秘书文书基础知识：第二节应用文书的格式.docx

秘书文书基础知识：第二节应用文书的格式
一、 通用公文的格式
指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
（一）通用公文用纸和印装规格
（ 要求字目闪动）
1、 采用国际标准A4型纸
2、 公文页面与版心尺寸
3、 文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。
4、 公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。

（二）通用公文中各要素标识规则

1、眉首
1) 公文份数序号
2) 秘密等级和保密期限
3) 紧急程度
4) 发文机关标识
5) 发文字号
6) 签发人（会签人）
7) 红色反线

　 ①00001　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　②机密★一年　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　③ 特 急

　 　　　　　　　④××××××××文件

　　　　　　　　　　　　 ⑤×××〔2006〕号

眉
首
分析：“①”表示　公文份数序号
1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。 每一份公文的份号都不一样，这在秘密公文的管理过程中有重要意义。
2、 份号的位置在公文首页版心的左上角第1行。用阿拉伯数字标注。如001至999
“②”表示　秘密等级和保密期限
1、秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。 如无保密内容，不得标注此项，以免给工作增添麻烦。
2、密级标注在公文首页版心右上角第一行。两字间空一格。如“机 密”
“③”表示 不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。
紧急程度的标注一般也在首页右上角第2行，跟秘密等级上下排列，居秘密等级下方。
“④”表示　发文机关标识
一般由发文机关名称加“文件”两字组成，也可以只有机关名称不加“文件”二字。
版头用套红大字居中印在公文首页上部。
版头这一格式项目需要特别注意的问题还有：
**发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。
**几个机关联合发文，属于行政公文的，要把参与发文的机关都排上，主办机关排列在前，其它机关依次在下方整齐对应排列。机关名称后的“文件”二字居纵向中央。
几个同级机关（如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅）联合发文，
例 ：安徽省人事厅
　　　　　 安徽省 科 委 文件
　　　　　 安徽省财政厅
** 在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。
“⑤”表示　发文字号有固定的模式：由发文机关代字＋年份(发文年度)＋序号(发文顺序号)
机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如：“国发”是国务院的机关代字；“中发”是中共中央的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字。陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”，四川省人民政府的机关代字是“川府”，根据代字可以看出发文的是什么机关。
年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号，例如：〔1999〕。不得用圆括号或别的括号。
序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令(令)外，其它公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。
发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线

　　　　　　　　　　　　　 ①关于×××工作的通知
　　　②××××××

　　　　　　③ ××××××××××××××××××××××××××××
　　　×××××××××××××××××××××××××××××××××
　　　××××××××

　　　 ×××××××××××。
　④附件：1. ××××××
　　　　　2. ××××××
　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　⑤××××××
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○六年一月十号

　⑥(××××××)
分析：“①”表示　标题
公文标题位于间隔横线下方，居中排列，字号大于正文。
公文标题由发文机关名称、公文主要内容、文种组成，简称标题三要素。发文机关名称根据情况可以省略
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如《**市人民政府关于开展财务大检查的通知》
“②”表示　主送机关
就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。
下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。
如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：
各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)，教委(教育厅)，语委(语言文字工作 机构)，国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门，新疆生产建设兵团人事局：
向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。
大多数公文都有主送机关，但有些向全社会普发的下行文（如通告、公告），没有明确的主送机关，可以没有这一项。
“③”表示　正文
正文位于主送机关名称的下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
一般公文要求一文一事。
“④”表示　附件
具体写法：“附件”后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码．如（附件：１．×××）
“⑤”表示　成文日期
要写明年、月、日，不得简写，用汉字书写
如，零要写作成“Ｏ”如“二ＯＯ一年一月一日”
书写的位置：一是文尾标注　　　二是题下标注。会议通过的重要公文，如决议、决定，以及条例、规定等法规性文体，成文日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。
“⑥”表示　附注
公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
一般是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明，如“（此件传达群众）”
需要注意的是：
不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释。
“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　　　① 主题词：××　××　××　通知

　　　②抄送：××××××，××××××，×××××，××××××。

③

　⑤××××（印发单位）　　　　　　　　　　　④××××年×月×日印发
　（共印××份）
分析：“①”表示　主题词
又称为“关键词”。它是公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。
所有的公文都要标注主题词，上报的公文要求更严格，要按上级机关的要求和公文主题词标标注。
主题词按规定应标注在公文末页下部，抄送范围上方。
其标引的顺序先标类别词，再标类属词。主题词的数量一般三到五个，要求不超过５个。原则是“谁办文，谁标引”
“②”表示　抄送机关
指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。
它位于主题词的下1行，左空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号，冒号后为抄送机关。抄送机关用全称或是规范化的简称，抄送机关之间分隔采用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。
“③”表示　版记中的反线
版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。
目的：1、显示各要素之间的区别；2、显得美观好看
注意的是：最后一个要素之下要有一条反线。
“④”表示　印发机关和印发日期
印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占１行位置。
印发机关要具体到承办公文印制和发出的部门。通常是机关的办公部门，或办公部门下属的秘书部门。
印发日期，指的是办公部门接到定稿后起印日期。一般写成＊年＊月＊日，使用阿拉伯数字。
“⑤”表示　版记的位置
版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行

　关于印章的认识：

（三）通用公文的特定格式
三种格式：信函式格式
命令式格式
会议纪要格式
二、事务文书、商务文书的格式
除了简报等个别文种外，大多文书不具有版头、主体、版尾这样严格的三大板块的划分；
事务文书与公务文书包含多个文种，这些文书各有各的格式规范与要求，如请柬有其固定的格式；合同、标书也有约定束成的格式。
【训练题】：
一、 填空
1、 一份完整的公文格式，是______、________、_________三大部分组成的。
2、 文头又称版头，是由文件名称、发文字号、_____、______、_____和紧急程度等项目组成。
3、 公文的紧急程度分_____、______两种，位置在“秘密等级”的_____。
4、 标题中除_____、_____名称加书名号外，一般不加标点符号。
5、 公文用纸一般采用国际标准A4型纸。A4型纸尺寸为_____,公文版心尺寸为________。
6、 标注主题词应以_________为依据。 二、简答题
1、受双重领导的机关上报公文，可能出现下列三种情况：
（1）写明两个主送机关；
（2）只写一个主送机关
（3）既写主送机关，又写抄送机关。
问：哪一种选择对？为什么？哪些选择错？为什么？
三、病例析改
1、关于禁止赌博的处罚通知
2、关于撤消鲜花县设立鲜花市的请示
3、机构调整问题的批复
4、×府办字〔1999〕十四号
5、×府办字〔00〕第14号
6、00年拾月13日
7、试指出以下公文格式的毛病
1、关于禁止赌博的处罚通知
2、关于撤消鲜花县设立鲜花市的决定
3、机构调整问题的议案
4、×府办字〔1999〕14号
5、×府办字〔二○○○〕14号
6、2000年10月13日
7、00年拾月13日

　　　　　　 ×××××市府公文 [紧急]

　　　　　　　　　　〔06〕×府发21号

　　　　　　××市人民政府严厉打击非法出版活动的通知
　　 当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。这类出版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心造成危害极大……。对此，各级政府应采取有力措施，严厉打击非法出版活动。现将有关事项通知如下。
　（以下略）
附件：如文
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ××市人民政府
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2006年×月×日
主题词：出版 通知
报：（单位略）
送：（单位略）
二零零六年×月×日 　　　　　　　　　××市人民政府办公厅印
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（共印500份）

答案：
一、填空题
1、眉首、主体、版记
2、公文份数序号 、秘密等级和保密期限 、签发人
3、特急 、急件 、下方
4、法规、规章
5、210mm×297mm
6、谁办文，谁标引
二、简答题
第三种选择正确；理由：略
三、改错

　 00001 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　特 急
　　　　　　　　　　　 ×××××市府文件

　　　　　　　　　　　 ×府〔二○○六〕21号

　　　　 ××市人民政府严厉打击非法出版活动的通知

　　当前，我市一些地方非法出版活动十分猖獗，传播有害书刊和音像制品。这类出

版物内容腐朽，大量宣传凶杀、色情和迷信，对群众特别是青少年的身心造成危害极

大……。对此，各级政府应采取有力措施，严厉打击非法出版活动。现将有关事项通

知如下。

　（以下略）

附件：××××

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 ××市人民政府

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○六年×月×日

主题词：非法出版 严厉打击 通知

抄送：××××，××××，××××

　　　 ××市人民政府办公厅 　　　　　　　　　　　2006年×月×日印发

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（共印500份）