岗位职责说明书资料员样本.doc

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岗位职责说明书
岗位名称
资料员
岗位编号

所在部门
项目部
岗位定员

直接上级
技术总工
工资等级

直接下级

晋升方向
专业工程师
所辖人员

岗位分析日期

本职:对工程项目负有真实、 及时完整的管理及保存所有有效文字资料的责任。有效文字资料包括但不限于: 投标文件、 图纸会审记录、 开工许可证、 会议纪要、 施工图纸、 甲方通知单、 联系单签证单、 设计变更单、 隐蔽验收记录、 竣工验收报告、 施工期间来往信函、 移交单、 材料报审记录、 分部分项质量检验记录、 各种竣工验收中需要提交的各种材料资料等等。
职责与工作任务
职责一
职责描述: 工程资料管理
工作
任务
1、 资料员收集工程资料必须及时, 必须保持与实际施工进度同步, 资料员对收集到的资料应及时整理、 立卷与归档;
2、 园林绿化工程建设资料管理必须纳入项目管理的程序中。资料员应参加生产协调会、 项目管理人员工作会议等, 及时掌握施工管理信息、 便于对资料的管理和监控;
3、 及时收集、 整理工程施工各类图纸以及补充资料, 做好园林绿化工程资料收发、 运转、 管理等工作, 做到文件资料管理规范、 完整。
4、 负责建设单位、 设计单位及监理单位变更通知的接收和转交, 确保转交无遗漏
5、 做好工程图纸的收发和审核, 对工程资料和工程图纸等进行独立组合案卷与归档。

6.收集、 整理施工中所有文件、 资料, 及时提交项目工程中所需查阅的资料文件, 并负责收回借出的资料。
职责二
职责描述: 协助项目经理进行对项目的过程管理

工作
任务
1、 处理好各项公共关系, 包括与业主、 项目经理、 技术主管, 上级主管部门以及其它相关部门的关系。
2、 负责依据项目需要, 进行隐蔽工序及实样的拍照、 存档, 完成率100%;
3、 负责对材料、 构配件进场需要做复试的材料找相关单位做见证记录并送检测部门。
4、 负责依据施工进度, 进行相关工序的报验, 完成率100%;
5、 负责依据材料进场的实际情况, 进行材料的报验, 完成率100%;
6、 负责视具体情况定期清理各专业施工资料, 并保证施工过程资料的及时性、 有效性, 对没有及时签字确认的资料及其它文件要及时跟踪落实。
7、 负责项目施工过程中各个专业资料的编制、 整理、 归档以及施工工序的报验工作, 报验的资料有相关单位签字确认。
职责三
职责表述: 资料的收发登记
工作
任务
1、 无论文件收回, 还是发放文件, 资料员应对文件进行逐件登记备案, 便于管理。
2、 工程资料整理归档完毕后, 由于工作的需要, 单位领导或工作人员经常需阅某件文件资料, 资料员应建立资料登记簿, 详细列出阅文件的时间、 供阅人、 借阅目的及归还日期。
3、 在文件处理过程中, 如文件份数少而需要多人阅读或须知道文件精神的人数较多, 则需要传阅文件, 因此要建立文件传阅登记制度。
4、 负责员工调动、 离职时工程建设相关资料移交的监交工作。
职
责
四
职责描述: 会务管理
工作
任务
1、 负责依据项目开工例会要求, 进行项目开工例会的资料准备, 确保资料完整无遗漏;
2、 负责依据会议纪要的要求, 进行项目启动、 技术交底、 工程验收的记录工作, 形成会议纪要, 报项目经理审核经过, 并整理存档。

职
责
五
职责描述: 验收资料管理
工作
任务
1、 负责依据项目验收标准, 进行技术和经济资料的整理、 汇总和提交, 确保资料完整, 审查经过;
2、 负责收集、 整理施工资料、 各种材料资料等竣工资料的整理, 上报业主或监理单位。
职
责
六
职责表述: 其它
工作任务
1、 配合公司其它部门工作;
2、 完成领导交办的其它工作。
岗位职
业行为
严厉禁止
1、 泄露或出卖公司机密资料、 以权谋私, 损害公司利益;
2、 不作为, 严重渎职, 徇私舞弊, 给公司造成损失
3、 搞小团体, 散布不利于公司团结的言论;
后果
后果严重者将根据《中华人民共和国劳动合同法》之规定解除劳动合同, 并追究其法律责任;
权力:
1. 调取查阅过往工程资料的权利
2. 提请改进和保证资料完好保存与管理条件的权利
3. 对其它部门工作的建议权
4. 享受休假权、 社会保险、 施工期间工作餐、 提供住宿;
5. 资料整理、 归档以及收发的监督、 保管权利
6. 申请增加编制重要资料文件的权利
工作协作关系:
内部协调关系
工程部 设计部 采购部
外部协调关系
业主、 监理资料部
任职资格:
教育水平
大专以上学历
专　　业
工程管理、 工民建、 工程监理等相关专业
培训经历
资料员培训上岗证
经　　验
3年以上资料管理工作经验
知　　识
熟练掌握工程资料的收集、 编制、 管理等各项专业知识, 熟悉项目管理各环节; 熟悉工序和施工工艺　
技能技巧
1、 掌握CAD、 WORD、 EXCEL、 PPT等办公软件使用方法, 具备基本的网络知识;
2、 精通土建资料整理, 了解景观工程运作全流程
3、 在资料管理、 会务管理、 验收管理、 过程资料管理等领域有一定的工作经验和有效的工作方法;
4、 了解建筑法律法规, 严格执行规范纪律。
个人素质
诚信、 责任、 精进。能够很好的执行领导交代的工作, 做事认真负责、 具有较强的文字功底;
使用工具/设备
电脑、 打印机、 装订机、 文件袋、 标识牌等
工作环境
施工现场、 办公室
工作时间特征
正常工作时间, 根据需要加班
所需记录文档
报告、 总结、 施工合同、 监理合同、 会审记录、 施工方案、 质量验收资料等
考核指标:
⑴ 配合及执行情况; ⑵ 资料完整准确、 资料及时无遗漏; ⑶ 资料收发台帐明晰; ⑷ 资料归档、 保管完整, 标记清晰; ⑸ 监理、 业主满意度; ⑹ 会议纪要及来往函件记录、 编写的准确和调理性; ⑺ 临时性任务的完成满意度;
部门合作满意度
沟通能力、 计划与执行能力、 专业知识及技能
备注
审核批准:
编写

审核

批准

生效日期

资料员绩效考核
一、 考核方法
资料员的主要绩效考核指标以关键绩效指标考核和关键事件考核两种方式结合进行。资料员的关键绩效指标主要有: 资料管理、 质量控制、 文明施工、 施工过程。关键事件包括两类事件: 积极事件和消极事件。对积极事件的发生采取额外加分的形式, 对消极事件的发生采取减分的形式。加减分的标准按事件发生的轻重程度分为轻、 中、 重三个等级, 分别予以不同程度的加分和减分。制定本办法旨在提高质量部各岗位人员的责任心和质量意识, 确保各岗位人员严格按照工作流程进行作业, 以减少因人为因素而造成的质量损失。确保提升资料管理人员的积极性, 而积极的参与公司资料管理改进活动。
二、 考核量表
1、 基本绩效考核指标
考核项目
考核内容和方式
标准分
考核者
工作态度
对职责范围内的事是否主动积极完成, 确保工作顺利进行。不主动、 不积极每次扣1分, 下不保底。
是否能勇于承担责任, 工作不推诿。每发生一次推诿现象, 扣1分, 下不保底。
5

遵守纪律
是否能严格遵守公司《员工管理制度》。每违反一次, 扣0.5分, 下不保底。
5

业务素养
思想觉悟状况、 工作是否任劳任怨, 诚恳敬业。有不负责任的言行, 每次扣1分, 下不保底。
专业知识的学习与业务能力的提升状况。同一类失误连续发生, 除第一次外, 每次扣1分, 下不保底。
5

执行制度
执行制度原则性错误, 每次扣2分; 制度执行不力, 每次扣0.5分, 下不保底。
5

工作配合
协同其它部门开展工作, 按时完成上级领导交办的临时性任务。事务完成不积极、 不主动, 每次扣1分, 下不保底。
5

2、 关键绩效考核指标
考核项目
考核内容和方式
标准分
考核者
资料管理
质量手册、 标准、 图纸等资料遗失每次 扣1分
检验未按照要求填写检验记录或检验记录不真实者( 除行政处分外) 每次扣2分
质量记录未及时上交者或未按照要求保管者每次扣2分
所有资料由资料室提供相应的表格, 及时了解施工现场实际情况, 并做好记录。( 记1分)
资料跟不上进度。( 扣1-5分)
资料缺项、 混乱、 错误、 丢失、 收发不及影响施工。( 每次扣2分)
影响现场进度、 受业主、 监理、 质检站批评。( 扣1-3分)
基础、 材料设备、 竣工验收及其它大型检查因资料原因不顺利。( 扣1-5分)
认真按质按量完成各类资料的收集、 整理。( 50分)
50

耗材管理

纸张节约, 纸张二次利用。( 记1分)
打印设备、 电脑等办公设备用品等保养妥当。( 记3分)
其它办公用品的合理利用。( 记1分)
5

安全意识
接受安全教育。记3分。
进入施工现场佩戴好安全帽。记3分。发现一次扣1分。可为负分。
安全资料的及时准确收集、 整理到位。
10

形象建设
总体外部形象良好, 得到各方面对工作的支持和好评记2分; 与业主单位配合不融洽, 受到业主单位的指责或公开批评每次扣1.5分; 与监理单位接洽不够、 工作联系脱节、 严重影响工作推进的扣1.5分; 不能得到相关分包单位的工作支持、 矛盾突出影响工程进展的扣1分; 与施工班组关系紧张导致停工等问题的扣1分。
10

总体内部形象良好, 各方面工作获好评记2分; 办公场所清洁有序记1分; 员工互敬互爱, 工作与生活氛围良好记1分

质检员绩效考核表

项目部: 　　　　　　　　　　　姓名: 　　　　　　　　　　　考核期: 　　　年　　月

考核项目
标准分
考核情况记录( 以扣分或加分形式记录)
考核
得分
工作态度
5

遵守纪律
5

业务素养
5

执行制度
5

工作配合
5

资料管理
50

耗材管理
5

安全意识
10

形象建设
10

合　计
100

考核人签字: 　　　　　　　　　　　　　　　　被考核人签字: