大数据时代下物业企业财务管理信息化的探索.pdf

206 首席财务官HIEF FINANCIAL OFFICERC大数据时代下物业企业财务管理信息化的探索刘红芳（深圳市保利物业管理集团有限公司，广东深圳518000）摘要：财务管理是物业企业经营管理的核心内容，其工作质量对企业应对外部市场波动的能力具有直接影响，是企业健康稳定发展的基础。随着大数据时代的到来，信息化成为财务管理模式转型的必然趋势，能够有效提高企业财会信息的及时性和准确性，增强企业的财务管控能力，为各项工作的顺利开展提供助力，需要引起有关人员的高度重视。本文简单阐述大数据时代背景下物业企业进行财务管理信息化建设的积极意义，针对具体实践中面临的问题提出了有效对策。关键词：大数据时代；物业企业；财务管理信息化中图分类号：F253.7文献标识码：ADOI：10.12317/j.issn.1673-3169.2023.17.069 0引言作为服务业的重要组成部分，物业企业在房地产行业的带动下，获得了高速发展，但也面临客户服务质量要求不断提高的压力，经营成本控制和服务质量提升之间的矛盾更加突出，对企业的财务管理水平提出更高的要求。在这一背景下，物业企业要加强对现代信息技术的应用，建立科学完善的信息化会计系统，有效提高财务管理工作的质量和效率，防范经营管理中的风险问题，严格控制运营成本支出，从而帮助企业获得更多的经济效益。1大数据时代下物业企业财务管理信息化建设意义1.1提高财务管理效率物业企业财务管理工作需要处理的数据量较大，工作内容繁多，容易出现各种问题，通过财务信息化建设，财务人员无须利用人工模式进行海量数据的处理，这样不仅能够提高财务工作的效率和质量，降低错误问题出现的概率，而且可以使财务人员将更多的时间和精力参与到价值创造和决策支持方面，让财务管理的职能和范围得到拓展1。同时，财务人员在做好财务工作的基础上，可以结合自身工作经验对信息技术应用过程中发现的问题进行识别和处理，对成功经验进行总结，通过各个部门的交流和沟通，提高所有员工的信息系统应用能力，为各项工作的高效落实提供助力，推动物业企业整体管理水平的提高。1.2提升企业经济效益物业企业在运营管理过程中，可能出现不合理支出或者资金浪费问题，影响公司的经济效益。通过财务信息化管理，物业企业可以建立科学完善的预算管理体系，结合生产经营工作的实际需求进行资源的调配，利用信息化系统对资金收支进行动态管控，对各个部门的资金使用情况进行监督，从而保证资金的安全高效利用，有效控制企业的成本支出，帮助企业获得更多的经济效益。1.3提高企业管理质效物业企业在开展财务管理工作的过程中，不仅要对财务指标进行动态关注，还要加强对非财务指标的关注，比如服务质量、客户满意度等。通过财务信息化转型升级，物业企业可以利用信息化系统对生产经营和财务管理工作中形成的各类数据信息进行全面收集和科学分析，对结构性和非结构性数据进行分类存储，为预算管理、成本管理、固定资产管理、内部控制等工作的开展提供数据支撑，从而有效提高企业经营管理工作的质量和效率。2大数据时代下物业企业财务管理信息化存在的问题2.1对财务管理信息化认识不足在大数据时代背景下，如何通过财务管理信息化建设，全面提高企业财务工作的效率和质量，为企业良性健康发展提供助力，是企业管理人员需要重点考量的课题。但是，当前许多企业将财务管理看作是后勤辅助部门，信息化建设的应用集中在主营业务方面，因而企业管理人员缺乏对财务管理信息化建设工作的重视，对于财务信息化对企业发展的积极作用缺乏正确认识，未能结合实际需求进行资源的调配。一些企业财务人员依然采用传统的手工账模式进行数据的收集和分析，影响了财务管理工作效率的同时，还增加了人工失误问题出现的概率，不利于企业的长远发展。2.2财务信息系统操作人员短缺财务管理信息化不但改变了财务管理工作的模式，而且也对财务人员的综合能力提出了更高的要求，但是许多企业财务人员受到传统思维模式和工作机制的影响，只在费用报销、计提折旧等工作中使用信息化系统中的通用模板，依然采用人工模式进行凭证录入，对于207财务信息化AIWU XINXIHUAC信息化系统操作技术缺乏熟练掌握，影响了财务管理信息化优势的发挥。同时，许多企业未能建立科学完善的培训机制，也缺乏配套的激励机制，无法激发员工学习的积极性和主动性，影响其综合能力的提升，使得员工能力与财务信息化系统应用要求存在不匹配的问题。2.3“信息孤岛”问题突出物业企业具有规模化和集约化的特点，需要通过对各类数据信息的收集和分析，全面了解客户需求和市场环境的变化，从而保证企业经营决策的科学性，但长期以来，物业企业财务和业务部门之间互相独立，缺乏有效的沟通和交流，存在严重的“信息孤岛”问题，使得业务人员无法主动提供工作中形成的数据信息，财务人员无法完成前端客户信息的收集和分析，无法为业务流程的优化提供可行性建议，对企业的长远发展形成了阻碍。2.4数据采集方式落后当前，许多物业企业缺乏自主创新意识，在财务信息化建设的过程中，未能从战略角度结合自身发展需求进行财务管理信息化建设工作的整体规划和组织协调，未能以自身实际情况为基础进行软件系统的开发，盲目照搬其他企业的财务管理软件，造成软件功能与实际工作之间不匹配的问题，无法对各个部门运行中形成的数据进行收集和分析，无法对其中隐藏的价值进行挖掘，影响财务管理在价值创造和决策支持方面发挥作用。3大数据时代下物业企业财务管理信息化建设措施3.1制定财务信息管理制度，强化财务内控物业企业在推进财务管理信息化建设的过程中，要建立科学规范的财务信息管理机制，从战略角度对内部管理机制进行全面梳理，对预算管理、业务活动、会计核算等工作的流程进行规范，为财务管理信息化建设工作提供助力。企业要建立规范的岗位责任制度，对财务管理信息化建设中各个部门和不同层级员工的职责和权限进行合理设置，激发所有员工参与信息化建设的积极性和主动性，帮助财务部门对生产经营各个环节中形成的数据进行收集和分析，为财务决策的制定提供依据。物业企业在构建财务信息管理体系的过程中，要发挥模范带头作用，组织内部所有员工积极学习财务信息化有关的理论知识和操作技术，使所有员工认识到财务信息化在企业发展中的积极作用，从而更加高效地落实各项工作。同时，企业要建立完善的监督管理制度，对财务信息化建设各个环节的落实情况进行监督，结合存在的问题及时制定出有效的整改措施，从而为财务信息化建设工作的顺利推进提供助力2。此外，企业要将总账系统、应收应付管理系统、会计核算系统、预算管理系统、报销管理系统、现金管理系统、数据分析系统等进行有效对接，实现业务和财务的深度融合，便于财务人员对业务流程中的数据信息进行价值挖掘，为业务流程的优化提供可行性建议，有效提高企业各项工作的质量。此外，物业企业要利用财务信息化系统进行票据和凭证的推送，高效应用信息化系统的互联互通作用，加强对企业财务活动的管控，为企业财税审计活动的开展提供支持。3.2优化财务管理系统，保护财务信息安全在大数据时代背景下，物业企业要推进财务信息化建设，就要加快信息技术与会计核算、数据分析、决策制定等工作的融合，建立科学完善的财务管理信息化系统，将账目记录、凭证输入输出、报表编制、总分类账、明细账、应收应付、现金管理等内容集中到系统中统一管理，并通过数据中台的应用，将内部各个系统进行有效对接，对数据标准和口径进行统一，打破各个部门的信息壁垒，为管理会计系统的高效应用提供助力3。同时，物业企业要利用信息化系统对经济事项进行全程管控，在事前进行规范，在事中进行控制，事后进行评估，通过预警、控制、分析等工作，对资金收支的各个环节进行动态监督，从而提高企业的资金使用效率。此外，物业企业要积极与第三方软件开发公司合作，结合自身业务特点和发展需求进行信息化软件和管理平台的开发，并结合内外部环境变化和企业业务流程进行动态调整，定期收集系统使用人员反馈的意见，对软件功能进行优化，从而提高财务管理工作的效率和质量。物业企业要加强对财务信息化管理系统安全防护工作的重视，利用网络入侵监测、防火墙技术、身份识别技术等防范网络病毒或者不法分子的入侵，从技术层面保证财务管理信息化系统的安全高效利用。物业企业在进行软件开发的过程中，要建立网络安全管理责任制度，对工作人员的系统操作行为进行规范，结合各个部门的工作需要对员工的系统访问权限进行合理设置，从而保证财务管理信息化系统的安全性。3.3重视财务信息化人才培养，优化管理队伍物业企业财务信息化是一项专业性和系统性的工作，涉及财务、业务、职能等各个部门，要求企业所有员工的共同参与，因而企业要强调这一工作中“人”的核心作用，积极进行信息化人才的培养。首先，企业要成立专门的财务管理信息化建设领导小组，负责对信息化建设有关的工作进行组织协调和统筹规划，结合不同部门信息系统建设的实际需求，成立行政小组、业务小组、财务小组，与职能部门进行一一对应，并向其208 首席财务官HIEF FINANCIAL OFFICERC他部门辐射。同时，企业要做好不同小组之间的对接工作，在各个小组间建立顺畅的信息沟通渠道，加强彼此间的沟通和交流，从而实现数据信息的及时分享和高效利用。其次，企业要对各个部门的职责和权限进行合理设置，特别是负责信息化管理的部门，比如信息系统安全管理、网络数据安全维护、财务管理网站设计、信息化网络宣传等，结合实际工作需求配备高水平的专业人才，不仅要负责客户关系维护、物业投诉受理等工作，还要进行工作类型的总结，将不同的数据信息录入到信息系统中。再次，企业要对绩效考核指标进行科学调整，加强对不同部门和岗位员工的绩效管理，积极利用财务管理信息化系统对考核指标数据进行量化处理，结合工作职能变化对各个部门的考核指标进行调整和优化，从而保证考核机制的公正性和科学性4。同时，企业要将考核结果与员工薪酬进行有效对接，激发员工的工作积极性。最后，企业要对所有员工进行财务信息化有关知识的培训，利用内训师和外部第三方培训机构相结合的方式，拓展财务人员的知识储备，让他们成为既掌握财务管理专业知识又精通信息系统实际操作的复合型人才，为信息化系统的高效应用奠定基础。3.4促进业财融合，提高部门沟通效率企业在推进财务管理信息化建设的过程中，要加快业务和财务的深度融合，提升不同部门数据信息交流的时效性，为各类数据的高效利用奠定基础。首先，虽然财务部门与业务部门在工作内容和方式方面存在较大差异，但是整体目标都是满足客户的实际需求，提高客户满意度，帮助企业创造更多的经济效益，因而企业要对财务和业务部门的目标进行统一，为数据信息的高速传输奠定基础。其次，企业要加强财务信息化在人力资源管理方面的应用，结合不同岗位的实际情况进行工作任务的分配，以薪资分配作为内在驱动力，实现人力资源的科学配置，全面了解有关人员离职、在岗等信息，为财务管理工作的顺利进行提供依据。最后，财务管理信息化系统在应用过程中需要面对数据安全、职业道德等不同类型的风险问题，物业企业在推动业财融合的过程中，要加强对信息化风险防范工作的重视，结合各个部门工作的不同合理设置系统准入标准，建立配套的内控机制，通过软件开发、硬件管理、权限设置等方式，保证信息系统运行的安全。3.5创新数据采集方式，实现技术和管理融合在推进财务管理信息化建设的过程中，物业企业要对内部财务软件进行统一，提高财务数据信息的透明性和真实性，为企业财务管理工作的顺利开展奠定基础。企业在进行软件开发的过程中，要积极与外部信息软件开发企业合作，结合自身业务特点和发展需求进行软件的针对性开发，对信息系统功能进行完善，为财务信息化建设的顺利进行提供助力。同时，信息沟通是企业财务信息化建设的核心内容，对企业经营管理的各个环节具有直接影响，因而企业要将其作为一个重要的项目进行落实。假如企业各个部门和不同层级之间的数据信息流通渠道不畅通，必然会影响财务信息化的进程，因此，物业企业要对数据收集模式进行创新，更加有效地对经营管理过程中存在的财务和非财务数据进行统计和分析，为财务管理工作的顺利开展提供支撑。另外，传统模式下，不同信息系统之间缺乏数据传输接口，业务部门和财务部门的数据信息需要通过人工模式进行传递，当财务部门将业务数据录入财务管理信息化系统时，会重复业务部门的数据输入工作，严重影响企业整体的工作效率和质量，不仅会造成企业人力资源的浪费，而且容易出现人为操作错误的问题5。物业企业要从经济行为的开始阶段建立统一标准的数据录入标准，便于下一阶段工作人员进行相关数据的查询，避免数据的重复录入。比如，企业在进行资产购置时，资产管理部门要将资产采购信息系统，与财务管理系统、设备管理系统进行有效对接，当一个部门在系统中完成数据的录入时，其他部门人员就可以利用系统搜索界面进行有关数据的查询和更新，从而及时了解物资采购的具体进度，及时结合存在的问题共同制定出有效的调整措施。4结语财务信息化建设是企业提高内部管理质量的有效手段，是大数据时代背景下企业发展的必然趋势。物业企业要制定出科学完善的财务信息管理制度，优化财务管理信息系统，加强信息技术人才培养，创新数据收集模式，推动业务财务融合，从而确保财务信息化的优势得到充分发挥，为企业价值最大化目标的实现提供助力。参考文献1 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