大数据时代事业单位文书档案开发利用研究.pdf

312023年 第26期 兰台内外数字档案创新研究引言近年来，随着我国事业单位的持续发展，文书档案面临着更高的要求，需要主动适应大数据时代，发挥大数据技术及其他现代化技术在文书档案开发利用中的作用，不断提升事业单位文书档案开发利用的效率。与此同时，个别事业单位在文书档案开发利用工作中，还存在一些亟须解决的问题，如有待提升文书档案管理安全性以及档案管理人员素质水平等。实践工作证明，通过深入分析事业单位文书档案的特点，探究大数据时代事业单位文书档案开发利用的策略及重要性，有利于提出一些可靠的参考依据，促使事业单位文书档案开发利用工作有效开展。由此可见，本文围绕“大数据时代事业单位文书档案开发利用”展开分析研究意义显著。一、事业单位文书档案的特点 事业单位文书档案具有档案的本质属性即原始记录性，档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥其效用。另外，文书档案还具有档案的一般属性就是历史属性和文化属性，是历史的记录，是人们记忆的延续，是文化的载体以及人类文化发展的纽带和桥梁。1.职业化特点事业单位文书档案的内容繁杂，大部分是日常管理工作中形成的文件资料，详细记录日常工作，反映日常管理情况。特别是项目档案能够充分反映项目的整体情况，为后续的项目管理提供可靠的参考。发挥事业单位文书档案的职业化特点，可判断事业单位工作中的优势及不足，改进其中存在的不足，发扬其具有的优势，使事业单位朝着更好的方向不断发展。2.保密性特点在事业单位文书档案开发利用时，许多档案都具有一定的保密性质，如项目档案信息、工作人员的个人信息等，这些档案文件具有较强的机密性，必须对其进行保密，杜绝发生档案信息被泄露等情况。3.综合性特点事业单位文书档案涉及不同类型、不同专业的内容，如基础设施信息、项目信息、人力资源信息、党务信息以及科研信息等。应收集相关的信息内容，形成完整的文书档案，采取合理的措施对其开展管理，提升文书档案开发利用的价值。4.阶段性特点事业单位文书档案有明显的阶段性特点，为保证文书档案的完整性及连续性，一般每年或半年对其更新，保留具有使用价值的档案信息，相应处理价值较低的档案。二、大数据时代事业单位文书档案开发利用的重要性 事业单位文书档案特点鲜明，基于大数据时代背景下，对事业单位文书档案管理工作提出了更高的要求。从事业单位文书档案实践工作层面分析，其开发利用工作的开展十分重要。1.提升档案安全性事业单位可在日常的档案工作中应用电子化、网络化和信息化等管理手段，根据在线办理、操作留痕、全程覆盖和数据整合的原则开展档案系统的建设，以电子化的形式存储档案文件。还可以进行档案的自动采集、在线整理及一键归档，使文书档案的完整性得到保障，不仅能提升事业单位文书档案的工作效率，还能降低档案编造、档案伪造和档案丢失等风险，有效提升档案安全性。比如，在应用电子化管理系统开展公共资源交易项目档案的管理与开发利用时，可以用电子文档的形式来保存所有的公共资源交易文件，整理交易文件，形成完整的项目档案，确保项目档案的安全性。2.确保档案利用价值在大数据时代事业单位文书档案管理中，可充分利用大数据技术，借助大数据技术，提升文书档案开发利大数据时代事业单位文书档案开发利用研究文/于海燕摘要：文书档案开发利用是事业单位档案管理中的重要部分，发挥文书档案的利用价值，有利于促进事业单位的持续稳定发展，从而获取更高的经济效益及社会效益。大数据时代，事业单位文书档案开发利用发生了较大的变化，应提高对此方面的重视，进一步加强事业单位文书档案的开发利用，提高事业单位的档案服务水平。因此，本文主要针对事业单位文书档案的特点、大数据时代事业单位文书档案开发利用的重要性展开分析，进一步探究大数据时代事业单位文书档案开发利用的策略，以期为相关人员提供参考。关键词：大数据时代；事业单位；文书档案；开发利用；策略作者简介：于海燕（1982），女，汉族，山东滨州人，本科，馆员，研究方向：档案管理。322023年 第26期 兰台内外数字档案创新研究用的工作水平，在拓展档案利用价值的同时，降低文书档案开发利用的成本。由于事业单位文书档案的内容比较丰富，以文本、图像、视频和音频等不同形式记录这些内容，体现出原始记录的本质属性。借助大数据技术管理和开发利用文书档案，能够将档案利用价值进一步拓展，使事业单位文书档案的使用效率得以提升。3.简化文书档案整理流程事业单位文书档案的整理流程及档案的开发利用等各个环节发生了较大的变化，可以将信息技术方法应用到其中，有效处理文书档案，将纸质化的文书档案转化为电子档案，方便对其利用。与传统的档案整理流程相比，电子化的档案整理更加简单，可借助信息技术快速完成档案检索、档案归类、档案存储和档案利用等工作。4.缩短档案归档的总体时间大数据时代，事业单位可以应用信息技术与大数据技术，提升文书档案开发利用的整体效率。电子化处理事业单位文书档案，能够有效提升档案的归档效率，满足档案归档的要求，避免出现人工不足造成归档效率过低的情况，消除档案归档的人为因素。一般在事业单位文书档案的归档工作时，都要按照一定的时间完成归档，但在各种因素的影响下，容易出现归档时间滞后的情况。将信息技术和办公系统对接，能够直接将档案文件输入档案系统，利用电子媒介开展档案鉴定、档案分类和档案归档等工作，提升电子化档案管理与开发利用的效率，将档案归档的时间缩短。三、大数据时代事业单位文书档案开发利用策略 事业单位文书档案是一项系统化的工作，其中项目档案占比颇高，为做好事业单位文书档案开发利用工作，需以大数据为依托，落实有效策略。1.建立“互联网+”档案管理模式在大数据时代，事业单位文书档案管理朝着“无纸化”方向发展，可以改变文书档案的纸质化状态，以电子化的形式进行档案管理和利用，提升事业单位文书档案的使用效率。基于此，应把握事业单位档案管理的发展趋势，充分利用现代信息技术，建立“互联网+”文书档案管理模式，以便将纸质化档案转变为电子化，方便对其展开管理和利用，发挥档案资源的使用价值。同时，根据电子化档案管理的需要，配置好刻录机、电子光盘、防磁柜和扫描仪等设备设施，满足电子化档案开发利用的需要。为提升事业单位文书档案管理的服务水平，促进单位持续发展，应建立完善的业务系统。在此基础上，开发文书档案资料、项目档案资料等档案归档功能，构建独立运行的电子化档案管理系统，以便全面收集文书档案、项目档案，实现电子化的档案整理、档案归档、档案统计及档案查阅。比如，在公共资源交易项目的档案管理中，收集项目接收项目完结整个过程的信息资料，由系统对其自动整理，结合项目方的其他档案一同归档。将业务系统和电子化档案管理系统对接，依据采购、工程建设等项目类型，分类管理项目开展全过程的资料，通过系统对其保管和利用。与传统的档案归档相比，电子化档案管理系统能够提高工作效率，降低成本，促进事业单位的稳定发展。2.强化文书档案管理开发在事业单位文书档案管理中，需要强化文书档案管理开发，利用现代化的管理手段管理开发项目档案、文书档案等材料，以便顺利开展档案收集、整理、归档、保存以及利用等工作。首先，应提高档案管理者对文书档案开发利用的重视性，意识到文书开发利用对单位发展的积极作用，培养良好的责任意识及服务意识，围绕文书档案管理开展各项工作，确保项目档案、文书档案的利用价值得以发挥，帮助事业单位的领导者及管理者做出正确的决策。其次，做好文书档案编研工作，在文书档案开发利用时，完成专题汇编材料的编写，深入开发文书档案资源，以便提供准确、客观的档案信息，提升档案资源的利用率，促进事业单位文书档案管理的规范化开展。最后，扩大对文书档案开发利用的范围，将项目档案、文书档案的社会价值及科研价值挖掘出来，有效提升档案价值。3.提高档案资源使用效率在事业单位文书档案开发利用中，应从管理效率、服务方式等方法来提升档案利用率，发挥档案资源的使用价值。首先，应加强档案管理者和各部门的沟通，从被动的档案服务状态向主动服务转变，结合各部门工作人员的需求，为其提供档案服务。比如，个性化档案服务、文书档案查询和项目档案查询等。同时，为发挥档案资源的价值，必须保证工作人员的专业性，端正工作态度，主动提供档案服务。其次，在事业单位文书档案的开发利用中，应灵活运用计算机等现代化技术手段，数字化处理传统的纸质档案，以便利用档案资源，深入开发文书档案，提升文书档案的使用效率，合理选择文书档案的编研目录，使编研目录更具有针对性和实用性。4.强化档案安全意识，消除档案安全隐患在事业单位持续发展下，其档案管理的信息化程度不断提升，大量的纸质档案变成了电子化档案，能够处理纸质档案管理中的档案损毁、档案丢失等问题。然而，电子化档案管理中存在的问题难以保证电子档案的安全。基于这一情况，需要提高对档案安全的重视性，采取有效措施安全防护项目档案和文书档案的平台，如做好信息系统安全等级保护的备案，确保电子化档案332023年 第26期 兰台内外数字档案创新研究管理系统的运行安全。在云数据服务的基础上，构建系统运行维护及应急处理机制，定期备份项目档案、文书档案，保证档案资源的安全性，杜绝出现档案丢失等情况，为档案资源的开发利用提供有力基础。同时，利用先进的技术手段提升系统软硬件的安全性能，杜绝发生病毒入侵、网络攻击等状况，从而保证事业单位的档案安全。5.完善硬件设备设施，优化档案管理条件首先，应认识到档案本身的保密性，合理选择档案柜，保证档案柜具有一定的防火和防盗功能，确保文书档案的安全性。其次，在建设档案室时，应根据现场情况安装摄像头等监控设备设施，控制好摄像头的数量和角度。同时，做好防盗和烟雾报警系统的安装，配置除湿机、空调机等设备设施，以此保护档案资源，提升档案的安全性。除了常用的复印机、计算机等设备设施，也要了解电子产品的发展情况，结合工作需要利用新的电子产品。比如，防磁柜、数字化档案管理软件等，不断优化事业单位文书档案管理与开发利用。此外，一些文书项目档案保密性要求较高，在完善硬件设备设施以及文书项目档案信息化管理过程中，还有必要合理、科学地引进大数据技术、信息技术，确保信息系统管理有效运行，并融合防火墙技术、安全密钥技术以及各类杀毒软件等。确保文书项目档案在档案管理信息系统中得到安全存储，并根据用户的权限等级，由系统自动、智能识别用户是否具备浏览、阅读和下载等共享利用资格，以此在确保文书项目档案安全性的基础上，进一步提高其共享利用价值。6.加强人才培养，提升管理能力管理者的能力及素质对事业单位文书档案管理的影响较大，应加强档案管理队伍建设，确保档案管理人员具备良好的责任意识及专业能力，可以顺利完成各项工作，提升事业单位文书档案管理的效率及质量。首先，在档案管理人员的招聘工作中，应了解应聘人员对档案管理工作的熟悉程度和责任意识，保证应聘人员具有应用现代化技术的能力。在档案管理人员选定后，不能频繁更换人员，降低档案被泄露等问题的发生概率。其次，做好档案管理人员的培训工作，结合工作需要对培训内容进行调整，不断提升档案管理人员的综合能力，使其能够保持良好的工作状态。应鼓励档案管理人员参与各类培训活动，利用QQ、微信群等交流，学习他人优秀的经验，不断提升管理队伍的整体素质。最后，制定有效的激励制度，通过晋升、奖金等措施激发档案管理人员的积极性，使其端正工作态度，不断提高工作水平，促进事业单位文书档案管理的持续开展。四、结语综上所述，为提高事业单位文书档案开发利用的工作水平，应充分了解事业单位文书档案的特点，认识到大数据时代事业单位文书档案开发利用的重要意义。当前，在快速发展的经济社会背景下，事业单位档案管理工作则十分重要其直接影响着事业单位的发展水平。针对事业单位的档案管理而言，具有政策性、机密性以及专业性的特点，应予以足够的重视。做到建立“互联网+”档案管理模式，强化文书档案管理开发，提高档案资源使用效率。强化档案安全意识、消除档案安全隐患，完善硬件设备、优化档案管理条件，加强人才培养、提升管理能力，以此促进事业单位文书档案开发利用工作顺利、有序进行，并为事业单位档案事业可持续发展奠定坚实的基础。参考文献：1刘毅.浅谈公共资源交易项目档案的管理J.招标与投标，2018，6（4）：38-40.2苏永伟.公共资源交易项目档案管理模式构建探索J.数字化用户，2022，28（47）：46-48.3齐健.公共资源交易项目档案管理模式构建分析J.丝路视野，2019（5）：87-88.4安静.公共资源交易项目档案的管理与发展探讨J.品牌研究，2021（17）：71-72+134.5李佩英.公共资源交易项目档案的管理与发展J.办公室业务，2018（15）：124.6魏国良.公共资源交易项目档案的信息化管理与发展J.数码设计（下），2019(1):194-195.7朱亚伟.公共资源交易项目档案的管理与发展J.电脑高手（电子刊），2021（3）：601.8周兆琼.浅谈公共资源交易项目档案的管理J.卷宗，2018，8（36）：10.9马云峰.探析大数据时代事业单位文书档案开发利用J.兰台内外，2021（24）：31-32.10吕雅晖.论信息化背景下公共资源交易项目档案如何创新管理与发展J.山西青年，2021（11）：95-96.（作者单位：山东省公共资源交易中心）