办公室业务工作学习资料一.docx

办公室业务工作学习资料一
（桃花岛主编写）

2006年2月9日

目录
办公室主任的工作技巧 1
秘书工作艺术谈 10
办公室主任应具备的基本素质 15
办公室人员要具备的三个素质 21
办公室应做好的主要工作 23
办公室主任工作的几点思考 24
公文起草七戒 32
如何提高信息的质量? 37
述职报告四忌 39
养成良好习惯 提高工作效率 42
增强信息意识是做好信息工作的基本要求 44
搞好信息反馈要做到“三心” 47
利用信息技术提高办公室效率 48
提倡开短会、讲短话、写短文 49
秘书要有“十种精神” 50
公文语序安排的一般方法 53
办公室要加强沟通协调 56
办公室要在领导决策中的发挥作用 57
职场必须具备的五个C 59
强化十种意识 做好办公室工作 61
办公室主任的办事艺术 66

办公室主任的工作技巧
　　一、科学思维
　　正确的思想来自于实践。办公室主任要学会运用调查研究的方法，坚持实事求是的原则才能掌握科学的思维方式。这包括以下几个方面的具体内容。
　　⑴从实际出发思考问题。这是马克思主义最基本的观点，也是办公室主任科学思维的基础。无论是参与政务，协助领导决策，还是办理具体事务，办公室主任都应当立足现实，从本单位、本部门的实际善出发，创造性地执行中央的路线、方针、政策和上级有关的指示精神，从而达到主观与客观、理论与实践的辩证统一。
　　⑵系统思维方法。即用现代系统理论指导人们观察问题、分析问题的思维方法。现代系统理论特别强调事物的整体性，这种整体性认为世界上一切事物都是由各部分以特定结构组合的、具有特定功能的有机整体。整体与部分、部分与部分、整体与环境不可分离。整体的性质和规律，只存在于组成其各要素的相互联系、相互作用之中，各组成部分孤立状态的特征和活动的综合，并不能反映整体的特征和活动方式。这就要求办公室主任研究问题、处理工作时要把研究和工作对象如实地作为有机整体对待，从整体出发，从全局入手，把事物的各个部分、各个方面和各种因素有机地联系起来，加以综合、系统地考察，从整体和部分相互结合、相互依赖、相互制约、相互作用的关系中去揭示系统的特性和规律性。这也与辩证唯物主义者用联系的、发展的眼光看待事物的要求相吻合，否则难免导致顾此失彼、挂一漏万。
　　⑶用发展观点看待一切。任何事物都是处在一定的发生、发展和消亡的过程中，不变的事物是没有的。我们研究问题，要联系一定的历史条件，随着情况的发展而变化，不能固定一点，用永恒不变的模式去剪裁不断发展、变化的现实。用发展观点看待一切，就要求办公室主任要立足现实，着眼未来，要弄清各项重大工作的发展变化趋势，弄清哪些情况的出现是必然的，应该及时采取措施顺应和促成其发展；哪些是应该控制和可以避免的，才能使自己的工作处于主动，立于不败。
　　二、思想教育
　　重视对人的教育是中国传统文化的重要特点之一。思想教育和政治工作更是中国共产党在革命和建设事业中行之有效的方法。在新的历史条件下，办公室主任要善于采取灵活多样的形式，针对办公室工作的特点，富有成效地做好思想政治工作，激励全体工作人员的工作热情和献身精神，把大家的力量凝聚到建设社会主义现代化事业上来。思想政治工作方法内容很多，基本上可以概括为以下七个方面：
　　⑴正面教育，以理服人。它主要通过组织学习、作报告、开展各种宣传活动，正面地向群众进行理想纪律教育、形势任务教育、革命传统教育、社会主义民主与法制教育等等，从而提高群众的政治觉悟和思想水平，鼓舞和调动他们的工作积极性。
　　⑵重视个别工作，一把钥匙开一把锁。该方法的基本特点是：要在摸清对象的具体情况，掌握其个性特征的基础上，实事求是的予以科学分析，并提出相应的解决办法。
　　⑶思想教育与知识教育相结合。这种方法具有灵活多样、寓教于乐、寓教于“学”等特点，实践表明它受到比较广泛的赞誉和欢迎。在思想政治教育中，要充分运用丰富的知识内容，去启迪人们的心灵，使人们在接受教育过程中，同时得到知识启示、道德熏陶、艺术感染，从而达到思想教育与知识教育双丰收的结果。
　　⑷以诚相待，以情感人。同教育对象作知心朋友，与他们沟通，情感交流，是提高思想政治工作有效性的重要途径。为此，办公室主任要同工作人员打成一片，真心实意的作他们的知心朋友。要通过日常业务工作和各种活动，广泛开展谈心活动，随时掌握每个同志的思想情绪，推心置腹、有针对性的做好思想政治教育工作。
　　⑸树立榜样，典型示范。榜样的力量是无穷的。通过典型示范，根据各个不同历史时期党的路线、方针、政策以及思想政治教育的目的要求，尤其注意发掘员工自己身边的先进人物和事例，使思想政治教育的目标形象化、具体化，从而形成一个群众性的学先进、赶先进的热潮。
　　⑹扬善为主，激励上进。办公室主任要善于用于表扬和批评相结合的方法，要善于发现每个同志的长处，看到他们每一个哪怕是微小的进步，肯定其成绩，并善意的指出其工作上的不足，帮助他们改正缺点，纠正错误。特别是当有的同志在工作中出现漏洞时，要善于循循善诱的做好思想政治工作，帮助他们总结经验教训，切不可过多指责或求全责备，更不应讽刺挖苦，苛求他人，多做自我批评。
　　⑺关心群众生活，解决其实际困难。办公室主任要注意掌握和解决工作人员工作和生活上的实际困难，为他们更好的工作创造方便条件，解除其后顾之忧。要及时了解下属工作人员的心理状态和物质、精神需要，属于合理的要求而又能够解决的事情，应及时帮助解决；对于不合理的要求，或一时解决不了的事情，也应给予必要的解释和说明，求得理解和支持。
三、领导作风和艺术
办公室主任的领导作风，主要表现在处理事务过程中所具有的思想品德、知识素养、领导方式及经验风格。作为办公室主任应当突出注重实事求是、严于律己和民主作风。
　实事求是。这是马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论的精髓，是我们党一贯倡导的优良作风。实事求是的优良的作风，在办公室主任工作中具体表现出求实、求是、求真，一切按客观实际情况办事。无论是协助领导决策，还是办理具体事务，都要面向客观现实，一切从实际出发，按客观规律办事。这就要求办公室主任要少说空话、多办实事、不图虚名、不做表面文章，说老实话，办老实事，做老实人，不弄虚作假，不文过饰非，不欺上瞒下，不投机取巧，定计划、抓工作务求落实。同时应当不唯书，不唯上，正确对待上级指示。作为办公室主任对领导机关和领导同志的指示和决定，无疑应坚决执行，这是组织纪律性的表现；但是，在执行领导的指示和决定时，一定要结合本部门、本单位的实际情况，创造性地加以执行。这就要求把求实精神和革命胆略相结合。强调实事求是，不是听天由命，在客观情况面前无所作为；而是要勇于开阔、善于进取，把求实精神和革命胆略有机结合起来，这是现代领导者的特有品质。各级党政机关的办公室主任，尤其需要这些特殊品质和工作作风。只有这样，才能在自身工作中，破除迷信，解放思想，真正坚持实事求是的原则，严于律己。这是一种伟人的美德，也是一种合乎中国优秀传统文化的领导风范，即所谓的“修身齐家”。办公室主任或作为领导层的一员，或作为领导身边的“近臣”，更应当身体力行，做严于律己的楷模。要模范地遵守国家的政治法律，树立全心全意为人民服务的思想，除了制度和政策规定范围内的个人利益和工作职权外，不谋求任何私利和特权；要自觉遵守和维护党和国家的各项制度，识大体，顾大局，克己奉公，不做有损于全局的事；要坚持党性，反对派性，自觉地抵制各种腐朽思想的侵袭；要加强对子女和亲属的思想政治教育，教育他们遵纪守法，维护国家政策，为群众做出表率。在政务和事务处理过程中，分清公私，先公后私，公事公办，私事私办，尤其对混淆公私的所谓“公私兼顾”要力求避免，否则办公室主任难免被人视为“办私”。
　民主作风。这是群众路线在领导工作中的具体体现。办公室主任在工作中的民主作风主要表现在：
⑴密切联系群众，遇事同群众商量。办公室主任在工作中，要努力倾听群众的意见，切忌独断专行，偏听偏信。特别是协助领导作出重大的决策，或者与群众切身利益密切相关的事项，办公室主任更应当广泛听取各方面群众的意见，同群众做知心朋友，尽可能取得绝大多数群众的理解、同意和支持。领导做出决定以后，办公室主任还要深入群众，以便随时了解群众的各种反映，改进领导工作；同时还要采取各种适当方法向群众做宣传，把领导的决定化为群众的自觉行动。
　⑵要注意发挥群众的积极性。民主作风的本质，就在于调动、发挥群众的积极性。办公室主任，要对其下属的干部、群众的政治思想情况、业务能力、工作志趣、业余爱好以及家庭环境等情况尽可能的了解和熟悉，并在不违背国家政策和法律的情况下，尽可能帮助解决其工作、生活中遇到的各种问题和困难。同时，要在自己的职权范围内尽可能为本单位的干部、群众创造发挥能力和培养提高的机会。
　⑶妥善处理好民主与集中的关系。发扬民主作风，并不是不要集中，而是要坚持民主与集中的统一。办公室主任在处理民主与集中的关系问题上，要根据当时的形势和变化了的情况，对不同情况有所测重。比如，在领导决策前，要充分发扬民主，协助领导广泛收集同决策相关的各种情况和信息，然后进行充分的研究和论证，为领导提出可供选择的多种方案。在领导决策之后，办公室主任要通过调查研究，了解和掌握决策的贯彻执行情况，要强调集中统一，把领导的决定化为群众自觉的、统一的行动。
　办公室主任的领导艺术主要表现在科学管理和知人善任两个方面。作为领导进行科学管理，首先要把握全局，思维敏捷，然后善于权衡利弊轻重，还要有随机应变和果断决定的能力。而知人善任强调的是用人艺术。
　所谓把握全局，是要求办公室主任在工作安排上要深谋远虑，总揽全局，抓住要害，随机决断，把握工作的主动权。切忌工作中被庞杂的事物和头绪所缠绕，甚至一叶遮目，不见泰山，抓芝麻丢西瓜。这就要求办公室主任做到：
　⑴总揽全局抓大事。“不谋全局者，不足谋一域”。办公室主任要具有全局的、系统的观点，把本单位的中心工作同其他工作有机的结合起来，把办公室这一局部性工作与全局的总目标和发展趋势联系起来，把办公室当前的具体工作同全局整体发展规划联系起来。在抓办公室内各项具体工作时，也要从办公室的总体需要去考虑，防止顾此失彼，给整个工作带来被动。所以，办公室主任考虑室内一部分工作时，要顾及到另一部分；侧重抓一个方面是，要有利于、甚至少不影响另一方面的工作。这样方能达到“齐头并进，重点完成”的行政目标。
⑵立足当前谋长远。“不谋万世者，不足谋一时”。办公室主任工作同其他任何领导工作一样，从职能上讲具有超前性。这种超前性决定了办公室主任必须要有立足当前谋长远的预见未来的本领。发展的观点是唯物辩证法的基本观点之一。用发展的观点看待一切，就是要动态的分析问题，要立足当前谋长远。高水平的办公室主任，眼睛都不是只盯着现实，而总是像善弈者那样，注意多看几步棋。即使是富有领导经验的办公室主任，若预见未来的意识一旦减弱，其领导艺术的生命力就将开始衰退。一个办公室主任要使自己的智慧之树常青不谢，领导艺术之渠永不干涸，就应在面向未来中不断汲取“活水”。
　⑶见微知著抓本质。办公室主任要有细致的观察力，要对周围环境的变化和新事物、新情况、新问题有敏锐的感知力，并善于从细微处发现别人发现不了的东西，要从一点点“小苗头”及时感知并把握事物的本质。
　⑷随机应变决断。办公室主任工作必须迅速果断。对于看准了的事情，一定要争分夺秒，当机立断；对于一时还把握不了的事项，要多方面收集有关情况，权衡利弊，及时地作出处理决定，或提出可供选择的处理意见，供领导决断时参考。因此，办公室主任是否有工作的全局观念及整体把握，最终还在于能否随机决断，随机决断是驾驭全局的关键一环。
　办公室主任的领导艺术和管理水平集中表现在其用人艺术方面，这就要求他做到以下几个方面的工作。
　⑴选贤任能，知人善任。为政之本在于择人。办公室主任工作点多、面广、线长，尤其需要选贤任能，做到知人善任。选贤任能即是要按照德才兼备、任人唯贤的原则，把那些思想品质好、业务能力强、文化水平高、身体素质适宜且具有开拓精神和求实精神的同志选拔、安排到合适的岗位上去，力求使人员和任务相匹配。知人善任即是指要细心地考察干部，确切地了解员工，精心选派，合理使用，认真培养。
　⑵用人所长，扬长避短。任何一个人都有优点和缺点，不同类型的干部也有不同的专长和不足。对干部的考查、培养、、使用，一定要做到客观、公正、全面，要善于发挥下属的长处，调动广大干部、群众的积极性，用人所托，扬长避短，以便做到人尽其才，才尽其用。对于那些敢于直言，确有真才实学，但由于某些原因而受到人们误解而有争议的人物，办公室主任一定要力排众议，态度鲜明，给予有力的支持或举荐。
　⑶宽以待人，团结为重。人们在共同工作的相互交往中，对事物往往会有不同的看法，彼此间难免会发生矛盾冲突。作为一名办公室主任，就一定要胸怀宽阔，善于团结不同观点的人员一道工作，甚至团结那些反对过自己并被实践证明是犯了错误的人。在选人、用人问题上，要襟怀坦白，豁达开朗，宽以待人，善于律己，这样才能做好办公室主任工作。
　⑷合理授权，量才而行。用人之道在于授权。办公室主任要按照分工负责的原则，将重任委授于各个下属，让他们充分发挥其主动性和创造性，独立的完成各项工作任务。这样一方面可以让下属经受锻炼，增长才干；同时使自己有更多的经历和时间协助领导决策。

秘书工作艺术谈
　　秘书工作的艺术性，表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，要具备广博的科学知识，还要懂得一系列工作方法和工作艺术。其方法和艺术主要体现在“三服务”方面。那么，怎样表现秘书工作的艺术呢？
　　一、尊重而不奉承吹捧
　　理顺与领导的关系，是秘书工作者事事碰到，需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。
　　如果某项工作，正职（或常委会）决定由某一副职负责去抓，秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作，就直接对这位副职，不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报，或向其他副职沟通情况，那是负责这项工作的副职的责任。秘书如搞多头请示、汇报，就是多余，会把事情弄乱。
　　实践证明，多位领导者，就有多种个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处，逆着来往往会出问题。如内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务；外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作。对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立思考的时候，就不乱参谋了，否则，就会干扰他的思考。对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，发挥参谋和助手作用。
　　在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事；不能表现出靠近谁、疏远谁，听从谁、不听从谁的行为；更不能当甲领导面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。
　　二、主动而不越位脱轨
　　秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。
　　日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图。
　　三、服从而不盲从附和
　　秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导者的意图前进。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。分析有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对。
　　四、补台而不挖角拆台
　　秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。
　　五、沟通而不封闭堵塞
　　秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。
　　现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。
　　六、挡驾而不阻拦干涉
　挡驾的对象是找上门来的同志，其层次有别，事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和态度，它是秘书协助领导理顺工作，帮助下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。因此，挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就归哪里去办。大致有三种情况：一是属于领导审批和需要急办的事项，要立即协助来者找主管领导办理；如果领导不在一时又找不着，可将事留下，抽空再找领导，有了结果马上转告；二是属于职能部门管理的事项，协助来者找职能部门办理；三是涉及多方面的事项，应以开会方式解决为好，就建议领导主持开会，召集有关方面人员参加，统一安排布置，妥善处理。
　　挡驾工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵了。挡驾过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气；但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。
　　七、分工而不分家自立
　　办公室的工作是个整体，有几个科室。有多个秘书。科室之间、秘书之间一般都有分工，这对加强责任心减少扯皮和无人负责现象是非常必要的。但在实际的工作中也往往出现“各吹各的号、各唱各的调”的现象，不利于办公室发挥合力作用。因此，必须明确，分工是各有侧重，不是分家自立。办公室是个不管部，许多交不到具体部门承办的事情，都可交到办公室去办。秘书碰上了就不能说不管，管了之后再沟通、协调、解决。

办公室主任应具备的基本素质
办公室主任是一个比较特殊的工作岗位，需要具有的特殊能力，具体地讲就是忠诚可靠、公道正派、清正廉洁、甘于奉献、知识全面、业务精湛。
　　一、要有高超的处世能力
一是要处事豁达，不要求全责备、斤斤计较。上下之间、部门之间在日常工作中不可能没有矛盾，正是因为工作中有这样那样的矛盾和问题，才需要我们去协调、去处理，在矛盾运动中将事物推向前进。但是，我们在协调、处理各类工作矛盾、问题时，一定要相互理解，相互支持，换位思考，求同存异，抓主要矛盾，不在非原则问题上较真，不在细微末节上纠缠。
二是处事谨慎，不要随心所欲、粗心大意。处事谨慎不是谨小慎微、胆小怕事，而是要严谨、慎行。开会发言、汇报工作、处理公文、接待来访、现场处理协调问题，是办公室工作人员的经常性工作，说话办事一定要言之有据、行之有序、动之有规。切忌口无遮掩、随意表态，东一榔头西一棒子，把事情搅得乱七八糟。
三是待人真诚，不要欺上瞒下、互不信任。诚信是中华民族传统美德，是走向世界的"绿卡"，是我们为人处事的基本准则。上下之间、部门之间、同事之间都要讲真诚，既不能欺骗上级部门和领导，更也不能愚弄基层和群众。为人处事一定要真心换真心，诚心换诚心，切忌互不信任、互相猜忌。要传达真实意图，反馈真实情况，把问题讲清、把原因讲透、把办法讲实，千万不要弄虚做假，反馈假情况、反映假民意，干扰领导决策。
　　二、要有一个聪慧的头脑
　　一是坚定的政治头脑。办公室的工作涉及到的每一个方面，政治性都很强。在很大程度上，代表着一个部门的主张，反映着本部门的形象，连接着单位和职工的切身利益。办公室的干部必须对党忠诚，对事关政治性的问题，善于从政治上观察、分析和处理问题，在大是大非面前头脑清醒，旗帜鲜明，立场坚定，不随波逐流、人云亦云。
　　二是丰实的理论头脑。一个人的理论素养越高，预测、把握和解决问题的能力就越强。办公室的干部，必须善始善终地把学习放在第一位，扎实、认真地学习马列主义、毛泽东思想，特别是邓小平理论和江总书记"三个代表"重要思想。同时还要多读一些经济、法律、科技、文史等方面的书籍，扩展知识领域，更新知识结构，提高分析、解决问题的能力。在理论提高的过程中，既要注意知识的全面性，又要讲求学习的系统性，还要注重学用的针对性，做到在学习理论上"学精管用"、务求实效。
　　三是辩证的思维头脑。随着地方机构改革的深入和社会生活的变化，人们的思维方式和价值取向正在经历一场变革，办公室干部应在这场变革中走在前面。这就要求我们观察问题要多视角、研究问题要多方位、解决问题要多方法。要注意思维的超前性。比如，当问题还处于苗头的时候，就能捕捉它；当认识还处在感性阶段的时候，就开始作理性的思考和回答；对前人和别人没有研究的问题，着手研究它，从而找出规律性的东西，对面上的工作给予及时指导，这是争取工作主动所必须的。
　　四是求实的科学头脑。实事求是是我们的一大工作作风，也是党性的具体要求，是职业道德，也是工作纪律。每个干部想问题、提建议、当参谋、写文章、办事情，都要符合客观实际。切实做到一是一、二是二，不夸大、不缩小，真实地反映客观事物的本来面目，包括向领导反映情况，决不能"想当然"、乱揣摩。
　　五是精明的效益头脑。要树立说错话、办错事、出歪招是一种浪费、一种过失的观念。在工作措施上，要以最少的投入争取最好的效果，用最短的时间做更多的事情。在工作运作中，要讲效率、科学有序、操作规范、线条清楚。在工作效果上，要多出精品、减少次品、防止废品、禁止"毒"品。
　　三、要有一套过硬的功夫
　　一是勤奋好学的功夫。在任何时候都应该有一种紧迫感和饥饿感，对知识永远保持一种旺盛的好奇心、新鲜感和求知欲。要养成一种坐得下来、静得下心、钻得进去的学习习惯，在办公室里，要看一看放在办公桌上的书翻过没有；回到家里，想一想书柜里书读了多少本；在外出的路上，查一查你的旅行包里带上书没有，做到终生与书为伴。
　　二是深入实践的功夫。办公室主任的工作思路、工作点子、工作实绩从哪里来？从根本上说，来源于生活、来源于时代、来源于实践。离开基层，脱离群众，领导机关就会成为空中楼阁；离开实际，领导干部就会成为"睁眼瞎"；离开实践，办公室工作就会成为无源之水、无本之木。因此，办公室的所有干部要深入到经济建设主战场和改革开放的最前沿，脚踏实地的深入到最基层的工人、农民、知识分子中去，与方方面面的同志交朋友，建立工作友情，不放过每一个调查对象、线索、数据、情节，做到"打破沙锅问到底"，"不到黄河不死心"，真正从实践中获取新知，收到实效。
　　三是善于领悟的功夫。办公室的工作是与人打交道的，是机关的窗口和纽带，如果对来自基层的反映和群众的呼声缺乏领悟，是绝对做不好工作的。当然，好的悟性是一个日积月累的过程，可在与领导和同事的接触中把握他们的工作习惯、思维方式和活动规律；在接受任务时，充分听取要求和主张，尽可能地准确理解和把握领导的意图和基层的反映，做到准确，有原则性；严谨，有逻辑性；独到，有精辟性。
　　四是精于表达的功夫。口头表达和书面表达能力，是机关干部的基本功。特别是文字水平，是一个工作人员素质的综合反映，是办公室工作人员的最基本要求。那种视写文章的干部不值钱，或害怕写文章的现象，是不行的。办公室干部首先要会写会议材料和领导讲话。一篇好材料要经过调研、加工、提炼、归纳、总结、演绎等复杂过程，使文章具有"真、实、准、启"的特点，让大家听后或看后能受到教育和启迪。"说"和"写"同样重要，办公室的干部都要加强锻炼，力求做到精雕细刻、千锤百炼，工作上人人都能"打通关"，个个都是"多面手"。
　　四、要有一种高尚的人格魅力
　　要扎扎实实做事、堂堂正正做人，能挡住诱惑、守住节操、战胜邪恶、超越自我。
　　一是对事业有春天般的热情。办公室是一个单位的重要办事部门，也是一个出成果、出人才的岗位。既然有幸走上这个岗位，就要义无反顾地投入春天般的热情，爱岗敬业，任劳任怨，执着地追寻它，尽力地干好它。只要我们每一位干部把每一件工作当成一种事业去追求，把领导和群众交办的每一件小事作为一项任务去完成，就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报，我们的精神境界就会得到升华，人生价值就会得到实现。
　　二是对他人有大海一样的胸怀。做好办公室工作离不开方方面面的配合与支持。对人虚怀若谷、宽厚容人，就会走出世俗，接近崇高。这是办公室干部的美德。俗话说："有容乃大，无欲则刚"，我们要容人胜己，不嫉贤妒能，甘为他人做嫁衣、作铺垫。要容人直言，不忌恨在心；要助人为乐，不袖手旁观；要把别人的工作当作自己的工作，以主人翁姿态提建议，当参谋；把别人的困难当作自己的困难，以"甘为人梯"的风格送温暖、献爱心。只有这样，才能赢得更多同志对我们工作的支持与合作，别人和社会就会抬举你，你工作的环境也才会更加宽松、和谐。
　　三是对名利象湖水那样平静。在办公室工作的干部，要努力做到不为名所累、不为利所缚、不为欲所惑，不同别人计较享受的条件和优势，要经得住诱惑，守得住清贫，不把以权谋私看作本事，不把追求低级趣味视为潇洒，在任何情况下，对待名利始终保持一颗平常心。因为把名利看得太重，就会形成一种包袱和压力，永无满足，对名利的欲望过多，必然欲壑难填，不能自己，最终失去同志，有损尊严，甚至贻误事业，断送前程。只有把名利看得淡一些，把事业看得重一些，才能摆脱因个人私欲难以满足所带来的苦恼，从中使我们的情操得到陶冶，心灵得到净化。
　　四是对自己像旁观者一样清醒。能不能知己所长、知己所短，是衡量办公室干部是否成熟的重要标志。知己所长，是要保持一种乐观向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不断反省自我，扬长避短，取长补短。取得成绩时，既感到自慰，又肯定大家的作用；受到批评时，既要有自责的勇气，又要及时改正缺点。在这一点上，不妨学一学古人：唐太宗李世民以人为镜，纳谏魏征，成为一代明君。在现实生活中，知"长"易而知"短"难，学他人之长易，改自己之短难。要做到知已所短，就要跳出自我，以高标准的要求、以他人的视角、以历史的观点，严格甚至苛刻的透视自己，发现不足，战胜自我。

办公室人员要具备的三个素质
一是敬业奉献，具有较高的政治素质。办公室工作政治性强，办公室人员必须讲政治，要树立“办公室工作无小事”的思想。办公室的同志头脑要清醒，思想要敏锐，作风要严谨，工作要得力。要严格遵守纪律，做到令行禁止，带头维护机关形象，以高度的政治责任感，严肃认真地做好各项工作。要坚定理想信念，善于从政治上正确认识和判断形势，顾全大局，严格要求自己，坚定不移地贯彻执行党的路线、方针、政策，在思想上、政治上、行动上与党中央保持高度一致。要讲正气，坚持原则，求真务实，言行一致，说老实话，办老实事，做老实人。总之，立党为公，执政为民，要体现在办公室发挥参谋助手作用、办文办事、接待群众等实际工作中。
二是勤学苦练，具有较高的文字水平。邓小平同志说过：“用笔领导是领导的主要方法。”办公室工作更离不开文字，文字能力是办公室人员的基本功。文如其人，文章是作者思想、知识和能力的综合体现，要提高文字水平，首先要广泛学习各种知识，全面提高自身素养，做到理论功底扎实，文化知识基础宽厚，精通本职业务，一专多能。在学习的同时，还要深入基层，调查研究，这就是古人说的“读万卷书，行万里路”。提高文字能力，要下苦功夫。毛泽东说过“我看重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以删改，然后发表。”可见文章是写出来的，更是改出来的。一篇文稿从起草到定稿，都要经过领导层层把关、修改，征求多方面的意见，特别是基层的意见，有心人要善于从中学习，不断提高自己的文字能力。
三是服务全局，具备较高的组织协调能力。办公室是综合处室，需要经常、大量、直接地协调各种关系。这就要求办公室工作人员做到眼勤、手勤、腿勤、嘴勤、脑勤，公平和大度，熟悉各科室和有关单位工作的性质、任务、特点和规律，把握轻重缓急，掌握公关技能，掌握协调的艺术和方法，既要有原则性又要有灵活性，要能够理顺各方面的关系，化解各方面的矛盾，处理好各方面的问题。通过协调，保证领导决策实施，力争上下左右满意，促进工作正常运转，提高工作效率。

办公室应做好的主要工作
一要充分发挥好参谋作用。办公室是一个机关的综合处室。当好参谋，是办公室的首要任务。办公室的同志要树立全局观念，把人口和计划生育工作放在经济社会发展全局之中去研究，出大主意，谋大项目。目前，人口与计划生育工作的外部环境和内在要求已经发生了显著变化，原有的计划生育工作管理体制、管理手段的局限和不适应性日益明显。如何稳定低生育水平、治理出生性别比？如何加强对流动人口、迁移人口和特殊人群的计划生育管理？如何建设工作新机制？这些问题都需要认真研究，超前谋划，想领导之所想，参领导之所需，谋领导之所求，开拓进取，充分发挥主观能动性，增强工作预见性，力求想在领导之先。总之，办公室要成为领导合格的“参谋部”，办公室主任要当好“参谋长”。
二是认真开展调查研究。要当好参谋，辅助决策，就要注重调查研究。需要研究的题目很多，如知情选择后节育措施构成怎样，无外生、超生了，计生经费如何落实，计生行政成本研究等，多搞一些调研。
三是进一步加强政务信息工作。要站在全局的高度，围绕中心工作，特别是要紧扣计划生育工作改革和发展的主题，围绕领导关注的重点，突出信息的前瞻性、指导性。围绕影响人口和计划生育工作水平提高的难点和涉及广大群众切身利益的热点问题，提高信息工作的针对性。要善于捕捉基层创造的符合改革方向的新模式，特别是要敢于上报对工作存在潜在影响的苗头性问题和对全局工作有警示作用的负面信息。今后要进一步加强信息工作目标管理并改进考评办法，要由注重数量逐步向注重质量转变，对调研报告特别是报忧信息要加大分值，对引起领导重视、各地反响比较大的稿件及时通报表扬。实行信息工作加分制。
四是加强督促检查工作。抓工作落实也是一种创造。领导决策能否全面落实，在很大程度上决定于督查能否真正到位。办公室不但要在领导决策前搞好调查研究，提出预案，当好参谋，更为重要的是要做好决策实施的督促检查，掌握决策的落实情况。领导作出重大决策后，要主动开展督查，及时发现、解决问题，确保决策和工作部署全方位落实。我们工作中存在重部署、轻督查倾向，习惯于以会议落实会议，以文件落实文件，以讲话落实讲话。讲话、文件发出后，有的地方层层照转，不结合实际，不提出具体措施。开了会，发了文，领导讲了话，就算万事大吉了，具体工作怎么落实无人过问。要改变这种状况，就必须加强督查工作。要健全督查制度，规范督查程序，明确督查责任，严肃督查纪律，做到事事有着落，件件有回音。

办公室主任工作的几点思考
新时代的办公室工作对办公室主任有着更高的期许和要求：当好助手、搞好协调、做好服务。当好助手就是紧紧围绕中心工作和工作重点出主意、当参谋、抓落实；搞好协调就是积极发挥综合协调作用，促进工作的和谐互补；做好服务就是全心全意为领导、部门、群众提供优质服务。为此，无论处理什么工作，都要从大局出发，思路清楚、目标明确，措施到位，效果明显，这就要求工作人员要掌握办公室工作的艺术。
一、注重学习，不断提高自身素质
办公室工作事小责任大，每件事情都包含着很多学问。要始终把理论学习和业务学习摆在首位，不论工作多忙，情况多么特殊，都要尽可能利用工作之余、假期之时、休闲之暇，读一两个小时的书，数年如一日，不断加强政治理论和业务知识学习，提高自身素质和工作能力。工作中更要始终坚持以邓小平理论、“三个代表”重要思想为指导，坚持四项基本原则，拥护改革开放，注重思想修养和党性锻炼，树立正确的世界观、人生观和价值观。处事严谨，办事稳妥，公道正派，清正廉洁。团结同志，虚心好学，注重向书本、向有经验的人、向基层群众学习，向实践学习，边工作边学习，促进知识积累和经验积累，努力提高在实际工作中分析问题、解决问题的能力，努力提高“三种水平”，即提高政策水平，把各项政策弄懂弄透，在工作中自觉贯彻执行，增加工作的系统性、科学性、预见性和创造性；提高决策水平，紧紧围绕中心工作，善于从全局分析、处理各类矛盾和问题；提高综合水平，增强综合协调能力，承办专项具体工作和实施管理能力，特殊环境下的协调及重要会议组织能力、起草公文和发文审核把关能力、调查研究能力等。通过深入学习党的理论政策、法规制度和业务知识，“博采众人之长”，提高业务和工作水平，努力使自己在学习上有新进步，在做人上有新境界，在做事上有新成就，在清正廉洁上有新形象，做一名人格好、素质好、形象好，具有亲和力、感召力、影响力、凝聚力的学习性、思考型、创新型、民主型、实干型干部。
二、转变作风，切实提高服务质量
增强服务意识，转变工作作风，提高服务质量，树立良好形象，是办公室人员的必修课。作一天和尚也要撞一天钟，办公室主任更应始终以单位的建设和发展为目标，以提高工作质量和服务水平为起点，不断增强服务意识，转变工作作风，尤其要从细处下功夫。如要积极做好信息调研工作，为领导决策提供优质服务，就需要经常深入到基层和群众中，了解和掌握基层各项工作的进展情况，及时向领导反馈基层工作中存在的困难和群众反映强烈的问题，加强联系和沟通。围绕单位的重要工作、重大事项和上级部门的信息需求，积极主动地收集和上报深层的综合性信息和调研报告；不断健全和强化信息网络，完善工作制度；经常深入到各部门、各单位开展调查研究，有针对性地收集各方面的意见、建议和反映，为领导的决策提供有价值的参考和超前性的服务。
三、督促落实，做到事事有着落
督促工作，落实责任是办公室工作的重要职责。在实际工作中，要根据领导的重大决策和重要工作部署，明确督查任务，精心组织协调，分阶段、有重点地进行督促检查，全面准确地了解和反映领导决策的落实情况，善于发现和敢于反映工作中存在的突出问题，帮助基层解决实际困