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高校毕业酒会策划及实施方案

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2020年6月23日
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毕业酒会策划书
[XX大学 级饭店管理专业]

5月29日
金川活动中心

目录
第一部分 酒会概况 - 3 -
第二部分 活动具体实施方案 - 5 -
第三部分 酒会活动预算 - 11 -
第四部分 附件 - 13 -

第一部分 酒会概况
活动目的

在大学生毕业之际我们举办这样一个告别晚会意义重大, 首先, 毕业晚会是我院的一个传统, 她承载着学校和学生、 老师和学生、 学生和学生四年的感情。这是她的一场仪式, 一场告别的仪式, 一场开始的仪式, 一场继续奋斗的仪式。其次, 毕业晚会给同学们一个宣泄自己感情的一个机会, 在晚会上大家能够畅所欲言, 不受拘束, 是同学们大学四年的最后一次聚会, 能够更加深刻的增进大家的感情。最后, 毕业晚会内容积极向上。能够使毕业生们怀着最美好的希望步入到社会这个大熔炉中。

活动主题

感谢师恩 扬帆起航 海风虽远 涛声依旧

活动时间

5月29日 19:00-21:00

活动地点

华侨大学金川活动中心一楼大展厅

参与人员

华侨大学 级饭店管理专业毕业生及任课老师

活动组织

主办: 华侨大学旅游学院团委
承办: 缪斯酒吧工作室
协办: 可浓西餐厅

活动具体流程
时间表
时间
项目
备注
18:40
签到
门口签到处的工作人员就绪, 欢迎同学来临, 并邀请同学来签名留念

音响:播放柔和音乐

场内各工作人员就位, 欢迎同学来临
18:45

主持人进行对稿
19:00
活动正式开始
签到停止

音响由大转小, 麦克风己备

主持人开始讲话

请受邀讲话老师准备
19:10
邀老师讲话
各区域工作人员准备开封食物及提供饮料
19:20

投影器准备
19:30
自由祝酒
各区域提供饮料食品
19:30-19:50
放映视频
音响放大
19:00-20:30
毕业墙开始
邀请同学留言留念

同学做毕业感言
主持人邀请到台上同学
20:30
交换礼品
主持人主持交换
20:50
合影留念
主持人邀请合影
摄影器材准备
21:00
欢送
主持人及各工作人员欢送同学离场

活动原则
a) 酒会的整个过程以自助形式进行, 不设特定座位, 嘉宾们可自由走动交流, 闲情逸致。
b) 所有毕业生需穿着正装, 及准备一份礼物以互相交换形式作为留念。
第二部分 活动具体实施方案

前期筹备
1.物品置备分为三个时期:
置备前期( 4月20日——26日)
l 申请场地-金川活动中心一楼大展厅
l 拟定购置物品清单及邀请名单(见附件一)
l 分派人员进行物品预约、 购置、 邀请及海报制作、 影片材料收集工作

置备中期( 5月10日——13日)
l 确认预约是否成功
l 开始发送邀请函予老师、 毕业生及回执

置备后期( 5月23日——28日)
l 预约物品的取用
l 易变质的水果、 饮料、 易耗品的购置
l 确认及统计参加人数
l 开展宣传工作及张贴海报

2. 物品置备由三个小组分别进行统一购置及跟进。( 详见附件一、 二、 三)

l 租借小组( A组) : 李昕 杨娟 陈欢欢 黄冬盈
l 购置小组( B组) : 余琴英 黄秀霞 宋秀兰
l 公关策划小组( C组) : 李文杰 张亢亢

3. 注意事项
l 活动的整体宣传活动将由学院团委直接进行部署安排, 同时在筹备到实施阶段有不间断的各种宣传活动, 保证酒会在学生中的影响力。
l 请帖发送: 我们邀请 级饭店管理专业毕业班全体毕业生以及她们敬爱的老师, 共计发送80份请帖及附加酒会说明书。

酒会会场布置
三、 舞台的灯光要柔和, 辅以现代的电子设备, 让总体舞台效果看起来很有亲和力。
四、 金川门外挂着标有这次活动主题的横幅, 即”感谢师恩 扬帆起航 海风虽远 涛声依旧”。并以气球串成窗帘式吊挂。
五、 会场主要以纱布、 彩带及气球进行装饰。
六、 酒会现场平面图见附件六。

酒会流程
活动当天工作人员安排及通讯录

工作岗位
姓名
联络方式
统筹

酒水区负责人

水果区负责人

饮料区负责人

糕点区负责人

舞台负责人

音响负责人

主持人

餐具区、 签到处负责人及清洁员工

签到处负责人及清洁员工

礼仪负责人

摄影师

酒会前准备(12:30-18:30)
时间
工作内容
负责人
12:30
领取场地

各工作人员就位

全体工作人员

到可浓及学生处领取物资
13:00
布置会场
布置舞台
14:30
布置各区域摆设
酒水区:
水果区:
饮料区:
糕点区:
餐具区:
15:00
布置签到处

15:00
通知有关部门送货

16:00
接收订单及进行点算

17:00
调酒师、 主持人、 礼仪小姐及摄影师到达现场

切水果

18:00
摆放各区的饮料、 水果、 糕点、 酒水
酒水区;
水果区:
饮料区:
糕点区:
18:30
检视会场及收拾会场
全体工作人员

酒会中场工作
酒会进程中, 各区域的餐具添加与更换、 水果酒水以及卫生用品的更换添加方式(见附件四)。

酒会活动工作流程表(18:30-22:30)

时间
活动内容
工作人员工作内容
相关工作人员名称
18:30
检视会场
所有装饰摆所已就绪
音响就绪及试音
全部工作人员
18:40
签到
门口签到处的工作人员就绪, 欢迎同学来临, 并邀请同学来签名留念
工作人员2名:

音响:播放柔和音乐
舞台负责人:
音响负责人:

场内各工作人员就位, 欢迎同学来临
全部工作人员
18:45

主持人进行对稿
舞台负责人监督:
主持人:
19:00
活动正式开始
签到停止
工作人员2名:

音响由大转小, 麦克风己备
音响负责人:

主持人开始讲话
主持人:

请受邀讲话老师准备
舞台负责人:
讲话老师:
19:10
邀老师讲话
各区域工作人员准备开封食物及提供饮料
酒水区;
水果区:
饮料区:
糕点区:
19:20

投影器准备
音响负责人:
舞台负责人:
19:30
自由祝酒
各区域提供饮料食品
19:15/19:30
各区域每15分钟且按见缺即补来补上所需物资
酒水区;
水果区:
饮料区:
糕点区:
餐具区:
19:30-19:50
放影视频
音响放大
音响负责人:
舞台负责人:

毕业墙预备
毕业墙预备
物资预备(笔5支)
舞台负责人:
工作人员
19:00-20:30
毕业墙开始
邀请同学留言留念
舞台负责人:
主持人:

邀请同学上台说毕业感言
主持人邀请到台上同学

20:00/20:30
负责清洁员工收拾回收盘子及清洁(每半小时)
清洁员工

音响由大转小, 收拾投影器
音响负责人:
舞台负责人:
20:30
交换礼品
主持人主持交换
主持人:
20:50
合影留念
主持人邀请合影
音响放大
摄影器材准备
音响负责人:
摄影师:
21:00
欢送
主持人及各工作人员欢送同学离场
全部工作人员
21:00-21:30

各区域负责人收拾区内物品
酒水区;
水果区:
饮料区
糕点区:
餐具区:

清洁场地及杯盘
全部

收拾大型物资
音响负责人:
舞台负责人:

点算物资是否整全
统筹:
酒水区;
水果区:
饮料区:
糕点区:
餐具区:
21:30-22:30
交回场地
将各物资交还
(可浓/音响/投影器)
全部工作人员

第三部分 酒会活动预算
物品类别
物品名称
数量
单价
预算价格
总成本
水果
芭乐
30个
1.5
45
227
梨
20个
1.5
30
西瓜
3个
6
18
珍珠果
30个
0.5
15
橙
20个
1
20
杨桃
30个
0.8
24
芒果
20个
1
20
青瓜
20条
0.5
10
苹果
30个
1.5
45
饮料
果粒橙
1箱
72
72
372
可乐
1箱
60
60
雪碧
1箱
60
60
雪津啤酒
5箱
36
180
酒水
长城干红葡萄酒
2箱
210
420
1110
酩悦Moet & Chandon
2箱
210
420
白龄坛
Ballantine's威士忌
1箱
210
210
冰块
2桶
30
60
糕点
黑森林
150
0.3
45
180
草莓
150
0.3
45
拿破仑
150
0.3
45
慕思
150
0.3
45
沙律酱
家乐牌沙律酱
100Ml*3支
10
30
60
家乐牌千岛酱
100Ml*3支
10
30
餐具
凤竹牌手抽纸巾
150抽*8
2.5
20
35
甜品叉
5包
3
15
其它
雕牌清洁精
500克*1支
2.3
2.3
201.8
干抹布
4条
1
4
汽球
3袋(50/袋)
1
3
彩带
2个
5
10
纱布
10 M
15/M
150
装饰花
6束
3
18
签到表
1本
2
2
水笔
5支
1.5
7.5
垃圾袋
1包
5
5
印刷
横幅
2
50
100
171

海报
1
50
50

宣传单
100
0.12
12

邀请卡
60
0.15
9
装饰
签名墙
1
50
50
80

欢迎墙
1
30
30
合计

2436.8

第四部分 附件
（一） 附件一 - <<租借小组物品清单>>
负责人: 李昕 杨娟 陈欢欢 黄冬盈
注: 要在5月10日确认预约成功

租借单位
物品名称
数量
备注

可浓西餐厅
水果盘
12寸*4
16寸*2

水果碟
80

夹子
10

勺子
5

高脚杯
200

开瓶器
开洋酒*2
开啤酒*2

水杯
200

酒架
3

冰桶
2

冰夹
2

调酒匙
3

调酒器
3

糕点盘
8

甜品碟
120

桌布
20

投影器
1

围裙
6

围裙夹
1袋

桌子
16

水果刀
2把

碗碟回收篮
3个

附件二-<<购置小组物品清单>>
负责人: 余琴英 黄秀霞 宋秀兰

物品类别
物品名称
数量
购买单位
订购时间
确认时间
领料时间
水果
芭乐
30个

水果批发市场(捷龙)

4月20日

5月12日

5月29日
梨
20个
西瓜
3个
珍珠果
30个
橙
20个
杨桃
30个
芒果
20个
青瓜
20条
苹果
30个
饮料
果粒橙
1箱

杂货店

5月27日

_____

5月27日
可乐
1箱
雪碧
1箱
雪津啤酒
5箱
酒水
长城干红葡萄酒
2箱

零售商

4月22日

5月13日

5月27日
酩悦Moet & Chandon
2箱
白龄坛
Ballantine's威士忌
2箱
冰块
2桶
糕点
黑森林
150

向阳坊

5月5日

5月13日

5月29日
草莓
150
拿破仑
150
慕思
150
沙律酱
家乐牌沙律酱
Ml*3支

捷龙超市

5月26日

_____

5月26日
家乐牌千岛酱
Ml*3支
餐具
凤竹牌手抽纸巾
150抽*8
甜品叉
500支
其它
雕牌清洁精
500克*1支
干抹布
4条
垃圾袋
1包
汽球
3袋(每袋50)
彩带
2个
装饰花
6束
签到表
1本
水笔
5支
纱布
10 M
布料店
5月26日
———
5月26日

附件三 - <<公关策划小组负责事项>>
负责人: 李文杰 张亢亢

类别
名称
预约时间
确认时间
最终确认
租用场地
金川活动中心一楼大展厅
4月20日
5月10日

租用设备
音响1套

麦克风2支

自制品
横幅
4月21日-
4月25日
5月11日

签名墙

欢迎墙

邀请卡

海报

宣传单

影片

聘请人员
调酒师2名
5月10日-5月12日
5月20日

主持人2名

礼仪小姐4名

摄影师1名

嘉宾
郑向敏院长
5月13日
5月20日

黄远水副院长

张芬芳书记

赖志淮老师

汪京强老师

刘建华老师

刘邓老师

07饭店管理班
全体毕业生

附件四 - <<酒会进程物品更换添加进度表>>

区域
物品名称
更换/添加方式
负责人
备注
酒水区
长城干红葡萄酒

每半小时补上一次

各补3瓶
酩悦Moet & Chandon
白龄坛
Ballantine's威士忌
冰块
糕点区
黑森林

每10分钟补上一次

各补12件
草莓
拿破仑
慕思
饮料区
果粒橙

见缺即补

可乐

雪碧

啤酒
水果区
沙律酱
见缺即补

各款水果
餐具区
各项餐具
每半小时补上一次

各补70个

附件五 - <<物品首设摆放表>>

区域
物品名称
摆放数量
负责人
酒水区
长城干红葡萄酒
4

酩悦Moet & Chandon
4
白龄坛
Ballantine's威士忌
4
冰块
1桶
酒架
3
高脚杯
80
冰桶
1
冰夹
1
调酒匙
3
调酒器
3
开瓶器(开洋酒)
1
糕点区
黑森林
24

草莓
24
拿破仑
24
慕思
24
糕点盘
4
糕点夹
4
饮料区
果粒橙
3

可乐
3
雪碧
3
啤酒
10
开瓶器(开啤酒)
2
冰桶
1
冰夹
1
冰块
1桶
水果区

水果区
水果盘
12寸*4
16寸*2

夹子
6
勺子
2
各款水果
4盘
沙律酱
各2支
甜品叉
2包
各 区
纸巾
各区放1包

垃圾袋
各区放1个
餐具区
甜品碟
80

甜品叉
3包
水杯
100
水果碟
80

附件六 - <<酒会平面图>>