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集团档案室筹建管理实施细则

42
2020年4月19日
文档仅供参考

档案室筹建管理实施细则
(试行一年)
泰通建设集团

二0一四年十二月十二日

泰通建设集团有限公司档案室
筹建管理实施细则

目 录

第一章 总则
第二章 文件材料的归档
一、 归档范围
二、 归档要求
第三章 文件材料的分类及各类文件管理制度
一、 文件材料的类别
二、 各类文件材料管理制度
第四章 各类文件材料收集范围及保管期限表
一、 管理性文件类归档范围及保管期限表
二、 工程项目类文件归档范围及保管期限表
三、 会计档案收集范围及保管期限表
四、 员工档案收集范围及保管期限表
五、 设备文件材料收集范围及保管期限表
六、 特殊载体档案收集范围及保管期限表
第五章 档案的立卷整理
第六章 档案管理权责划分、组织机构图
第七章 公司档案室规划布置

第一章、 总 则

一、为顺应公司发展需要,加强公司档案的管理和收集、整理工作,改进以往部门分管和统一集中保管两种管理模式的弊端,有效保护和利用档案,特成立档案室并制定档案室管理实施细则。
二、 本细则中所称的档案,指公司在运营发展及各职能部门在完成其职能活动中所形成的对日后工作还有查考价值,可能成为工作中的依据,可提供参考、借鉴的文件。
三、 公司档案管理实行各部门收集归档,档案室集中分类保管,提供利用的原则。

第二章、文件材料的归档
一、 文件材料归档工作含义:
文件材料的归档,即将公司在运营发展活动中及各部门在完成其职能活动中形成的已经使用完毕或办理完毕且对日后工作还有查考价值,可能成为工作中的依据,可供参考、借鉴的文件材料,由各部门文员进行收集,按公司统一的分类方法分类整理、保管,并按公司规定移交期限移交公司档案室汇总整理,以提供利用。
二、 文件归档要求:
1、 各部门应指定专职人员(内勤)进行文件的收集、整理工作。并按本细则中规定的移交时间,完整、系统地向档案室移交;
2、 严格文件的的登记制度,文件收进、发出、借出都要进行严格的登记,登记便于掌握文件的去向,收集时容易收回;
3、 将办理完毕的文件,随即收集归档。文件办理完毕后,文件处理部门如不及时追回归档,继续放在承办人手中,由于承办人不是专门管理文件的,没有积累和管理文件的经验,容易将文件遗失;
4、 对办完的文件进行检查,是不是有残缺的或不全的,如有应及时追回,以免时间一长,找不到责任人;
5、 注意”帐外”文件的归档。主要指公司领导人及有关人员外出开会的会议文件和参加公务活动、培训形成的与本机关有关的文件材料。
6、 文件归档案室必须填写”文件归档清单”。格式如下:
序号
文件题名
份数
归档部门
移交人
接受人
时间
备注

图1 文件归档清单
7、用A4-50mm塑料蓝色档案盒,整理、立卷、编目、装订后交接给档案部,双方进行移交手续,签字确认。档案部只对档案数量管理与监督。不对内容进行审核。

第三章 文件材料的分类及各类文件材料归档制度

一、文件材料的类别:
依据各类文件材料形成领域及内容、载体的不同,将公司各类文件材料分为管理性文件类、工程项目文件类、会计文件类、人力资源管理文件类、设备文件类、特殊载体档案类六大类。
二、各类文件材料管理制度
(一)管理性文件类
1、管理性文件归档范围
企业在进行企业内部管理过程中形成的文件统称为管理性文件,根据其性质不同,又分为行政管理类及经营管理类两类。
2、管理性文件材料的归档制度
（1） 归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,
避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;
(2)归档的文件材料要完整、系统、准确;归档的文件必须是原件。
(3)保持归档文件材料之间的历史联系、分类、立卷和编目编号;
(4)文件材料的归档必须办理移交手续。
3、管理性文件材料的归档日期和期限
各类管理性文件,由各部门的内勤将应归档的文件整理好,在翌年3月份,交档案室统一归档。
4、管理性文件材料的归档份数
(1)各类管理性文件材料一般归档一式一份(原件及扫描件或电子档)。
（2） 本公司制发的编有发文号的文件归档两份,一份归入案卷,一份用以编发发文汇编。
(3)其它重要的和利用频繁的文件材料归档一式两份或适当增加其它归档份数。
注:详细见附表(管理性文件材料归档范围及保管期限)
(二)工程项目文件类(具体详见泰通建设集团工程档案存档管理办法)
1、工程项目类文件归档范围工程项目文件是指工程在设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成文字、图表、声像等形式的全部文件。根据其形成时间的不同,分为项当前期文件、项目竣工技术文件两类。
(1)项当前期文件是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
(2)项目竣工技术文件,是指工程在施工过程、竣工验收及监理过程中形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件。主要由施工检验记录、竣工图、竣工及验收技术文件组成。
2、工程项目文件归档制度
(1)归档的工程项目文件材料要完整、系统、准确;
(2)归档的工程项目文件材料应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备;竣工图应每页加盖竣工图章。
（3） 工程项目文件材料的归档时间
工程项目文件材料应在项目竣工验收后三个月内归档。
（4） 公司对工程项目文件材料一般归档一式一份(套)。
注:详细见附表(工程项目文件归档范围及保管期限)
(三)会计档案类
第一条会计档案归档范围包括:
  1、会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其它会计凭证。
2、会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其它会计账簿。
3、财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其它财务报告。
4、其它类:银行存款余额调节表,银行对账单,其它应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
第二条 财务部每年形成的会计档案,应当由财务部按照归档要求,财务总监指派专人负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由财务部保管三年,期满之后,应当由财务部编制移交清册,移交档案管理部统一保管。
第三条 移交档案管理部保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案部应当会同财务部和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
第四条 各部门保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经集团总裁批准,能够提供查阅或者复制,并办理登记手续,查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
第五条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、 、 、25年5类。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
第六条 保管期满的会计档案,除本办法第七条规定的情形外,能够按照以下程序销毁:
1、由本集团档案部会同财务部提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。(会计档案销毁清册见附件一)
2、集团总裁在会计档案销毁清册上签署意见。
3、销毁会计档案时,应当由档案部和财务部共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。
4、监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位负责人。
第七条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第八条 财务部移交会计档案时,财务部总监指派专人进行会计档案移交工作,不允许其它人进行交接。移交人应当编制会计档案移交清册(移交清册表样及填写说明见附件二),列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的部门长负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。会计档案移交清册一式三份,档案部、财务部、集团办公室各留存一份。

附件一:

会计档案销毁清册
档案
编号
类别
案卷题名
起止年度
凭证编号
册数
应保管
期限
已保管期限
销毁时间
备注

1、单位负责人意见:

2、监销人:

(1)档案机构:

(3)同级财政部门:

(2)会计机构:

(4)同级审计部门:

(国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。
财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。)

附件二:
会计档案移交清册
顺序号
类别
案卷题名
起止时间
凭证编号
册数
保管期限
已保管期限
备注

1、交接双方的部门长负责监交。

2、交接完毕后,交接双方经办人和监交人应在会计档案移交清册上签名或者盖章。
移交部门负责人: 接收部门负责人:
移交部门经办人: 接受部门经办人:
移交时间: 接收时间:
3、会计档案移交清册一式三份,交接双方及单位各存一份。

<会计档案移交清册>填写说明
1、顺序号:指会计档案案卷在本册案卷目录中顺次排列的序号。
2、类别:主要指会计档案的种类。如:会计凭证、会计账簿、财务报告及其它。
3、案卷题名:指会计档案案卷的具体名称。如:会计账簿类的总账、现金日记账等。
4、起止日期:指案卷卷内最开始启用的时间到最后终止使用的时间。如:
1996.1.1－1996.12.31。
5、凭证编号:填写记账凭证的编号。
6、卷内张数:主要指综合后凭证、账簿、财务报告的页数。
7、保管期限:指案卷封面上注明的保管期限。会计档案的保管期限一般有:永久、长期、25年、 、 、5年等。
8、已保管期限:指会计档案形成至移交时,已保管的期限。
9、备注:指用来说明个别案卷的某些特殊情况的记录。如:卷内某页文件不清楚、残破、缺页漏张等,以示查阅或鉴定时特别注意。

注:详细见附表(会计档案材料归档范围及保管期限)
(四)人力资源管理文件类
1、人力资源档案收集范围
(1) 员工个人文件材料
员工个人文件材料一般会形成两种类型,一种是企业管理员工过程形成的管理性文件材料,另一种是记录员工个人在本企业工作情况的文件材料。员工个人的文件材料一般会形成以下几种:个人履历登记表、培训证书、技术登记证书、学术成绩情况的证明材料、社会保险单据、任免、录用、聘用、奖惩、考评的文件材料等。
(2)公司年度培训计划及培训实施记录、培训实施效果评估等。
(3)员工公益活动组织情况记录。
2、公司员工档案的归档要求
(1)公司人力资源部门对反映员工上述方面的材料应及时整理归档;
(2)归档的材料必须真实,文字清楚;
3、公司员工档案归档份数
公司员工档案一般归档一式一份。
(五)设备文件材料类
1、设备文件材料,含办公设备文件材料及施工、检验设备文件材料。归档范围详见附表。
2、设备文件材料的归档要求
(1)归档设备文件必须准确反映设备及其管理活动的真实情况;
(2)归档设备文件应完整、系统、成套。
3、设备文件材料的归档时间
(1)外购设备的随机文件,在设备开箱验收后应即时收集归档;
(2)在设备安装、调试、使用、维修、改造过程中形成的文件材料,应在每一阶段工作结束后,将有关文件材料及时收集归档。
(六)特殊载体文件类
1、特殊载体档案收集范围
特殊载体文件材料是用声音和图像、实物等形成记录的各项重要活动的信息记录。形成的主要种类有照片、录影带、录像带、实物等。
2、特殊档案的归档要求
(1)特殊载体档案必须是原件;
(2)录音、录像文件应保证载体的有效性。确保影像清晰、画面完整;
(3)长期保存的电子文件应使用不可擦除型光盘;
（5） 所有实物档案必须配有简明扼要的文字说明。
3、实物档案归档时间
特殊载体档案最好做到随时归档。

第四章 各类文件材料收集范围及保管期限表

一、 管理类文件归档范围及保管期限表
文件等级
归档文件材料名称及类型
收集部门
保管期限
备注
行政管理方面

各部门归档整理后,于次年3月份移交公司档案室归档整理。
1
企业在经营、管理活动、广告宣传中形成的各项可行性分析、申请、批准、企业章程等。
总经办、行政部
永久
2
各项会议纪录、纪要及会议决议事项执行情况记录、分析。
总经办
2年
3
外来文件(主要指经贸委、建设局等上级行政管理部门发来的文件)及其督办实施情况记录。
总经办
技术性文件长期保存,有新版本应以旧换新
4
公司及各部门各项管理制度
总经办
永久
5
以公司及部门名义下发的各类公函、通知、通报、指示、决议等(公文)。
总经办
按内容区分
6
各部门工作计划、报告、总结、申请等。
各部门
3年
7
机动车辆的基本信息、资料、证件、保险单、维修记录、事故资料等
总经办
永久
经营管理方面

1
公司综合性统计分析资料及各部门年度、月度统计报表及统计分析资料。
各部门
3年
2
招、投标文件
业务部
3年
3
市场调研、分析资料,顾客满意度调查表、事故分析资料等。
业务部及相关技术部门
3年
其它

1
外单位直接发到承办部门有保存价值的文件。
各部门

2
公司领导及部门人员外出开会和参加公务活动形成中与本单位有关的资料。
各部门

二、工程项目类文件归档范围及保管期限表
序号
归档文件材料名称及类型
收集部门
保管期限
备注
一、项当前期文件

各项目部归档整理后,于工程竣工验收三个月内移交公司档案室归档。
1
施工现场勘测记录及客户提供的施工蓝图、原始依据等。
工程部
3年
2
设计开发任务通知单
3年
3
设计输出图纸(含初步、施工设计)、预算书
3年
4
设计过程中形成的”设计开发计划(任务)书、设计开发输入清单及设计输入评审报告、设计开发信息联络单、设计开发输出清单、设计变更通知单”等文件资料
3年
5
与客户进行业务联络形成的各类资料(含书信、传真件、电脑磁片等)

6
与公司内部各部门针对工程项目进行沟通、联络形成的各类资料。
3年
二、项目施工及竣工验收、售后服务文件

1
施工任务通知单
工程部
3年
2
设备订购计划
‘’
3
现场勘测记录、技术交底记录、进货检验记录
‘’
4
施工组织方案、施工进度计划、开工报告等
‘’
5
施工检验记录表、施工日志等
‘’
6
施工过程中,与公司内部业务沟通及与客户进行业务联络形成的各类文件(含书信、传真、电脑磁片等)。
‘’
7
竣工图纸、与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更资料、试验报告、竣工技术文件、工程竣工交接证书、技术资料移交明细、设备出厂资料移交清单等。
‘’
8
施工过程客户意见反馈单、客户台帐、工程质量事故报告及处理结果等。
‘’

三、会计档案收集范围及保管期限表

序号
归档文件材料名称及类型
收集部门
保管期限
备注
一、会计凭证类
1
原始凭证
财务部

2
计帐凭证
‘’

3
汇总凭证
‘’

二、帐薄类
1
总帐
‘’

2
明细帐
‘’

3
日记帐
‘’

4
辅助帐薄

三、财务报告类
1
月、季度财务报告
‘’
永久
包括文字分析
2
年度财务报告(结算)
‘’
永久
包括文字分析
四、其它类
1
会计移交清册
‘’

2
会计档案保管清册
‘’
永久

3
会计档案销毁清册
‘’
永久

4
银行余额调节表
‘’

5
银行对帐单
‘’

四、员工档案收集范围及保管期限表

序号
归档文件材料名称及类型
收集部门
保管期限
备注
1
员工录用登记表

长期

2
员工与公司的劳动合同等契约性文件

‘’

3
员工身份证明材料(如身份证复印件等)

‘’

4
员工学历、学位、和专业技术职务证明材料(正本)

‘’

5
员工在本公司工作期间的考核、鉴定材料等

‘’

6
有关员工任免、聘用、待遇等方面的文件材料

‘’

7
员工在本公司工作期间参加各种培训的证书

‘’

8
员工参加社会保险、医疗保险等方面的文件材料

‘’

9
有关该员工的其它应归档的文件材料

‘’

五、设备文件材料收集范围及保管期限表(含办公设备和施工、检验设备)

序号
归档文件材料名称及类型
收集部门
保管期限
备注
1
设备购买申请,购置、报价记录等
总经办
长期

2
设备开箱文件,如设备使用说明书、保修卡、安装、趋动程序、配套设施等。
总经办
‘’

3
设备运行检验记录,设备修护、维修记录等
总经办\工程部
‘’

4
设备台帐、设备年度校准记录等
‘’

六、特殊载体档案收集范围及保管期限表
序号
归档文件材料名称及类型
收集部门
保管期限
备注
一、声像类
1
反映本公司主要职能活动和工作成果的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等。
各部门
永久

2
领导人和著名人物参与本公司有关重大活动的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等。

‘’

3
本公司组织或参加的重要外事活动的照片、录像带、录音带、VCD、DVD等
‘’
‘’

4
记录本公司重大事件、重大事故,与本公司有关的自然灾害及异常现象的照片、录像带、录音带、VCD、DVD等。
‘’
‘’

5
与其它载体档案有密切联系的照片、录音带、录像带、DVD、VCD等。
‘’
‘’

二、实物类
1
反映本公司工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖杯、奖牌等。
‘’
‘’

2
反映本公司领导人和著名人物工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等。
‘’
‘’

3
本公司在对外交往中获得的各种纪念品、礼品
‘’
‘’

4
反映本公司重大事件、重大事故,与本公司有关的自然灾害及异常现象的各种纪念品或实物。
‘’
‘’

5
与其它载体档案有密切联系的实物
‘’
‘’

第五章 档案的立卷整理

档案室管理人员对各部门移交的文件资料要加以系统的分类、整理、编目,组成案卷,编制检索工具,以方便查找利用。档案整理工作应按以下方法步骤进行。
一、档案的分类
各部门及档案室收集的各类文件,应按公司统一的分类方法进行分类整理,
方便查找利用。
依据公司具体情况,文件归档统一采用”年度——类别——问题——保管期限”分类法,即:第一步是将公司归档的文件按不同年度、不同类别分开,然后再把相同年度且同一类的文件划分在一个类别;第二步是将同一个年度同一类的文件按文件内容反映的不同问题分开,然后再把相同问题的文件划分在一个类别;第三步是将同一个问题的文件按永久、长期、短期三个保管期限分开,然后同一个保管期限的文件划分在一个类别。如:将” ——管理类文件——各项会议记录”划分在一个类别。
二、组卷
组卷是将分类的文件经过组合、排列、编号、编目、装订等程序,组合成案卷。
1、将文件组合成卷
分类后文件仍是一份一份的,这样文件还不便于保管,应将单份的文件装订成册。公司文件组卷统一采用”内容组合法”,即将内容相同的文件组合在一起,成为一个卷。如管理性文件按问题组卷;工程项目类文件的组卷,实行一个工程项目分项当前期文件、项目竣工技术文件两类进行组卷,如”普兰店污水处理厂工程项目”分”普兰店污水处理厂项当前期文件”和”普兰店污水处理厂工程竣工技术文件”两大类进行组卷
2、卷内文件的排列
文件组合成卷后,现时的卷内文件还是凌乱的,没有先后秩序,为了使其成为一个系统的有机组合体,这就要排列和编号。
(1)管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
(2)工程项目文件按管理、依据、施工检验记录、评定、验收排列。
(3)设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
(4)卷内文件一般文字在前,图样在后。正件在前,附件在后。印件在前,定(草)稿在后。
3、卷内文件的编号
卷内文件在系统排列以后,应当用阿拉伯数字给卷内文件编页号,以固定她们的排列顺序,这样便于统计和保护文件。
在编号时要注意以下几点:
①编号的位置在每一个案卷内应当统一,页号用阿拉伯数字。
②卷内每页有字迹的正反面纸张均应编号,页号写在材料正面的右上角,背面的左上角。图纸编号应在右下角,或标题栏外右上方。
③编号应当先用铅笔,以区别于原有文件上的号码,编错了还能够修改,待页码完全确定下来以后,再用编号机编号。
④成套图样或印刷成册文件,不必重新编页号。
⑤各卷之间不连续编页号。
4、填写卷内目录和备考表
(1)卷内目录是指卷内文件目录。在每一卷文件的最前面,都必须填写卷内文件目录,用以介绍卷内文件的内容和成分,就像一本书的目录一样,以便查询利用。卷内目录格式如下:
卷内文件目录
序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注

图2 卷内文件目录
—序号,应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序,一个文件一个号。
—文件编号,应填写文件文号或图样的图号,或设备、项目代号。
—责任者,应填写文件形成部门或主要责任者。
—文件题名,应填写文件标题全称。
—日期,应填写文件形成日期。
—页号,应填写每份文件首尾页上标注的页号;
卷内文件目录填好后,应制作一式两份,除放置一份于卷首外,其余一份做<档案目录>。
(2)卷内备考表。
备考表是用来说明卷内文件状况的。应放在全卷文件的最后。备考表项目有:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修补、补充、移出、销毁等情况。立卷人:负责整理文件归档的人员,检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。立卷日期:归档文件整理完毕的日期。格式如下:

卷内备考表
本卷情况说明

立卷人:
检查人:
立卷时间:

图3 卷内备考表

图3:卷内备考表
5、案卷的装订
1)归档文件一般按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;结论性文件在前,依据性文件在后;文字在前,图样在后;有译文的外文资料译文在前,原文在后。 
2)一律采用左上角装订,将左上侧对齐。大于A4 幅面的要按A4 的规格进行折叠,小于16 开幅面的要用A4 纸进行托裱。 
3)装订方法可根据需要使用不锈钢钉书钉装订、燕尾夹固定、线绳三孔左侧装订法、牛皮纸三角分装、胶粘等方法。对已装订成册的可不再拆卷重装。
装订案卷的排列格式是:
案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底
案卷装订的要求是:整齐、牢固、不影响阅读。在装订之前要去掉文件上的金属物,以防年久锈蚀文件。还要逐页检查文件,注意不要有倒置、脱漏的页张。凡书写未留装订线的要补贴加边,破残的文件要修补裱糊,大张的文件要折叠。
三、案卷的整理
案卷的整理是对已组成的卷进行分类和系统化排列,然后编制档案目录方便查找利用。
(一)案卷的排列
案卷排列采用”年度——类目——问题——保管期限排列法。第一步先将同一年度同一类别的案卷放在同一类别的案卷排列在一起。第二步是将同一年度同一类别的文件按其反映的内容不同及保管期限的不同进行排列。
(二)案卷号的的编制与填写案卷目录
(1) 案卷号,即案卷按上述排列方法排列后,按顺序进行编号,案卷号应按排列顺序,逐次编号,不留空号,不设虚号。
(2)案卷目录,就是按照案卷排列的顺序,抄录案卷的标题、保管期限、卷内文件页数等项目而形成的一本案卷名册。其格式如下:
案卷号
类别
题名
年度
页数
期限
备注

图4 案卷目录

(3)编制档案目录
档案目录,由封面、案卷目录、卷内文件目录三部分组成。是档案检索的重要工具,其装订排列顺序是:封面——案卷目录——卷内文件目录(把卷内文件目录内的”备注”栏改为”所在案卷”)。档案人员应按年度及类目编制档案目录。
卷内目录及卷内文件目录见图2、图5。档案目录封面如下:

档 案 目 录

类别名称
目录号
起止年度

图5 档案目录封面
四、档案的鉴定与销毁
(一)档案的鉴定
(1)所有存档的档案要定期进行鉴定。其具体内容包括:制定鉴定档案价值的原则和标准、判定档案价值,确定档案保管期限、销毁失去保存价值的档案,以及有关档案鉴定的组织工作等等。
(2)档案鉴定应成立档案鉴定小组,其成员由总经办主任、管理者代表、各部门负责人、档案室管理人员组成。
(3)档案鉴定工作应在每年度的上半年进行一次。
(二)档案的销毁
(1)经过鉴定,对那些已过保管期限、保存价值不大或失去保存价值的档案要予以销毁;
(2)档案销毁应由档案管理人员提出申请,填写<档案销毁申请单>,经相关负责人审批后方可予以销毁,销毁时应有监督人员在场(行政部负责人)。<档案销毁申请单>格式如下:
档案销毁申请单
序号
文件题名
年度
目录号
案卷号
件号
卷内文件页数
原期限
备注

销毁原因:

申请人: 日期:
档案编制部门意见:

审核人: 日期:
总经办主任意见:

批准人: 日期:
图6 文件销毁申请单
五、 档案的借阅与利用
1.档案的借阅与利用
(1)、外单位来人查阅本单位档案,需持单位介绍信并填写档案借阅申请表,经单位有关部门领导签字批准,方可借阅,不得抄录或借出。
(2)、本集体员工查阅各类档案应在档案室内进行,不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的,需经部门负责人批准,但借出时间不得超过一周,不得转借她人。需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。
(3)、借出档案材料的时间不得超过一周,必要时能够续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的,须经总经理批准。
(4)、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料,不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件,归还时保证档案材料完整无损,否则,追究当事人责任。
(5)、借出档案材料,因保管不慎丢失时,要及时追查,并报告主管部门及时处理。
(6)、重要档案、机密档案不得借阅,必须借阅的要经总经理同意,必须外借的,由总经理审批。
1.1档案分为普通档案和涉密档案两类
1.涉密档案范围具体如下:
1)公司经营计划、资金计划以及经营管理中的重大事项决策;
2)内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告等;
3)财务预算、决算报告,各类财务报表、统计报表等财务信息和数据;
4)经营成本预算、决算报告,各类招投标等成本信息;
5)员工人事档案、未公开的人事资料等各类人力资源信息;
6)各类投资、资本运作信息和数据;
7)公司发展决策及相关信息;
8)其它经公司确定的应保密事项。
涉密档案按密级程度分为绝密、机密和秘密三种,其中上述1)、2)、3)为绝密;4)、5)、6)为机密;7)、8)为秘密。绝密档案保存期限为永久;机密档案保存期限为长期;秘密档案保存期限为短期。
2.普通档案
涉密档案外的其它档案为普通档案。普通档案保存期限为短期。
普通档案和涉密档案的借阅与利用(审批流程请见图8 ;档案借阅审批表见图9 )。

普通档案和涉密档案的借阅与利用审批流程表
序号
档案分类
事由
最终审批人
1
普通档案
查阅、复印
登记即可
2
借出
交档部门负责人
3
跨部门(公司)查阅、复印
交档部门负责人
4
跨部门(公司)借出
总经理
5
涉密档案
查阅、复印、借出
交档部门负责人
6
跨部门(公司)查阅、复印
总经理
7
跨部门(公司)借出
总经理
备注:档案借出应在7个工作日内归还,特殊情况需事先约定归还日期。

图7 档案借阅借阅审批流程表
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档案借阅审批表

借阅单位/部门

借阅时间

借阅内容

借阅用途

借阅人 归还时间
部门负责人 归还情况
集团总裁签字
注:1、请慎重利用所借材料,确保完好并及时归还档案室。
2、档案室将根据借阅档案的重要程度确定是否需要主管领导签字,如需要则必须主管领导签字后方可借出。
3、表中所有项目请使用黑色字迹笔填写。

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图8 资料借阅申请单

第六章 档案管理权责划分、组织机构图

1)工程档案,管理权在泰通集团总公司,集团总裁为领导第一责任人,
经营总监为监督第一责任人,档案部管理小组长为日常管理第一责任人。

2)非工程档案,管理权在泰通集团总公司,集团总裁为领导第一责任人,非工程档案的所在部门负责人,为非工程档案的审核、监督第一责任人,日常借阅保管管理档案部为第一责任人。

第七章 公司档案室规划布置

集团公司档案室设立在集团办公楼内,位于二楼档案室,单独设置。布置原则为:清晰、美观、节约空间、便于工作查找,规章制度上墙。各公司档案分区域摆放、各类别划分清淅,各专业档案分类设置。
（一） 档案柜各公司档案摆放位置,类别划分、专业设置图示(详见下图)。
此图片为正装门面,正装门面共2排卷柜,最外层

管理类档案

员工档案

设备文件档案

档案管理员个人物品

工程档案、会计档案、
设备文件材料、特殊载体档案

泰通集团母公司各专业档案

水利、港口专业工程档案、房建、土石方、装修专业工程档案

市政公用专业工程档案

设备文件材料、特殊载体档案收集
公路、铁路
专业工程档案

会计档案

（二） 档案盒摆放要求
按竖向、直立、档案盒与盒之间紧凑、密级,不准有空隙,一列摆完后,在进行下列摆放。图示如下:

档案盒填写实例:
1、工程类档案盒填写实例

宋体 四号字白纸、黑色字
某某

工程

第 卷

共 卷
保管期限
档案密级

归档日期

年 月 日

GC—TT
市政—0001
案卷号
宋体 五号字 白纸 黑色字

某某 工程
竣工技术档案
第 卷 共 卷
保管期限
档案密级
归档日期 年 月 日

宋体 四号字 白纸、黑色字

宋体 四号字白纸、黑色字

宋体 三号字 加粗 白纸、黑色字

宋体 四号字 白纸、黑色字

2、非工程类档案盒填写实例(除会计档案外)

宋体 四号字白纸、黑色字
公司
简称

业务模块

归档事项