行政秘书岗位职责说明.doc

行政秘书岗位职责说明

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2020年4月19日
文档仅供参考

岗位说明书
岗位名称
行政秘书
所在部门
行政中心办公室
直接上级
办公室
直接下级

岗位定员
1
所辖人员

一、职责与工作任务:
职
责
一
职责表述:负责档案的有序管理和日常借阅
占全部工作时间的百分比:15%
工作任务
负责移交上来需归档的文件资料的汇总、整理、归档工作
作好档案日常的整理和借阅的经办工作
按照规定作好到期文件资料的销毁工作
职
责
二
职责表述:负责月报按时、准确的收发
占全部工作时间的百分比:15%
工作任务
按照规定,做好月报的接收和转发工作
按照规定,做好月报的存档工作
负责督办月报的上报工作
职
责
三
职责表述:负责会议任务的跟踪与督办
占全部工作时间的百分比:15%
工作任务
负责编写和发放行政任务督办单
负责监督和落实下发任务的完成情况
做好超期任务的督办工作
参与和配合行政中心月报表的制定
职
责
四
职责表述:负责印章的日常使用和妥善管理
占全部工作时间的百分比:15%
工作任务
负责印章的管理和施印工作
做好废弃、遗失、损坏印章的妥善处理工作
职
责
五
职责表述:负责会议的筹备和后勤工作
占全部工作时间的百分比:10%
工作任务
负责会议文件资料的准备工作
参与和配合安排会议人员的食宿
参与和配合会议场所的布置工作
作好会议记录工作
职
责
六
职责表述:办公室日常工作的处理
占全部工作时间的百分比:25%

工
作
任
务
负责办公室报刊杂志的订阅工作
作好公司快递、信件的签收、送达工作
完成办公室日常文件的打印、复印工作
作好办公室来电、传真的接收记录工作
负责公司每月水费、电费、物业管理费的交纳登记工作
职责七
职责表述:公司临时交办的其它工作任务
占全部工作时间的百分比:5%

二、权力:档案的管理
权限1
各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作的督促权
权限2
文件资料、档案的管理权
权限3
各部门、各项目部月报表的索取权
权限4
任务承接人任务完成情况的督办权
权限5
公司印章(不包括财务章)的管理权
权限6
由办公室拟稿的文件的建议权
三、工作协作关系:
内部协调关系
各部门、各项目部
外部协调关系
政府机构、供应商
四、任职资格:
教育水平
中专及以上学历
专业
文秘档案、工商管理及相关专业
培训
培训内容
培训方式与时间
公司主要制度规章培训
计算机知识培训
人际关系培训

相关经验
1年以上相关业务岗位工作经验
专业知识、技能
通晓基本计算机应用知识,掌握档案管理知识
管理知识、技能
了解管理知识,具备工作协调和人际协调能力
五、其它:
使用工具/设备
一般办公自动化设备
工作环境
一般工作环境
工作时间特性
正常工作时间,偶然加班
所需记录、文档

备注: