况，找准矛盾问题。经师党委研究决定11月12日由师政治部王××主任带领张××干事、李××干事、周××干事、李××干事共5人到你团进行为期半天的调研活动，望积极配合。现将有关事项通知如下：
　　一、调研目的
　　为了有效促进新形势下部队的管理，分析研究机关在自身建设方面面临的问题，研究解决部队管理方面的新思路，推进单位建设全面发展。
　　二、调研内容
　　1.基本情况。单位的基础建设、人员编制、人才状况等。
　　2.工作情况。创新发展情况、思维观念、工作作风、工作经验等。
　　3.围绕加强和改进政治机关自身建设，以连为单位进行问卷调查。
　　三、相关要求
　　1.高度重视。根据调研目的和内容，针对本单位特点写一份汇报材料。
　　2.认真配合。扎实有效地搞好本次调研活动。
　　师政治部
　　 2011－10－30
初稿三
　　关于加强和改进政治机关自身建设调研的通知
步兵一团党委：
　　根据10月25日师首长办公会精神，由师政治部一名领导带机关4名干事组成工作组，于11月12日至13日到你团就加强和改进政治机关自身建设进行调研，重点是摸清政治机关建设基本情况，找准矛盾问题，拿出对策措施，为下一步全师开展政治机关整顿做好相关准备工作，请你团结合自身政治机关情况，按照要求做好相关准备。
　　一、调研的主要方式
　　根据师政治部领导指示，政治机关自身建设调查研究主要采取“听、查、看、问、谈”等方式进行。“听”主要是开一个座谈会，由股长以上政工干部参加，听取今年政治工作开展情况。“查”是查软件材料是否齐全，是否符合要求。“看”是看复杂棘手问题是否解决，看单位完成任务是否圆满，看官兵精神面貌是否昂扬。“问”要求政治处所有干事参加，进行一次问卷调查。“谈”是采用随机抽取方式进行个别谈话。
　　二、活动安排
　　活动时间：2011年11月××日8：00－12：00。
　　组织实施：8：00－9：00进行问卷调查。9：10－11：00进行座谈，人员为参与问卷调查的所有人员。11：00－12：00进行随机走访。
　　场地安排：由你团具体指定。
　　三、要求
　　为确保此次调研能真实反映情况，达到提高政治机关工作能力的目的，根据首长指示，特提出以下两点要求。
　　（一）高度重视，认真准备。
　　参与调研的人员要认真收集材料，摸清情况，提出宝贵意见。主要围绕如何提高政治机关工作能力，座谈时要言之有物，言之有据，不能泛泛而谈。
　　（二）要周密布置，严密组织。
　　在调研的过程中，要妥善安排好人员和场地，既要反映真实情况，又不能弄虚作假。
步兵第×师政治部
二〇一一年十月三十日
三、点评初稿
　　点评初稿一
　　这份通知看上去简洁，但存在问题不少，主要有：
　　1.标题表意不准确。《关于开展加强和改进政治机关自身建设调研的通知》，容易理解为，师政治部布置，在全师范围内开展加强和改进政治机关自身建设的调研活动，师机关和团机关都应做好调研工作；而发这份通知的主旨是师工作组围绕“加强和改进政治机关自身建设”，到步兵一团进行调研，请该团做好相关准备。
　　2.通知的事项交代不清。文中写了一句“调研重点是摸清政治机关建设基本情况”，什么是机关建设的“基本情况”，人们通常把机关的人员编制、现有人员的工作经历情况、年龄结构、配备的梯次情况、文化结构、数质量情况等作为“基本情况”，那思想建设、作风建设、队伍建设、业务建设等算不算“基本情况”，这就让受文单位难以把握。
　　3.对需要落实办理的主要事项没有交代。如围绕这一主题调研哪些具体内容，调研采用什么方式，如何组织，受文单位要做哪些准备，通知中均未提及。文中只提了一句，“请你团做好相关准备”，太笼统。
　　4.调研时间交代不清。通知只说“12日上午”，这是不够的，这会让受文单位产生很多疑问，如上午什么时候到，什么时间开始，调研时间是半天还是一天等等。综上所述，这份通知缺乏可操作性。
　　点评初稿二
　　这篇初稿存在的主要问题有四：
　　第一，结构有点乱。如通知开头第一句已经说了发文目的，事项部分又专门立出一项“调研目的”，明显重复。即使要专门写一条“调研目的”，目前的内容“为了有效促进新形势下部队的管理”“研究解决部队管理方面的新思路”，也偏离了行文主旨，不符合要求。此外，通知的执行要求“望积极配合”，应放到通知的末尾。
　　第二，调研内容表述不具体，不规范。如“工作情况”，通知设置了“创新发展情况、思维观念、工作作风、工作经验等”，这些表述比较空泛，同样让受文单位难以把握。“围绕……进行问卷调查”，这不是调研内容，而是调研方法。
　　第三，通知的第三项“相关要求”，如果按照目前的意图表达，总体上交代一句“望积极配合”即可，让下级机关“根据调研目的和内容，针对本单位特点写一份汇报材料”的要求亦无必要。“扎实有效地搞好本次调研活动”也太笼统。
　　第四，素材设置的情况是“首长办公会”，而不是“党委研究”。缘由部分的“5个干事”，不简洁。此外，主送机关和公文署时不规范。总之，这份通知结构乱，内容空，受文单位难落实。
　　点评初稿三
　　初稿三的主要问题：
　　一是标题表意不清（同点评初稿一）。
　　二是缘由部分层次不清，逻辑混乱，语言不简洁、不准确。首先，从内容上看，既写了发文依据（“根据师首长办公会精神”）又写了通知的事项（“11月12日至13日到你团就加强和改进政治机关自身建设进行调研”），接着又写发文目的（“找准矛盾问题，拿出对策措施，为下一步全师开展政治机关整顿做好相关准备工作”），逻辑顺序乱了，最后还写了执行要求（“请你团结合自身政治机关情况，按照要求做好相关准备”），而这一部分通常只要写依据、目的、意义即可。其次，从语言表达看，不简洁，不准确。“根据10月25日……”这里“10月25日”可以删除。“11月12日至13日到你团……”而下面对时间安排的表述又是“×日8：00—12：00”，前后不一致。
　　三是通知的事项详略不当，主题不集中。其中第一项“调研的主要方式”，“主要采取‘听、查、看、问、谈’等方式进行”，并分别进行了解释，一方面，这里可以略写，因为这些方式在下面的活动安排上都有所体现，另一方面，解释偏离了调研的主题，如“听取今年政治工作开展情况”、“看复杂棘手问题是否解决，看单位完成任务是否圆满，看官兵精神面貌是否昂扬”。此外，有的语言晦涩难懂，如“查软件材料是否齐全”。这里应围绕调研主题，重点将调研内容具体化，以便下级机关把握和准备。
　　四是“要求”部分不简洁，太笼统。第一小节可以删除，也无需再分条列项提要求。另外，主送机关标识不妥。
四、撰写布置事项的通知的一般要求
《党政机关公文处理工作条件》中规定：通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。在实际工作中，不同类型的通知，写作要求是不一样的。撰写布置事项的通知，关键是把事情说清楚，要求讲明白。
　　1.标题要准确简要概括行文内容，不能产生歧义。初稿一和初稿三的标题《关于开展加强和改进政治机关自身建设调研的通知》、《关于加强和改进政治机关自身建设调研的通知》，阅后容易产生不同的理解，作者没有把自己想要表达的意图表达出来。
　　2.通知的缘由要简洁，侧重交代行文的依据、目的、意义，与此无关的不写。
　　3.通知的事项，要围绕主旨，突出需要下级办理的项目，将要办的事项讲清楚，说明白。涉及时间节点等要素的，表达一定要准确到位，不能模棱两可。在层次结构的安排上，要分条列项，做到条分缕析。
　　4.“要求”部分，如果在“事项”部分已将要求说清楚，也可不单独成条，以“望认真执行”等习惯用语结束即可。如果就有关问题加以强调，专门写“要求”，则应明确具体，切忌笼统，每一点要求都应有明确的指向。
　　撰写这一类通知，少数同志有一种误区，认为一般的陈述，体现不了自己的思想水平和文字功底。于是，在观点提炼和文字归纳上做文章，结果弄巧成拙，把简单的事情复杂化，想要表达的意图没有表达清楚。殊不知，这种类型的通知，它没有我们想象的那么复杂，不需要有什么“高度”和“深度”，这类通知的“高度”，体现在行文目的上，体现在行文的字里行间，不需要归纳提炼层次观点，只要把事项交代清楚、讲明白，便于受文单位操作即可。
　　综上所述，要把此类布置事项的通知写好应注意以下四个问题：
　　第一，标题要概括行文内容，准确表达作者所要表达的行文意图，不能产生歧义。
　　第二，缘由要简洁，只写依据、目的和意义（有时只写其中的一个或两个要素），与此无关的不写。
　　第三，事项部分要分条列项，围绕主旨展开，无需提炼概括层次观点，只要把事项交代清楚，把要求讲明白即可。
　　第四，“要求”部分，应具体明确，有问题指向，不能太笼统。
五、参考例文
师工作组赴你团开展
“加强和改进政治机关自身建设”调研的通知

步兵一团政治处：
　　为进一步加强政治机关自身建设，经师首长办公会研究决定师工作组拟到你团就加强和改进政治机关自身建设进行专题调研。现将有关事项通知如下：
　　（一）时间
　　11月12日上午半天（见附件《行程安排表》）。
　　（二）工作组成员
　　由师政治部副主任×××带队，组织科张××、干部科李××、宣传科周××、保卫科李××4名干事参加。
　　（三）内容与方法
　　主要围绕加强和改进政治机关自身建设开展调研。具体内容包括：
　　1.今年以来政治机关自身建设好的做法。
　　2.当前政治机关自身建设存在的问题及原因。
　　3.对有效加强政治机关建设的建议。
　　调研以专题汇报、召开座谈会、问卷调查和个别访谈等方式进行。
　　（四）参加人员
　　政治处全体干部；各营、连、分队的政治主官，部分基层官兵。
　　（五）要求
　　政治处要协调好相关工作，参与调研的人员要认真准备，注重量化分析，反映工作力求准确客观，查找问题力求切合实际，建议措施力求实在管用。
　　附件：行程安排表

步兵第×师政治部
二〇一一年十月三十日

附件：
行程安排表

调研活动具体安排

　　联系人：政治部组织科　李××
　　电话：××××××
——选自《应用写作》，内容根据2012年《党政机关公文处理工作条例》略有修改