资料管理系统论文.doc

资料管理系统

摘 要
本论文以管理信息系统开发的原理,详细论述了宝冶机动分公司的资料管理信息系统的开发全过程以及各阶段的主要成果。论文共分成六个章节。
第一、二章节的系统分析和需求分析主要论述了开发本系统之前对用户业务活动的调查，及进行可行性分析并产生文件（包括本系统的组织机构图、业务流程图、数据流程图、数据词典等）。第三、四章的概要设计和详细设计主要是根据新系统的逻辑方案进行物理设计产生文档（主要有HIPO图、E－R图、代码设计、程序流程图等）。第五章的系统实施主要论述了程序编写，软、硬件的配置及系统的测试，维护等。
本论文采用了Visual Foxpro 6.0中文版编程。Visual Foxpro能够设计出良好的人机界面，使用户能够方便地操作系统。

目　录
摘要………………………………………………………………………1
引言………………………………………………………………………4
第一章 系统分析………………………………………………………..5
1.1系统的初步调查…………………………………………………..5
1.2系统的可行性研究………………………………………………..7
1.3系统的详细调查…………………………………………………..8
1.4新系统逻辑方案的提出…………………………………………..9
1.5项目开发计划……………………………………………………..9
第二章 需求分析……………………………………………………….10
2.1业务流程图……………………………………………………….10
2.2数据流程图……………………………………………………….13
2.3数据字典………………………………………………………….24
2.4代码设计………………………………………………………….31
第三章 概要设计……………………………………………………….34
3.1系统模块结构图设计(HIPO图)…………………………………34
3.2数据库概念设计………………………………………………….40
3.2.1实体关系图(E-R图)………………………………………..40
3.2.2实体和联系…………………………………………………43
第四章 详细设计……………………………………………………….44
4.1数据库的逻辑设计……………………………………………...44
4.2数据库的实现……………………………………………………45
4.3程序流程图……………………………………………………..46
4.4物理配置方案设计……………………………………………...49
4.5历史信息管理…………………………………………………...49
4.6人机界面设计…………………………………………………...49
4.6.1输入设计…………………………………………………..50
4.6.2输出设计…………………………………………………..52
第五章 系统实施………………………………………………………..54
5.1编程过程与特点………………………………………………..54
5.2系统测试………………………………………………………..55
5.2.1系统测试的原则………………………………………….55
5.2.2系统测试的方法………………………………………….55
5.3系统运行维护…………………………………………………..58
第六章 论文小结………………………………………………………..60
6.1系统的功能……………………………………………………..60
6.2系统的特点……………………………………………………..60
6.3系统评估与改进方向…………………………………………..61
6.4开发体会与收获………………………………………………..61
参考文献…………………………………………………………………62
附录1 系统使用说明书…………………………………………………63
附录2 部分程序代码……………………………………………………67

引 言
宝冶机动公司是宝冶总公司的一个子公司，它有四十年的历史。
其主要是机械动力安装及运输、机械设备租赁。其主要技术成分较
简单。
近几年来，随着市场经济的发展，市政建设项目的增多，机动
公司有了很大的发展，新增了设备、技术人员、以及一些辅助的资
料、图书。由于图书资料、读者增多，造成资料管理的工作量大，
重复量大，费时费力。资料文档管理易出现遗漏及错误。公司也认
识到了信息管理的重要性，决定在硬件方面给每位资料员配置一台
电脑，并组建全公司的局域网；在软件方面由于考虑到市场上出售
的资料信息管理系统的软件不但价格昂贵，而且并不能十分适当地
符合我公司管理工作的需要。经研究，公司决定自行开发一套适应
我公司信息管理需要的信息系统管理软件。侧重点先放在图书、资
料的编号及借还上，并根据需要增加采购、报废、出入库等功能，
从而形成一个比较完整的资料管理信息系统。

第一章 系统分析
系统分析是指在管理信息系统开发的生命期中系统分析阶段
的各项活动和方法，也指应用系统思想和系统科学的原理进行分
析工作的方法和技术。系统分析阶段的目标就是按系统规划所定
的某个开发项目范围明确系统开发的目标和用户的信息需求，提
出新系统逻辑方案。系统分析阶段的主要活动有：系统初步调查、
系统可行性研究、系统详细调查、新系统逻辑方案的提出。
1.1 系统的初步调查
系统初步调查是为了弄清原系统的基本情况和了解系统中信息处
理的概况。包括现有信息系统的组织机构，基本工作方式，工作
效率，可靠性，技术手段等。
　本系统的调查主要方式是与公司领导及相关的工作人员进行交流
勾通，了解本公司现行的管理模式。经过询问，查看等工作初步调
查公司的基本状况。
　现公司实行经理负责制，公司的各个方面活动均向经理负责。每个科室设一名科长，分管各科室的具体事宜，科长向经理负责。公司设财务科、劳资科、质量科、施工科、经办、计划科、资料室。劳资科分管工资、人事、培训。资料室主要分管资料、图书的借阅。组织机构状况可以通过组织机构图来反映，所谓组织机构图就是把组织分成若干部分，同时标明行政隶属关系。公司的组织机构图如图2――1。

23
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　7
机动公司总经理
资料室
财务科
出　纳
成　本
劳资科
工　资
人　事
培　训
质量科
安　全
生　产
施工科
经　办
企管办

机　房
行政事务部
计划科
统　计
预　算
工　会

1.2系统可行性研究
　可行性研究是系统分析阶段第二项活动。此活动的主要目标是：
进一步明确系统的目标，规模与功能。对系统开发背景、必要性
和意义进行调查分析并根据需要和可能提出拟定开发系统的初步
方案与计划。可行性研究是对系统进行全面，概要的分析。此项
活动开始时，要对初步调查的结果进行复审，重新明确问题，对
所提系统大致规模和目标及有关约束条件论证，并且提出系统的
逻辑模型和各种可能的方案，并对这些方案从以下三个方面认真
地进行研究，从而为确定系统开发项目的决策提供科学依据。
（1） 技术可行性：对现有技术进行评价，分析系统是否可以用现
有技术来实施以及技术发展对系统建设有什么影响。（2）经济可
行性：对组织的经济状况和投资能力进行分析，对系统建设、运行
和维护费用进行估算，对系统建成后可能取得的社会及经济效益进
行估计。（3）营运可能性：指系统对组织机构的影响，现有人员和
机构设施，环境等对系统的适应性以及进行人员培训补充计划的可
行性。
在系统初步调查的基础上，明确了公司存在的主要问题和建立
资料管理信息系统的初步设想。公司对该系统的基本要求是能够实
现编号、借阅、还书、报废等管理。
就技术可行性来说：公司拥有众多工作人员和一定数量的网络
管理员，具备了开发和维护的实力。且该系统所用的Visual Foxpro
是十分普及的软件开发工具，不存在太大的技术难度，因此开发和
维护该系统是可行的。
就经济可行性来说，由于公司本来就为工作人员配备了奔四电
脑，并组建了内部局域网，打印机等设备也有，因此硬件上是没有
问题的。而软件上由于是自己开发，所以开发及日后的维护费用并
不高，在经济条件方面也是允许的。
就营运可行性来说，该系统能够实现公司领导的要求，使公司
领导及各级工作人员能够及时、全面掌握资料的流动情况、报废情
况等，能够在很大程度上提高工作质量，工作效率。综上所述，证
明公司开发该系统是切实可行的。
1.3现行系统详细调查
在可行性研究的基础上进一步对现行系统进行全面、深入的调
查和分析，弄清楚现行系统的工作过程，发现其薄弱环节，找出要
解决问题的实质，确保新系统比原系统更有效。
通过和公司各级管理人员及资料员的交流，了解到原信息管理的主要方式是基于文本、表格等纸介质的手工处理，存在很多的问题：
1、 资料统计为手工进行。信息处理工作量很大，易出错且耗时。
2、 信息共享率低，大量重复劳动。
3、 纸张的保存不方便，容易丢失和破损。
4、 资料查询，统计不方便。
通过建立资料信息管理系统，使公司的管理工作规范化、
制度化和程序化，促进公司管理的基础工作，避免管理的随意
性，提高信息处理的速度和准确性，提高决策的水平。将常规
的工作交由计算机完成，提高工作效率。
1.4 新系统逻辑方案的提出
　这一阶段的主要目标是明确用户的信息需求，包括组织、发展、
改革的总信息需求和各级管理人员完成各自工作任务的信息需求，
确定新系统的逻辑功能，提出系统的逻辑方案。
　根据资料管理信息系统的特点和现状，系统开发的总目标是：力
求减少各级工作人员的手工作业，实现信息共享，减少重复劳动;为
公司提供数据依据；避免管理工作的随意性，提高信息处理的
速度的准确性。
1.5 项目开发计划
根据公司的现有资源，信息系统项目的开发包括系统分析、需
求分析、概要设计、详细设计、系统实现。

第二章 需求分析
需求分析是了解系统对需求和进行系统分析与设计的重要基础工作。主要方法是到现场去，通过座谈、询问、观察甚至参与管理活动，自上而下逐步细化地进行了解。经过多次座谈，了解整个公司的管理活动及对信息系统的需求，着手本系统的开发。
2.1 业务流程图
按照业务活动中信息流动过程，逐个地调查所有环节的处理业
务、处理内容、处理顺序和对处理时间的要求，弄清各个环节需要的信息内容、信息来源、流经去向、处理方法、计算方法、提供信息的时间和信息形态（报告、报单、表格地、屏幕显示）等。有关的调查情况可以用业务流程图表示，它是一种表明系统内各单位、人员之间的业务关系、作业顺序和管理活动的流程图。
现代机动公司的资料管理信息系统的需求分析主要是对整个公司的借阅活动进行分析。通过业务流程图描述资料管理业务活动，进行规范化说明。
业务流程图的符号说明：

系统中人员　　　系统外实体　　　　单据、报表、帐目

处　理　　　　　数据流向　　　　　存　储

本系统的业务流程图，如图2――1所示：

报表
登记
找到书
资料员
出库单

采购员
缺书通知单
查询
资料员
借阅书单
读者

报表
业务流程图
出库单
出库
资料员
同意报废
科长
记录单
版本太低
整理图书
资料员
入库单
登记入资料库
不延期
资料员
延期罚款
还书
读者
资料类库
入库单
编码
登记入资料库
资料员
验收
入库资料单
采购单汇总
采购员
登记
供应商
采购单
送书单
科长
统计报表
统计报表
统计员
数据存储
统计

图2――1是资料管理信息系统的业务流程图。流程的具体情况是：
1、对己有的图书和图纸以及采购的资料初编号，对报废的资料删除编号，经重新整理、查询、分类、编号形成基本报表。
2、读者要借阅图书，填写借阅书单给资料员，资料员查询。如有该图书，计算机打印出书单，资料员找到该书给读者；如没有该图书，看是否是借出去了，还是库存中没有该书，如果是后者，资料员列出缺书通知单，经科长同意，报给采购员。
3、采购员登记采购单并且汇总给供应商，供应商将送书单给采购员，采购员验收，并且图书入库。资料员登记入资料库并且给新书编码，入资料库。并且形成统计报表。
4、读者还书，资料员在计算机中调出借阅记录。如延期作相应处罚，然后登记入资料库，填写入库单，并且统计。
5、资料员整理图书，如版本太低，内容过时或有误，填写记录单，交给科长，科长同意报废，资料员填写出库单，报废图书出库。
并且形成统计报表。
　　2.2　数据流程图
为了建立一个满足用户需求的管理信息系统，系统分析人员应在深入调查、详细占有材料的基础上，集中分析管理活动中信息运动的规律和存在的问题，研究如何改善信息流的运动、满足用户管理决策活动中的信息需求。而为了用计算机对组织的信息进行控制，要对调查材料进行加工、提炼，抽出其中只反映系统中信息运动规律的部分，把用户的需求“翻译”成对信息处理功能的需求，以建立系统的逻辑模型。
用业务流程图描述管理业务虽然形象地表达了信息的流动和存储情况，但仍然没有完全脱离一些物质要素。也就是说，以上这些调查的结果，仅仅得到了现行系统的物理模型。为了用计算机对信息进行管理，还必须进一步舍去物质，抽象出信息流，详细调查数据及数据流程。
数据流程图是组织中信息运动的抽象，是管理信息系统逻辑模型的主要形式。这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它与对系统的物理描述无关，只是用一种图形及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能，即所开发的系统在管理信息处理方面要做什么。由于图形描述简明、清晰，不涉及到技术细节，所描述的内容是面向用户的，所以即使完全不懂信息技术的人员也容易理解。因此，数据流程图是系统分析人员与用户进行交流的有效手段，也是系统设计（即建立所开发的系统的物理模型）的主要依据之一。
数据流程图由四种基本成分组成：
1、外部项（外部实体）：外部项在数据流程图中表示所描述系
统的数据来源和去处的各种实体和工作环节。这些实体或环节
向系统发出或接收信息。
2、加工（数据加工）：又称数据处理逻辑，描述系统对信息进行处理的逻辑功能。
3、数据存储：逻辑意义上的数据存储环节，即系统信息处理功能需要的、不考虑存储物理介质和技术手段的数据存储环节。
4、数据流：与所描述系统信息处理功能有关的各类信息的载体，是各加工环节进行处理和输出的数据集合。在数据流程中数
据流用箭线表示，箭头指处表示数据流的去处，箭尾连接处表示数据流的来源。
数据流程图描述信息在系统中流动和处理的情况。在对资料管理信息系统调研阶段的业务流程图进行分析的基础上，从系统的科学性、管理的合理性、实际运行的可行性角度出发，将信息处理功能和彼此之间的联系自顶向下、逐层分解，从逻辑上精确地描述新系统应具有的数据加工功能、数据输入、数据输出、数据存储及数据来源和去向（外部项）。
　为提高系统开发的规范化程度，有必要给数据流图上的每个元素编上相应的编号，在编号前冠以字母，以此来区别不同的元素。
　F―――数据流　　D―――数据存储　　P―――处理
　数据流程图符号：

外部项　　　加　工　　　数据存储　　　　数据流
1、资料管理信息系统关联图
首先，根据业务流程图和调查资料，在分析资料管理信息系统的需求和总体情况的基础上，明确系统与外部实体的信息联系，划分系统边界，确定出系统的外部项，给出最高层的数据流程图――关联图。在关联图中，把资料管理信息系统当作一个数据加工项，着重描述系统与外部实体的联系。
资料管理信息系统关联图如下图2――2所示：
2、资料管理信息系统顶层图
顶层数据流程图确定系统的几个主要的综合性的逻辑功能。其中每个逻辑功能由一个数据加工描述。顶层图如下图2――3所示：

系　统　关　联　图
F1入库单
F2采购单
F3缺书通知单
F4出库单
F5统计报表
F6基本信息表
F7缺书登记报表
F8借阅书单
F9还书单
F10报废书单
F2F11
F1F4
上级部门　
F5F6F7F10
科　　长
F5F6F7
F10
F1F4
F18
F1F4F8F9F13
资料库
F2F3
F1F4
采购部
资料管理
工作部
系统顶层图
F11资料明细表　　　　　F15入录借阅数据　　F19存储量　　　　　　　　　　F23报废明细表　　F27入录入库数据
F12入录新增书的编号　　F16入录还书数据　　F20满足入库条件的入库单　　　F24入库明细表　　F28满足出库条件的出库单
F13资料明细表　　　　　F17有编号的明细表　F21满足采购条件的采购单　　　F25出库明细表　　F29入录出库数据
F14报废明细表　　　　　F18存储量明细表　　F22入录报废数据　　　　　　　F26入录采购数据　
F5F6F7F10
F1F4
资料库
F3
F21
F26
D5 采购文件
F2
F18
P6
采购管理
F2
F1F4
采购员
F11
F28
F20
F27
D3 入库文件
F29
D4 出库文件
F2F3
F1F4
P5
出入库管理
上级部门　
F5F6F7F10
科　长
F17
P4
报表生成
F23
F22
D2 报废文件
F18
F4
P3
报废管理
F28F20
F18
F8F9F13
借还管理
P2
D1 图书、图纸明细表
F24
F18
F1
P1
工作人员
编号管理
数据流程图第一层图――编号管理（工作人员）
F24
F18
F24
F24
D1图书、图纸明细表
F24
F20
P1.6
下发图纸编号
F11
上级部门
F20
P1.5
外购图书编号
F3
采购员
F19
D6.2下发图纸存储帐
F12
D1.2下发图纸文件
F12
D1.1外购图书采购文件
F19
D6.1外购图书存储帐
F18
P1.4
下发图纸查询
F1
P1.3
下发图纸单入录
F1
P1.2
外购图书单入录
P1.1
外购图书查询
工作人员
数据流程图第一层图――借还管理（工作人员）
F24F25
F24F25
F28F20
F28F20
P5.6
D1图书、图纸明细表
F15F16
处理借还图纸出入库数据
F15F16
P5.5
处理借还图书出入库数据
F15
D4.2借还图纸出入库登记文件
F8F9F13
P5.3
借还图纸出入库单入录
F15
D4.1借还图书出入库登记文件
F8F9F13
P5.2
借还图书出入库单入录
F19
D6.1借还图书存储帐
F19
D6.2借还图纸存储帐
F18
F18
P5.4
借还图纸出入库查询
P5.1
借还图书出入库查询
工作人员
数据流程图第一层图――报废管理（工作人员）
F30满足报废条件的报废单
F23
D1图书、图纸明细表
F18
F30
P7.2
处理报废数据
F22
F4
D5报废文件
P7.1
报废单录入
工作人员
F2F3
数据流程图第一层图――出入库管理（资料库）
F1F4
F1F4
F2
采购员
上级部门　
F24F25
F19
D6.2下发图纸存储帐
F20F28
P4.6
处理下发图纸出入库数据
F27F29
D4.2下发图纸出入库文件
F1F4
P4.3
下发图纸出入库单入录
F24F25
F19
D6.1外购图书存储帐
F20F28
P4.5
处理外购图书出入库数据
F27F29
D4.1外购图书出入库文件
F1F4
P4.2
外购图书出入库单入录
F5F6F7F10
P4.1
外购图书出入库查询
F5F6F7F10
P4.4
下发图纸出入库查询
资料库
数据流程图第一层图――采购管理（采购员）
F26
D3.2图纸采购文件
F18
P2.3
图纸采购单入录
F26
D3.1图书采购文件
F18
P2.2
图书采购单入录
图纸库存查询
F19
D6.2图纸存储帐
F2
P2.4
F19
D6.1外购图书存储帐
F2
P2.1
外购图书库存查询
采购员

3、资料管理信息系统分解图
顶层图可以进一步分解，其中某些或者所有的数据加工项可以分解为数个数据加工项，这样就形成第一层数据流程图。依次逐层向下分解扩展，直到最底层的数据流程图表示了所有具体的数据加工功能和输入输出关系。
图2－4图2－8给出了资料管理信息系统的第一层分解图，如上图示：
2.3　数据字典
在结构化分析中，数据字典的作用是给数据流图上每个成分以定义和说明。换句话说，数据流图上所有成分的定义和解释的文字集合就是数据词典。数据词典对数据流图的各种成分起注释、说明作用，给这些成分赋以实际的内容。除此之外，数据词典还要对系统分析中其他需要说明的问题进行定义和说明。
数据词典描述的主要内容有：数据流、数据元素、数据存储、加工、外部项，其中数据元素是组成数据流的基本成分。在系统分析中，数据词典起着重要的作用。它包含关于系统的详细信息。一般来说，系统分析人员把不便在数据流图上注明而对于系统分析应该获得、对整个系统开发以至将来系统运行与维护是必需的信息尽可能放入数据词典。除了上述有关成分的定义与解释之外，关于数据流与加工发生频率、出现的时间、高峰期与低谷期、加工的优先次序、加工周期及安全保密等方面的信息，在数据词典中都在有关成分的基本定义与说明后根据系统开发、维护和运行的需要加以说明。
限于篇幅的原因，本论文仅对数据流图上部分成分进行定义和说明，数据流以“缺书通知单”为例，数据元素以“图书代码”为例，数据存储以“D1图书、图纸明细表”为例，加工以“编号管理”、“借还管理”、“报废管理”、“出入库管理”、“采购管理”为例，外部项以“工作人员”为例。

　　　　　　　　　　　　　数据流
系统名：资料管理信息系统　　　　　　　　　　　编号：F3
条目名：缺书通知单　　　　　　　　　　　　　　别名：

来源：“出入库管理”加工P5　　　　　　　　去处：“采购员”外部项

数据流结构：
缺书通知单＝｛图书代码＋图纸代码＋作者＋订购日期＋订购数量｝缺的书

简要说明：经查询和读者要求由工作人员生成缺书通知单

　　　　　　　　　　　　　　　数据元素
系统名：资料管理信息系统　　　　　　　　　　　编号：
条目名：图书代码　　　　　　　　　　　　　　　别名：

属于数据流：　　　　　　　　　　　　　存储处：
图书信息、采购单、报废单、　　　　　　图书档案、明细表
出入库信息

数据元素值：
代码类型　　　　　　取值范围　　　　　　　　　　意义
字符　　　　　　　00010101－00990999　　　XXXX　XX　XX

（由数字组成的字符串）　　　　　　　　　　年号　　档号　编号

简要说明：每本图书一个图书代码，是图书的唯一识别码

　　　　　　　　　　　　数据存储
系统名：资料管理信息系统　　　　　　　　　　　编号：D1
条目名：图书、图纸明细表　　　　　　　　　　　别名：

存储组织：二维结构　记录数：根据图书图纸的数量　主关键字：图书图纸代
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　 码
辅关键字：名称

记录组成：
项 名：图书代码、图纸代码、图书名称、图纸名称、作者、出借标志
近似长度：固定
(字 节)

简要说明：用此存储图书图纸明细

　　　　　　　　　　　　　外部项
系统名：资料管理信息系统　　　　　　　　　　　编号：
条目名：工作人员　　　　　　　　　　　　　　 别名：

输入数据流：F8存储量明细 输出数据流：
F1入库单F4出库单F8借阅书单
F9还书单F13资料明细表

主要特征：提供图书、图纸明细，是否借还，是否购买，是否报废，
编号、姓名、性别、出生日期、学历、电话、地址

简要说明：经查询和读者要求由工作人员生成缺书通知单

　　　　　　　　　　　　　加 工
系统名：资料管理信息系统　　　　　　　　　　　编号：P2
条目名：借还管理　　　　　　　　　　　　　　 别名：

输入：F8借阅书单F9还书单 输出：F18存储量明细表
F13资料明细表

加工逻辑：通过输入借阅书单、还书单、资料明细表进行出入管理，生成存储
量明细表

简要说明：借还管理包括借还图书、图纸出入库单入录、查询、处理借还数据

　　　　　　　　　　　　　加 工
系统名：资料管理信息系统　　　　　　　　　　　编号：P1
条目名：编号管理　　　　　　　　　　　　　　 别名：

输入：F1入库单 输出：F18存储量明细表

加工逻辑：通过输入的入库单，查询，生成明细表，进行图书、图纸编号

简要说明：编号管理包括图书单、图纸单入录、查询、编号，生成明细表

　　　　　　　　　　　　　加 工
系统名：资料管理信息系统　　　　　　　　　　　编号：P5
条目名：出入库管理　　　　　　　　　　　　　 别名：

输入：F1入库单 输出：F2采购单F3缺书
F4出库单 通知单F29入录出入库数据

加工逻辑：通过输入入库单，出库单进行出入库管理，生成缺书通知单、采购单、出入库数据

简要说明：出入库管理包括图书、图纸出入库查询、出入库单入录、处理出入库数据，生成采购单、出库单

　　　　　　　　　　　　　加 工
系统名：资料管理信息系统　　　　　　　　　　　编号：P3
条目名：报废管理　　　　　　　　　　　　　　 别名：

输入：F4出库单 输出：F18存储量明细表

加工逻辑：通过输入出库单进行报废管理，生成存储量明细表

简要说明：报废管理包括报废单录入，处理报废数据，生成明细表

　　　　　　　　　　　　　加 工
系统名：资料管理信息系统　　　　　　　　　　　编号：P6
条目名：采购管理　　　　　　　　　　　　　 别名：

输入：F18存储量明细表 输出：F2采购单F26入录采购数据

加工逻辑：通过输入存储量明细表进行采购管理，生成采购单、入录采购数据

简要说明：采购管理包括图书、图纸库存查询、采购单入录、生成采购单

2.4　代码设计
目前的计算机还无法识别客观世界中的任何一种具体的事物，它只能识别ASCII（美国国家信息标准代码）字符集中的256个基本字符和数字。因此，计算机管理信息系统设计的基本前提条件是把管理对象数字化或字符化，这就是代码设计。
所谓代码，就是用来表征客观事物的实体类别，以及属性的一个或一组易于计算机识别和处理的特定符号或记号，它可以是字符、数字、某些特殊符号或它们的组合。
代码的作用：
1、标识作用：可用来标识和确定某个具体的对象，以便于计算机的识别。
2、统计和检索作用：当按对象的属性或类别进行编码时，易于优化对象的统计和检索。
3、对象状态的描述作用：可以用来标明事物所处的状态，便于对象的动态管理。
代码设计原则：
1、适应性：代码通常是由计算机进行存储和管理的数据，因此在设计时必须考虑要适应计算机的处理。
2、合理性：代码结构要与所描述的对象的分类体系相配。
3、简明性：代码的设计要尽可能简单、明了。
4、系统性：是指代码可分组，并有一定的分组规则，从而在整个系统中使代码具有通用性和一贯性。
5、稳定性：代码的定义和描述应具有相对稳定性，要避免过多的改动。
6、可扩充性:必须留有一定的后备余量，以适应发展的需要。
7、标准化：国际、国家和待业的有关标准是代码设计的重要依据，应尽量采用己标准化的编码。
8、便于识别和记忆：代码不仅要有逻辑含义，而且还应便于识别和记忆，对于一些容易混淆的字符和数据应少用。
代码的种类很多，根据教育单位的一些标准和上述规则，经过综合考虑，本资料管理信息系统中主要使用层次码和顺序码。顺序码指将顺序的自然数和字母赋予编码对象。层次码是按分类对象的从属、层次关系为排列顺序的一种代码。编码时，将代码分成若干层次级，并与分类对象的层次相对应，代码自左至右表示的层次由高到低，代码的左端为最高位层次代码，右端为最低层次代码。每个层次的代码采用顺序码。
1、读者的编码如下：
XXXX XXXX XX
参加工作年份 科室号 工号
2、图书的代码如下：
XX XXX
分类号 序号

3、采购员的编码如下：
XXXX XX
参加工作年份 工号

例如：197311表示1973年参加工作的11号采购员。
限于篇幅这里不再一一列举。

第三章　　概要设计
管理信息系统设计阶段的主要目的是将系统分析阶段所提出的反映了用户信息需求的系统逻辑方案转换成可以实施的基于计算机与通信系统的物理（技术）方案。这一阶段的主要任务是从管理信息系统的总体目标出发，根据系统分析阶段对系统的逻辑功能的要求，并考虑到经济、技术和运行环境等方面的条件，确定系统的总体结构和系统各组成部分的技术方案，合理选择计算机和通信的软、硬件设备，提出系统的实施计划，确保总体目标的实现。
系统设计的依据如下：
1）系统分析的成果。
2）现行计算机软硬件技术、数据库技术等。
3）现行的信息管理和信息技术的标准、规范等有关法律制度。
4）用户需求
5）系统运行环境
3.1　系统模块结构图设计
HIPO技术、即用图形的方式表达了一个系统的输入和输出功能，以及模块的层次。应用HIPO技术可以进行系统设计、评价，在系统实施之前加工和修改己设计的系统。HIPO图清晰易懂，可以使用户，管理人员和其他系统建设者很方便地理解系统的程序结构，也有利于程序的编写和系统的维护，HIPO技术包含两个方面的内容：
1、HIPO分层图。用此图表示自顶向下分解所得系统的模块结构层次结构。HIPO分层图用一个方块代表一个模块，方块内写出标识模块的处理功能或模块名。模块之间的调用关系用联结两模块的直线表示。采用自顶向下扩展的方法先画综合较强，层次较少的模块结构，再根据需要进一步扩充，直到每个模块的处理功能和规模符合系统分解的原则。
2、IPO图（输入――处理――输出图），此图描述分层图中一个模块的输入、输出和处理内容。
IPO图实际上是一张图形化的表格。它描述分层图中每一个模块的输入输出关系，处理内容，本模块的内部数据和模块间的调用关系，是系统设计的重要成果，是系统实施阶段编制程序设计任务书和进行程序设计的出发点和依据。限于篇幅这里只以资料管理HIPO图的树根模块、借还管理模块、树叶模块作为示例。
如下图为资料管理信息系统HIPO图
图3—2、3—3、3—4为IPO图

69 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　7
图3—1第一层HIPO图
数据备份
数据删除
数据恢复
系统维护
数据处理
密码设置
权限设置
关闭系统
报表生成
缺资料登记报表
基本信息报表
业务统计报表
采购管理
图纸采购单入录
图纸库存查询
外购图书采购单入录
外购图书库存查询
出入库管理
下发图纸出入库单入录
下发图纸出入库查询
外购图书出入库单入录
外购图书出入库查询
处理报废数据
报废单录入
报废管理
借还管理
借还图纸出入库单入录
借还图纸出入库查询
借还图书出入库单入录
借还图书出入库查询
编号管理
下发图纸编号
外购图书编号
下发图纸单入录
下发图纸查询
外购图书单入录
外购图书查询
资料管理信息系统

IPO图
系统名：资料管理信息系统 制图者：李建蓉
模块名：资料管理信息系统 日期：2004/4

资料管理信息系统顶层模块图
IPO图
系统名：资料管理信息系统
模块名：资料管理信息系统

备注：
内部数据元素：
处理内容：
如有新资料，则调用编号管理模块；如有借还，则调用借还管理模块；如有报废，则调用报废管理模块；如有出入库，则调用出入库管理模块；如有采购单，则调用采购管理模块；如有报表生成，则调用报表生成模块；如有系统维护，则调用系统维护模块。
输出：无
输入：无
由下列模块调用
上层模块无
调用下列模块：
编号管理、借还管理、报废管理、出入库管理、采购管理、报表生成、系统维护
资料管理信息系统借还管理模块图