怎样当好学校办公室主任.doc

怎样当好学校办公室主任
认清形势 准确定位 提高效率 当好办公室主任
      学校办公室是学校的重要职能部门，作为学校校务办公室主任，既联系上下，又协调左右，既是学校领导的参谋，又是学校日常事务的“主管”，是办公室运转的中枢。办公室主任是否称职，对办公室职能作用的发挥起着关键作用，事关学校全局工作的正常运行。因此，作为学校办公室主任，应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用，爱岗敬业，尽职尽责地履行自己的职责，富有成效地做好办公室工作。下面，我结合实际，谈谈当好学校办公室主任的几点体会。
       一、认清形势，增强做好办公室工作的使命感和责任感
       就我校来看，过去的一年，是学校发展史上具有重要意义的一年。校党政班子的换届，明确了我校今后几年的发展目标、任务和发展思路，就是要解放思想，抓住机遇，努力奋斗，加快发展，为建设特色鲜明的高水平学校打好基础。面临新的形势、新的任务，对我校办公室工作也提出了新的、更高的要求。所以，我认为，作为学校办公室主任，必须适应新的情况，进一步增强责任意识、服务意识、效率意识、创新意识，努力做好办公室工作。
      责任意识，就是要增强工作的责任感。这是因为，办公室的工作无小事，如果一个环节出现差错，就会牵一发而动全身，影响本部门甚至全校其他工作的开展。比如编发信息、草拟公文等等，这些工作看起来都是一些具体的小事，但件件都关系到本部门与学校的日常工作开展，耽误了就是大事，就会贻误工作，就会影响领导决策的落实。因此，作为办公室主任，首要的就是要增强工作责任心，以高度负责的态度对待每一项工作，保证学校工作的正常运转。
       服务意识，就是要牢固树立全心全意为师生员工服务的思想。既要为领导当好参谋助手，又要做好各项协调服务，理顺和处理好各种关系，并把广大师生员工普遍关心、关注的问题作为工作的重点，切实为群众做好服务。
       效率意识，就是要有紧迫感和只争朝夕的精神，增强时效观念，善于总结工作经验，把握办公室工作的规律，形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。
       创新意识，就是要努力探索做好新形势下办公室工作的新思路、新办法、新机制、新途径，注意结合实际，敢于打破陈旧观念，勇于研究新情况，解决新问题，不断开创工作的新局面，适应新形势对我们的要求，努力为学校和本部门的改革、建设和发展做出应有的贡献。
       二、准确定位，当好领导的参谋和助手
       作为办公室主任，仅仅有责任感是不够的，办公室主任另一项重要的工作就是要当好领导的参谋和助手。那么，怎样才能当好学校领导的参谋和助手呢？我认为，以下几点非常重要。
       一要准确定位。找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不到“感觉”。办公室主任处于一个“总管家”的位置，围绕着中心工作，上协调领导，下联系师生员工，各种事务都要过问，其他同志管不了、不该管的，都要办公室主任去管。办公室主任还具有领导与被领导的双重角色，在办公室范围是领导者，对于学校的领导来说则是被领导者。既要当好领导，管理好下属，协调好各部门之间的关系，又不能把自己摆到“当官”的位置上。总之就是要当好服务员、协调员，把握好所应扮演的角色，把握好工作分寸，做到管事不巨细，参谋不决断，助手不越权，工作要到位。
       二要抓住工作重点。从大的方面说，重要是根据学校中心工作抓好部门的中心工作和重点工作。在工作中要及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，以便领导科学决策。一旦决策制定后，要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。
       三要善于协调。首先要协调好上下的关系。要坚持“实事求是”的原则，对上要尊重而不盲从，服务而不奴卑，还不能违背原则。胡锦涛同志2004年1月12日在中纪委第三次全会上发表的重要讲话强调：“必须大力弘扬求真务实精神，大兴求真务实之风”，这是在当前新形势下对我们坚持党的思想路线提出的新要求。陈云同志也说过，“要不唯书，不唯上，要唯实”。对下要以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，更不能越权指挥。再是协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上，充分调动各方面的积极性，营造良好的工作氛围。一方面要通过信息反馈、工作交流、请示报告等向上汇报工作，积极争取上级的支持、重视和理解；另一方面还要通过深入基层、调查研究、总结典型、工作指导等形式向下联系师生员工，加强相互之间的协调配合，共同把工作做好，起到学校与领导与师生员工联系的桥梁作用，维护好领导形象。
        三、提高工作效率，充分发挥办公室的综合效能作用
        学校办公室工作千头万绪，复杂烦琐，要做好办公室工作，重在提高工作效率和充分发挥自身的综合效能。我个人认为，要提高工作效率，关键在于做好三个方面的工作。
       一要加强理论学习，努力提高自身素质。办公室主任一定要加强学习，更新知识，提高自身素质，具备作为办公室主任所必要的能力。自身素质强，就会产生内在“魅力”和影响力。也就是说，当好办公室主任，不仅要靠权力的影响力，更要注重发挥自身非权力因素的影响力，靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作，只有二者有机结合，才能更好地开展工作。要增强素质，又关键在于学习。要学理论、学政策、学技术、学管理，提高综合素质。如办文办事能力，它是多种能力的综合体现，最基本的如专业知识能力、领会领导意图的能力、驾驭局势的能力、语言表达能力、处理复杂事务的能力以及社会交往能力等，都是当好办公室主任所不可缺少的条件。所以，作为学校办公室主任，要加强各方面的修养和学习，全面提高自身素质，做一个办公室工作上的行家里手。
       二要明确职能，分清职责，搞好服务。办公室主任必须要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，在有限的时间里办好应办之事。要善于明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为。办公室主任的职能是通过服务领导和办理具体的事务性工作来实现的，办公室主任的地位和作用更是通过为领导、为师生员工的服务来确立和发挥的。办公室主任的工作特点，决定了工作的兼容性和复杂性。办公室主任的主要任务是决策的执行者，不是决定者，要尽力当好服务员，多干为他人作嫁妆的活，少干替别人用权的事。拾遗补缺的活要积极去做，指手划脚的事要尽可能不做。要善于分工和授权，一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下属大胆工作。不要事无巨细，事必躬亲。工作有成绩，也会有不足，不要跟其他同志抢功争好，尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实，力求实绩、实效，真正做到真实地反映情况，扎实地开展工作。
       三要无私奉献，扎实工作。办公室主任要发扬老黄牛精神，任劳任怨，无私奉献，求真务实，扎实做好每一件事。一是做到服务不添乱。办公室主任要尽自己的努力，多干一点，多累一点，尽量为学校领导减少一些事务性工作，让领导从日常事务性工作中摆脱出来，去从事更重要的工作。在办理具体事务工作时，要严格按领导的意图办，做到少动嘴，多动脑，不乱表态，不乱办事，不添乱子。二是做到解难不添忧。办公室主任要做到遇事不推诿，不扯皮，尽心尽力，尽职尽责，发挥自身优势，协调各方关系，多为基层、为师生员工排忧解难。三是服务不误事。服务工作尽管平凡、琐碎，但非常重要，直接关系到领导和本部门的形象，学校办公室主任必须切实做到大事不误、小事不漏，服务要实事求是、周到细致。
       四要养成良好的习惯，勤走、勤记、勤看。勤走，就是平时要多进行调研和开展交流，搜集一些相关信息，一方面为自己公文写作收集素材，另一方面还可给学校领导提供准确的信息，帮助领导正确决策。勤记，就是注意养成记录的良好习惯。俗话说：“好记性不如烂笔头”。由于办公室事务纷繁芜杂，如果不养成记录的好习惯，把工作安排得井井有条，那么只会一天到晚手忙脚乱，丢三拉四，没有头序，工作效率必然低下。勤看，就是平时要注意观察，“眼观六路，耳听八方”，对方方面面的细节要多留意，也许从不经意的小事中也能获得一些宝贵的、有用的信息。
        总之，作为学校办公室主任，在平时工作中，我们要坚持做到“不以事小而不为，不以事杂而乱为，不以事急而盲为，不以事难而怕为。”要求自己：一要讲职责，义无反顾。办公室主任的职责是什么，要做到心里始终清楚，遇到的事情不管多难，都应义无反顾，挺身而出。二要讲品质，身先士卒。办公室主任就是领导的延伸，在关键时刻，就应该带头冲锋陷阵，替领导分忧解愁，这是职责义务，更是对办公室主任品质的检验。三要讲艺术，左右逢源。处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方法，要带着感情做工作，大道理要讲，小道理也不可不说，要既讲原则，又讲灵活。四要讲精神，敢于碰硬。否则，一味追求和为贵，别人不把你当回事，协调苍白无力，处事优柔寡断，就会什么问题也解决不了，什么事也办不成。
       总之，办公室工作是一门艺术，要做好学校的办公室工作，既需要有满腔的热情，还要有能为别人做嫁衣的胸怀和无私奉献的精神，尤其在当前形势下，要与时俱进，努力用“三个代表”重要思想和科学发展观统领学校办公室工作，切实转变工作作风，创建学习型的办公室，努力提高办公室的工作水平和服务质量，为实现学校的发展目标做出新的贡献。

对做好学校办公室工作的思考
学校办公室是学校党政机关的重要“门面”和“窗口”，起着承上启下、联系左右、传递信息、协调沟通各方的桥梁和纽带的作用。在新的形势下，如何做好学校办公室的工作，本人通过学习，结合工作实际，谈些不成熟的想法，供关心办公室工作的领导和同行参考。

    一、要充分发挥领导的参谋和助手作用
    参谋作用体现在辅助领导科学决策方面，就是要及时为领导提供政策性咨询、对策性意见和建议等；助手作用体现在协助领导处理各种日常事务，使领导有更多的时间和精力抓大事，考虑全局问题。学校办公室要发挥参谋、助手作用，就必须要求办公室的工作人员具备较全面的素质（包括各方面的知识和能力），并且要了解学校方方面面的情况，这样才能积极、主动地为领导出主意、提建议。为此，必须做好以下两个方面的工作：

    1、要加强政策理论方面的学习和研究
    理论素质是政治素质的灵魂。作为学校办公室的工作人员，处在一个相对特殊的工作岗位。一方面，要为领导机关和领导服务、为同级机关部门服务，为下级部门和广大师生员工服务，要能较快、较准确地领悟并把握领导机关及领导决策的精神实质，并在此基础上加以贯彻落实，这就要求办公室的工作人员必须具备较高的理论水平和政策理解能力。另一方面，高校的师生员工文化层次较高，政治敏感性也较强，这就更要求作为学校党政机关综合部门的办公室工作人员政治素质要高，思想性要强。因此，作为学校办公室的一名工作人员，一定要以高度的自觉性，认真学习邓小平理论，学习“三个代表”的重要思想，加强自身政治素质修养，坚持用邓小平理论武装头脑，用“三个代表”的重要思想指导实践。同时，还要努力学习市场经济知识、科技知识、法律知识、时事政治，不断提高自身的理论水平、政策水平、知识水平和工作水平。特别要在体制改革和政策法规等方面进行研究和探讨，拓宽知识面。要善于收集、整理与办公室工作相关的法律法规、政策规定、优秀的理论研究成果以及各种有价值的信息，以便为领导科学决策提供依据。平时，还要注意挤时间阅读报刊杂志，了解社会动态，把握时代脉搏，使自己的思想与社会发展的步伐合拍，真正发挥领导的参谋和助手作用。

    2、要深入基层，加强调查研究
    为了当好领导的参谋，必须围绕学校各个不同时期的中心工作，经常深入学院、部门和师生中，加强调查研究，及时掌握第一手资料，搞好综合分析，提高参谋水平。要善于从大量的信息中选择与学校全局工作关系密切和急待解决并具有典型性、倾向性和苗头性的问题，开展调研工作，并向学校党政领导提供有情况、有分析、有建议的调查报告。要及时向领导汇报各项工作的落实情况和进展情况，以便领导做出正确的决策。要善于掌握新情况，总结新经验，根据“三个代表”的要求，与时俱进，提出具有创意、具有可操作性的工作思路。在调研中还要注意观察各种现象，善于发现问题，抓住热点、难点问题，敢于反映真实情况和师生的意见。

    二、强化服务意识，做好服务工作
    全心全意为人民服务是我们党的根本宗旨。始终代表最广大人民的根本利益，就是对党的根本宗旨的进一步强化。作为学校办公室的工作人员，一定要深刻领会这一重要思想的精神实质，把自己置身于群众之中。办公室作为综合服务部门，必须做好服务工作。首先要强化服务意识，把搞好服务作为工作的出发点和落脚点。要有奉献精神，甘当无名英雄，将服务真正体现在工作上。急师生之所急，想师生之所想。第二，要明确服务对象，提高服务质量。办公室既要为学校党政领导服务，又要为学校各部门、各单位和全校师生员工服务。在为领导的服务中，一方面要做好办文、办会、办事等大量的具体事务性工作，保证学校各项工作的正常运转，使领导有更多的精力和时间抓学校的大事；另一方面，要掌握领导的工作思路，充分发挥主观能动性，创造性地开展工作，辅助领导科学决策。在为各部门、各单位和师生员工服务中，既要与学校其他部门密切配合，互相支持，不推诿扯皮，又要把实事办好，好事办实，切实维护广大师生员工的切身利益。第三，要转变工作作风，大力倡导勤政、廉洁、务实、高效的工作作风。党的十五届六中全会审议通过的《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》明确指出，党的核心问题就是保持党同人民群众的血肉联系。目标是保持党的先进性、纯洁性，增强党的创造力、凝聚力、战斗力。重点是集中解决党的思想作风、学风、工作作风、领导作风和干部生活作风方面的突出问题。主要任务是“八个坚持、八个反对”。“八个坚持、八个反对”抓住了目前党的作风建设最关键的问题，其中许多内容与高校办公室的建设密切相关。比如，坚持解放思想，实事求是，反对因循守旧、不思进取，就要求我们必须注重研究新情况，解决新问题，树立强烈的创新意识，以与时俱进的思想观念和奋发有为的状态开展工作。比如，坚持理论联系实际，反对照抄照搬、本本主义，就要求我们提高政治敏锐性和政治鉴别力，增强工作的原则性、系统性、预见性和创造性。坚决纠正轻视理论、忽视学习、放松世界观改造的倾向。大力加强调查研究工作，深入基层，总结经验，探索规律，解决问题。比如，坚持密切联系群众，反对形式主义、官僚主义，就要求我们坚决克服形式主义、官僚主义，勤政为民，真抓实干，坚持讲真话、报实情，力戒浮躁浮夸。改进领导方式和工作方法。下决心精简会议和文件，改进会风和文风。又比如，坚持艰苦奋斗，反对享乐主义，就要求我们做到自重、自省、自警、自励，自觉抵御拜金主义、享乐主义和极端个人主义的侵蚀，做到一身正气，一尘不染。这就要求我们按照公开、规范的原则，进一步改革完善公务活动接待制度。《决定》提出的这些要求都与我们办公室履行自身工作职能密切相关。我们一定要根据《决定》的要求，身体力行，带头实践。第四，要有强烈的事业心和责任感。办公室的工作特点可用一个“杂”字来概括。事务性工作多，并且看起来都是一些不起眼的小事，但往往一件小事处理不好，却可能导致较大的工作失误或带来不好的影响。因此，要树立办公室无小事的观念。这就要求办公室的工作人员既要具备埋头苦干、不怕辛苦、不计得失，甘愿奉献的品格，又要有对工作高度负责，积极主动，严肃认真，一丝不苟的精神。在工作中，要勤于思考，不能将自己沦为事务主义者。要在工作职能转变中找准办公室工作的位置，把办公室的职能定位到必须由办公室承担的工作职责上来，把应该由办公室承担的各项工作做好，把该管的事切实管住、管好。当前，要根据新形势、新任务的要求，不断推进自身职能的转变，强化重点工作，努力克服人手少，事情多的矛盾和困难，把工夫下在强化审核把关、加强督促检查、搞好信息调研等方面，努力开创办公室工作的新局面，推动办公室工作上新水平。第四，正确处理好管理与服务的关系。管理和服务都是办公室的重要职责，两者互相促进，互相影响。当前，要把严格内部管理、严格依法办事与搞好服务结合起来，改进服务的方式、方法，增强“三个服务”（即为中心工作服务、为基层服务、为师生员工服务）的主动性，依靠高质量的服务，使办公室在履行管理工作职责时得到各方的理解和支持。

    三、充分发挥综合协调作用
    协调工作是办公室的一项重要工作。随着学校新一轮校内体制改革和后勤改革的深化，必然出现很多新的情况、新的问题，充分发挥办公室的协调作用就显得尤为重要。搞好协调工作，要着重抓好三个方面：一是把握好协调的原则，着眼于原则性和灵活性的有机统一。既要严格按规定办事，以避免在协调过程中的盲目性和随意性；又要做到具体问题具体分析，要善于根据变化了的形势和情况，及时调整完善原有的设想和方法，注意运用多种方式，加强沟通协调，促使各方面达成共识。凡事要处以公心，不感情用事，要从全局和长远利益考虑问题。二是明确协调的范围。要充分发挥职能部门的作用，做到不越位，不包办代替。三是注意协调的方法。在充分调查研究的基础上，把握住共同点和问题所在，寻求解决问题的方法。要加强与各部门的联系，经常沟通情况，加深感情，增进理解。

    四、进一步加强督办落实工作
    办公室在学校中处于枢纽地位，在落实学校各项中心工作中责任重大。因此，进一步加强督办落实工作，是学校办公室开展各项工作的落脚点和归宿。它既是上级部门的要求，也是做好办公室工作的需要。做好督办落实工作，主要抓好以下三个方面：一是养成严谨务实、雷厉风行的工作作风。抓落实就是要抓紧、抓实。办公室作为一个综合协调部门，事多、事杂、偶发性事件也不少，这就要求办公室的工作人员遇事要果断地、迅速地做出决断，该请示汇报的要立即向领导反映，属于自己职责范围的则要根据有关规定和实际情况马上处理。工作要有魄力，以提高工作效率，避免办事拖拉、疲软的无效率状态。要突出督办工作的时效和质量，分清轻重缓急，在规定时限内高质高效地完成各项督办任务；对因故不能如期落实的，也应及时作出实事求是的说明。二是要突出重点。要抓好校长办公会、党政联席会、中层干部会、专题工作会等重要会议的工作部署的贯彻落实，抓好学校领导批示、交办事项的办理，处理好基层和师生员工反映的问题和学校“教代会”、“职代会”代表的提案。总之，就是要抓住工作中的难点、师生员工普遍关心的热点、领导工作的重点来推动落实。三是抓好督办检查和跟踪反馈工作，跟踪反馈是对落实效果的检验。要建立健全催办督办制度。为做好这项工作，应建立督办工作专人负责制，做到件件有着落，事事有回音。总之，要始终树立质量和效率意识，并把它贯穿到工作的各个层面、各个环节中。

    五、要大力推进办公自动化建设，提高工作效率和工作水平
    信息化建设是新形势下提高工作效率和服务水平的重要手段。讲求质量和效率是做好办公室工作的基本要求，也是衡量办公室业绩的重要标准。大力推进办公室自动化建设，是转变工作方式，提高工作效率的重要措施。要依赖信息技术，加强办公室硬件设施建设，努力提高办公自动化水平，营造一个充满现代气息的办公环境。要积极探索网上办公新模式，推进无纸化办公的进程，试行网上公文起草、传递、会签、审批、下发、存档和查询，改进公文传递方式，提高办文效率。通过办公自动化，不仅可以节约大量的办公经费，而且减少了工作环节，同时也可实现对办公流程全过程的跟踪，使查询督办工作更加快捷有效。

对进一步加强新时期新阶段院校办公室工作的思考

伴随着新一轮编制体制的调整和改革，军队院校走上了规模化、综合化的发展道路。作为行政管理系统中枢，办公室在军队院校内部的地位日显突出，职能日益拓展，任务日渐加重。如何正确认识、深刻把握办学转型内涵和新时期新阶段军队院校办公室工作的内在规律，进一步增强做好办公室工作的责任感、光荣感和使命感，切实加强自身建设，不断提高工作水平，是我们面对的一项重大课题和紧迫任务。
　　　一、认真把握新时期新阶段军队院校办公室工作的特征职能
     在不同的历史阶段，作为军队院校总体构成的重要有机组成部分，办公室的设置有着不同的形态。但其工作性质、职能任务始终没有根本变化。办公室工作的基本特征有三点：一既要为领导，又要为机关，就是要为院校领导决策和指导工作服务，同时还要协调机关工作有序运行；二既要出主意，又要办事务，就是要善于从院校发展建设的战略层面出谋划策，参与顶层设计，同时还要善于在事务层次上办理日常工作，具体协调落实；三既要对机关内部，又要对直属单位，就是要面对院校机关开展工作，同时还要面对直属院、系（旅、大队等）指导有关业务工作。这些职能概括起来讲，集中体现为“谋划指导、综合协调、办公服务”三项职能。这三方面相互联系，相互依存，互为一体，其中谋划指导是首要职责，综合协调是重要任务，办公服务是基础工作。（一）谋划指导职能。办公室首先应是院校领导的智囊机构，是领导工作、决策的“外脑”。从领导科学角度看，领导最需要的服务是谋略谋划服务，最能反映办公室工作成效和水平的是谋略谋划水平。从这个意义上讲，谋划指导职能是办公室的首要职能，是办公室地位、作用的集中体现。履行谋划指导职能，主要体现在三个方面：一是要紧紧围绕全局部署的重点出主意，跟踪掌握重点工作进展情况，了解相关领域的前沿知识，注重发挥理论先导作用，及时提供有价值的对策措施；二是要紧紧围绕领导关注的焦点想问题，紧随领导工作思路的发展出点子，及时提供前瞻性、系统性和可操作性的对策建议，把领导的意图转化为指导工作的思路、部署和措施；三是要紧紧围绕工作运转的难点拿办法，紧密结合实际，调查研究，加强指导，及时提出解决难点问题的具体办法，供院校领导和机关决策参考。（二）综合协调职能。办公室是院校领导调控机关工作运转的“总控室”，要根据领导指示，把机关各项工作有机地“统”起来。协调的本质是平衡。综合协调就是要沟通上下左右，平衡方方面面，调整和改善工作关系，确保机关各项工作同步、和谐、高效地运行。综合协调的内容主要体现在三个方面：一是统筹安排工作活动。办公室要站在全局高度，进行统筹规划，做出科学安排。通过工作上的“统”， 保证机关各项工作有机统一、有序运行。二是综合处理公文电报。机关公文由各业务处室分别办理，办公室归口管理。通过文电上的“统”，规范工作载体，提高指导水平。三是统一掌握工作情况。要跟踪掌握重点、大项和阶段性重要工作进展情况，负责报送重要工作动态信息。通过情况上的“统”，使院校领导及时掌握情况，了解工作全貌，实施正确指导。（三）办公服务职能。院校领导、机关开展工作、履行职责，需要有良好的办公条件作保障。搞好这种保障工作，是办公室的重要职责。办公服务工作，具有具体性、事务性的特征，同时也包含着很强的政治性和全局性。搞好办公服务，主要包括三点：一是办公运行服务，即院校领导、机关履行职责运转过程的保障，主要体现在周密、细致、高效地办文、办事、办会上。二是业务能力建设，就是要使机关业务素质和办公水平与履行职责的要求相适应，为机关工作的有效运转打下坚实的能力基础。三是工作条件保障，就是要使院校领导、机关办公手段、办公方式与时代发展的要求相适应。随着信息技术的发展，必须着力抓好机关办公自动化、网络化建设，切实提高办公信息化水平和工作效率。
　　　二、全面提高新时期新阶段军队院校办公室工作的质量效益
     新时期新阶段赋予了办公室工作新的时代特征，给办公室工作提供了更为广阔的活动空间，也为办公室工作提出了更高的要求。从新的工作实践看，军队院校办公室基本的工作方式和工作机制主要是“五靠”运行。（一）靠规则程序运行。规则和程序是院校领导、机关工作有序运行的前提和基础。它不是简单的形式，而是客观规律的反映，其中包含着丰富的实践经验、深刻的思想内涵和科学精神，是做好工作的重要依据。办公室抓工作，首先要从规则程序抓起。一是要订好规则。就是要依据上级规定，遵照院校领导指示，结合单位实际，制定切实可行的机关工作规则和运行程序，使各项工作的开展有遵循、有尺度、有规矩。二是要用好规则。就是要使各项规则程序在院校领导和机关干部中人人熟知，不断强化按规则、按程序办事的自觉意识。三是要严守规则。办公室对规则程序的执行要严格把关，对不按规矩办的，该反映的反映，该建议的建议，该批评的批评，坚决纠正各种违规无序现象，形成规范有序的工作秩序。（二）靠计划机制运行。高度的计划性是院校机关工作的重要特征。办公室尤其要靠计划实现院校领导意图和工作布局，靠计划调控工作进程和促进工作落实。可以说，计划是办公室履行职能的重要手段。搞好计划工作，一是要全面掌握情况。计划的科学性首先来源于信息的广泛性。要把握“四头”：吃透上头，把上级指示、院校领导意图和工作全局搞清楚；摸清下头，把所属单位和工作范围内的情况搞清楚；知道里头，把本系统各个方面的有关情况和各部门的工作想法搞清楚；了解外头，把各种相关的信息动态搞清楚。在此基础上，统筹安排全局工作。二是要突出工作重点。抓主线、定重点，知关节、得要领，以重点工作的突破带动全局工作的发展。三是要把握工作节奏。坚持科学合理、循序渐进、量力而行。既考虑客观需求，又考虑承受能力；既强调时间节点，又坚持质量标准，努力使各项工作健康发展、取得实效。四是要及时应对变化。新形势下的院校工作复杂多变，不确定性因素多，必须正确处理计划与变化的关系。要根据情况变化和院校领导意图，及时调整计划，以高度的适应性和灵活性，保持工作的连续性。（三）靠协调协商运行。办公室根据院校领导指示，对各项工作进行综合协调，与其他业务处室是平行关系。这就决定了基本的工作方法是协调协商，而不是发号施令。搞好协调协商，一是要及时沟通。就是要及时准确地交流信息、沟通情况，使有关各方相互了解、正确理解，从而达成一致。二是要主动协商。办公室协调办理工作，要有很强的主动性、融合性和亲和力，不拉旗子、不摆架子、不设卡子、不耍态度，树立好商量、好办事、好共事的良好形象。三是要形成机制。对工作关联的各个方面，都要建立密切的工作联系，形成互通情况、遇事商量、合作办事的良好机制，使工作运行不仅靠行政关系，而且有感情基础，有机制保证。（四）靠督办反馈运行。督办反馈是沟通领导决策与贯彻落实的重要环节，是办公室履行职能的有效手段。搞好督办反馈，从工作流程上讲，应把好四个环节：一是准确领会。准确领会上级和院校领导有关指示、批示精神，依据业务分工，及时提出分办意见和建议。二是及时传递。及时向有关部门传达院校领导指示精神，明确上级有关要求。三是跟踪查询。对院校领导关注的重点大项工作，要跟踪掌握情况。什么时间干什么事，干到什么程度，达到什么标准，都要及时准确把握。四是综合反馈。对院校领导指示、重点工作的落实情况和重要的信息动态，要及时反馈反映，构成工作“回路”，确保件件有着落，事事有回音。（五）靠对口指导运行。办公室本身还主管机关许多具体业务工作，包括机要、保密、档案和公文审核印发等等，必须加强对口指导，提高工作建设水平。一是着眼全局，引领方向。对各项业务工作的指导，都要着眼全局，使各项业务工作找准位置、认准趋势、把准方向。二是着眼特点，分类指导。各项业务工作都有其自身特点和运行规律，要区分类型，具体指导，增强工作的针对性和有效性。三是着眼实效，解决难题。各项业务工作在发展中面临不少现实困难和问题。要以破难关、解难题为突破口，进一步加大指导帮助力度，既提看法，更拿办法，实实在在解决问题，推进业务工作的创新发展。
　　　三、切实加强新时期新阶段军队院校办公室的内部建设
　　新时期新阶段，为服务于“办部队满意院校、出作战顶用成果、育未来打赢人才”目标和院校以新型军事人才培养为中心的各项工作，办公室要通过开展争创“学习智囊型、服务保障型、规范法制型”机关处室等活动，努力培养和造就“善于谋划、精于协调、甘于服务”的高素质人才群体，在建设“政治坚定、业务精湛、作风扎实、灵敏高效”的机关处室的过程中走在前列。（一）大力加强思想政治建设。办公室人员尤其要自觉讲政治，这是由工作的性质、特点决定的。一是从工作性质看，参与大量顶层决策指导的参谋、辅助工作，具有很强的全局性、政治性，政治上必须绝对忠诚可靠。要有很强的旗帜意识、军魂意识、首位意识。二是从工作岗位看，处在院校领导身边，不仅直接为领导服务，而且要参与协调领导间的工作；处在机关中枢，不仅要为各部门工作服务，而且要参与协调部门间的工作。这就必须具有很强的党性观念，自觉加强党性修养，把维护单位的团结、领导的团结、部门的团结作为自己的政治责任，坚持按原则办事，识大体，顾大局，能担待。三是从工作内容看，接触核心机密多、了解内部情况多，必须具有高度的事业心、责任感，既不图虚名，又不贪实利，严守政治纪律、组织纪律和军事纪律，埋头苦干，甘当无名英雄，以平时工作的默默无闻，避免出问题时的惊天动地。（二）大力加强能力素质建设。办公室所处的地位和担负的任务，对工作人员的能力素质提出了特殊要求，主要体现在五个方面：一是全面与专长的统一。既要有丰富的军政、科技、文化知识，具有复合型的知识结构，通晓本部门全面情况和主要业务，是通才；又要学有所长、才有所专，在特定领域、特定专业方面是行家里手，是专才。二是谋划与操作的统一。既要善于从战略层面为想问题、出点子、提对策；又要善于组织具体的协调落实工作，把院校领导的意图转化为具体的工作部署和措施。三是综合与创新的统一。既要善于综合别人的，会归纳各种情况，汇总分析问题；又要拿出自己的，善于开拓创新，提出有创意的工作思路和对策。四是指导与服务的统一。既善于站在主管部门的角度搞好有关业务工作指导；又善于周到细致地为院校领导服务，为机关服务，为基层服务。五是有形与无形的统一。既要具有完成各种任务的有形的素质能力；又要具有良好的思想作风、工作作风等无形的素质能力。培养过硬的能力素质，一靠学习，二靠实践，通过干中学、干中练、干中悟，真正成为有用之才。（三）大力加强系统整体建设。办公室以其工作性质相互联系，构成了一个完整的系统。推动办公室工作质量的提高，必须大力加强系统整体建设。一是工作上要联动。就是要加强工作沟通，保持密切联系，遇事及时通报，工作上下呼应。二是渠道上要联线。通过办公网的建设，把各级办公室的工作更紧密地连接在一起。三是感情要联谊。办公室业务联系紧密，相互依托程度高，一定要加强工作交流、感情交流，在共同的事业中增进团结、促进工作。

办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个民政工作带来被动或造成损失。因此，做好办公室工作，当前，必须强化六种意识、处理好六个关系、提高六种能力、抓好六项具体工作。
一、做好办公室工作，必须强化六种意识。
办公室在一级党委（党组）、一级政府（或政府部门）中都居于特殊地位。做好办公室工作，对于完善领导决策，推动民政工作落实，维护社会稳定，促进经济发展，树立民政良好形象起着重要作用。要做好办公室工作，必须强化六种思想意识。
一是大局意识。办公室的工作是政治性、政策性、全局性很强的工作。在实际工作中应注意把握好三点：1、脑中要有一根弦。始终保持清醒的政治头脑，始终自觉地同党中央保持高度一致，时刻注意维护各级党委、政府的权威。2、胸中要有一盘棋。想问题应当站得更高一些，办事情应当更超脱一些。要有全球眼光、全局意识和战略思维，善于把本单位的工作置于国内宏观形势和改革发展稳定的大局中来思考谋划。3、心中要有一本账。对本地区、本部门的情况要了然于胸，耳熟能详，善于了解上情，吃透下情，精于结合，创造性地开展工作。
二是发展意识。办公室作为直接为政府、单位或部门服务的办事机构，必须强化发展意识，一切工作都要围绕发展，服务发展，促进发展。要牢固树立和认真落实科学的发展观，把思想和行动统一到中共中央十六届四中全会所提出的“五个统筹”的要求上来，在用新的理念和思路指导发展上出好主意，在用新的标准和要求检验发展上当好参谋，在创新发展举措和提升发展水平上当好助手。
三是服务意识。为领导、为基层、为群众搞好服务是办公室重要工作职责。做好办公室的工作，必须强化服务意识，提倡奉献精神。服务工作搞得好不好，能不能让领导满意、基层满意、群众满意，是衡量办公室工作的根本标准。这就要求办公室自觉做到标准上求高，措施上求严，工作上务实，不断拓宽服务层面，提高服务水平。l、在为领导服务上要实现三个转变。即：努力实现由处理具体事务向善于谋全局、当高参转变；由满足于做好眼前工作向把握经济社会发展大势、积极做好超前服务转变；由被动完成领导交办的任务向主动提供全方位、多层次的服务转变。2、在为群众服务上要牢固树立“群众利益无小事”的政治立场和政治态度。把群众的呼声作为我们工作的第一信号，充分发挥办公室作为领导联系群众的桥梁和纽带作用，确保人民群众的意愿能够为领导所了解，确保领导的决策体现人民群众的根本利益。3、在为部门和基层服务上要平等协商，端正态度。对兄弟部门，要相互尊重、相互支持；对基层的同志，要满腔热情，放下架子，坚决克服“门难进、脸难看、话难听、事难办”的衙门作风。
四是参谋意识。办公室是一级领导决策的参谋部，办公室的同志都是“参谋长”。既然是“参谋长”，就不能混同于一般的“小兵”，不能只是坐等指示，奉命办事，被动工作，而应围绕中心工作，贴近领导思路，积极做好决策服务。当好参谋应做到四个方面：一要贴近领导，与领导“同频共振”。想领导之所想，谋领导之所虑，力争谋在关键处，谋在点子上；二要超前运作，不做事后“小诸葛”。在决策前要提前介入，先行调研，结合实际，提出一些建议和意见，供领导决策参考；决策中，要注意了解社会动向，及时反馈信息，确保决策客观可行；三要敢于进言，善于出谋划策。作为“参谋”就要敢为领导出谋划策，拾遗补缺，既能发现问题，又善于提出解决问题的办法和建议。当然进言时，要注意方法，不可把自己观点强加于领导，做到“献计不决策”；四要出于公心，不向领导进谗言。“参谋人员”只有出于公心，参谋的东西才有价值。办公室人员切忌出于私心进谗言，这样不仅会导致领导决策出现偏差，而且会影响干群团结，影响领导形象。
五是创新意识。创新，是一个国家、一个民族、一个单位前进发展的内在动力。创新不是一句空话，要落实到具体工作中。信息调研要密切关注及时反映社会、经济活动中的新观念、新变化、新动向；出谋划策要紧紧围绕“中心”和人们关注的问题，提出新思路、新对策、新举措；督查协调要有新办法、新手段、新途径；在文字工作上要有新思想、新观点、新语言。只有这样，才能提高工作质量和工作效率，更好地发挥办公室的职能作用。
六是奉献意识。有人把办公室称为“不管部”，无事不管，无事不问，从年头忙到年尾，常常有假难休，有夜难眠，加班加点，既辛苦又清贫。没有吃苦耐劳的作风，没有无私奉献的精神，是难以做好办公室工作的。办公室人员必须树立不计较个人得失、为事业而献身的崇高精神，要正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系，吃苦在前，享受在后，乐于奉献；要不为名利、埋头苦干、任劳任怨；要经受得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣；要有强烈的事业心、责任感和荣誉感，以只争朝夕、无私奉献的精神投入工作。
二、做好办公室工作必须遵循辩证唯物主义基本原理，正确处理好六个辩证关系。
一是正确处理好大局和局部的关系。办公室作为一个综合部门，其性质和作用同其他部门的区别主要体现在服务性上，办公室主要是为领导、机关