秘书培训-.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,秘书培训,一名出色的秘书,具有良好的专业技能,提高公司的工作效率,减轻领导的工作负荷,享受更多的工作乐趣,秘书的日常工作职责,接待来访客人,文档资料管理,起草或协助起草各类文件,帮助领导安排工作行程，并及时记录和提醒,各种会务安排及会议记录,处理往来信函和传真,领导和部门同事出差安排,督导各项业务的执行和各项决定的执行,秘书的素质,保守机密,良好的文字处理能力,时间管理,个人形象,主动性和可靠性,准确,随机应变,认同不同个性,冷静处事,秘书的重要性,现今社会,一名出色的秘书不再仅限于做领导的助手,而是已经承担着一个部门沟通、协调的任务，成为整个机构中不可缺少的角色。,保守机密,Secret Secretary(,保守机密的人）,不向任何人透露所见所闻的公司机密信息：如财务报表、人事变动、内部策略、销售数据等,包括自己的家人和朋友。,良好的文字处理能力,熟练使用电脑,掌握办公文字应用软件：,Word,、,Excel,、,Powerpoint,中、英文文字使用能力,熟悉各种办公文案格式,时间管理,你一直都觉得很忙吗？,你能在被要求的时间内准时完成工作吗？,你怎样去处理紧急与重要的事情？,个人形象,员工所制造的印象就是公司的广告,外人会从雇员的表现对机构下判断,每个人只有一次机会给人第一印象,个人形象内容：容貌、声音、衣着、动作、表情,主动性和可靠性,主动完善与工作相关的各种技能：如电脑、速记、写作等,主动承担更多的工作责任,不断寻求更有效的工作方法,面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解决方案,把自己的时间、想法和精力贡献给团队,准确无误,我们工作的准确性会影响：,工作的进程,领导对我们工作能力的评估,领导和同事的信任,工作效率,随机应变,寻找不同的方法去适应成长中的变化,不断改进个人的工作习惯以适应工作需要,对不期而至的改变要有充分的思想准备,认同不同个性,学会与各种个性的人打交道,尊重他人的观点及工作态度,与人和睦相处,不要对别人要求苛刻,容忍别人的不足,处事原则,始终保持平和的心态,勇于面对困难和挫折,从不以喜、恶示人,乐于助人,一件事情有始有终,跟综事件的进程和结果,你想成为怎样的秘书？,A,、,“,打印这个文件,”,、,“,复印那个文件,”,、,“,把这些文件存档,”,；,B,、,“,这个文件要打印吗？,”“,需要我去复印吗？,”“,需要我去复印吗？,”,C,、,“,我准备去打印这个文件,”,、,“,我要改变这种存档方式,”,D,、她已完全知道怎样安排自己的工作，领导已 不用去过问她的工作细节,E,、她已成为领导的得力助手，能帮助领导管理好一切,“,后勤,”,支持工作,秘书工作服饰规范,服装质地要更讲究,款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦,更多地选择职业裙装,服装色彩不能太艳,上下班服装有别,袜子的搭配要注意颜色,避免平底和超高跟鞋,秘书工作形象,必要的化妆,化妆的高明与否会直接影响外界对你的评价,学会微笑,秘书举止规范,站立,行走,就座,回头,下蹲,见面,握手,介绍,交谈,处理往来信函,注意事项：,-,将每天收到的传真、信件和内部文件按重要和紧急性分类呈送给领导,-,所有往来信函除机密信件外，应大致了解内容，并提醒领导及时回复,待客礼仪规范,仪容整洁，并先整理好接待环境和接待用品,重要客人应提前在门外迎接,介绍和名片的使用,引导客人就座,茶、水,接待客人时，不要经常看手表,当客人起身告辞时，再起身相送,送客送到电梯口或大门口，代按电梯，,电梯关闭或客户上车后再离开,会议安排,会议前的准备：,-,会议日程表,-,场地的勘查和准备,-,准备会议所需一切设备与物品：,文具、白板、白纸、笔、投影系统、音响系统。多备一些会议日程表，如是月,/,季的会议，应备有上次会议记录,-,来宾签到处的安排,会议安排,会议日程表：,-,会议的日期、地点、目的和内容，必要的地方还要有文字说明,-,会议涉及的讲座和发言内容需在日程表中列明,-,有时需将与会人的名单列于日程表中,-,会议日程表应于开会前两周通知让与会者有充分的时间准备,-,如是公开报名性质的会议，除将日程表发送外，应同时附有报名表或回执,会议安排,会议中：,-,提前到达开会现场，仔细检查是否按计划准备好,-,检查现场投影、麦克风效果,-,照顾签到处客人入座，并确保提供客人饮用水,-,带好开会所需的文件，当需要时及时提供,-,做好会议记录,-,协调开会时可能发生的紧急事件,会议安排,会议结束后：,-,检查现场，确保公司的财产和物品都带回公司,-,准备会议记录，并将由领导签字认可的会议记录发送给有关人员,-,将开会所用任何文件及资料存档，方便以后查询,文档资料管理,文件夹：,-,普通型（厚,/,薄）：对每个文件夹名略作注释,-,悬挂式文件夹,首先应与你的领导商量选用哪种文件夹存档,出差安排,机票预定,-,联系订票点预定最佳路线及价格的机票,-,与领导确定一个后备的订票时间，以防第一选择时间的机票已满,-,特价机票的限制条件要告诉你的领导和同事，在得到确认后再出票,-,如果是出国旅行，切记时间差问题,-,在行程确定的最后一刻出票，以防行程改变,-,拿到机票后，仔细核对航班号、姓名及舱位情况,出差安排,提醒领导勿忘应带的物品：,-,身份证件,-,入住酒店的名称及地址,-,使用的的各类文件资料,如何与你的领导及同事相处,成功秘书的共同优点：,-,知道如何将对立转为合作,-,永远知道自己的领导和同事下一步需要什么，将要做什么,-,合理安排时间，懂得轻重缓急处理领导或同事交待的工作,-,会控制自己的情绪，在工作时间内永远保持专业的形象,与领导相处,了解你的领导,与领导沟通他的期望,每天工作前，与你的领导碰个头,常向领导征求意见和对你工作的评价,如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效防止你做错事的好方法,与其他主管和同事,当你同时支持两个或以上人（部门）时，可以遵循以下原则做好你的工作：,-,自己的领导优先,-,先来后到原则,-,共同商量,-,良好的沟通永远是第一的,-,工作安排和工作计划表,用适合的方式表示,“,拒绝,”,仔细听清对方的请求，并表示同情和理解,讲明原因，说出不能立即去做的理由,为对方出主意，找到其它解决办法,永远不说,“,不,”,Question,你需要与你的领导讨论以下这些问题,有关电话,：,-,当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？,-,当领导外出时，有客户因急事找他,/,她，你可以将他的联络电话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？,Question,有关时间安排,：,-,谁来安排领导的工作时间表,-,如果你的领导自己安排他,/,她的工作时间表，,请他,/,她给你一个复印件，以便了解你领导的,工作行程,-,每天花一些时间确认领导的时间表,-,事先将你的休假和不在办公室的时间告诉你的,领导，并提前做好安排,时间管理办法,列出当天必须完成的每一项工作,排出每项工作的优先顺序,每项工作争取一次性处理完毕,每天中午将已完成的工作从,“,to-do-list,”,划去，看余下的工作是否可以做完,寻求伙伴、分工合作,有效地委托给别人,多问问自己，,“,我这样安排时间合理吗？,”,发现问题及时调整,时间管理,紧急,重要,A,B,C,D,时间管理的,“,黄金法则,”,了解时间的价值,设定每一天的工作目标,个人的长、短期目标,列出,“,to-do-list,”,合理分配每天的时间,随机应变,学会,“,拒绝,”,做好工作计划,不要吹毛求疵,请求帮助,个人发展,职业技能,+,积极的工作态度,积极的态度包括：,承担责任,乐于助人,积极主动,擅于沟通,渴望学习,接受挑战,个人发展,了解自己：,-,你知道两、三年后你会在做什么？,-,有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？,-,你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？,-,你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会？,-,跟你的同龄人相比，你算成功吗？,