职务代理管理办法.doc

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BHH18-0
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职务代理管理办法
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职务代理管理办法

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职务代理管理办法
一、目的
为保证各部门各项职务之日常工作的连续性，不受人员出缺、公出（含出差）、缺勤（含请假）等因素影响正常运行，及培育储备主管的领导和管理能力，特订定本管理办法。
二、适用范围
各级主管和负责一般行政业务之间接员工。
三、代理权产生与消失
1.代理权产生
凡被代理人因出差、请休假、缺勤、异动等从缺八小时（含）以上时，除经上级主管特别指定外，职务代理人之代理权自然产生。
2.代理权消失
待被代理人出任或返回岗位后，职务代理人之代理权自然消失。
四、代理原则
1.代理人资格以公司发布之名册为准。
2.代理人行驶代理权时，为明确责任，应签名并加“代”字。
3.代理人有多位时，其代理顺序规定如下：
⑴同部门正副主管互为当然职务代理人。
⑵部门内之次级主管。
⑶部门内职务较高人员。
⑷部门内对业务状况最了解人员。
⑸同部门内年资较长的人员。
五、代理方式
1.从业人员有下列情事之一，职务代理人应执行代理权：
⑴被代理人出缺。
⑵被代理人公出、请假或出席会议时，经被代理人指示或经被代理人于相关表单（如出差单、请假单等）签认。
⑶无法同时处理之日常事务，经被代理人委托或指定者（如代理出席会议、接待宾客等）。
⑷被代理人因公出、请假等未指定代理人或请代理人签认而发生重要事情，得按公布之“职务代理人名册”（表一），由代理人代行职务。
2.各级主管为工作需要，得视实际情况主动协调或调整所属人员之职务代理，且于部门内公布并以书面通知来往密切部门、厂商或客户等。

六、代理申报作业
各级主管至少应设置二位职务代理人，并依下列方式提出申请：
1.公司人事部门应于每年6及12月25日前应制作各部门之“职务代理人名册”，
注明各级职务被代理人（各级主管）、代理人名字及签名式后，以“签办单”
呈工厂总经理核签后，送沪办人事部门汇集呈公司总经理核准后，发布实施
并存档一份备查。
2.职务被代理人或代理人若有异动时，公司人事部门应依上述申报作业方式进行修正。
七、被代理人权责
1.各部门在实施职务代理工作时，被代理人应将交办代理事项向职务代理人交
代清楚。
2.被代理人从缺时间在一周以上时，应由被代理人填具“职务代理通知单”（表二）载明所指定之职务代理人及代理事项，通知有关单位知悉，以免影响正常业务之进行。出差在一周（含）内，认有必要办理代理时，得视实际情况比照办理之。
3.被代理人返职时，应主动向职务代理人查询被代理期间所交办各项代理事务的执行情况。
八、代理人权责
1.被代理人从缺时，代理人之权责同于被代理人。
2.被代理人公出、缺勤等因素不在职时，代理人在行使代理权期间之权责如下：
⑴除与公司政策有关及费用核准权限外之各项行政业务，责权同被代理人。
⑵代理期间应坚决执行各项事务，不得有推脱、敷衍的行为。
⑶代理人应于被代理人返职时，第一时间将代理期间所处理和知悉事务，向被代理人进行汇报。
⑷被代理人和代理人不得同时缺勤。
九、责任
1.被代理人离开岗位前，应将工作内容、要求、完成时限等代理事项向职位代
理人作详细交待。因工作交待不清发生的工作失误由被代理人负责。
2.代理人在代理职位期间，应严格按被代理人岗位职责认真履职，保证工作的正常运转，不得借故推诿。因代理人工作原因造成失误的，由代理人和被代理人共同承担责任。

（表一）
职务代理人名册
厂别： 发布日期： 年 月 日
部门
职称
姓名
签名式
第一代理人
第二代理人
职称
姓名
签名式
职称
姓名
签名式

核准： 人事部门：

（表二）
职务代理通知单
厂别： 年 月 日
部 门

被代理人

职 称

代理原因

代理期间
年 月 日至 年 月 日止
项次
代理业务项目
代理业务范围
代理人