会展现场服务管理.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,展会现场工作与管理,一、会议现场管理,（一）布局,1,二、选择会议场所的主要考虑因素,会议类型,考虑举办地的知名度,盈利性,2,大型会议,3,重要会议活动,99“,财富”全球论坛,朝鲜访华代表团,第,35,届亚洲发展银行年会,APEC,第五次电信部长会议,4,表彰大会,5,三、选择会议室的影响因素,会议天数,会议类型,布置类型,对视听设备和讲台的要求,噪音影响,避开竞争性团体,6,四、会议陈设物的设计艺术,家具,地毯,窗帘,照明灯具,植物,工艺品,7,8,9,10,第三节 会场布置,一、会场的布置形式,11,12,13,布置参数,椅子中间最小距离：,91,厘米；,96,厘米（带写字臂的扶手椅）,过道宽度：,1.21.5,米；,1.8,米（,400,人以上）,前排椅与主席台前沿距离：,1.8,米；,3.7,米（半圆形或,V,形）,每排座位：,最好不要超过,8,个,大型会议厅应该有过道穿过,14,2.,教室形,15,16,17,18,教室型布局,p,适用于专业机构举办的具有学术性质的会议,19,教室型布局,p,20,布置参数,课桌宽度：,45.7,厘米（单侧坐）；,76,厘米（双侧坐）,桌中央最小距离：,1.2,米（单侧坐）；,1.5,米（双侧坐）,过道宽度：,1.21.5,米；,1.8,米（,400,人以上）,前排椅与主席台前沿距离：,1.8,米,大型会议厅应该有过道穿过,21,特点：会场气氛融洽，易于控制，便于沟通交流,适用于小型会议、座谈性、协商类型会议,（二）全围式,22,第,18,次上海市市长国际企业家咨询会议,23,联合国会议室,24,25,正方形和矩形布局,p,26,菱形布局,p,六边形布局,p,27,p,三角形布局,28,特点：既突出主席台，又增加了融洽的气氛,适用于中小型工作会议,（三）半围式,29,30,31,p,U,型布局,32,33,T,型布局,p,P,执导型布局,34,倒,V,型布局,p,V,型布局,p,35,p,E,型布局,36,p,开放式,E,型布局或辐射型布局,37,特点：,每个会议桌形成一个谈话中心，与会者根据一定的规则入座,适用中餐宴会、培训会议、大规模的联欢会、茶会会,（四）分散式,38,39,胡锦涛的中非合伙论坛欢迎宴会,40,41,42,特点：与会双方成纵向并列或者横向并列的格局,适用于谈判、领导人会晤等,（五）并列式,43,44,主景墙,主人和陪同席,主宾和客人席,45,46,二、座位区的布置,（一）座位排列的作用,维持秩序,统计人数,当场清退,文件分发,讨论、磋商,47,(,二）座区的划分和排列方法,标准,与会者资格,按团组,特邀、正式、列席、旁听,分法,横向排列法、纵向排列法、左右排列法、纵横排列法,48,纵向排列法,主席台,美国,中国,英国,法国,俄罗斯,美国,中国,英国,法国,俄罗斯,49,横向排列法,主席台,美国,美国,美国,美国,美国,英国,英国,英国,英国,英国,法国,法国,法国,法国,法国,50,左右排列法,主席台,第四组,第一组,第二组,第三组,第五组,第四组,第一组,第二组,第三组,第五组,51,（三）座位标志,座位号,团组标志,指示牌,桌次,席卡,座次图,52,三、会场主席台的布置,布置要求,主题,颜色,人像、旗帜、徽铭、会标、标语等,表现方式,体现热烈、辉煌、兴奋的暖色系；体现清爽、严肃、冷静的冷色系,灯光效果,颜色、角度等,会场氛围的集中体现,（一）主席台背景的布置,53,54,55,56,57,58,59,60,61,62,（二）主席台座位的编排,要点,座位格局,讲台,一排或多排；前排通栏，后排可分栏,细则,设在中央，应低于主席台；或分设于两侧,揭幕架,设在主席台左侧，与讲台对称,座次,突出主位；,中国政务礼仪左高右低，国际礼仪相反,63,主席台前排,主席台后排分栏,主席台后排,主席台前排,64,65,66,（三）主席台常用花饰鉴赏,会议常用盆花或插花,红掌或花烛,一品红,67,香,石,竹,68,仙客来,69,蝴蝶兰,70,非洲菊,71,花烛,72,铁叶,针尾葵,73,鱼尾葵,74,天门冬,75,大叶黄杨,76,肾蕨,77,南洋杉,78,金山棕,79,四、会议场地的其他功能区域,（一）会议报到处,（二）会间茶歇厅,（三）衣帽存放间,(,四）视听设备控制室,（五）同步传译室,（六）嘉宾休息室,80,会议报到处的要求,专设柜台：,登记付款者柜台、提前登记未付款者柜台、现场报道柜台,布置要求：,标示明显，空间足够,其他要求：,同伴与家属服务、休息室、新闻记者服务、残障人士服务等,服务要求：,专职服务人员与专职咨询人员,81,一、会议登记准备,（一）准备资料,会议登记表,会议入场证,票证,登记者名单,登记资料袋,第四节 会展入场管理,82,（二）特别登记处,专设柜台，有序进行（,已登记付款者柜台、提前登记未付款者柜台、现场登记柜台,）,专业指导与咨询,标识明显，空间充足，准备充分,83,作用,提前掌握与会者信息；预先安排,预先安排,提前准备会议资料袋；,预先填写登记卡；,预先处理收费事宜；,预先排房；,提前做好服务准备,登记表,1,2,二、预先登记,84,三、现场登记,态度认真，服务专业,准备充分,对待付费事宜高度警惕,遵守服务礼仪、礼节,机警应对突发事件,85,86,87,88,89,90,91,第三节 与会者的接待与服务,一、演讲者的服务与接待,与议题的相关性、知名度、,出场费,选择,邀请,准备,现场,会后,联络、演讲主题,给予演讲者相关信息,宣传、录音、讲稿复印件,设备、房间预订、车辆安排,安全措施等,指定接待人员、预演、付费、,其他活动,媒体安排、与一般与会者见面、,送站服务、感谢信、征询意见,92,二、一般与会者,蝉型,鲨鱼型,驴型,兔子型,螃蟹型,讲故事、很久才入题、,内容抽象、没有内容,语言与行为阻止,时间限制、总结,攻击别人,总是给予消极否定,技巧地打断、反问、,重申会议的规范,防卫性强,不考虑别人的立场,点名、重复问题,突出贡献,挑战现有程序,提议不同的方法,肯定他的贡献,重申试用现在的方法,干别的事情、,小团体讨论、,总玩手机、打瞌睡,强调时间压力、,重申会议规范、,短暂沉默,93,三、行为障碍者的服务与接待,讨论会议承办者应该为他们提供哪些特殊服务？,坡道,门宽,电梯按钮,特殊房间,公共场所,登记环节,94,青岛奥帆中心奥运分村无障碍电梯里设置有较低的楼层按键，方便乘坐轮椅人士使用,95,志愿者左伟（右）在青岛奥帆中心奥运分村内体验残疾人入住办理,96,两位工作人员在清理青岛奥帆中心奥运分村内通往游泳池的无障碍坡道,97,工作人员向记者介绍青岛奥帆中心奥运分村残疾人客房的无障碍卫生间,98,青岛奥帆中心奥运分村无障碍电梯的盲文按键,99,冈萨雷斯对北京残奥会无障碍设施的评价,“首都机场航站楼的无障碍设施给我留下了十分深刻的印象，那里的无障碍卫生间、无障碍电梯、低位柜台、低位电话等，每一套设施的尺寸、高度都经过了专家的严格检测，几乎达到了尽善尽美的程度。残奥村的无障碍设施同样十分完备，每个房间的门都很宽，轮椅能够在房间内轻松地来回移动；地面很平，这样轮椅在移动时就不会遇到障碍。从景观、道路到生活设施等人性化的便利设计，将让各国运动员在这里度过一个美好的赛期。”,100,101,102,103,104,105,第四节 会议现场服务,一、开幕式与闭幕式现场服务,内容,形式选择,站立式或坐式,签到,有关人员,:,主持人、贵宾、有关与会者,涉及活动：,奏国歌、嘉宾致词、文艺表演、剪彩、揭幕仪式、交接仪式等（闭幕式）等,106,二、颁授仪式现场服务,内容,形式选择,站立式或坐式,签到,有关人员,:,主持人、贵宾、有关与会者,涉及活动：,奏国歌、嘉宾致词、文艺表演、剪彩、揭幕仪式、交接仪式等（闭幕式）等,107,会展开幕方案,1,、会展现场布置,（,1,）展馆外,108,109,会展开幕方案,1,、会展现场布置,（,2,）展馆序幕大厅,布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及其展位号一览表及名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、展会宣传推广报道牌、展会相关活动告示牌等,110,111,会展开幕方案,1,、会展现场布置,（,3,）各展馆,除参展商展位以外，还需布置各展馆（展区）的主要展览内容揭示牌、参观路线指示牌、本展区服务网点揭示牌、至其他展馆（展区）的路线揭示牌、本展区参展企业及其展位号一览表等,112,会展开幕方案,1,、会展现场布置,（,4,）其他设置,113,会展开幕方案,2,、媒体接待与管理,（,1,）新闻发布会,（,2,）新闻中心,114,会展开幕方案,2,、媒体接待与管理,（,3,）相关事项,发放统一制作的“新闻袋”，包括会展开幕新闻通稿、展会背景介绍、展会特点介绍、展会有关数据、展会相关活动安排计划、展会会刊、展会参观指南以及一些小礼品等；安排对会展情况非常熟悉的人员负责新闻记者的接待和联络工作；有意识地组织、引导和安排各新闻媒体对展会进行新闻报道，根据专业媒体或大众媒体的不同需求提供不同的展会材料；及时收集整理各种采访报道。,115,会展开幕方案,3,、会展开幕,（,1,）开幕时间和地点,116,会展开幕方案,3,、会展开幕,（,2,）出席开幕式的主要嘉宾,行业主管部门官员、行业协会与商会的领导、外国驻华机构代表及有关人员,117,会展开幕方案,3,、会展开幕,（,3,）开幕式讲话稿和新闻通稿,开幕式讲话稿,新闻通稿,118,会展开幕方案,3,、会展开幕,（,4,）开幕式的确定,方式,鸣放礼炮,领导讲话,嘉宾剪彩,119,会展开幕方案,3,、会展开幕,（,4,）开幕式的确定,程序,引领嘉宾就位,主持人主持展会开幕并介绍到会嘉宾,主持人请有关领导讲话,相关开幕表演开始,重要领导人宣布展会正式开幕,主持人宣布开幕式结束并请嘉宾和观众进场参观,120,2009,中国（江西）红色旅游博览会开幕式,1.,时间：,2009,年,11,月,13,日上午,8,：,30,2.,地点：南昌八一广场,3.,内容：开幕式分为垫场文艺演出“红歌大合唱”及开幕仪式二个阶段，时间控制在,40,分钟左右。,121,(,一,)2009,中国,(,江西,),红色旅游博览会开幕式,第一阶段：垫场文艺演出“红歌大合唱”,(8,：,309,：,00),按江西五大红色旅游区组成八一起义方队、井冈山会师方队、中央苏区方队、安源工人方队、赣东北红军方队，并组成导游员方队,(,每个方队,200,人,),，六大方队寓意欢庆新中国成立,60,周年。由省电视台选调六位“红歌会”优秀歌手为六大方队领唱红歌。大合唱开始前，由一位优秀红歌手演唱红博会主题歌,红色的美丽,。之后，在省电视台节目主持人的调度下，六大方队之间进行拉歌，每个方队分别合唱两首红歌,(,一首江西经典红歌、一首为省外经典红歌,),。拉歌结束后，六大方阵与全场观众齐声合唱,歌唱祖国,。在雄壮的歌声中，举行开幕仪式。拉歌合唱表演力求有感染力、冲击力、震撼力，全面展示江西人民弘扬井冈山精神、促进江西崛起的精神风貌。,第二阶段：开幕仪式,(9,：,009,：,15),拟邀请国家有关部委领导、省四套班子领导、兄弟省市有关领导出席。特邀嘉宾有国内主要红色旅游景区负责人、部分全国百强旅行社负责人、旅游商品供应商及采购商、国家级工艺美术大师及境外相关旅游机构代表。开幕仪式由省领导主持，组委会领导致辞并宣布开幕。,122,会展开幕方案,4,、开幕酒会,（,1,）作用,联络感情，加强沟通,（,2,）操作,地点选择,时间选择,酒会方式：自助餐或围餐，开始前的小酒会，致欢迎词，领导的简短讲话，播放音乐或安排表演,出席人员：全面兼顾，邀请跟踪，完备计划,123,专业观众登记方案,1,、展会参观指南与观众登记表,（,1,）参观指南,用来指引观众参观展会的一种册子，包括展会的基本情况、展会的简短介绍、展区和展位的划分、有关图表等内容。,（,2,）观众登记表,用来收集专业观众信息的一种问卷调查表，是进入展馆参观的“专业观众证”,包括问卷调查问题和联系办法，问题涉及观众所在单位的业务性质、观众感兴趣的产品、参会目的、在产品购买中的角色、了解展会途径,124,专业观众登记方案,2,、会展证件与门票,（,1,）参展商证,展会期间供参展商进出展馆使用,（,2,）筹（撤）展证,在展会布展撤展时的相关工作人员使用,（,3,）专业观众证,填写“专业观众登记表”后获得,125,专业观众登记方案,2,、会展证件与门票,（,4,）贵宾证,（,5,）媒体证,（,6,）工作人员证,（,7,）车证,（,8,）门票,126,专业观众登记方案,3,、会刊的编印与发放,（,1,）会刊信息内容,单位名称、地址、联系人、联系办法、单位及产品简介、产品面向市场范围、参展商的展位、展区展位平面图、广告夹页等,（,2,）会刊编印要求,要求参展商在规定时间内，及时提供详细、全面、准备信息，仔细核对,（,3,）会展发放方式,免费赠送：行业协会和商会、参展商或部分专业观众,定价出售：主要是出售给展会的专业观众,127,专业观众登记方案,4,、观众登记及应注意的问题,（,1,）专业观众登记柜台,可分为“持有邀请函观众登记台”和“无邀请函观众登记台”。,观众邀请函的客户编号,专业观众证上的条形码,128,专业观众登记方案,4,、观众登记及应注意的问题,（,2,）观众登记时注意事项,专人负责，保持秩序井然,提交资料尽量完整准确,现场录入主要信息，其他信息展后录入,提交资料妥善保管，以备校核,现场工作人员要好，行动要迅速，对展会有较深了解,129,五、会展现场工作方案,1,、布展管理,（,1,）展位画线工作,（,2,）展馆地毯铺设,（,3,）参展商报到和进场,（,4,）展位搭建协调工作,（,5,）现场施工管理和验收,130,会展现场工作方案,1,、布展管理,（,6,）海关现场办公,（,7,）展位楣板制作安装和核对,（,8,）现场安全保卫,（,9,）消防和安全检查,（,10,）现场清洁和垃圾处理,131,会展现场工作方案,2,、展览期间现场工作,（,1,）参展商现场联络和服务,办展机构高层人物亲往拜访各参展商，座谈了解情况,（,2,）观众登记和服务,（,3,）公关和重要接待活动,邀请重要领导参观和视察展会等，扩大影响力,（,4,）媒体接待与采访,（,5,）展会相关活动的协调管理,（,6,）现场安全保卫,132,会展现场工作方案,2,、展览期间现场工作,（,7,）知识产权保护工作,设立专门的“知识产权保护办公室”，如侵犯知识产权，应禁止展出，展会不负责任,（,8,）现场清洁,（,9,）有关信息的收集整理,对参展商和观众的调查问卷,（,10,）与场地部门结算工作,（,11,）与有关方面商谈下一届展会的合作与代理事宜,（,12,）为下一届展会招展预订展位,133,会展现场工作方案,3,、撤展管理,（,1,）展位拆除,谁搭建谁拆除，加强监管,（,2,）参展商租用展具退还,办展机构协调处理参展商与承建商间的问题,（,3,）参展商展品的处理和回运,出售、赠送、销毁和回运,（,4,）展品出馆控制,“放行条”控制,（,5,）展场清洁,（,6,）撤展安全保卫,134,服务不尽心,_,引发官司,.kdh,会展专业服务公司梦里花落知多少,.kdh,江苏会展经济要补服务和创意两堂课,.kdh,大连服纺博览会破解服务难题,.kdh,千人服务,10,万客商秩序井然,.kdh,展会服务落到实处,.kdh,展会应该为谁服务？,.kdh,五招儿做好展商服务,.kdh,提前撤展就是不讲诚信,.caj,135,实体企业,印成,尸体企业,服务不尽心引发官司,经理姓“缑”却被写成“猴”，“实体企业”又成了“尸体企业”,一单位放在展览会上用于宣传企业形象、协助业务工作的展刊内容遭遇多处令人啼笑皆非的“错处”，甚至成为该展览会上一大笑谈。该企业因此以企业形象及名誉受损，将展会承办方告上法院。昨日上午，原告企业向南京玄武区法院提交了相关证据。记者也在庭外与原被告的一番“推心”交谈中，了解到导致该起官司的“幕后”原因,服务细节不到位。,136,原告北京船舰船用材料设备有限公司在诉状中称，今年,3,月，该单位接到由南京某会展服务有限公司承办的“,2006,第二届造船工业展览会”邀请函后，将企业简介及,5000,元参展费送交这家会展服务公司，报名参展。今年,4,月,26,日展会开展第一天，他们就发现，由会展服务公司制作的,2006,第二届船舶工业展览会会刊,中，有关该公司的简介内容存在多处重大错误。比如该船舰公司的联系人叫“缑术刚”，在会刊中却被误印成“猴术刚”；“实体企业”被印成“尸体企业”，用于联系的负责人手机号码也印错了。此外，简介内容还多处出现病句、错别字。,发现这一情况后，该船舰公司立即在现场找到会展服务公司，要求尽快改正会刊中错误内容，但遭对方一陈姓经理的冷言拒绝。原告认为，此次展会参展的多是全国各地与船舶工业有关的企业，有的还是境外企业。会刊内容发生如此重大错误，在展会上已给该公司声誉造成了极其恶劣的影响。由于承办会展服务公司的过错，导致船舰公司良好的企业形象不但未得以展示，还在很大范围内受到损害。,137,江苏会展经济要补服务和创意两堂课,九月无疑是会展业的“黄金月”。江苏会展经济热闹非凡，软博会、服装节、江苏,-,意大利经贸洽谈会,一个又一个盛大展会在江苏省轮番登场。下旬，更是南京金洽会、无锡太湖博览会等重量级展会开幕。江苏会展业如此“辉煌”，但仍让人感到有些不足。其中，服务和创意是江苏会展业两条亟待提升的“短腿”。,138,会展“硬伤”：山西条件不足办车展,“,2006,年第三届中国,(,太原,),汽车展销会”已落下帷幕。虽然此次太原车展水平和档次迈上了一个新台阶，但相对于北京、上海、广州等城市举办的车展，太原车展仍有相当大的差距。太原车展凸现的“硬伤”，主要表现为：缺乏现代化的展馆、食住行购不配套、会展人才短缺。这不仅仅是太原车展的问题，也是山西会展经济的不足，是山西发展会展经济亟待解决的问题。,139,千人服务,10,万客商秩序井然,疏导：没有一个商客因问路浪费时间,密度极高的人流和产生量极大的纸垃圾，使服务人员工作量加重。记者了解到，为疏导交通、分散人流、保障安全，哈尔滨市公安、巡警、交警、内保、反扒等警种几乎全部配备到了展馆内外，总人数近,700,人，公安部门还制订了详细的安全保卫预案。安保人员在展馆外细心地架好铁围栏，客商只要按铁围栏圈起来的路线行走，就能到达想要去的任何一个展厅。昨天，没有一个客商反映因为问路而浪费时间。,会展中心保安部的保安在展馆内不停地引导、巡视、给客商指路。展馆内的广播连续播放“请不要吸烟、请不要随地乱扔宣传单、有困难请找保安”等提示语。一位辽宁客商因为拥挤，不小心把一个放随身物品的包裹挤丢，但不到一小时，就被场区保安员找回。,140,交通：未出现堵车现象,记者看到，参会者参观、洽谈结束后只要走出展馆，就会有出租车停到身边。出租车司机们着装整齐，清一色是白衬衣、黑裤子，一路上边开车边当导游，向外地客人介绍哈尔滨的风土人情。在会展中心周边，从上午,9,时至下午,16,时，除了开幕式前,10,分钟车流缓慢，再未出现过堵车现象。,141,国内,提前撤展,成惯例 提前撤展就是不讲诚信,作为一个成功的展会，严守已对外公布的展出时间，应该是最基本的诚信准则。然而笔者却从一些会展业的行家口中了解到，提前撤展现在几乎成了国内一些展览的普遍现象。,142,143,三、会展开幕方案,1,、会展现场布置,（,1,）展馆外,144,145,三、会展开幕方案,1,、会展现场布置,（,2,）展馆序幕大厅,布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及其展位号一览表及名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、展会宣传推广报道牌、展会相关活动告示牌等,146,147,三、会展开幕方案,1,、会展现场布置,（,3,）各展馆,除参展商展位以外，还需布置各展馆（展区）的主要展览内容揭示牌、参观路线指示牌、本展区服务网点揭示牌、至其他展馆（展区）的路线揭示牌、本展区参展企业及其展位号一览表等,148,三、会展开幕方案,1,、会展现场布置,（,4,）其他设置,149,三、会展开幕方案,2,、媒体接待与管理,（,1,）新闻发布会,（,2,）新闻中心,150,三、会展开幕方案,2,、媒体接待与管理,（,3,）相关事项,发放统一制作的“新闻袋”，包括会展开幕新闻通稿、展会背景介绍、展会特点介绍、展会有关数据、展会相关活动安排计划、展会会刊、展会参观指南以及一些小礼品等；安排对会展情况非常熟悉的人员负责新闻记者的接待和联络工作；有意识地组织、引导和安排各新闻媒体对展会进行新闻报道，根据专业媒体或大众媒体的不同需求提供不同的展会材料；及时收集整理各种采访报道。,151,三、会展开幕方案,3,、会展开幕,（,1,）开幕时间和地点,152,三、会展开幕方案,3,、会展开幕,（,2,）出席开幕式的主要嘉宾,行业主管部门官员、行业协会与商会的领导、外国驻华机构代表及有关人员,153,三、会展开幕方案,3,、会展开幕,（,3,）开幕式讲话稿和新闻通稿,开幕式讲话稿,新闻通稿,154,三、会展开幕方案,3,、会展开幕,（,4,）开幕式的确定,方式,鸣放礼炮,领导讲话,嘉宾剪彩,155,三、会展开幕方案,3,、会展开幕,（,4,）开幕式的确定,程序,引领嘉宾就位,主持人主持展会开幕并介绍到会嘉宾,主持人请有关领导讲话,相关开幕表演开始,重要领导人宣布展会正式开幕,主持人宣布开幕式结束并请嘉宾和观众进场参观,156,2009,中国（江西）红色旅游博览会开幕式,1.,时间：,2009,年,11,月,13,日上午,8,：,30,2.,地点：南昌八一广场,3.,内容：开幕式分为垫场文艺演出“红歌大合唱”及开幕仪式二个阶段，时间控制在,40,分钟左右。,157,(,一,)2009,中国,(,江西,),红色旅游博览会开幕式,第一阶段：垫场文艺演出“红歌大合唱”,(8,：,309,：,00),按江西五大红色旅游区组成八一起义方队、井冈山会师方队、中央苏区方队、安源工人方队、赣东北红军方队，并组成导游员方队,(,每个方队,200,人,),，六大方队寓意欢庆新中国成立,60,周年。由省电视台选调六位“红歌会”优秀歌手为六大方队领唱红歌。大合唱开始前，由一位优秀红歌手演唱红博会主题歌,红色的美丽,。之后，在省电视台节目主持人的调度下，六大方队之间进行拉歌，每个方队分别合唱两首红歌,(,一首江西经典红歌、一首为省外经典红歌,),。拉歌结束后，六大方阵与全场观众齐声合唱,歌唱祖国,。在雄壮的歌声中，举行开幕仪式。拉歌合唱表演力求有感染力、冲击力、震撼力，全面展示江西人民弘扬井冈山精神、促进江西崛起的精神风貌。,第二阶段：开幕仪式,(9,：,009,：,15),拟邀请国家有关部委领导、省四套班子领导、兄弟省市有关领导出席。特邀嘉宾有国内主要红色旅游景区负责人、部分全国百强旅行社负责人、旅游商品供应商及采购商、国家级工艺美术大师及境外相关旅游机构代表。开幕仪式由省领导主持，组委会领导致辞并宣布开幕。,158,三、会展开幕方案,4,、开幕酒会,（,1,）作用,联络感情，加强沟通,（,2,）操作,地点选择,时间选择,酒会方式：自助餐或围餐，开始前的小酒会，致欢迎词，领导的简短讲话，播放音乐或安排表演,出席人员：全面兼顾，邀请跟踪，完备计划,159,四、专业观众登记方案,1,、展会参观指南与观众登记表,（,1,）参观指南,用来指引观众参观展会的一种册子，包括展会的基本情况、展会的简短介绍、展区和展位的划分、有关图表等内容。,（,2,）观众登记表,用来收集专业观众信息的一种问卷调查表，是进入展馆参观的“专业观众证”,包括问卷调查问题和联系办法，问题涉及观众所在单位的业务性质、观众感兴趣的产品、参会目的、在产品购买中的角色、了解展会途径,160,四、专业观众登记方案,2,、会展证件与门票,（,1,）参展商证,展会期间供参展商进出展馆使用,（,2,）筹（撤）展证,在展会布展撤展时的相关工作人员使用,（,3,）专业观众证,填写“专业观众登记表”后获得,161,四、专业观众登记方案,2,、会展证件与门票,（,4,）贵宾证,（,5,）媒体证,（,6,）工作人员证,（,7,）车证,（,8,）门票,162,四、专业观众登记方案,3,、会刊的编印与发放,（,1,）会刊信息内容,单位名称、地址、联系人、联系办法、单位及产品简介、产品面向市场范围、参展商的展位、展区展位平面图、广告夹页等,（,2,）会刊编印要求,要求参展商在规定时间内，及时提供详细、全面、准备信息，仔细核对,（,3,）会展发放方式,免费赠送：行业协会和商会、参展商或部分专业观众,定价出售：主要是出售给展会的专业观众,163,四、专业观众登记方案,4,、观众登记及应注意的问题,（,1,）专业观众登记柜台,可分为“持有邀请函观众登记台”和“无邀请函观众登记台”。,观众邀请函的客户编号,专业观众证上的条形码,164,四、专业观众登记方案,4,、观众登记及应注意的问题,（,2,）观众登记时注意事项,专人负责，保持秩序井然,提交资料尽量完整准确,现场录入主要信息，其他信息展后录入,提交资料妥善保管，以备校核,现场工作人员要好，行动要迅速，对展会有较深了解,165,五、会展现场工作方案,1,、布展管理,（,1,）展位画线工作,（,2,）展馆地毯铺设,（,3,）参展商报到和进场,（,4,）展位搭建协调工作,（,5,）现场施工管理和验收,166,五、会展现场工作方案,1,、布展管理,（,6,）海关现场办公,（,7,）展位楣板制作安装和核对,（,8,）现场全全保卫,（,9,）消防和安全检查,（,10,）现场清洁和垃圾处理,167,五、会展现场工作方案,2,、展览期间现场工作,（,1,）参展商现场联络和服务,办展机构高层人物亲往拜访各参展商，座谈了解情况,（,2,）观众登记和服务,（,3,）公关和重要接待活动,邀请重要领导参观和视察展会等，扩大影响力,（,4,）媒体接待与采访,（,5,）展会相关活动的协调管理,（,6,）现场安全保卫,168,五、会展现场工作方案,2,、展览期间现场工作,（,7,）知识产权保护工作,设立专门的“知识产权保护办公室”，如侵犯知识产权，应禁止展出，展会不负责任,（,8,）现场清洁,（,9,）有关信息的收集整理,对参展商和观众的调查问卷,（,10,）与场地部门结算工作,（,11,）与有关方面商谈下一届展会的合作与代理事宜,（,12,）为下一届展会招展预订展位,169,五、会展现场工作方案,3,、撤展管理,（,1,）展位拆除,谁搭建谁拆除，加强监管,（,2,）参展商租用展具退还,办展机构协调处理参展商与承建商间的问题,（,3,）参展商展品的处理和回运,出售、赠送、销毁和回运,（,4,）展品出馆控制,“放行条”控制,（,5,）展场清洁,（,6,）撤展安全保卫,170,服务不尽心,_,引发官司,.kdh,会展专业服务公司梦里花落知多少,.kdh,江苏会展经济要补服务和创意两堂课,.kdh,大连服纺博览会破解服务难题,.kdh,千人服务,10,万客商秩序井然,.kdh,展会服务落到实处,.kdh,展会应该为谁服务？,.kdh,五招儿做好展商服务,.kdh,提前撤展就是不讲诚信,.caj,171,实体企业,印成,尸体企业,服务不尽心引发官司,经理姓“缑”却被写成“猴”，“实体企业”又成了“尸体企业”,一单位放在展览会上用于宣传企业形象、协助业务工作的展刊内容遭遇多处令人啼笑皆非的“错处”，甚至成为该展览会上一大笑谈。该企业因此以企业形象及名誉受损，将展会承办方告上法院。昨日上午，原告企业向南京玄武区法院提交了相关证据。记者也在庭外与原被告的一番“推心”交谈中，了解到导致该起官司的“幕后”原因,服务细节不到位。,172,原告北京船舰船用材料设备有限公司在诉状中称，今年,3,月，该单位接到由南京某会展服务有限公司承办的“,2006,第二届造船工业展览会”邀请函后，将企业简介及,5000,元参展费送交这家会展服务公司，报名参展。今年,4,月,26,日展会开展第一天，他们就发现，由会展服务公司制作的,2006,第二届船舶工业展览会会刊,中，有关该公司的简介内容存在多处重大错误。比如该船舰公司的联系人叫“缑术刚”，在会刊中却被误印成“猴术刚”；“实体企业”被印成“尸体企业”，用于联系的负责人手机号码也印错了。此外，简介内容还多处出现病句、错别字。,发现这一情况后，该船舰公司立即在现场找到会展服务公司，要求尽快改正会刊中错误内容，但遭对方一陈姓经理的冷言拒绝。原告认为，此次展会参展的多是全国各地与船舶工业有关的企业，有的还是境外企业。会刊内容发生如此重大错误，在展会上已给该公司声誉造成了极其恶劣的影响。由于承办会展服务公司的过错，导致船舰公司良好的企业形象不但未得以展示，还在很大范围内受到损害。,173,江苏会展经济要补服务和创意两堂课,九月无疑是会展业的“黄金月”。江苏会展经济热闹非凡，软博会、服装节、江苏,-,意大利经贸洽谈会,一个又一个盛大展会在江苏省轮番登场。下旬，更是南京金洽会、无锡太湖博览会等重量级展会开幕。江苏会展业如此“辉煌”，但仍让人感到有些不足。其中，服务和创意是江苏会展业两条亟待提升的“短腿”。,174,会展“硬伤”：山西条件不足办车展,“,2006,年第三届中国,(,太原,),汽车展销会”已落下帷幕。虽然此次太原车展水平和档次迈上了一个新台阶，但相对于北京、上海、广州等城市举办的车展，太原车展仍有相当大的差距。太原车展凸现的“硬伤”，主要表现为：缺乏现代化的展馆、食住行购不配套、会展人才短缺。这不仅仅是太原车展的问题，也是山西会展经济的不足，是山西发展会展经济亟待解决的问题。,175,千人服务,10,万客商秩序井然,疏导：没有一个商客因问路浪费时间,密度极高的人流和产生量极大的纸垃圾，使服务人员工作量加重。记者了解到，为疏导交通、分散人流、保障安全，哈尔滨市公安、巡警、交警、内保、反扒等警种几乎全部配备到了展馆内外，总人数近,700,人，公安部门还制订了详细的安全保卫预案。安保人员在展馆外细心地架好铁围栏，客商只要按铁围栏圈起来的路线行走，就能到达想要去的任何一个展厅。昨天，没有一个客商反映因为问路而浪费时间。,会展中心保安部的保安在展馆内不停地引导、巡视、给客商指路。展馆内的广播连续播放“请不要吸烟、请不要随地乱扔宣传单、有困难请找保安”等提示语。一位辽宁客商因为拥挤，不小心把一个放随身物品的包裹挤丢，但不到一小时，就被场区保安员找回。,176,交通：未出现堵车现象,记者看到，参会者参观、洽谈结束后只要走出展馆，就会有出租车停到身边。出租车司机们着装整齐，清一色是白衬衣、黑裤子，一路上边开车边当导游，向外地客人介绍哈尔滨的风土人情。在会展中心周边，从上午,9,时至下午,16,时，除了开幕式前,10,分钟车流缓慢，再未出现过堵车现象。,177,国内,提前撤展,成惯例 提前撤展就是不讲诚信,作为一个成功的展会，严守已对外公布的展出时间，应该是最基本的诚信准则。然而笔者却从一些会展业的行家口中了解到，提前撤展现在几乎成了国内一些展览的普遍现象。,178,一位展览界资深人士告诉笔者，她到德国、意大利观摩过一些国际知名大展，在展期最后几个小时即使一个观众都没有，全体展商依然会坚持到最后一分钟，因为展览会向外公布了展出时间，等于承诺在这段时间内符合条件进场者都可享受展览服务。事关诚信，无论展会主办方还是参展商，都不会将它看成一桩小事。,179,展览现场的服务与工作,观众登记注册和服务,现场工作人员的分配,填写观众登记表,展会证件与门票管理,会看的编印与发放,观众登记的注意事项,180,展会观众的分类管理,目标客户,观展迷,好奇心强的人,求职者,赠品收集者,纸张收集者,兜售者,闲逛者,不感兴趣者,窥探者,181,参展商现场联络和服务,媒体接待与采访,公关和重要接待活动,现场安全保卫工作,展会相关活动的协调管理,现场清洁工作,知识产权保护工作,有关信息搜集与整理,与场地部门结算工作,商谈下一届展会的合作、代理事宜,182,第三节 节事活动的现场服务管理与实施,一、节事活动人流管理原则,优化人员流动路线,减少阻塞,空间利用最大化,183,二、实施步骤,确保相关人员对自身任务的理解,熟悉节事活动现场,通过现场调查，听取工作人员的意见，及时反馈、修正、更改入场管理计划表,所有工作人员一般应在节事活动开始前半小时到岗待命,参加者入场后，要安排充足的现场维持人员，确保演出及工作人员专用通道的畅通,184,