秘书职业.pptx

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,第二章 秘书职业,一、国外对秘书的界定,英语“秘书”一词源自拉丁文,Secretarius,，意为 “可靠的职,员”，其中,secret,为“秘密”的意思，,secretary,当“,S”,大写的时,候为掌管机要事物或机密文件的辅臣，后泛指英、美或英联,邦国家掌管机关事务的部长或常务副部长。当“,s”,小写的时候,泛指在办公室从事处理信函、保管档案、安排业务的秘书工,作人员。,在沙特阿拉伯“石油秘书”即石油部长。,印度、巴基斯坦“外交秘书”即外交部副部长。,俄语秘书写为,cekpemapb,，既指掌管文书、担任会议记录的,秘书人员，也指掌管机关日常事务的官员。,第一节 秘书的界定,在日本秘书写作中文繁体“,秘書,”，,指政府机关或社会团体的日常,事务负责人，日本内阁最有实,权的职位叫“内阁官房长官”，,实际就是“内阁首席秘书”，相,当于国务院秘书长。,在日本企业，秘书分为两类：身,处管理层内部的专职秘书或秘书,部门主管；一般处理日常杂物的,工作人员。,“,秘书决不再是单纯的接待员和打字员”，而应,该是“行政管理的助手”。,“,不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应,当是协助经理的左右手”。,现代秘书工作的重点已从具体的事务工作转向,信息管理和辅助决策，即作为领导的助手的性,质越来越明显。,美国著名的,韦氏秘书手册,二、我国秘书的起源及界定,1.,我国秘书的起源,我国秘书远在夏、商、周时代就有了相当于秘书的职位，但都不称为秘书，汉以前都统称为史官，秘书一词始自东汉。,“秘书”乃藏于宫中的“秘藏之书”，后来也指占卜、谶纬图篆之书。,掌管、校对秘藏之书的人就被称作秘书监，又把奏章、宣事、掌管国家典籍的人叫秘书令。,朝代,秘书机构与职官,主 要 职 能,例 注,尧,舜,巫、祝,纳言,为王占卜，指导国事。,出纳帝命，上传下达。,尚书,尧典,：“帝曰，龙，朕,#,谗说殄行，震惊朕命，命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允。”,商,太史寮,太史,史,乍册,统管王室活动起草文书，发布文告。书刻卜辞，记录王室活动。镌刻、保管文书。,杨剑宇,中国秘书史,：“商代朝廷出现了秘书机构,太史寮，其长官为太史，下隶有不同层次分工各异的史官，主要职掌为负责商王的册命及祭典等事宜。”,周,太史寮,太史,小史,内史,外史,御史,总掌起草文书、编写史书、管理档案，组织祭祀。掌邦国之志、贵族家谱。拟制简册，宣示王命。掌四方之志。收受保管文书。,潘林杉,中国古代秘书通论,：“,太史寮则是为王室服务的秘书处，其长官太史地位很高，与三公卿士相当，是周天子和王室的秘书长。”,例子,朝代,秘书机构与职官,主 要 职 能,例 注,春,秋,战,国,太史,右史,左史,(,秦,),尚书,御史,(,齐,),掌书,(,魏,),主书,(,赵,),御史,(,楚,),左徒,掌起草文书，策命诸侯卿大夫。记录王的言语和口授命令、文告。记载王的行动和宫廷内外政治军事大事。掌管文书、记录王事，应对诸侯各国略同。,礼记王藻,：,“,动则左史书之，言则右史书之。,”,史记,廉颇蔺相如列传,：,“,赵王鼓瑟。秦御史前书曰,某年月日，秦王与赵王会饮，令赵王鼓瑟。,”,相如怒，固请秦王为赵王击缶,“,相如顾召赵御史书曰,某年月日，秦王为赵王击,缶,。”,秦,御史大夫,御史,尚书、令史,主簿、奏曹等,掌天下文书，兼行使监察。起草文书，办理文牍事项。,同在少府办理文书。,汉书,张丞相列传,：“秦时为御史，主柱下方书。”,通典,职官志,：“秦少府遗吏四人，在殿中主发书谓之尚书。”,朝,代,秘书机构,与职官,主 要 职 能,例 注,汉,仆射,(,郡,),主簿尚书台,(,署，省,),尚书,尚书,(,州,),书佐,(,县,),令史,伴王左右，掌管奏章文书。,协助尚书分担文书事务。,典领文书，掌管印鉴起草抄录文书。,草拟处理文书，掌印鉴。,左言东,职官与科举,：“文书的收发、保管与诏令的起草，归尚书台负责。”,后汉书,李固传,：“今陛下之有尚书，犹天之有北斗也。斗为天喉舌，尚书亦为陛下喉舌,尚书出纳王命，赋政四海，位尊权重，责之所归。”,魏,晋,南,北,朝,秘书,(,监,),令,中书省,:,中书监、中书令、中书侍郎、中书舍人,门下省,:,侍中,尚书省,:,尚书令,典尚书奏事，掌出放敕令。,典司经籍，起草文书掌奏事。撰拟诏诰、呈奏案章。,直侍王左右，掌奏事掌文书事务,文献通考,：“及魏武佐汉，初建魏国，置秘书令，典尚书奏事。”瞿蜕园,历代官制概述,：中书监“只等于皇帝的秘书长，,脱不了幕僚的性质。”汪士,南北史补志未刊稿,职官志,：“其管枢密，则中书也。”,朝 代,秘书机构,与职官,主 要 职 能,例 注,隋,内书省：,内书舍人、通事舍人、内书侍郎,门下省：,纳言,尚书省：,尚书丞,掌拟诏。,掌宣奏。,兼草拟诏令。,掌诏命审核、驳正。,收发、传令、承办文书,潘林杉,中国古代秘书通论,：“不论拟令、审令的内书、门下省。还是负责传达帝命的尚书省，都起着秘书幕僚作用是皇帝的秘书处而已。”,唐,中书省,:,中书令,.,中书侍郎、中书舍人,门下省,:,侍中,、,侍郎、给事中,尚书省,:,尚书仆射,翰林院：,翰林供奉,.,翰林承旨,集贤院：,学士、学士院、学士。,匦使院,:,知匦使,(,军,),参军事、,(,州,),掌书记判官、孔目、县主簿,掌军国之政令。参议邦国之庶务，朝廷之大政。,掌章奏文书。,出纳帝命顾问答对。,掌机密文件，审议公文。,掌封驳诏命章奏。,掌朝廷事务。,翰林、集贤、学士三院,官员皆协理批答四方章表疏议，起草制诏书敕。,处理信访事务，使下情,上达。,以下几类皆在军队或,地方掌管文书事务。,旧唐书,职官志,：中书省职掌“侍奉进奏，参议表章”。“凡诏旨敕制及玺书册命，皆按典故起草进画，既下则署而行之。”“制敕既行，有误则奏而正之”。“凡大朝会渚方起居。则受其表状而奏之。”李阳冰,草堂集,序,：,(,李白,)“,出入翰林中，问以国政潜草诏诰。”引日唐书,则天皇后纪,：初设匦使院，“申天下之冤滞，达万人之情状。”,朝代,秘书机构,与职官,主 要 职 能,例 注,宋,政事堂,孔目房,勾销房,中书省,门下省,尚书省,翰林学士院,枢密院,都承旨,掌文书案牍。,掌印堂符信。,此三省的职掌与唐代略同。,起草机密文书。,专掌机要文书。,杨剑宇,中国秘书史,：“宋代中央秘书机构的职能就由政事堂、中书、门下、尚书三省、枢密院及三司分,别兼行。”,文献通考,：都承旨“承宣皇帝旨命，通领枢密院务。”,元,中书省,参议府,翰林兼国,史院,翰林蒙古院,总掌文牍事务,掌制诰、修史,拟制、翻译、颁布文书。,潘林杉,中国古代秘书通论,：“元代中书省所设参知政事、参议中书省事，都是主管秘书文牍事宜,翰林兼国史院，重要职责是起草皇帝诏令,翰林蒙古院主管译写文书。”,朝代,秘书机构,与职官,主 要 职 能,例 注,明,通政使司,中书科,翰林院,审核朝廷命令,匡正百官,誊写皇帝诰赦、制诏,起草皇帝诏令,清,基本与明代同,新设军机处,绍兴师爷,商议国事，起草谕旨,私人秘书,2.,古代秘书的工作制度,保密制度,行文制度,三省制,一文一事制,文书立卷制,限期承办制,贴黄、引黄制,条旨制,催办制,文书制度,有一点补充,3.,古代的文书,典：,颁布政令、法典的文书,命、诰、谕、诏、旨：,朝廷的下行文,章、表、奏、议、疏：,百官的上行文,令、教：,诸侯的下行文,移：,平行文,檄（露布）：,布告性文书,关：,通知、通报，关牒（护照）,咨：,平行文，查问文书，“国情咨文”,咨呈：,请示性文书,照会：,不相隶属的往来文书,告示：,晓告百姓的文书,铭：,誓戒、记载功德，“座右铭”,书、简、牍、笺、素：,民间往来应用文,序、引、跋：,文前文后的文字,4.,现代对秘书的界定,秘书的主要活动范围是领导机构或领导身边。,秘书的主要工作方式是处理信息和综合服务。,秘书工作的根本性质是辅助管理。,第二节 秘书的分类,一、,国外秘书的分类,行政类：,英国行政秘书的四个等级：,行政级秘书,执行级秘书,文书级秘书,文书,助理,级秘书,日本行政秘书的三个等级：,高级秘书,中级秘书,低级秘书,企业类：,董事会秘书或执行秘书：,执行董事会决议，监督,公司财务、人事及对外联络任务。,通讯秘书：,负责办公室电话、电报、电传、信件,等通讯事务，负责文件打印、编排、校对，记录,上司口述、整理会议记录等。,技术秘书：,服务于技术部门的秘书。,医疗秘书：,服务于医院或私人诊所，负责挂号、,收费、打印医疗、病史资料等。,法律秘书：,服务于社团律师或私人律师。,二、,我国秘书的分类,从服务对象来分：,公务秘书 私人秘书,从业务范围宽窄分：,通用秘书 专业秘书,从职业定位分：,专职秘书 兼职秘书,从特长分：,参谋型秘书 办事型秘书 公关型秘书,技术型秘书 秀才型秘书 综合型秘书,从组织内部分工来分：,行政秘书 文字秘书,机要秘书 通讯秘书 信访秘书,事务秘书 生活秘书 外事秘书,会务秘书 新闻秘书,从秘书从事的行业特征分：,企业秘书 法律秘书,科技秘书 教学秘书 涉外秘书,第三节 秘书职业的特点,一、,外国秘书工作的特点和趋势,年轻化、女性化,30,岁左右、,90%,为女性，占脑力劳动者的,4%,。,知识化,事务型转为智能型,高级秘书成为“智囊型”人员，全面辅助或部分代替上司的工作。,专业化,手工操作转为电脑，分工日细、技术要求越来越高。,秘书工作永业化,较低层次经过经验积累和进一步学习，进入管理层秘书地位得到承认，秘书成为终身职业。,服务的直接性和稳定性,秘书是上司的直接的贴身助手，不存在中间环节，大多是“一对一”的服务模式。秘书与服务对象之间有相对的稳定性，除了“业缘关系”之外，还多了一层“人情关系”。,二、,秘书工作的性质与特点,辅助性：,帮助上司完成其规定任务，实现预定目标。,从属性：,依附于领导机构或领导成员，不能独立存在。,服务性：,在西方划归第三产业，秘书要做到“三个服务”。,被动性：,一切以领导的目标为自己的目标。,综合性：,既有日常的程序性较强的例行工作，又有临时的、突发性工作，门内众多，内容复杂。,机密性：,保密是秘书人员的首要职业道德。,三、我国,秘书工作发展趋势,服务对象的多元化,出现在各行各业、各种类型组织中；政务秘书、商务秘书、涉外秘书、法律秘书、教学秘书、私人秘书等新的专业和行业秘书名称；以商务秘书为主体的职业秘书阶层；公务秘书人员相对减少，并逐渐脱离了官本位，出现了职业化趋势。,秘书工作职业化,劳动部,秘书职业资格鉴定,使秘书不仅是行政人员的一部分，而是某种专业人员，得到社会和法律的承认与保证；在国外有秘书工会，有职业资格证的秘书有资格参加自己的职业工会，其就业、待遇、升迁、权利等等都可得到工会的保障；我国的秘书人员也有到其他国家担任秘书职务并享受同等待遇的可能性；以自己的知识、能力服务于用人单位和雇主，并获取相应的报酬。双向选择有利于秘书能力充分发挥，更有利于提高秘书服务水平。,秘书职业永久化,有些在岗的秘书虽然持有本科文凭，但存在短期工作心理问题，把担任秘书作为跳板；我国外资企业中已出现了一些,30,岁以上、比较稳定的女秘书。她（他）们从事秘书工作是在经历过多次比较和思考后选择的，具有长期干下去的准备，同时具有比较冷静的头脑、丰富的处世经验以及待人接物的技巧。这些都是刚毕业的学生难以企及的，也是大公司领导最看重的素质。,秘书技术现代化,通过手机、手提电脑，在家中、在出差途中完成工作；通过电子政务系统，实现政府网上办公，随时接受民众咨询；实现企业电子商务、网络营销和信息化管理；提高工作效率，减少差错；改变原有的工作习惯和交流模式,。,秘书服务行业发展迅速,移动（手机）通讯秘书服务、寻呼秘书服务以及电子邮件方式的网络秘书服务；专业化、规模化的秘书服务公司，依托酒店的会员资源和高级商务会员资源，开展商务秘书服务；秘书服务是这种专业化分工的结果，保质保量完成自己最擅长的、最核心的事务，把不擅长的、非核心的工作委托他人来做,；,通讯及互联网的广泛应用，秘书服务工作日趋现代化、专业化、规模化和虚拟化，使行业发展有了物质基础；现代专业人才市场的迅猛发展，许多有专业技能的人才脱离了过去那种严密组织的束缚，成为某个松散组织的成员，或成为自由职业者。,20,世纪以后秘书成为一支职业大军,日本高中女生把秘书职业看成“理想职业”的达,20%,。原因在于，除了工作环紧好，待遇高之外是最能提升自己能力，最容易得到晋升的职业。,美国的职业分为,41,大类，,438,小类，秘书在从业人数最多的前,10,类中占第三位。美国有,1200,多所院校设有秘书专业。,欧洲培养秘书的培训机构叫“文官学院”、“国家行政学院”。,美国、加拿大在,20,世纪,50,年代联合设立“国家秘书协会”，,1998,年改名为“国际行政管理人员协会”。现该协会已有,30,多个国家的,44000,名会员。,美国规定每年四月的第二个星期日为“秘书节”。,一位政府机关秘书的自述,屈指算来，我的秘书生涯,有近三年时间了。三年来，从,一名秘书专业毕业生成长为一,名文字秘书业务骨干，其中的,甘苦，决不是只言片语可以表,白的。现在追忆起来，给我磨,砺机会最多的是,1998,年上半,年。那时，区政府刚换届不,久，新一届区政府领导班子成,员大部分来自基层，对他们来,说还有一个,“,适应,”,的过程，区,政府办公室的文字工作任务也,异常繁重。,当时，政府办公室周主任刚从基层调任过来，原秘书科王科,长晋升为分管文字秘书业务的副主任；办公室两名秘书中，另,一位几个月前才从教育系统转岗过来，因而一些重要的文字业,务便,“,历史,”,地落在我的肩上。这对一年半以来以前还是某大学,秘书学专业学生的我来说，既是一个难得的机遇，又是不小的,挑战。其中有一天，对我来说，挑战实在太大了。,那是,1998,年,3,月中旬的一个星期一。上周因王副主任要赶在,星期日下午外出开会，我俩便在周末加了一天半班交李副区长,审阅。星期一上午上班时，我感觉比较轻松，因为区政府和办,公室领导都没有向我交办任何事项，看来，上午只要将李副区,长的讲话稿交文印室印发，我就逍遥无事了。可是，当我到李,副区长办公室取讲话稿时，他指出：文稿大体上可以，但有两,部分要作些修改，另外要增加一段内容，并嘱我在当天下午下,班之前再交他审阅一遍。,令来如山倒，我赶紧着手修改。到八点半前后，周主任找,到我，说刚刚接到市里的电话，市委督查组本周内要来我区开,展小康区建设工作督查，在星期三上午下班之前要先报送一个,关于小康区建设的综合性汇报材料。我区小康建设起步较早，,从,1991,年开始部署到,1997,年基本建成小康区，前后历时六年多。,而我在,1996,年才参加工作，要独立完成这一综合性汇报材料，,必须查阅大量资料，并争取有关部门的支持。于是我遵照周主,任的意见，打电话找到区农经委、统计局、档案局等部门的有,关负责同志，落实好数据、材料等资料平源，还找出一堆自己,平时搜集的区内外相关资料。等我心里有一点谱、准备着手拟,稿时，已近十点钟了。,我把提纲交周主任敲定后，正要请区长审查，区长刚好放,下话筒，对我说：,“,小石，我们一道到,C,镇看看合资企业的情,况，现在就走。,”,区长在,C,镇,H,镇镇长的引导下，先后考察了五家合资企业。每到一处，区长都认真听取企业有关批示，或就企业负责人的汇报，深入生产现场询问产销情况，并作出有关批示，或就企业发展提出一些指导性意见。这些，我都尽快、尽详地记了下来。,下午五点十分左右，已过下班时间了，李副区长才从会场出来，回到办公室。我从他那儿取回讲话稿，在文字上稍加处理，便交给文印室付印，并组织几名同事装订。待讲话稿装订完毕，中央电视台的,新闻联播,节目已结束了。我草草吃了饭，仍旧回办公室，准备起草那份汇报材料。我泡了一杯有些发苦的浓茶，抱上那堆尺把高的资料，将自己关在小会议室里，专心致志地起草那个“大块头”文稿，累了喝上一大口浓茶，困了抽上一支香烟，饿了便冲一碗方便面。到初稿结束时，已近次日凌晨三点。那种如释重负的感觉实在太让人感动，以至于好长时间以后，我都难以忘怀。,那一天，从早上七点四十进办公室，至次日凌晨三点钟放下,笔，期间大约十九个小时，我几乎都是处于紧张的工作状态。放,在平时，肯定是王副主任负责修改李副区长的那篇讲话稿；肯定,是王副主任陪区长下乡视察；肯定是由王副主任主笔起草这个,“,大,块头,”,文稿，我只会充当个,“,配角,”,罢了。,现在再回想那天的,“,拼命三郎,”,状，真的不足一提，因为在政,府机关的文字秘书工作中，类似这样的情形实在太多了。我记,得，曾有人以,“,一杯茶、一支烟、一张报纸看半天,”,之类的刻薄,话来形容机关工作的,“,清闲,”,，,事实上，就我的秘书经历而言，几,乎每一天都是繁忙而有价值的。,【,分析,】,从这个案例可以看出秘书应具备的基本素质：,1.,秘书必须具有不辞辛劳、自我牺牲、无私奉献的精神，做到,早上班，晚下班，节假日常加班。只有这样，才能适应紧张而繁,忙的工作需要。轻轻松松、舒舒服服，按部就班，是当不好秘书,的。,秘书必须具有很强的文字表达能力，会撰写各种文字材料，,包括汇报稿、讲话稿和新闻稿，等等。,3.,秘书必须具有快速成文的过硬工夫，做到下笔成文，出手成,章。只有这样，才能适应工作时效性强的特殊要求。,4.,秘书必须具有良好的身心健康，具有强健性的体魄，顽强的,意志，坚韧的毅力，良好的心理承受能力。,秘书所负责任愈重，其日常工作愈无定规。他必须策划并组织每一件力所能及之事，否则将无以处理突如其来的紧急事项。,美国国家秘书协会会长凯勒女士,女秘书工作,典型的一日,苏珊小姐为一家饮料公司地区分公司的行政助理，她了解成功并没有绝对的保证，不过继续不断的进修并增进自己的技能与条件，则是绝对必要的。作为一位进修秘书课程的专校夜校生而言，对其行业的进阶应有旺盛的事业心。她接受要求,详述她一天的工作实况，以供有志从事秘书工作者对办公室内的各项活动，所遭遇的问题与突发事件以及秘书必须面临的职责有一个较清晰的观念。她的看法几乎与凯勒女士的上述一席话不约而同。苏珊说：“当我担任速记员的工作时，我的日常工作较易描述，现在我所担任的责任较前为重，有许多紧急事件需待处理，我发觉我日常工作几乎无定规定制可言。不过典型的情况是：听写口授、誊清文件、安排访客的会见事宜、接听电话、准备行程表（我的上司经常做业务旅行）、处理邮件以及各项交办事项。”,苏珊从事秘书工作的背景,对苏珊的背景作一简单的描述，将有助于读者了解她何以在,20,来岁的年龄就担任一个负有重责的职位。苏珊,18,岁毕业于美国高级中学，然后接受,1,年的秘书专业课程训练。结业以后，苏珊对她的未来计划一无决定，曾经向一个就业辅导机构登记，其后,6,个月内，她担任过好些临时性工作，事后她说：“这,6,个月我获得不少宝贵经验。我学会了如何适应不同的雇主与工作环境。”,苏珊的一位友人，有一天告诉她，一家饮料公司有一个速记员的缺额。经过了好几次测验和两度面谈之后，苏珊总算被雇用了。在她进入这家饮料公司工作,6,个月后，她到大专夜间部就读。她所修习的课目有信函写作、高级秘书业务、市场学及市场调查、政治学及国际关系、心理学及人群关系、推销术及广告学，她目前在这家公司服务已,6,年多，并且数度获得晋升。,苏珊写这篇描述她一天工作的记载时，她担任该公司,营业部经理迈克先生,及,广告部经理怀特先生,两人的执行秘书已有一年半的时间。她已接获通知，将升任迈克经理的行政经理，并且当她训练杜娜小姐担任怀特经理的秘书而独立作业时，即行生效。,苏珊选择星期四这一天作为示范，说明一位秘书典型的一日。这一天，迈克经理已因公出差，而怀特经理正准备远行。苏珊告诉我们：“这是典型的一日，两位经理同时出差是常有的事。时间正好相近，这一天确实相当忙，致使我速记了一些文件，准备过几天再行誊正。”,苏珊一天工作实录,（办公时间从上午,9,：,00,到下午,5,：,00,，中间有,1,小时午餐时间，两次咖,啡小憩各,15,分钟）。,8,：,30,抵达办公室。整理仪容，检查办公用品与文具。整理怀特经理办,公室及检查迈克经理办公室。,8,：,55,检视手中的工作，开始誊正昨天听写的两封信，尽快送请怀特经,理签名。完成信稿放入签名卷夹中，置于怀特经理案头。（信件宜如,此慎重处理，以免他人窥视）,9,：,15,拆阅并处理第一批邮件。留下必须由我直接作答的，怀特经理到,达办公室，嘱我到他办公室作大约,5,分钟的口授笔记。迅速整理出即,将讨论的事项，因他即将于下午远离，公差两星期。,向怀特经理报到，听写时，两度因电话而中断，然后继续做笔记。,回到办公桌后，回复一紧急电话。请杜娜小姐听第二个电话。她正接受训,练，一旦我担任迈克经理的行政经理后，她即将为怀特经理工作。怀特经,理把他的旅行计划交给我，交代他外出期间要我处理的事情，并电告杜娜,小姐，以她能协助我工作表示高兴。怀特经理当面嘱咐如有需要可找她帮,忙，以完成交办事项，因为他知道我还得替迈克经理做不少事。,9,：,50,回到我的办公桌，检查档案，获取必要的资料，回复在怀特经理办公室,接听的电话。捡出必须由怀特经理过目的航空信件。无特别紧要的待复,函件，摘记几项待办事项，俟第二件邮件到来再处理。接听几通电话，,其中一通为一位盛怒的客户,B,先生打来的，他要求与迈克经理直接讲,话，他不相信迈克经理已经外出，最后我才婉转问明原委，并应允他立,即查明，尽快打电话告诉他。,10,：,10,决定前往征信所，核对,B,先生的帐目，请杜娜小姐照顾我的办公室，,并告诉怀特经理我要到征信所去，征信所事忙一时无法查对，答应中午,以前打电话告诉我。,10,：,20,回到办公桌，记下征信所午前会来电话，不然，我应打电话去问。咖,啡小憩时间，但已无法分身了。告诉杜娜小姐旅行信用证书的用法并叫,她到出纳室。稍后并告诉她登记月支账的方法。杜娜小姐回来后，将准,备交由她接替的工作：复制文件、校对、正式信件的打法、推销员所报,费用数字的核对等，一一交代。杜娜小姐从出纳室带款返回办公室，在,我面前点清，当她交钱给怀特经理时也将当面点清，这一点很重要。一,旦点清无讹，以后再有差错就无须负责。,10,：,40,开始誊清怀特经理口授信件。文书中心来电话说，他们为怀特经理打,的推销业务会议议程表，因为事忙，无法如期在今天完成。我决定无论如,何明天一定要做完（我通常都较实际需要时间提前几天，以防临时赶不,及，但我并没有明白告诉他们）。,11,：,10,打好数封信函请怀特经理签名，并影印其中部分信函，我在他办公室,时，怀特经理接听一通私人电话，决定提早于,3,：,00,，而不是原定的,5,：,00,动身，因此，我至少必须在,2,：,30,左右为他准备好应带的公事包。,11,：,15,回到办公桌，打三通电话分别通知同仁，将原定,4,：,00,召开的会议提,前到,2,：,00,。怀特经理应带的文件几乎都已备齐，为了慎重起见再检查一,遍，并通知杜娜小姐作实地见习。,征信所来电话，告知客户,B,先生的帐目详情，既得完整资料，自可回复,B,先生电话。一面打电话，一面教杜娜小姐留心为怀特经理所准备应带的文,件。与,B,先生通电话，他似乎很满意。将经过记下准备告知迈克经理，并将,这种作业程序告知杜娜小姐，当我的上司远行其间我都将所有重要电话，,访客谈话摘要记录以及函件也做札记。怀特经理的公文包已准备妥当，只,等最后一份资料。,11,：,45,整理档案并与同人开会后，开始处理迈克经理的信件，他希望当天能,知道来信大致内容。怀特经理提早离开办公室去进午餐，当他经过我的办,公室时，交给我一份简短的备忘录。说是回到办公室时再由他签名，我的,案头始终准备好一本笔记簿。翻开空白的一页，以备不时之需。将备忘录,立即誊正。并置于怀特经理办公室的签字卷夹内。,第二批邮件到达，很快地过目一遍，其中有一件需要怀特经理立即注,意，从档案中找到有关资料附于来信之后，一并置于怀特经理办公桌上的,“速件”卷夹内。,12,：,15,正准备在办公桌进食三明治时，接待员通知一位客户要见迈克经理，,假如迈克经理此时尚在办公室，照例会留访客进午餐，于是决定请客人到,我们的餐厅用膳，巧遇市场调查部门的高先生，一并邀他同桌进食，请来,客在访客名薄上签名。,杜娜小姐通常都在,1,：,00,整吃午餐，征求她是否能改变计划，暂时照顾,一下我的办公桌，留一便条与怀特经理，告知他我去何处。,1,：,15,重回办公桌，高先生仍陪着客户并将代为送客。将进餐时与客户谈话要,点记下，留供迈克经理参考，并将来客姓名记入访客名单中。杜娜小姐将,她接听的电话告诉我，即去进餐。并说在半小时内回办公室。,1,：,30,怀特经理嘱我听写午餐时留在他桌上的紧急来信的回函，他要我替他的,太太办一些私人事情，问他假如我请杜娜小姐替我走一趟，他是否介意？,他表示同意。,1,：,40,将紧急信件誊正，请怀特经理签名，并以副本一份纳入其办公包中。检,查是否有致迈克经理紧急邮件，其中有一封须于晨间转寄资料时一并转,致，在怀特经理离开后立刻准备，杜娜小姐餐毕返回办公室。嘱她备妥怀,特经理的最后资料。,2,：,00,怀特经理的三位同事到达办公室，他嘱我作笔录，杜娜小姐则招呼所有,的电话，使我们不致受到干扰。,2,：,20,三位同事离去，怀特经理希望尽快将会议记录誊正，讨论一些其他事项。,2,：,30,重回办公桌，请杜娜小姐誊正我在会议中所作的笔录，告诉她如果有少,数的字看不清不必担心，不妨从头至尾快读一遍，将有疑问的字句圈记出,来，一并来问我。,将怀特经理的公文包准备妥帖。,2,：,45,答复杜娜小姐所提出的会议笔录上的几个疑点，她开始誊正。继续处理,第二批来信，并备妥寄给迈克经理的资料。,3,：,00,怀特经理离开办公室，他能准时而且诸事齐备地动身，总算松了 一口,气，继续整理信件。接到迈克经理的长途电话，他将延后两天回来，并嘱,转告办公室有关 同仁，他已打电报给原先约好会面的某些客户，迈克经理,希望立即寄给他已打字完成的资料，决定于今晚投邮，我按序检查一遍。,3,：,15,察看杜娜小姐誊正我的笔录的速度，已接近完成。告诉她完成后尽可以,休息了。,打电话给文书中心，是否可派人协助我打字，答案是无人可派，与营,业部两位领班（迈克经理也是他们的上司）联系，能否派两位打字员来，,一位说很难帮忙，另一位说,3,：,30,之后可能派出两位打字小姐。一切准备妥,当，在向她们有所指示之前，首先向两位打字小姐说明所有的资料必须在,今晚付邮。如果他们中任何一位必须,5,：,00,离开，现在就告诉我，以便找人,替手。两人都说可以留下。杜娜小姐也完成了初稿，并且协助下一步工,作，她愿意不管多晚，一 直陪我工作下去，感谢她的这番好意。,3,：,45,交代完毕，两位打字员与杜娜小姐以全速进行工作，我把杜娜小姐的初,稿复核一遍并作少数更动之后，也参加工作。,4,：,00,工作在忙碌中顺利进行。第三批邮件到，其中有两封限时信,是给怀特经理的，一封今晚即行转寄，另一封我自己可以处理。,4,：,15,接获通知说两位客人来拜访迈克经理，尽管心里不欢迎这种,干扰，但是必须去见他们。正准备去招呼他们时，两位借调来,的打字员中有一位告诉我，她不习惯在这种紧迫情形下赶工，,要求免除这项工作。我设法安慰她，告诉她尽可能地做，而不,要一心想到它是一件紧迫的工作。我要她坐在我的写字台旁,边，一方面以电话告诉接待员说，我稍迟几分钟便来，并请她,打电话给营业部门的一位领班暂时招呼一下来访的客人。重新,安慰了打字员，告诉她我了解她的感受，并请她可安心工作，不,要在心理上受到干扰。假如在她必须离开的时刻而没能做完，我,并不责怪她，于是这位打字员重新去打字。我则前往接待室，那,位领班正在与一位访客交谈，而我则招呼另外一位，并将他们的,来意记录下来，以便转告迈克经理。,4,：,40,电话铃响，原来是怀特经理从机场打来的，他忘了一件必须携带的重,要包裹（我不觉自言自语地说：“哦！真糟糕！”），所幸离他起飞时间还,早，我希望能赶得及送给他。立即打电话到西联信差服务处，告诉他们时,间急迫，他们答应在,5,：,00,之前派人来办公室，将包裹交与接待员，并且,告诉她西联公司即将派人来取。,4,：,45,一位打字员已完成她的紧急任务，我们一块儿校对后，我问她能否接,替杜娜小姐未完的工作。而杜娜小姐将,2,：,00,的会议记录用复写纸打字誊,清，因为这是密件不能假手于打字员。,打电话告诉母亲我会晚一些吃晚饭，,7,：,00,左右才能到家。也关照杜娜,小姐及两位打字员打电话回家。,5,：,00,接待员来电话，告诉我西联公司的信差已取走了包裹，总算又舒了一,口气。,两位打字员都已打好了字，我们一起检查一遍，他们在,5,：,25,离开办公,室。对于她们的全力帮忙而致谢意，并记下来明天早晨第一件事是向她们,的主管致谢。,5,：,30,办公室只剩下我与杜娜小姐两人，杜娜小姐继续整理会议记录的誊清,稿。当她完成后，告诉她处理邮件的程序，并且解释我整天保存迈克经理,的封袋的原因。会议笔录原稿将送给怀特经理。,当杜娜小姐清理她的写字台，并在她的日历上记下明天待办事项之,际，我急速赶办迈克经理交代之事，将其纳入一牛皮纸信封，量过重量之,后，贴上足够的邮票，即将投邮。,6,：,15,接怀特经理电话，说信差已将包裹送到。杜娜小姐问我还需要帮忙的,事，我告诉她通常我喜欢每天做好归档工作，看样子今天只好破例了。,我从不让该做的事积压到第二天，因而我把他记在行事历上作为明天紧,急待办事项。嘱杜娜小姐共同再检查一遍。尽管时间已晚，我仍然把许,多“应办事项”记在行事历上，以便打电话给文书中心有关怀特经理交办,之事。,苏珊为我们述说这个典型的星期四活动日程时，说：,“,不要以为我每天都加班工作，我并不是每天如此。只是在绝对必要时才这样做，我以为我必须时时有所准备，以迎接这种情况的发生。,”,我们问她：,“,苏珊，你能不能举出两项使你得以从容不迫地忙过这个,典型,的一天的秘诀？,”,她略一沉思，接着回答说：,“,我想第一是我能专心致志，心无旁骛；其次便是自动自发的精神，不管我的雇主是不是催促我，我总是按部就班地做好我该做的工作。,”,请你回答,看了“女秘书工作,典型的一日”后的问题：,苏珊是什么学历？她的工作经历是怎样的？,苏珊上班先干什么？下班前做什么？,苏珊是怎样接听和打出电话？,苏珊是怎样处理信函的？,苏珊是怎样接待来访者的？,苏珊是怎样安排惠特经理出差的？,苏珊是怎样处理出差在外的麦克经理的事务的？,苏珊是怎样对待杜娜小姐的？,苏珊是怎样对待其他同事的？,通过这个案例的学习，你对秘书职业有何认识，有什么感想？,分析：,作为两个经理的助手，一天工作的重点是围绕,着上司的工作需求来进行。工作以办文为主，同时,又兼办大量的事务性工作。,1.,忙乱而不混乱，工作有条不紊。,2.,事务千头万绪却又有一定之规。按照时间顺序，,既有既定的工作程序，又有临时性的工作，穿插自如，紧张而又有序。,3.,处理工作的各种方法、规程非常规范，从中可以看出秘书工作的规律和特点。,硅谷的秘书,在那些声名显赫的总裁、首席执行官的背后，忙碌的则是秘,书。他们不仅仅在打字，冲咖啡，而且每天都在参与决策。,他们不必穿得一丝不苟，不必不停地记录老板的命令，不,必为老板冲上一杯咖啡，在公司股票上涨的时候他们的薪水不会,固步不进。他们是硅谷的秘书，有男有女，但以女性为主。在技,术革命不断的氛围中，硅谷秘书显得与众不同。,San,公司首席执行官斯科特,.,麦柯尼利的秘书凯伦,.,霍尔斯汀,知道老板的电子邮箱密码，如果老板需要，她会帮他打开邮箱，,察看新来的电子邮件。凯伦说：“如果他想喝咖啡，他会自己冲,上一杯。”,San,公司是个拥有,100,亿资产的商用电脑系统生产商，它与,其他数千公司如惠普公司、英特尔公司、苹果公司等，将硅谷造,成国际高技术经济的中心。在那些声名显赫的硅谷公司总裁、首,席执行官背后，忙碌的则是秘书。他们不像在其他地方工作的更,为传统的同行那样刻板地工作，而是每天都要做出重要的决策。,Notel,网络公司是硅谷的一家公司，公司总裁戴维,豪斯的执行助,理戈温,卡尔德威尔说：“如果我每天穿着套装走进某栋高楼后所做,的一切是接接电话、日复一日地做时间表，那我肯定会厌倦的。”,相反，卡尔德威尔女士在公司里有很大的影响力，她和她的同事起,草信函、研究竞争对手公司的情况，向管理层吹风，组织谈判等。,硅谷的秘书们在帮助公司成长的同时，她们的收入也稳步攀升。,美国秘书职业的平均年收入在,2.5,万美元至,3.5,万美元。硅谷有些秘,书的年薪则是他们的,3,倍以上，平均在,6,万至,10,万美元。而且，许多,硅谷公司的秘书入了股，如果公司发展得好，她们将获得红利。,Sun,公司的凯文,霍尔斯汀女士年薪,6.5,万美元，还参与公司的分红。,不过，硅谷的秘书们的工作压力也相当大，他们每周通常要工,作,60,至,70,小时，紧张程度也不言而喻。他们每时每刻都在协调世界,各地雇员的工作，这不是普通人所能承受的。近几年来，美国的秘,书行业发生了不小的变化。据国际行政管理职业协会的一项调查表,明，三分之一的秘书负责监督其他秘书的工作，,45,的秘书负责培,训，,78,的秘书负责办公室工作。,秘书职业的称谓也在发生改变。国际行政管理职业协会中，,只有,18,的会员如今还使用秘书这一称谓，其他会员使用行政助,理、协调经理、专业经理、执行秘书或执行助理等。,为,Cisco,公司总裁约翰,钱伯斯工作了,8,年的德比,格罗斯说：,“秘书这个词已经过时了，我们不仅仅是打字、填表或接电话。,我们是被赋予权力的，能够做决定。”格罗斯女士并不是公司里,50,多个副总裁中的一员，但她可是公司里最有权力的人员之一。,格罗斯说：“如果我让约翰给我拿个三明治，他会做的。我们彼,此尊重对方，我是他可依赖的人。”格罗斯每天工作,12,个小时，,她要帮助约翰,钱伯斯制定复杂的全球工作计划表，向他汇报各,个会议的主要内容，阅读他的电子邮件，记录公司在全球,1,8,万,名员工的工作情况。,思考题,1.,从这个案例你看到了国外秘书工作的哪些变化？,2.,试比较国内外秘书工作的异同。,1.,案例分析：,人民日报,报道了一则罕见的”烟叶诈骗案”。某省土特产进出口公司被一港商骗去了数额巨大的一笔美元，案发前省政府曾收到某咨询公司发来的建议取消交易的函电，但这份函电经十几位领导批阅后转到有关部门，竟成了“昨日黄花”,款已经划出。领导因为渎职而受到起诉，领导的秘书们也受到了相应的处分。,（,1,）,没有审批权力的秘书为什么也会受到处分？,（,2,）在这个案例中秘书应该怎么做？,思 考 与 练 习,秘书职业资格鉴定证书,劳动和社会保障部,剑桥秘书证书,英国剑桥大学考试委员会和教育部考试中心中英中心,LCCIEB,秘书证书,英国伦敦工商会考试局,秘书的鉴定,五级秘书申报（初级）,（满足条件之一）,从事秘书职业一年以上,职业学校秘书专业毕业,经正规初级秘书培训（经过劳动保障部门批准的办学机构培训并结业，下同）,秘书职业资格鉴定申报条件,秘书职业资格鉴定申报条件,四级秘书申报（中级）,（满足条件之一）,取得初级秘书证书后，从事秘书工作两年以上，并经正规中级秘书培训,取得初级秘书证书后从事秘书工作三年以上,从事秘书工作四年以上并经中级秘书职业培训,秘书专业（含中文、新闻、管理、历史、社会、档案、经济等专业，下同）大学专科毕业以上,三级秘书申报（高级）,（,满足条件之一）,取得中级秘书证书后，从事秘书工作两年以上并经高级秘书培训,取得中级秘书证书后并从事秘书工作三年以上,从事秘书工作十年以上并经本职业正规培训,大学专科秘书专业毕业后并从事秘书工作三年以上,大学本科秘书专业毕业后并从事秘书工作两年以上,秘书职业资格鉴定申报条件,二级秘书申报,（,满足条件之一）,取得三级秘书证书后，连续从事秘书工作四年以上并经二级秘书正规培训取得证书,取得三秘书证书后并从事秘书工作六年以上,从事秘书工作十年以上并经本职