办公室文员流程.doc

安全巡查记录表

开始

打印《安全巡查记录表》3张

填写安全巡查记录表检查年月及地点
将3张表格分别送至2楼办公区两侧填写版处及1楼查验仓库处
将3张回收的上月表格送至办公室经理
回收上月表格
结束

电话费用统计
开始

接收以邮件形式发送的联合信华办公区电话清单
接收以纸质形式收到的TCS电话清单
查找联合信华办公区对应员工
查找TCS办公区对应员工
将对应员工电话费分部门录入统计表格
办公区电话费用总计
办公区长途话费总计
办公区费用总计
办公区长途话费比例

填写总体分析概况表
填写各部门分析表
填写报销单，后附当月电话费用
办公室经理签字
人力资源经理签字
副总经理签字
查验中心经理签字
关务部经理签字
出口部经理签字
总经理签字
财务经理签字
财务接收报销单
支票
将支票申请日期、收款人、支票金额、编号、用途进行登记备份
收款人接受支票并核对支票信息无误后进行签字
结束

加油记录
开始

结束
确定所有车辆当月最后加油时间
确定所有车辆当月最后加油公里数
加油公里数
确定所有车辆当月最后加油金额
登录中石油网站，进入个人信息页面
根据上月各车辆油耗最后查询时间及本月最后加油记录时间确定各车辆本月查询油耗时间的上下限
网站上输入各车辆IC卡号
网站上分别输入时间上下限
检索出当月加油记录，下载留档
根据交易记录填写《油耗记录表》计算每辆车的月里程
根据交易记录填写《油耗记录表》加油量
根据交易记录填写《油耗记录表》总金额
根据交易记录填写《油耗记录表》百公里油耗

本月行驶参考值
对比各车辆当月百公里油耗与考核范围
统计各车辆连续两月的月差里程
统计各车辆当月油费
统计各车辆当月平均油耗
各项公司车辆数据总和
各部门油费分摊明细
根据《油费一览表》制作出公司总体及各部门的油费K线图
油耗统计PPT
百公里油耗明细PPT
油耗环比PPT
当月预算比较图PPT

车辆违章查询
开始
每周一拨打114人工查询前一周车辆违章情况，每三次车辆查询后重新拨打
查询时说明车牌号码和车辆类型
有违章车辆
无违章车辆
记录违章日期
记录违章时间
记录违章地址
记录违章原因
记录违章次数
每周查询完毕，将表格发送刘扬、肖志超
结束
以周为单位制作《车辆违章查询记录表》，标明时间段

快递费用统计
开始
收快递黄联及发票
按照公司部门将快递黄联归类
统计各部门5元快递费用数量
统计各部门10元快递费用数量
填写当月各部门快递票数
填写当月各部门快递票数
出口金额合计
关务金额合计

进口金额合计

公司当月快递票数
公司当月金额合计
打印快递明细表
填写报销单，后附当月快递费用各部门明细
办公室经理签字
人力资源经理签字
副总经理签字
查验中心经理签字
关务部经理签字
出口部经理签字
总经理签字
财务经理签字
财务接收报销单
支票
将支票申请日期、收款人、支票金额、编号、用途进行登记备份
收款人接受支票并核对支票信息无误后进行签字
结束

公文
开始
根据不同公文格式使用文头，文头套红
紧急文件标明“急”、“特急”，平件不进行标明
有需要的文件表明“秘密”、“机密”、“绝密”
按照公司发文部门统一编制填写单位编字，在“〔〕”中标注年号全称，并按文件顺序统一编号
标题概括公文主要内容
主送单位和抄送单位
上行文标明签发人姓名
有附件的文件正文下空一行标注
调整公文格式、字体、字号、颜色
加盖印章
打印
根据要求填写附件表格并请相关人员签字
填写发文表单
填写请印单，请印
请印
办公室经理、总经理签字
加盖公章
登陆OA系统
上传盖章公文
留档
结束

办公会基础数据

录入当月联合信华办公区话费、话费总和长途话费
录入当月TCS办公区话费、话费总和长途话费
计算公司各部门环比
算出公司当月固话前十名，列出该员工部门、话费及长途话费
算出公司两月话费涨幅越多前十名
统计当月电费及实际费用，得出柱状图
制作固话支出PPT

制作各部门话费环比PP
固话前十名PPT
节约用电PPT
开始
结束

能源汇总

开始
当月电力消耗、金额以及电力消耗、金额总数
当月汽油消耗、金额以及汽油消耗、金额总数
当月柴油消耗、金额以及柴油消耗、金额总数
当月用水消耗、金额以及用水消耗、金额总数
电力台账
汽油台帐
柴油台帐
水台帐
2010年能源汇总表
结束

天津港保税区统计局网上报表

当月损益表
当月资产负债表
接收财务资料
接收人力资源资料
当月员工报酬表
当月员工咨询表

登录保税区统计局报表系统
开始
填写损益及分配报表
填写人员及报酬报表
填写资产负债表
数据审核
产生上报盘
结束

食堂管理

结束
午饭后检查接线板是否及时断电
午饭后检查插座是否及时断电
每天上午11：30开门
每天上午9：30关门
开始
每天上午来公司后开门

下午待做完卫生后关门

办公区绿化费、水费、电费、复印纸、传真纸等

开始
当月发票
填写报销单，
找相关部门经理签字

填写报销单
总经理签字
财务经理签字
财务接收报销单
支票
将支票申请日期、收款人、支票金额、编号、用途进行登记备份
收款人接受支票并核对支票信息无误后进行签字
结束

请印流程
填写《请印单登记单》
开始
部门经理对请印内容进行核实并签字
总经理对请印内容进行核实并签字

接收请印文件，办公室审核后盖章
留请印文件复印件一份归档
填写《副本合同统计表》
结束