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75 发 现 区域治理 DETECTION 档案信息化建设现状、问题与对策 王世琨 国能神东煤炭集团档案馆 摘要：为了进一步深化档案信息化建设，本文在认识档案信息化建设必要性的基础之上，分析当前档案信息化建设的现状，并针对档案信息化建设存在的问题提出应对策略，以期为档案信息化建设提供参考。关键词：档案信息化；现状；问题；对策 中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：2096-4595(2023)24-0075-03 作者简介：王世琨，生于 1991 年，初级职称，研究方向为档案信息化建设、档案管理创新研究。引言 档案是指组织或个人在日常活动中产生、收集和保存的各种记录、文件、资料等信息载体。它反映了社会、组织或个人的活动记录和历史文化遗存，对个人发展和人类社会发展具有重要的作用。传统的档案大多以纸质的状态保存，而纸质档案容易在保存、管理和转移的过程中出现损坏、遗漏或者丢失的情况，且随着时间的推移，档案的数量越来越多，纸质档案的工作量会越发庞大，而管理的问题和难度也将快速增加。因此，在信息时代，推动档案信息化建设具有重要的积极意义。利用信息技术和信息设备，将档案资料数据化、信息化，以数字信息的状态存入网络空间，不仅容量大，操作和管理也更加便捷，档案管理和建设的效率将大大提升。一、档案信息化建设的必要性 随着科技的不断发展和信息化的高速推进，档案信息化建设在现代社会中变得日益重要。档案信息化建设是指将传统的纸质档案转化为电子档案，并通过信息技术手段对档案进行管理、存储、检索和利用的全过程。这种建设在政府机关、企事业单位以及学校等各个领域都具有积极的意义。1 首先，档案信息化建设可以提高档案管理效率。传统的纸质档案管理需要耗费大量的时间和精力。无论是查询、整理还是存储，都需要耗费大量的人力物力。而档案信息化建设可以通过数据库和电子存储设备，实现档案的快速查询和统一管理，大大提高了工作效率。同时，档案信息化建设还可以降低档案管理风险，避免因人为操作失误或灾害事故导致的档案丢失或损毁。其次，档案信息化建设可以促进知识共享和协同工作。传统的纸质档案只能被一个人或一个部门使用，无法实现知识的共享和交流。而档案信息化建设可以通过网络和云存储技术，实现档案的共享和协同工作。各个部门之间可以共享档案信息，避免了重复工作和信息孤岛的问题。并且，档案信息化还可以实现远程办公，提高工作效率和灵活性。此外，档案信息化建设还可以将重要的纸质档案进行数字化处理，实现文化遗产和历史记忆的长期保存。最后，档案信息化建设有利于提升政府治理和服务水平。政府机关是信息量较大的单位，档案信息化建设可以帮助政府更好地管理和利用公共信息资源，提升政府治理水平。同时，档案信息化建设还可以提供便捷的在线服务，提高政府与民众的互动和服务质量。二、档案信息化建设现状 档案信息化建设是指通过信息技术手段对档案进行管理、存储、检索和利用的全过程。随着科技的不断发展和信息化的高速推进，档案信息化建设在各个领域中逐渐得到重视和应用。2 其一，政府机关档案信息化建设。政府机关是信息量较大的单位，档案信息化建设对于提升政府治理和服务水平具有重要意义。目前，大多数政府机关已经开始进行档案信息化建设，并建立了电子档案管理系统。这些系统包括档案数字化、电子存储、数据库管理、检索和查询等功能，并实现了与各部门、机构间的信息共享和交流。其二，企事业单位档案信息化建设。企事业单位的档案信息化建设涉及到各行业各个层级的组织。目前，很多企事业单位已经开始进行档案信息化建设，运用信息化技术手段进行档案管理和利用。一些大型企业和机构已经建立了电子档案数据库，实现了档案的电子化存储和查询。同时，一些具备条件的企事业单位还开始尝试利用人工智能、大数 76 发 现 区域治理 DETECTION 据等技术手段对档案进行智能化处理，提高档案信息的价值和利用率。其三，学校档案信息化建设。目前，大部分学校已经开始进行档案信息化建设，建立了电子档案管理系统。这些系统包括学生档案、教职工档案、科研档案等各类档案的管理和利用，实现了档案的电子化存储、查询和共享。学校档案信息化建设大大提高了档案管理效率和服务水平。其四，档案数字化建设。目前，许多机构和单位已经进行了档案数字化工作。档案数字化将纸质档案转化为电子档案，并进行数据库管理。这个过程涉及到扫描、图像处理、OCR 文字识别、数据录入等环节。通过数字化处理，档案可以实现电子化存储和快速检索，方便用户进行查询和利用，提高了档案管理效率和服务质量。三、档案信息化建设存在的问题（一）档案信息软件开发浪费严重 在档案信息化建设过程中，需求的不清晰是导致软件开发浪费的一个主要因素。由于档案信息化建设涉及到广泛的业务领域和复杂的业务流程，如果需求不明确或模糊，就会导致软件开发过程中出现重复开发、返工或满足不了实际需求的情况，从而造成资源的浪费。其次，在项目管理过程中，往往缺乏有效的沟通和协调机制，项目进展不受控制，导致开发周期延长、进度滞后。3此外，技术选型不当也会造成软件开发浪费。在档案信息化建设中，技术的选择直接关系到软件开发的效率和质量。如果选用了不适合档案信息化建设的技术，可能需要进行大量的代码修改或重构，导致开发成本的增加。另外，技术的选用还涉及到相关人员的培训和熟悉，如果人员不能及时掌握相关技术，同样会造成开发工作的耗时和浪费。（二）档案信息化配置不足 档案信息化建设需要充分的资金、设备和人力资源支持。然而，由于单位对档案信息化建设的重视程度不够，往往在筹措资金和配置设备方面存在不足的情况。一些单位对于档案信息化建设的投入只是停留在形式上，而实际上缺乏真正的意愿和决心。而且，档案信息化建设需要依赖先进的信息技术设备来支持数据录入、存储和管理等工作。然而，由于一些单位的技术设备滞后，无法满足档案信息化建设的要求。例如，一些单位采用的硬件设备性能较低，网络带宽不足，存储空间有限等，导致档案数据无法及时录入、共享和查询。这就给档案信息化建设带来了一定的困难和局限。（三）档案信息化安全问题严重 随着档案信息化建设的推进，档案数据被打通、共享和传输的范围越来越广，使得档案信息面临更多的网络攻击风险。黑客入侵、病毒攻击、数据篡改和盗窃等行为可能导致档案信息的泄露和破坏。4尤其是一些重要的机密档案信息，一旦泄露，可能给单位带来严重的损失。而且，档案信息化建设涉及到多个人员的操作和使用，没有健全的权限管理和控制机制容易导致信息被未授权人员访问、修改或删除。此外，档案信息化配置需要使用大量的存储设备来存储档案数据，例如服务器、硬盘、光盘等。然而，这些存储设备容易出现丢失、损坏或被盗窃的情况，导致档案信息的丢失和泄露，从而造成严重的损失。（四）档案信息化管理人员素质不高 档案信息化管理需要掌握一定的信息技术和档案管理知识，而一些管理人员由于缺乏相关培训和学习，无法掌握所需的专业知识和技能。其次，档案信息化要求管理人员具备先进的管理理念和思维方式，需要从传统的纸质档案管理模式向信息化的档案管理模式转变。然而，一些管理人员对信息化的重要性和必要性认识不够，无法及时转变自己的思维方式和工作方法，导致在档案信息化管理中存在障碍。此外，档案信息化建设是一个不断发展和变化的过程，要求管理人员具备持续学习和自我提升的能力。然而，一些管理人员缺乏自我驱动，没有意识到学习和提升的重要性，导致技术和管理能力的滞后。他们对新技术和新理念的学习不够积极，无法及时适应档案信息化建设的需求。四、档案信息建设优化策略（一）强化档案信息网络建设 在进行档案信息软件开发之前，需要制定明确的需求规划，包括对功能、性能、安全等方面需求的详细描述和定义。通过充分了解和分析业务过程，与相关部门和用户进行充分沟通，确定具体的需求，避免后期开发过程中频繁地需求变更和调整，从而减少开发资源的浪费。5其次，建立健全的项目管理机制，明确项目目标、时间和资源计划，并配备专业的项目管理人员进行监督和协调。通过制定详细的项目计划和里程碑，进行有效的进度控制和风险管理，避免开发过程中的重复劳动和资源浪费。最后，77 发 现 区域治理 DETECTION 采用敏捷开发方法。敏捷开发方法注重迭代和适应变化，能够更好地满足用户需求，减少资源浪费。通过采用敏捷开发方法，可以将开发过程分为多个短期的迭代周期，在每个迭代周期内重点关注用户需求的优先级，并根据反馈进行调整和改进。这样不仅可以减少开发过程中的不必要功能和模块开发，也能更好地满足用户需求，避免资源的浪费。（二）加大资金投入，优化基础配置 由于档案信息建设对设备的要求较高，而目前部分行业和单位缺乏良好的设备，无法支持大量的高强度的档案信息建设。因此，需要加大资金投入，优化基础配置、首先，提高档案信息化建设的预算，确保有足够的经费用于购买和配置所需的硬件设备、软件系统和技术支持服务。其次，对现有档案信息化设备进行评估，确保其能够满足当前和未来信息化建设的要求。如有需要，及时更新和升级设备，以提高效能和性能。此外，配置合适的数据库服务器和存储设备，以满足日益增长的档案数据存储需求。同时，采用灵活可扩展的存储方案，以应对未来数据量的增长。最后，选择适合档案信息化建设的软件系统，确保其功能完备、稳定可靠，并具有良好的易用性和兼容性。要对档案信息化软件进行定期的升级和更新，及时修复和优化已发现的问题和漏洞，提高系统的稳定性和安全性。（三）引进先进技术，提高档案信息化安全性 安全是档案信息建设的核心内容之一，由于目前档案信息建设的安全问题较为严重，需要引进先进技术，提高档案信息化的安全性。6首先，引入先进的数据加密技术，对档案信息进行加密保护，确保数据在存储、传输和使用过程中的安全性。其次，使用强密码机制和多因素身份认证技术，加固用户登录系统的安全性，防止密码猜测和偷窥等安全隐患。也可以引入生物识别技术（如指纹、虹膜等）或智能卡等身份认证方式，提供更高级别的身份验证和更可靠的用户身份确认。此外，建立完善的安全审计机制，记录和监控档案系统的操作日志和安全事件，及时发现和响应潜在的安全风险。最后，划分不同的网络区域和子网，实施网络隔离策略，将敏感的档案信息与其他公共网络隔离开来，减少安全风险的扩散。配置适当的防火墙和入侵检测系统，对网络流量进行监控和过滤，从源头上遏制恶意行为和攻击。（四）打造档案专业信息建设团队 打造档案专业信息建设团队是解决对档案信息化管理人员素质不高的问题，优化档案信息化建设的重要举措。首先，招聘和选派合适的人才。在招聘过程中，要明确招聘条件和要求，寻找具备相关专业知识和技能的人才。其次，为现有员工提供提升岗位技能和知识的机会，通过内部选拔和培训机制，提拔具备潜力的人才。然后，设立专业团队和岗位设置。可以设立专门的档案信息化管理团队，由熟悉档案管理和信息技术的专业人员组成。并在团队中设置相应的岗位，明确不同岗位的职责和需求，如系统管理员、数据分析师、项目经理等。最后，为团队成员提供相关的培训课程和学习资源，使其掌握先进的档案信息化理论和实践知识。鼓励团队成员参加相关行业会议、讲座和培训活动，与其他专业人士交流和学习经验。建立内部的知识分享和交流机制，鼓励团队成员互相学习和交流项目经验、工作中的问题及解决方案等。总结 档案信息化建设是档案管理优化的重要举措，不仅可以提升档案记录、保存的工作效率，还可以提升档案管理的效率，是目前政府、企业、学校等各行各业的重要工作内容。但由于档案信息化建设的时间较短，目前的档案信息化体系还不太成熟，存在着档案信息软件开发浪费严重、档案信息化配置不足、档案信息化安全问题严重以及档案信息化管理人员素质不高的问题。为了优化档案信息化建设，可以通过强化档案信息网络建设、加大资金投入，优化基础配置、引进先进技术，提高档案信息化安全性以及打造档案专业信息建设团队等方法改善目前档案信息化建设存在的问题。参考文献 1 许秀凌,王宁.基于数字化经济的档案信息化转型策略探究J.兰台内外,2023(19):4-6.2 牛丽.大数据时代档案管理信息化建设路径J.兰台内外,2023(18):34-35+38.3 宿铮.新时代事业单位档案信息化的困境和路径选择J.兰台内外,2023(18):68-69+72.4 马婷艳.传统档案的数字化与信息化分析J.陕西档案,2023(03):24-26.5 陈丽霞.档案信息化建设与档案管理的几点思考J.兰台内外,2023(17):19-21.6 谌志黔.以档案信息化建设推进档案工作现代化J.档案记忆,2023(05):48-49.