销售本部卖场管理细则MA-03-13.docx

深圳市神舟电脑股份有限公司
（环境/质量管理体系流程管理类文件）

销售本部卖场管理流程
编号：MA-03-13
版本：C/0

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1. 目的
1.1明确卖场费用的申请、审批流程。
1.2合理控制分公司卖场费用，规范分公司卖场工作。
1.3及时处理卖场对帐工作、保证款项安全。
2.适用范围
2.1卖场装修费用
2.2卖场促销费用
2.3卖场运输费用
2.4卖场日常费用
2.5卖场差旅费用
2.6卖场帐务处理
3．引用标准
ISO9001：2000《质量管理体系--要求》
ISO14001：2004《环境管理体系——要求及使用指南》
4．职责
4.1部门负责人
4.1.1审批费用金额在5000元之内的报销。
4.1.2督促协调部门人员完成工作。
4.2 内审专员
4.2.1接受各类费用申请和报销的文件。
4.2.2审核费用的准确性和真实性。
4.2.3向部门负责人报告初步处理意见。
4.2.4跟踪部门负责人对报告的审批，并根据最终审批结果反馈至相关部门。
4.2.5监督处理结果的落实情况。
4.3卖场财务
4.3.1卖场发票的及时申请、备案、上传、邮寄。
4.3.2负责对各自区域分公司对帐情况复核。
4.3.3重要合同、押金等备案。
4.4分公司
4.4.1保证费用的真实性、合理性和准确性。
4.4.2保证帐实的一致性。
4.4.3保证回款的及时性。
4.5销售三部
4.5.1审核进入卖场店面的可行性，给出参考意见。
4.5.2 审核卖场装修、促销费用的合理性，给出参考意见。
4.5.3审核促销员工资奖金发放的真实性和合理性，给出参考意见。
5．流程框图
见附表一
6．管理办法
6.1卖场装修费用
6.1.1报销原则：
A.可报销项目：我司直接入驻的卖场门店中需进行装修项目。含吊顶灯箱、背景墙、背景灯箱、海报板、展柜等；对于卖场要求装修的天花板、地板等原则上不予支持（旗舰店可适当放宽要求）；具体费用标准参照管理部《神舟电脑专卖店装修管理细则》，总体费用应尽量控制在3000元以内（不含展柜）。
B.卖场同一店面装修费用原则上一年只能申请一次。
C. 装修方案详见企划部专卖店装修方案，装修项目必须符合最新VI要求。
6.1.2付款要求：
A.付款要求：总部代付，记分公司费用。
B.付款方式：一次性付清。
C.分公司财务及时准确请款。请款时须寄回费用报销单、发票、真票证明、打款账号、批件（不可用传真件）。费用报销单要求有经手人、财务、负责人的签字。
6.1.3装修费申请、审批流程
A.流程图:略
B.流程解释
1)分公司营销专员、负责人将效果图及装修费用预算表传至管理部审核费用、VI形象及装修内容，管理部针对不妥之处提出整改要求，审批通过后分公司方可进行装修。
2) 装修完成后分公司填写附表《神舟电脑卖场门店装修检查表》，按检查表要求逐项核对装修项目、装修效果，装修尺寸是否与申请时相符，提出意见，给出相应报销金额后将店面实物照片发送至管理部审核，如实际装修内容与效果图一致，则按事前审批金额报销上账；如实际装修内容与效果图不一致，要根据实际装修情况扣除不符合我司标准的费用后报销，如装修差异太大，则要求广告公司整改。
3)未经管理部审批便自行装修的门店，费用由分公司相关责任人承担，我司不予支持。
6.1.4装修用料及价格参考《神舟电脑专卖店管理细则》。
6.2卖场促销费用
6.2.1报销项目:卖场统一规划的产品展示活动、促销活动、条幅悬挂及卖场的纸媒体广告等。
6.2.2报销原则
A.所有在卖场进行的促销活动必须事前申请，原则上不支付卖场分摊至我司的任何促销费用，同时分公司不得以任何形式、任何方式同意卖场索要的各项费用，否则费用由责任人自行承担。
B.卖场门店向我司收取的展柜使用费（实为进场费），原则上仅限于旗舰店且月销量不低于30台，支持的每张展柜费用不超过1000元。
C.经我司确认同意的卖场活动，分公司在活动结束15日内将照片、协议原件寄至管理部审核，逾期不予报销，相关费用将由责任人自行承担。
D.经我司审核批准支持的报纸广告,分公司需在报纸刊登后1周内将该期报样寄回销售三部，最后一期寄回后及时与销售三部及管理部相关人员联系报销事宜,审批完成后分公司按正常流程请款，总部代付款。
6.2.3付款与记账
A.所有卖场活动费用在活动结束后按正常流程向总部请款（严禁分公司现金支付），费用由分公司承担。
B.所有卖场活动费用可用赠品、超期库存、产品等进行置换，但要求使用置换的商品交由卖场时必须有对方盖章的签收单，将签收单原件寄回管理部审批后方可报销。
6.2.4付款要求
A.付款要求：卖场活动费一律由总部代付款，记分公司费用。
B.付款方式：按协议约定进行请款。
6.3卖场运输费用
6.3.1运费管理
A.原则上要求分公司针对卖场实际情况与当地货运公司(快递公司)签署《货物运输协议》和《反腐倡廉协议》（见OA法务中心文件夹），同时附上加盖货运公司公章的收费价格表。首次与我司签约的运输公司需要提供加盖公章的营业执照，税务登记证，法人组织机构代码证的复印件。
B.我司支付的卖场运输费用包含：分公司向卖场门店配送及回收货物的费用，门店之间调货费用。
C.备货运费要求：各分公司应对门店备货进行统筹安排。原则上：一周备一次货(同时回收需退回货物)，逢节假日酌情增加备货次数。
6.3.2运费审核
A.库管，财务对运费的真实性负责。
B.与货运公司签订协议的月结类运费，要求物流、库管和财务审核签字，分公司负责人审批后向总部请款。
1)分公司送货（收货）至门店的运费：要求签约固定货运公司，每次送货时分公司必须有专人跟车办理商品出入库事宜。
2)费用标准参照分公司现行运费标准，备货单台费用不超过10元，费用要求月结。
3)签定合同后，分公司以合同为依据进行费用审核，向总部请款。
4) 对于确实无法月结且费用超过500元的现结运费，要求分公司填写《神舟电脑其他费用申请表》（见管理部《神舟电脑其他费用管理细则》）经分公司库管，财务，负责人共同确认后传真至管理部申请。
6.4 卖场日常费用

6.4.1卖场营销助理费用
A.分公司于节假日在卖场组织人员发放彩页、KT板巡游,安排的临促或帮忙人员等费用参照《神舟电脑营销费用管理细则》执行，费用与分公司营销助理同时申请，不再另外进行申请。
6.4.2卖场购置日常用品费用
A.费用项目：卖场进驻门店时购置电脑锁、插排、报警器等费用。
B.费用标准：
1)电脑锁，插排，报警器等日常用品由分公司根据实际需求，按以下费用标准直接购买，经分公司财务、负责人审核后，实报实销。
序号
类别
单位
价位（元）
备注
1
笔记本锁
1把
10

2
插排
1只
20

3
报警器
1只
10

4
光盘
1张
1

2)分公司卖场库管做好门店物品保管工作，财务做好帐务统计工作，并准确登记物品领用备查帐。
3)要求门店物品损坏需更新时要求以旧换新，收回旧的物品后财务方可准许其领用新的物品，对于因门店促销员保管不善造成损失的应由责任人承担。
6.4.3展柜费用：
A.展柜统一由分公司制作，原则上卖场展柜制作费用控制在500元/张以内，事前申请(见管理部《神舟电脑其他费用管理细则》《神舟电脑其他费用申请表》)、申请数量根据店面实际情况而定，费用超出部分不予报销。
B.款项要求由总部代付，制作完毕后凭照片，发票，批件按正常流程向总部请款。
C.卖场门店一般每年都至少一次进行重装开业，如对方要求店内的商家更换新的展柜，分公司需将旧展柜进行翻新后使用，节约费用。
6.4.4其他日常制作费用
A.卖场其他日常制作费用等参照《神舟电脑营销管理细则》。
6.5卖场差旅费用
6.5.1报销项目：卖场业务开拓外围门店、对外围门店进行盘点等发生的费用。
6.5.2报销原则：卖场业务出差到外围门店必须在当日返回分公司，原则上只报销发生的车费，卖场业务去门店盘点时发生的公交费用走备用金流程进行报销。
6.6卖场帐务处理
6.6.1卖场发票的申请邮寄
A．申请开票时间要求:苏宁卖场结算期为每月10号，20号和月底，结算单会在结算期5日后上传苏宁B2B系统（HTTP://B2B.CHINADQ.COM）。要求管理部卖场财务每月的15号，25号，次月的5号下班前将B2B上苏宁结算单下载打印，并复印三份。原件申请用印盖章后和发票一起寄回苏宁南京总部。邮寄地址：南京市江东门豪威工业园福真街78号；公司名称：苏宁电器南京结算中心；电话：[phone]-885081。三份复印件：一份和原件一起申请用印盖章寄给南京神舟作为苏宁南京备用；一份给税务部作为购销合同；一份用来对帐。每月的16号，26号，次月的6号前将所有发票申请完毕，苏宁结算单电子档发给税务部用来核对所申请的发票，结算单复印件送交税务部作为购销合同。
B．结算单开票回款备案:根据本期苏宁结算单登记本期开票金额，帐扣费用金额，实际回款金额，苏宁欠票情况。电子档发给税务部和经管本部。
C发票抽取上传:根据开好的发票统一进行抽取，上传B2B系统。登记发票代码、号码、金额、税额，开票日期，邮寄日期制作《发票邮寄信息表》，上载至B2B。
D发票邮寄时间要求:每月的18号，28号，次月的8号（法定节假日顺延）下班前将发票和盖章确认的结算单邮寄给南京苏宁总部。
6.7复核各自区域分公司对帐情况
6.7.1对帐时间要求
A.苏宁卖场结算期为每月10号，20号和月底。合同期内扣点为5％。结算单会在结算期的5日后上传苏宁B2B系统，要求分公司财务在每月17号，27号，次月的7号前将核对完毕的《卖场结算差异表》，《卖场结算差异附表》签字回传，电子档发给管理部卖场财务复核。管理部卖场财务在每月20号，30号，次月的10号前复核完毕，并将签字无误的《卖场结算差异表》，《卖场结算差异附表》整理汇总上报。针对差异部分要求分公司库管必须核查原因，对库存统一盘点，确保帐实一致后，将差异在下一个帐期前调整完毕。（如有特殊情况最迟可再延一个帐期即1-10号帐期的差异最迟要在该月底前调整完毕）。
B.国美，五星卖场对帐要求同苏宁卖场。结算期和扣点以合同为准。要求各分公司财务在取得结算单后当天将帐务核对完毕，将结算单传真至管理部，对帐表电子档发给该卖场专员进行复核。深圳可顺延1天。如果涉及合同外规定的帐扣费用要求分公司打批件申请，批准后当天申请开票。将对帐表电子档发给卖场专员汇总上报。针对差异部分要求同苏宁卖场。
6.7.2帐扣费用单据处理
A.卖场结算中会将一部分费用以及合同内正常扣点费用进行帐扣，导致我司开票金额与回款金额存在差异。差额部分对方卖场会开发票给我司。除苏宁外，要求其他分公司卖场财务在回款当天告知管理部卖场财务回款金额，备案记录。管理部卖场财务每月15号和月底制作《卖场回款进度表》并上报。另外，要求分公司在款到3日内将卖场当期应该给我司开具的发票连同转款确认函一并寄回管理部（除合同期内正常扣点费用外还要另附批件）。
6.8卖场合同管理:做好卖场合同管理，合同起始日期，保底任务，扣点，帐扣费用，质保金额等重要元素备案登记。
6.9 促销员工资的复核
A.要求分公司每月5号前将制作无误的《分公司促销员加班费统计表》电子档以及打印件签字确认后传给销售三部；销售三部在7号前统一交给管理部卖场专员复核。复核内容包括：销量，扣款以及实发费用的准确性。
7.卖场其他批件申请流程诠释
A.卖场机器特价申请，发送部门为销售三部和总经办。（批件传给销售三）
B.缓发促销员工资的发放申请，发送部门为销售三部和管理部。（批件传给销售三）
7.1重大事件及时上报。
7.2相关表单
R-03-GLB-017C《神舟电脑卖场门店装修申请表》
R-03-GLB-018C《神舟电脑卖场门店装修检查表》
R-03-GLB-019C《神舟电脑卖场活动费用申请表》
R-03-GLB-020C《卖场结算差异表》
R-03-GLB-021C《卖场结算差异附表》
R-03-GLB-022C《分公司促销员加班费统计表》
附表一
总裁批示
管理部存档
NO
非重大事件的报告和低于五千元费用的报销
NO
NO
NO
NO
重大事件的报告和高于一万元费用的报销
管理部负责人复核
分管总经理审核
内审专员审核
销售三部审核
分公司财务审核
分公司负责人
审核
分公司填写申请

神舟电脑卖场门店装修申请表
R-03-GLB-017C
分公司 填表日期： 年 月 日
门店名称

门店负责人

门店类型

上次整体装修时间

门店详细地址

门店联系电话

装修方负责人

联系电话

付款方式（总部代付）

装修面积（m2）

装修前销量（台/月）

装修后销量（台/月）

装修费用预算

预计装修时间
年 月
装修项目（门头、背景墙等）及其费用明细（按装修项目写明规格、数量、单价、金额）：

分公司经办人： 财务审核:
年 月 日
装修前将效果图发至管理部，审核通过后方可进行装修
分公司意见

销售三部意见

管理部审核

主管总经理审批

装修后将店面实物形象照片发至管理部、审批通过后方可报销
管理部意见

主管总经理审批

备注：虚报费用或先斩后奏且实际装修方案不符我司要求的一律不予报销；审批通过的申请表由财务统一保管并登记备查簿。

神舟电脑卖场门店装修检查表
R-03-GLB-018C
填表日期：2009年 月 日
所属分公司

卖场门店

装修时间

门店位置

　装修检查项目
与申请尺寸
与申请材料
视觉效果
包间式
1.门头
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
2.门柱
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
3.背景墙
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
5.海报板
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
6.其他
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
开放式
1.吊顶灯箱
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
2.背景墙
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
4.隔断
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
5.隔断上方灯箱
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
6.立式灯箱
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
7.其他
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
一面墙式
1.背景墙
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
3.背景墙上方灯箱
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
4.立式灯箱
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
5.其他
□相符 □不相符
□相符 □不相符
□好 □一般 □差
建议报销金额：

分公司经理： 财务审核： 经办人：

神舟电脑卖场活动费用申请表
R-03-GLB-019C
分公司 填表日期： 年 月 日
门店名称

门店负责人

活动主题

活动日期

活动详细地址

门店联系电话

付款方式（总部代付）

场地面积（m2）

活动前销量（台/月）

活动后销量（台/月）

总费用

活动形式

活动目的和费用明细：

分公司经办人： 财务审核:
年 月 日
活动前审核通过后方可进行操作
分公司意见

销售三部意见

管理部审核

分管总经理审批

活动后将店面活动照片发至管理部、审批通过后方可报销
管理部意见

主管总经理审批

备注：此表用于卖场各类促销费用的申请。
卖场结算差异表
R-03-GLB-020C

填表日期：2009年 月 日
分公司：
分公司代码:
帐期： 年 月 日 - 年 月 日
我司帐面余额

苏宁余额

我司调增项目
我司调减项目
苏宁上帐,我司未上帐
0
我司已上帐,苏宁未上帐
0
苏宁结算金额高于报表金额
0
苏宁结算金额低于报表金额
0
其他(尾数调整）
0
苏宁帐扣,我司未上帐费用
0

其他（尾数调整）
0
调增合计
0
调减合计
0
调整后我司帐面余额
(我司余额+调增项目-调减项目)
0

经理：
财务:
库管：

备注： 1.本表为截止至某一时点的差异总表，包括本期差异和前期未处理差异，详细差异明细见附表。
2.附表明细请详细填写，如涉及结算金额差异，请写明日期、型号、数量、苏宁结算金额、报表金额等详细信息。
3.其他调整事项里，正常情况下只允许尾数调整，如有特殊情况，请列明详细原因。

4.调整后我司账面余额应等于苏宁余额。

5.本期差异请在下一帐期结束前调整完毕，如有特殊原因不能及时调整，请以书面报告形式递交管理部，否则扣相关责任人管理奖一次。
6.苏宁余额为截至该结算期期苏宁尚未支付我司的已销售货款金额，即苏宁欠款。

卖场结算差异附表
R-03-GLB-021C

填表日期：2009年 月 日

分公司：

分公司代码：

截止 年 月 日应调整项目明细
1、调增项目
A、苏宁已上帐,我司未上帐金额
日期
(年/月/日)
型号
数量
单价
金额
门店
备注

小计
0

B、苏宁结算金额高于报表金额（要求报表销售金额与实际销售金额一致，涉及本处调整,业务扣款30）
日期
(年/月/日)
型号
数量
苏宁结
算价格
报表价格
多结金额
门店

小计
0

C、其他

小计
0

调增合计
0
2、调减项目
A、我司已上帐,苏宁未上帐
日期
(年/月/日)
型号
数量
单价
金额
门店
备注

小计
0

B、苏宁结算金额低于报表金额
日期
(年/月/日)
型号
数量
苏宁结
算价格
报表价格
少结金额
门店

小计
0.00

C、苏宁已帐扣，我司未上帐费用
日期
(年/月/日)
费用
订单号
费用
类别
费用产
生日期
金额
门店
备注

小计
0

D、其他

小计
0.00

调减合计
0.00

经理：

财务：

库管：

业务：

分公司促销员加班费统计表
填表日期：2009年 月 日
R-03-GLB-022C
编号
工号
姓名
分公司
岗位
门店
提成
奖励
应发费用
扣款
其他
实发费用
备注
30元/台
50元/台
合计D
D'
E=D+D'
F
G
H=E-F+G
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

合计

经理： 财务： 业务：